Von digitalen Reservierungen bis hin zum kontaktlosen Bezahlen. Die Digitalisierung in der Gastronomie schreitet nicht zuletzt seit Corona immer schneller voran. Welche Vorteile hat die Transformation? Und welche Förderungen und Digitalisierungshilfen kannst du als Gastronom in Anspruch nehmen? Alle Hintergründe kurz und kompakt in diesem Beitrag.
Ein Artikel von Patrick Schady und Max Falkenstern
Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter Digitalisierung?
- Die Digitalisierung in der Gastro vor und nach Corona
- Digitalisierung im Gastgewerbe in Zahlen
- Vorteile der Digitalisierung in der Gastronomie
- Digitale Gastro: Welche Maßnahmen zur Digitalisierung gibt es?
- Digitalisierungshilfen für Gastronomie – Ein Überblick
- Zukunftsaussichten
- Fazit – Die Gastronomie der Zukunft arbeitet digital
Was versteht man unter Digitalisierung?
Eine eindeutige Definition für den Begriff Digitalisierung gibt es nicht. Je nach Branche kann es unterschiedliche Auffassungen geben. Für die Gastronomie hat es das Gabler Wirtschaftslexikon am besten auf den Punkt gebracht:
„Unter Digitalisierung versteht man die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation von Instrumenten.“
Grob vereinfacht ausgedrückt, viele Abläufe im Betrieb werden nicht mehr mit Zettel und Stift erledigt, sondern durch Bits und Bytes.
Die Digitalisierung in der Gastro vor und nach Corona
Die Digitalisierung in der Gastronomie kam vor Corona nur sehr schleppend voran. Neben fehlendem Know-how und Budget wurde seitens vieler Gaststättenbetreiber häufig keine Notwendigkeit darin gesehen, Prozesse zu digitalisieren.
Mitunter entstand der Eindruck, der Laden liefe auch ohne den ganzen modernen Schnickschnack wie eine Webseite, Online-Buchungssysteme, Social-Media-Kanäle und digitale Speisekarten existenzsichernd. Sinkende Gästezahlen und Umsätze haben sich allenfalls schleichend bemerkbar gemacht.
Mit Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 hat sich der Digitalisierungsstand in der Gastro deutlich weiterentwickelt. Abstands- und Hygieneregeln, bundesweit geltende Lockdowns, der Personalmangel und nicht zuletzt sich verändernde Gästeerwartungen haben dazu geführt, dass Gastronomen ihre Geschäftsmodelle im Eiltempo anpassen müssen.
Übrigens, auch in der Zukunft: Denn die Herausforderungen werden durch inflationsbedingt gestiegene Kosten für Lebensmittel, Energie und vor allem Mitarbeitende, nicht zuletzt auch durch den Mindestlohn sicher nicht kleiner.
Einen wichtigen Impuls setzt nicht zuletzt auch die Politik. Millionenschwere Fördertöpfe und großzügig bemessene Digitalprogramme haben vor allem Solo-Selbstständigen und Kleingastronomen finanzielle Spielräume für entsprechende Investitionen eröffnet.
Die Digitalisierung im Gastgewerbe in Zahlen
Den Wachstumsschub bei der Digitalisierung lässt sich auch mit Zahlen belegen: Nach dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2020 / 2021 (im Auftrag der Deutschen Telekom) konnte das Gastgewerbe im Vergleich zu den Vorjahren kräftig zulegen. Jedoch bleiben die Werte der Individualgastronomie im Vergleich zu Anbietern in der Hotellerie noch unter dem Branchendurchschnitt. Das Resümee: Vor allem Kleinstbetriebe haben digitalen Nachholbedarf.
Doch auch der Durchschnitt zeigt, es gibt Luft nach oben:
- 53 % bieten eine Online-Reservierungsoption für Gäste an
- 46 % arbeiten mit einem digitalen Kassensystem
- 33 % führen eine digitale Speisekarte
- 23 % erfassen Gästedaten digital zur Kontaktnachverfolgung (aber 36 % in der Individualgastronomie)
- 19 % ermöglichen digitale Bestellungen von Speisen und Getränken
Eine signifikante Bremsung bzw. Trendumkehr war mit der Corona-Pandemie nicht zu erwarten. Im Gegenteil: Die restriktiven politischen Maßnahmen zwangen Restaurantbetreiber, die digitale Transformation anzustoßen und die Vorzüge digitaler Maßnahmen so erst schätzen zu lernen. Auch jene, die bisher keine oder nur zaghafte Schritte unternommen haben, wollen ungeachtet der angespannten wirtschaftlichen Lage in Zukunft stärker in die oben genannten Bereiche investieren.
Ob’s mehr als nur bei reinen Lippenbekenntnissen bleibt, wird die Zeit zeigen.
Vorteile der Digitalisierung in der Gastronomie
Von der Personal- und Warenwirtschaft über das Reservierungs- und Gästemanagement bis hin zum Marketing lassen sich durch gezielte digitale Maßnahmen sowohl bestehende unternehmerische Prozesse optimieren als auch neue Geschäftsmodelle erschließen.
Zu den wesentlichen Vorteilen der Digitalisierung für die Gastronomie lassen sich unter anderem aufführen:
- Kosten- und Zeitersparnis durch Automatisierung interner Geschäftsprozesse
- Stärkung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit durch Innovationen und höhere Reichweite
- Mehr Gäste und Umsatz durch Online-Marketing-Aktivitäten
- Höhere Kundenzufriedenheit (z.B. durch einfache Online-Sitzplatzreservierung, digitale Zahlungsmöglichkeiten bei der Bestellung von Speisen und Getränken sowie maßgeschneiderte Angebote)
- Steigende Attraktivität als Gastrobetrieb für begehrte Fachkräfte in Zeiten von Personalmangel
Zur Wahrheit gehört aber auch: Digitalisierung ist kein Projekt, das mal eben in ein, zwei Tagen abgeschlossen ist.
Um ein vollständiges Bild zu erhalten, müssen neben den Pros auch die „Contras“ gegenübergestellt werden. Die Contra-Punkte umfassen hier schwerpunktmäßig potenzielle Hürden von Gastronomen, die die Implementierung von digitalen Technologien im Restaurantbetrieb entweder erschweren oder überholt erscheinen lassen.
Folgende Herausforderungen für die Gastronomie lassen sich hier aufführen:
- Kosten für die Anschaffung entsprechender Digitallösungen
- Know-how / Expertise, die zur Problembewältigung einsatzbereiter Technologien auf dem Markt verfügbar sind
- Priorität gegenüber anderen Herausforderungen, die das Thema Digitalisierung für Restaurantbetreiber nachrangig relevant erscheinen lassen
- Integration und Einfachheit der Bedienung verfügbarer Tools in bisherige Geschäftsprozesse
- Wettbewerbssituation – Hoher Digitalisierungsgrad von Mitbewerbern erhöht den Druck, geeignete Maßnahmen im eigenen Betrieb zu etablieren
- Restaurantstandort und Einzugsgebiet – Restaurants in ländlichen Regionen haben bspw. eine größere Sorge vor geringer Akzeptanz von Online-Lösungen und digitalen Bezahlmethoden.
Digitale Gastro – Welche Maßnahmen zur Digitalisierung gibt es?
Vom Reservieren über die Personalplanung bis hin zu Maßnahmen für mehr Kundenbindung: In der Gastronomie lässt sich heutzutage fast jeder Prozess digitalisieren.
Im Folgenden zeigen wir dir die wichtigsten Maßnahmen zur Digitalisierung des eigenen Unternehmens auf:
Online-Reservierungen
Ob über die Listung auf Buchungsplattformen oder lizenzierte Online-Reservierungssysteme: Immer mehr Gäste reservieren heutzutage online. Denn die Online-Reservierung erfolgt einfach und bequem: Uhrzeit und Gruppengröße auswählen, Kontaktdaten eingeben, fertig.
Alle Angaben landen umgehend im digitalen Reservierungsbuch. Zettelwirtschaft wird somit überflüssig. Servicekräfte werden entlastet, denn telefonische Buchungen und E-Mail-Reservierungen gehen seltener ein und lassen sich zügiger vermerken.
Die Entkopplung der Reservierungsannahme von der telefonischen Erreichbarkeit des Lokals ermöglicht 24 / 7 Buchbarkeit, d.h. Interessenten können auch außerhalb der Restaurantöffnungszeiten einen Tisch buchen – wahlweise auch direkt über Google.
Digitale Bestellungen
Ob von daheim aus oder mit einer digitalen Speisekarte im Restaurant: Bestellungen lassen sich heutzutage digitalisieren. Das reduziert nicht nur den Personalbedarf immens, sondern hilft der Küche auch, eingehende Online-Bestellungen schneller zuzubereiten. Hier kann der Gastronom beim Gast durch Service und Schnelligkeit punkten!
Wer einen eigenen, unabhängigen Lieferservice aufbaut, behält die Kontrolle über seine Gästedaten und spart im Vergleich zum Weg über einschlägige Lieferplattformen hohe Provisionsgebühren in Höhe von bis zu 30 Prozent.
Großen Mehrwert zur Personalentlastung liefert ein Tischbestellsystem. Hierbei rufen Gäste über einen QR-Code am Tisch die Online-Speisekarte des Restaurants auf und bestellen ihre Wunschgerichte dann unabhängig vom Service am Sitzplatz. Solche Self-Ordering-Konzepte stoßen seit der Corona-Pandemie auf größere Akzeptanz bei Kunden und bergen für Gastronomen ein unschätzbares Cross-Selling-Potenzial.
Digitale Bezahlmethoden
In Ländern wie den USA ist das Bezahlen mit dem Smartphone in der Gastronomie längst Standard. Deutschland hängt beim Thema Mobile Payment hinterher, hierzulande findet das mobile Bezahlen fast ausschließlich im Einzelhandel größere Verbreitung. Dabei bietet das Mobile Payment für die Gastronomie zahlreiche Vorteile wie bspw. höhere Umsätze und mehr Trinkgeld.
Digitaler Check-in für Gäste
Gästedaten mit Stift und Papier zu erfassen ist nicht nur aufwendig, sondern birgt auch datenschutzrechtliche Risiken. Einfacher und sicherer gelang die Kontaktnachverfolgung während der Corona-Pandemie über digitale Check-in-Lösungen.
Dabei loggt sich der Gast selbst über einen QR-Code ein und nach dem Besuch wieder aus. Die Gästedaten bleiben sicher in deinem System gespeichert und können auf Verlangen durch Behörden in Dateiform exportiert werden.
Ein Löschintervall stellt sicher, dass die Kontaktdaten mit Erlöschen der Aufbewahrungsfrist automatisch aus dem System verschwinden.
Digitalisierung bei der Personalplanung
Ausgangspunkt für die Digitalisierung in der Personalplanung sind Abläufe und Prozesse in der Küche und im Service. Wo und wann sind Beschäftigte wie eingesetzt? Wie lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und vorhandenes Personal bestmöglich einsetzen?
Dienstpläne der Mitarbeitenden lassen sich durch einen digitalen Schichtplan einfacher und effizienter verwalten. Gastronomen erhalten über alle Schichten, Arbeitsbereiche und Abwesenheiten der Beschäftigten den vollen Überblick.
Der Ausdruck der Personalpläne entfällt, weil die Einsatzplätze bequem über E-Mail oder WhatsApp mit Mitarbeitern geteilt werden können. Das spart Zeit, Geld und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Digitalisierung im Service
Das Erreichen einer optimalen Auslastung ist für Restaurantbetreiber ein wichtiges Ziel. Intelligente Managementsysteme unterstützen den Service im Tagesgeschäft: Mit dem digitalen Tischplan, der wahlweise auf einem fest installierten Terminal oder als mobile App auf dem iPad bedient wird, haben alle Mitarbeitenden die aktuelle Auslastung stets im Blick und können die Sitzplätze im Lokal bestmöglich besetzen.
Digitalisierung im Gastro-Marketing
Neukundengewinnung und Kundenbindung sind zwei wichtige Säulen, um in der Gastronomie dauerhaft zu bestehen. Restaurantbetreiber können und sollten ihr Marketing automatisieren.
- Ein gepflegter Eintrag im Branchenverzeichnis, Google Business Profil (früher Google My Business) sowie eine attraktive Restaurant Webseite bilden das Fundament, um online neue Gäste fürs eigene Lokal zu begeistern.
- Social-Media-Kanäle auf Facebook, Instagram und TikTok sind einfach nutzbare Instrumente, um Gäste immer wieder zum Wiederbesuch zu animieren.
- Feedback-Mails erinnern Gäste nach dem Besuch daran, eine positive Restaurantbewertung zu hinterlassen. Weiterempfehlungen von Gästen sind wiederum ein entscheidendes Auswahlkriterium für oder gegen einen Besuch.
- Die Kenntnis der Gästepräferenzen wie besondere Ansprüche, Vorlieben, Wünsche, aber auch etwaige Unverträglichkeiten machen zielgenaue Vertriebs- und Marketingaktivitäten möglich. Der Aufbau einer Gästedatenbank ist vor diesem Hintergrund ratsam.
- Bereits überzeugte Stammgäste für einen Wiederbesuch zu aktivieren, ist der nächste Schritt: Über E-Mail-Newsletter lassen sich beispielsweise an Gästegruppen personalisierte, maßgeschneiderte Angebote versenden.
- Zudem ermöglichen Analysetools und automatisiert versandte Wochenberichte, die eigene Restaurant-Performance regelmäßig auszuwerten und somit den Service fortwährend zu optimieren.
Digitalisierungshilfen für die Gastronomie – ein Überblick
Bund und Länder haben schwerpunktmäßig während der Corona-Pandemie etliche Digitalisierungshilfen und Förderprogramme verabschiedet, um vor allem mittelständische Unternehmen bei der Investition in digitale Technologien zu unterstützen.
Art und Umfang der Digitalhilfen an dieser Stelle zu erörtern, würde den Rahmen unseres Beitrags sprengen. Obendrein ist die Antragstellung bei einigen Maßnahmenpaketen (z.B. Sachsen-Anhalt DIGITAL INNOVATION) aufgrund der hohen Nachfrage nicht länger möglich.
Hinzu unterscheiden sich Konditionen für die Förderfähigkeit: Seit 2024 zielen die Hilfen tendenziell nun stärker auf KI-basierte Lösungen oder Maßnahmen zur IT-Sicherheit ab. Einfache Online-Marketingmaßnahmen hingegen wie zum Beispiel die Webseite-Erstellung, Suchmaschinenoptimierung oder E-Mail-Marketing sind augenscheinlich seltener förderfähig. Hier gilt im Einzelfall, die Teilnahmebedingungen genauer zu studieren.
Dennoch an dieser Stelle eine kompakte Übersicht ohne Gewähr auf Vollständigkeit:
- Mit go-digital wurde ein bundesweites Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) gestartet, das kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung digitaler Prozesse in den Bereichen IT-Sicherheit, digitalisierte Geschäftsprozesse und digitale Markterschließung unterstützt. Es lief Ende 2024 aus.
- Das BMWi hat mit „Digital jetzt!“ ein Förderprogramm verabschiedet. Es galt bis zum 31. Dezember 2023. Im Gegensatz zu anderen Digitalisierungshilfen waren hier keine Beratungsleistungen förderfähig.
- ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit in Höhe zwischen 25.000 und 2,5 Millionen EUR für Digitalisierungsvorhaben.
- Digitalbonus Bayern mit Zuschüssen von bis zu 30.000 EUR für bereits bislang nicht begonnene Digitalisierungsprojekte. Ausschließlich für Unternehmen im Freistaat Bayern. Das Programm für Kleinunternehmen wurde neu aufgelegt und gilt bis zum 30. Dezember 2027.
- Zur Förderung von Digitalisierungsprojekten für kleine und mittelständische Unternehmen hat das Land Baden-Württemberg das Programm Digitalisierungsprämie Plus ins Leben gerufen. Vergeben wird wahlweise ein direkter Zuschuss oder Darlehen für digitale Maßnahmen.
- Das Land Schleswig-Holstein bietet mit der Förderung niedrigschwelliger innovativer Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen (DKU) ein Problem für kleine Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von 10 Millionen Euro an.
Zukunftsaussichten für die Gastronomie – Licht und Schatten
Düstere Zukunftsaussichten für die Gastronomie? Wer die Schlagzeilen in einschlägigen Medien verfolgt, könnte zu diesem Eindruck kommen. Experten sehen darin eine deutliche Marktbereinigung, die 2025 und auch darüber hinaus nachwirkt.
Gleichwohl folgt auf gescheiterte Restaurantträume auch Neugründungen. So erlebt die Münchener Gastro etwa trotz schwieriger Zeiten einen regelrechten Boom. Auch in anderen Metropolregionen dürften sich gastronomische Betriebe mit der Zeit erholen. Wesentlich besorgniserregend sind die Aussichten für die Gastro im ländlichen Raum, wo Themen wie Personalmangel und Preissensitivität wirtschaftlich noch stärker einwirken.
Digitalisierung hin oder her: die Gastronomie wird auch in Zukunft ein People Business bleiben. Auf den Faktor Mensch ist in der Küche und Service nicht zu verzichten. Dem Personalbedarf steht jedoch der teils demografisch bedingte Fachkräftemangel gegenüber. Um den halbwegs auszugleichen und gleichzeitig die gestiegenen Gästeerwartungen bedienen zu können, müssen Restaurantbetreiber über kurz oder lang in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse investieren.
Folgende Trends lassen sich als Zukunftsaussichten für die Gastronomie aus den gegenwärtigen Herausforderungen ableiten:
- Marketing: Höhere Akzeptanz gegenüber Online-Reservierungen, steigende Nachfrage nach besonderen Restauranterlebnissen – Gastronomen müssen an mehr Kontaktpunkten zum Gast präsent sein und einen möglichst bequemen Zugang zu ihren Angeboten bieten.
- Automatisierung: Hoher Bedarf aufgrund Personalsituation in der Gastro. KI-gestützte Systeme wie smarte Telefonassistenten und Chatbots für Reservierungen entlasten Beschäftigte. Datenbasierte Auslastungsanalysen ermöglichen sinnvolle Personalbedarfsplanung.
- Nachhaltigkeit ist nicht bloß ein flüchtiger Marketing-Trend; KI-optimierte Warenbestellungen beugen etwa Lebensmittelverschwendung vor und helfen so, die Kosten zu reduzieren.
Fazit – Die Gastronomie der Zukunft arbeitet digital
Die Digitalisierung in der Gastronomie schreitet immer schneller voran. Einen regelrechten Digitalisierungsschub setzte die Corona-Pandemie in Kraft. Politische Maßnahmen wie die Bewilligung von Zuschüssen und Darlehen für entsprechende Projekte haben dazu beigetragen, dass das Gastgewerbe dringliche Digitalprojekte anstoßen konnte.
So setzen immer und mehr Restaurants auf Online-Reservierungssysteme, nutzen eine digitale Speisekarte und entschlacken ihre administrativen Prozesse. Die Individualgastronomie, allen voran Kleinstbetriebe, hinkt der Entwicklung einer aktuellen Studie aber weiterhin hinterher.
Verschiedene Digitalisierungsmöglichkeiten können die Prozesse im Betrieb optimieren. Dadurch kannst du Kosten sparen und neue Gäste gewinnen. Die Statistiken zeigen, wer sich für die Digitalisierung öffnet, erhöht seine Wettbewerbsfähigkeit.
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