Fit für die Zukunft: Digitalisierung in der Gastronomie

Chips - Digitales aus der Gastronomie

Von digitalen Reservierungen bis hin zum kontaktlosen Bezahlen. Die Digitalisierung in der Gastronomie schreitet nicht zuletzt seit Corona immer schneller voran. Welche Vorteile hat die Transformation? Und welche Förderungen und Digitialisierungshilfen kannst du als Gastronom in Anspruch nehmen? Alle Hintergründe kurz und kompakt in diesem Beitrag.

Ein Artikel von Patrick Schady und Max Falkenstern

Was versteht man unter Digitalisierung?

Eine eindeutige Definition für den Begriff Digitalisierung gibt es nicht. Je nach Branche kann es unterschiedliche Auffassungen geben. Für die Gastronomie hat es das Gabler Wirtschaftslexikon am besten auf den Punkt gebracht: 

„Unter Digitalisierung versteht man die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation von Instrumenten.“

Grob vereinfacht ausgedrückt, viele Abläufe im Betrieb werden nicht mehr mit Zettel und Stift erledigt, sondern durch Bits und Bytes

Die Digitalisierung in der Gastro vor und nach Corona

Die Digitalisierung in der Gastronomie kam vor Corona nur sehr schleppend voran. Neben fehlendem Know-how und Budget wurde seitens vieler Gaststättenbetreiber häufig keine Notwendigkeit darin gesehen, Prozesse zu digitalisieren. 

Mitunter entstand der Eindruck, der Laden liefe auch ohne den ganzen modernen Schnickschnack wie eine Webseite, Online-Buchungssysteme, Social-Media-Kanäle und digitale Speisekarten existenzsichernd. Sinkende Gästezahlen und Umsätze haben sich allenfalls schleichend bemerkbar gemacht. 

Mit Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 hat sich der Digitalisierungsstand in der Gastro deutlich weiterentwickelt. Abstands- und Hygieneregeln, bundesweit geltende Lockdowns, der Personalmangel und nicht zuletzt sich verändernde Gästeerwartungen haben dazu geführt, dass Gastronomen ihre Geschäftsmodelle im Eiltempo anpassen müssen.

Übrigens auch in der Zukunft: Denn die Herausforderungen werden durch inflationsbedingt gestiegene Kosten für Lebensmittel und Energie sicher nicht kleiner.

Einen wichtigen Impuls setzt nicht zuletzt auch die Politik. Millionenschwere Fördertöpfe und großzügig bemessene Digitalprogramme haben vor allem Solo-Selbstständigen und Kleingastronomen finanzielle Spielräume für entsprechende Investitionen eröffnet. 

Die Digitalisierung im Gastgewerbe in Zahlen

Den Wachstumsschub bei der Digitalisierung lässt sich auch mit Zahlen belegen: Nach dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2020 / 2021 (im Auftrag der Deutschen Telekom) konnte das Gastgewerbe im Vergleich zu den Vorjahren kräftig zulegen. Jedoch bleiben die Werte der Individualgastronomie im Vergleich zu Anbietern in der Hotellerie noch unter dem Branchendurchschnitt. Das Resümee: Vor allem Kleinstbetriebe haben digitalen Nachholbedarf. 

Doch auch der Durchschnitt zeigt, es gibt Luft nach oben:

  • 53 % bieten eine Online-Reservierungsoption für Gäste an
  • 46% arbeiten mit einem digitalen Kassensystem
  • 33 % führen eine digitale Speisekarte
  • 23 % erfassen Gästedaten digital zur Kontaktnachverfolgung (aber 36% in der Individualgastronomie)
  • 19 % ermöglichen digitale Bestellungen von Speisen und Getränken

Da auch zu Beginn des Jahres 2022 das Thema Corona die Schlagzeilen beherrscht, ist eine signifikante Bremsung bzw. Trendumkehr eher nicht zu erwarten. Im Gegenteil: Viele Restaurantbetreiber, die die digitale Transformation angestoßen haben, lernten die Vorzüge der digitalen Maßnahmen schätzen. Und die, die bisher keine oder nur zaghafte Schritte unternommen haben, wollen ungeachtet der angespannten wirtschaftlichen Lage in Zukunft stärker in die oben genannten Bereiche investieren. Ob’s mehr als nur bei reinen Lippenbekenntnissen bleibt, wird die Zeit zeigen.

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Vorteile der Digitalisierung in der Gastronomie

Von der Personal- und Warenwirtschaft über das Reservierungs- und Gästemanagement bis hin zum Marketing lassen sich durch gezielte digitale Maßnahmen sowohl bestehende unternehmerische Prozesse optimieren als auch neue Geschäftsmodelle erschließen. 

Zu den wesentlichen Vorteilen der Digitalisierung für die Gastronomie lassen sich unter anderem aufführen: 

  • Kosten- und Zeitersparnis durch Automatisierung interner Geschäftsprozesse
  • Stärkung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit durch Innovationen und höhere Reichweite 
  • Mehr Gäste und Umsatz durch Online-Marketing-Aktivitäten
  • Höhere Kundenzufriedenheit (z.B. durch einfache Online-Sitzplatzreservierung, digitale Zahlungsmöglichkeiten bei der Bestellung von Speisen und Getränken sowie maßgeschneiderte Angebote 
  • Steigende Attraktivität als Gastrobetrieb für begehrte Fachkräfte in Zeiten von Personalmangel

Digitale Gastro – Welche Maßnahmen zur Digitalisierung gibt es?

Vom Reservieren bis hin Maßnahmen für mehr Kundenbindung: In der Gastronomie lässt sich heutzutage fast jeder Schritt digitalisieren. Im Folgenden zeigen wir dir die wichtigsten Maßnahmen zur Digitalisierung des eigenen Unternehmens auf:

Digitales Reservierungsbuch für Gastronomie
Große Arbeitserleichterung durch ein digitales Reservierungsbuch: Eingegangene Online-Buchungen landen automatisch im System.

Online Reservierungen 

Ob auf Buchungsplattformen oder mit Online Reservierungssystemen, deine Gäste können mit nur wenigen Klicks einen Platz zur einer bestimmten Uhrzeit reservieren. Ein handelsübliches Reservierungsbuch aus Papier und eine Servicekraft, die telefonische oder per E-Mail eingegangene Reservierungen entgegennehmen muss, werden dabei weitgehend hinfällig.

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Damit die Vorteile, nämlich Kosten- und Zeitersparnis zum Tragen kommen, ist bei der Wahl des Tischreservierungssystems entscheidend, dass die Abrechnung explizit NICHT auf Basis vermittelter Gäste geschieht. 

Digitale Bestellungen

Ob von daheim aus oder mit einer digitalen Speisekarte im Restaurant: Bestellungen lassen sich heutzutage digitalisieren. Das reduziert nicht nicht nur den Personalbedarf immens, sondern hilft der Küche auch, eine Bestellung schneller zuzubereiten. Hier kann der Gastronom beim Gast durch Service und Schnelligkeit punkten! Wer einen eigenen, unabhängigen Lieferservice aufbaut, behält die Kontrolle über seine Gästedaten und spart im Vergleich zum Weg über einschlägige Lieferplattformen Provisionsgebühren in Höhe von bis zu 30 Prozent.

Digitale Bezahlmethoden 

In Ländern wie den USA ist das Bezahlen mit dem Smartphone in der Gastronomie bereits zum Standard geworden. In Deutschland kommt der Mobile Payment Trend bisher jedoch nur im Einzelhandel groß zur Geltung. Dabei bietet das Mobile Payment zahlreiche Vorteile wie bspw. höhere Umsätze und mehr Trinkgeld.

Digitaler Check-In für Gäste

Digitale Gästeregistrierung zur Kontaktdatenerfassung in Restaurants - resmio
Der einfache Gäste-Check-in und Check-out über den QR Code hat sich in den meisten Restaurants bewährt.

Gästedaten mit Stift und Papier zu erfassen ist nicht nur aufwendig, sondern birgt auch datenschutzrechtliche Risiken. Einfacher und sicherer gelingt die Kontaktnacherfolgung über digitale Check-in-Lösungen.

Dabei loggt sich der Gast selbst über einen QR-Code ein und nach dem Besuch wieder aus. Die Gästedaten bleiben sicher in deinem System gespeichert und können auf Verlangen durch Behörden in Dateiform exportiert werden. Ein Löschintervall stellt sicher, dass die Kontaktdaten mit Erlöschen der Aufbewahrungsfrist automatisch aus dem System verschwinden.

Digitalisierung bei der Personalplanung

Ausgangspunkt für die Digitalisierung in der Personalplanung sind Abläufe und Prozesse in Küche und Service. Wo und wann sind Beschäftigte wie eingesetzt? Wie lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und vorhandenes Personal bestmöglich einsetzen?

Dienstpläne deiner Mitarbeiter lassen sich durch einen digitalen Schichtplan einfacher und effizienter verwalten. Du hast alle Schichten, Arbeitsbereiche und Abwesenheiten deiner Beschäftigten im Überblick. Der Ausdruck der Personalpläne entfällt, weil du die Pläne u.a. bequem über WhatsApp mit den jeweiligen Mitarbeitern teilen kannst. Das spart Zeit, Geld und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Grafischer Tischplan für Gastronomie und Restaurants von resmio
Der Service in der Gastro profitiert enorm von Systemen wie etwa digitalen Tischplänen. Reservierungsdaten in Echtzeit kombiniert mit der grafische Darstellung machen freie Kapazitäten sichtbar – und sorgen dafür, dass Beschäftigte die Restaurantauslastung optimal steuern können.

Digitalisierung im Service

Das Erreichen einer optimalen Auslastung ist nicht erst seit Abstandsregelungen zu Corona-Zeiten ein wichtiges Ziel. Intelligente Managementsysteme unterstützen deinen Service im Tagesgeschäft: Mit dem digitalen Tischplan, der wahlweise auf einem fest installierten Terminal oder als mobile App fürs iPad bedient wird, haben deine Mitarbeiter deine Auslastung stets im Blick und können die begrenzten Sitzplätze bestmöglich besetzen. 

Digitalisierung im Gastro-Marketing

Neukundengewinnung und Kundenbindung sind zwei wichtige Säulen, um in der Gastronomie dauerhaft zu bestehen. Restaurantbetreiber können und sollten ihr Marketing automatisieren.

  • Ein gepflegter Eintrag im Branchenverzeichnis Google My Business sowie eine attraktive Restaurant Webseite bilden das Fundament, um online neue Gäste fürs eigene Lokal zu begeistern.
  • Feedback-Mails erinnern Gäste nach dem Besuch daran, eine positive Restaurantbewertung zu hinterlassen. Weiterempfehlungen von Gästen sind wiederum ein entscheidendes Auswahlkriterium für oder gegen einen Besuch.
  • Die Kenntnis der Gästepräferenzen wie besondere Ansprüche, Vorlieben, Wünsche aber auch etwaige Unverträglichkeiten machen zielgenaue Vertriebs- und Marketingaktivitäten möglich. Der Aufbau einer Gästedatenbank ist vor diesem Hintergrund ratsam.
  • Bereits überzeugte Stammgäste für einen Wiederbesuch zu aktivieren, ist der nächste Schritt: Über E-Mail-Newsletter lassen sich beispielsweise an Gästegruppen personalisierte, maßgeschneiderte Angebote verschicken.
  • Zudem ermöglichen Analysetools und automatisiert versandte Wochenberichte, die eigene Restaurant-Performance regelmäßig auszuwerten und somit den Service fortwährend zu optimieren. 
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Digitalisierungshilfen für die Gastronomie – Ein Überblick 

Bund und Länder haben etliche Digitalisierunghilfen und Förderprogramme verabschiedet, um vor allem mittelständische Unternehmen bei der Investition in digitale Technologien zu unterstützen. Art und Umfang der Digitalhilfen an dieser Stelle zu erörtern würde den Rahmen unseres Beitrags sprengen. Obendrein ist die Antragstellung bei einigen Maßnahmenpakete (z.B. Sachsen-Anhalt DIGITAL INNOVATION) aufgrund der hohen Nachfrage nicht länger möglich. Deshalb hier nur eine kompakte Übersicht ohne auf Gewähr auf Vollständigkeit:

  • Zur Überbrückungshilfe 3 bzw. Überbrückungshilfe 4 informieren wir gesondert in einem ausführlichen Beitrag. 
  • Das BMWi hat mit “Digital jetzt!” ein Förderprogramm verabschiedet, das noch bis zum 31. Dezember 2023 gilt. Im Gegensatz zu anderen Digitialisierungshilfen sind hier keine Beratungsleistungen förderfähig. 
  • ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit in Höhe zwischen 25.000 und 2.5 Millionen EUR für Digitialisierungsvorhaben. 
  • Digitalbonus Bayern mit Zuschüssen von bis zu 50.000 EUR für bereits noch nicht begonnenen Digitalisierungsprojekte. Ausschließlich für Unternehmen im Freistaat Bayern. Das Programm gilt bis 2023.
  • Zur Förderung von Digitalisierungsprojekten für kleine und mittelständige Unternehmen hat das Land Baden-Württemberg das Programm Digitalisierungsprämie Plus ins Leben gerufen. Vergeben wird wahlweise ein direkter Zuschuss oder Darlehen für digitale Maßnahmen.
  • Unternehmen maximal 20 Beschäftigten können in Schleswig-Holstein den sogenannten DigiBonus II beantragen. Gefördert werden dabei ausschließlich Projekte mit einer Investitionssumme von mindestens 10.000 EUR netto. Und auch nur solche, für die nicht schon Summen aus anderen Fördertöpfen eingeholt wurde.

Fazit – Die Gastronomie der Zukunft

Die Digitalisierung in der Gastronomie schreitet immer schneller voran. Einen regelrechten Digitialisierungsschub setzte die Corona-Pandemie in Kraft. Politische Maßnahmen wie die Bewilligung von Zuschüssen und Darlehen für entsprechende Projekte haben dazu beigetragen, dass das Gastgewerbe dringliche Digitalprojekte anstoßen konnte. 

So setzen Immer und mehr Restaurants auf Online-Reservierungssysteme, nutzen eine digitale Speisekarte und entschlacken ihre administrativen Prozesse. Die Individualgastronomie, allen voran Kleinstbetriebe, hinken der Entwicklung einer aktuellen Studie aber weiterhin hinterher. 

Verschiedene Digitalisierungsmöglichkeiten können die Prozesse im Betrieb optimieren. Dadurch kannst du Kosten sparen und neue Gäste gewinnen. Die Statistiken zeigen, wer sich für die Digitalisierung öffnet, der erhöht seine Wettbewerbsfähigkeit. resmio kann dir dabei helfen und bietet zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten für deine Gastronomie an. Gerne beraten wir dich hierzu persönlich, individuell und unverbindlich – nimm noch heute Kontakt zu uns auf!

Nützliche Links

Hinweis zum Umgang mit gendergerechter Sprache: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in unseren Magazinbeiträgen das generische Maskulinum. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter (m/w/d).

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