Kostendruck in der Gastronomie – Wie umgehen mit Preiserhöhungen?

Corona, Personalmangel und jetzt auch noch inflationsbedingt explosionsartig steigende Rohstoffpreise: Die Gastronomie steht vor enormen Kostendruck. Daraus ergibt der Zwang, höhere Preise an Gäste weiterzugeben. Aber sind Preisanpassungen ohne einhergehenden Gästeverlust überhaupt möglich? Und wie kann Digitalisierung helfen, Kosten einzusparen? Ein kompakter Überblick.

(Ein Beitrag von Max Falkenstern)

Kostenexplosion – die Gastronomie unter den Rädern der Inflation

Es ist eine Geschichte, die bundesweit für Schlagzeilen sorgte: “Drei Euro Eintritt für den Restaurantbesuch.” 

Zum Hintergrund: Ein Lokalbesitzer in Ratingen (NRW) hat den Kostenbeitrag von seinen Gästen als Reaktion auf die zuletzt stark gestiegenen Kosten für Energie, Lebensmittel und Personal erhoben. Anders als seine Mitbewerber wollte er keine versteckten Preisaufschläge über die Speisekarte durchsetzen, sondern so ein Zeichen für Transparenz setzen.

Nach großem Wirbel hat der Wirt mittlerweile einen Rückzieher gemacht. Doch die Aktion hat eines besonders deutlich ins Scheinwerferlicht gerückt, was viele Gastronomen gegenwärtig umtreibt: der steigende Kostendruck und die damit einhergehende Sorge um die unternehmerische Existenz

“Nahrungsmittel verteuern sich binnen Jahresfrist überdurchschnittlich um 8,6 Prozent.”

Statistisches Bundesamt, April 2022

Nach der Corona-Krise und dem Personalmangel treibt nun die Inflation die Preise nach kräftig oben. Das Statistische Bundesamt gibt die am Verbraucherindex gemessene Inflationsrate für Deutschland im April 2022 mit 7,4 % (vgl. April 2021: 1,6%)  an – das ist der höchste Wert seit fast 40 Jahren!

Haben sich mit Beginn des Ukrainekonflikts vor allem Strom, Gas und Heizöl verteuert, ziehen nun auch die Preise für Nahrungsmittel spürbar an. So müssen Verbraucher gegenüber dem Vorjahreszeitraum für Speiseöle 27,3 %, für Fleischwaren 11,8 % und frisches Gemüse 9,3 % mehr bezahlen. Als Folge schwindet die Kaufkraft bei den potenziellen Kunden. 

Neben dem Verbraucherpreisen sind auch Großhandelspreise geradezu explodiert. Für April 2022 meldet das Statistische Bundesamt eine Verteuerung von 23,8 %. Allein die Handelspreise für Milch, Milcherzeugnisse, Eier, Speiseöle und Nahrungsfette wuchsen um fast 30 % an. Gleichwohl müssen Restaurantbetreiber mit Gemeinkosten (u.a. Strom, Wasser, Gas, Heizöl, Miete, Versicherungen) und Personalkosten (etwa Gehälter) weitere teils deutlich gestiegene Kostenblöcke tragen.

Wie lange die Preisspirale noch anhält, lässt sich kaum seriös prognostizieren. Eine Erholung oder zumindest ein Einpendeln der Inflationsrate schent bisher aber nicht in Sicht. Im Gegenteil: Der tägliche Einkauf gleiche mittlerweile dem Börsenhandel, berichten Gastronomen in einschlägigen Diskussionsgruppen. Einkaufspreise auf Märkten und im Großhandel würden sich für Nahrungsmittel ruckartig ändern, seien beinah täglich in Bewegung. Damit ist die mühsam geschriebene Speisekarte von heute morgen schon wieder für die Tonne. 

Preiserhöhungen unbedingt, aber bitte auf Datengrundlage!

Der Restaurantbesuch wird vor diesem Hintergrund künftig teurer, soviel steht außer Zweifel. Denn “dass aufgrund signifikanter Preissteigerungen fast alle Gastronomen neu kalkulieren und folgend Preisanpassungen vornehmen müssen”, damit rechnet auch der Branchenverband DEHOGA NRW und verweist auf die verzwickte Lage, in der das Gastgewerbe zwischen Kostenexplosion und Sorge um Gästeschwund steckt.

Experten rechnen zwar kurzfristig nicht mit einem Rückgang der Nachfrage, zumal viele Deutsche während der Corona-Pandemie eine Rekordsumme angespart haben und Nachholbedarf herrscht. Ziehen die Preise in den nächsten Monaten jedoch weiter spürbar an, kann auch hier das Gästeverhalten schlagartig umschlagen.

Für die Gastronomie ergeben sich daraus zwei Fragestellungen

  1. Wie müssen die Preise gestaltet sein, um als Restaurant kostendeckend arbeiten zu können? 
  2. Und welche Preise sind für Gäste zumutbar, d.h. liegt die Obergrenze, über der eine Preissteigerungen im Gästeverlust resultiert?

Beide Fragen müssen Wirte individuell beantworten; die eine Blaupause, die man für alle Betriebe einfach aus der Schublade ziehen kann, existiert nicht. Denn eine nachhaltige Preisstrategie fußt auf mehreren Faktoren wie bswp. dem Standort, dem Image und der Gästefrequenz.

Dass sich diese nunmal von Lokal zu Lokal unterscheiden, illustriert auch die von resmio im Mai 2022 intern durchgeführte Kundenumfrage (Highlights siehe Infografik weiter unten, bitte auf die Abbildung klicken).

Infografik zum Thema Preissteigerungen in der Gastronomie
Ergebnisse der Kundenbefragung von resmio vom Mai 2022 (Bitte ins Bild klicken, um die Infografik ansehen)

Ferner ist entscheidend, die Preisgestaltung auf Grundlage der eigenen Restaurantdaten zu machen und die Preisstrategie für jedes Gericht individuell abzustimmen. Warum? Weil du ausschließlich über die Speisekartendiagnose erfährst, bei welchen Gerichten du konkret mit der Wareneinsatzoptimierung (bspw. Anpassung der Portionsgrößen) und gezielter Verkaufsförderung die Profitabilität maßgeblich steigern kannst. 

Die Methode fußt dabei auf dem Ermitteln der Deckungsbeiträge aller Gerichte sowie ihrem Anteil am Verkaufmix. Im Kontext einer Warengruppe (z.B. Fleischgerichte) betrachtet wird deutlich, wo sich deine “hidden champions” auf der Karte befinden und welche Speisen grundsätzlich gestrichen gehören, weil du mit ihnen einfach kein Geld verdienst. 

Einmal verinnerlicht, wirst du durch eine regelmäßige Auswertung auch identifizieren zu können, ob und welche Auswirkungen etwaige Promotionen und Preisanpassungen auf die Nachfrage hatten.

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Du könntest etwa die Aufmerksamkeit deiner Gäste auf Speisen mit höheren Deckungsbeitrag gezielter lenken, indem du sie auf deiner Speisekarte und durchs Personal prominent bewirbst. Wenn Präsentation, Portionsgröße und Zutaten die Erwartungen deiner Gäste übertreffen, steigt bisweilen auch die Zahlungsbereitschaft.

Penner-Renner-Analyse fuer die Gastronomie
Um die optimalen Verkaufspreise für die Speisen zu ermitteln und Entwicklungen auf Profitablität und Nachfrage messbar zu gestalten, ist die Penner-Renner-Analyse hilfreich.

Kostenmanagement nicht vergessen

Die Preise an die Marktentwicklungen anzupassen stellt nur die halbe Miete dar. Entscheidend ist auch ein vorausschauendes Kostenmanagement entlang der gesamten Wertschöpfungskette, demnach also vom Einkauf über Lagerung bis hin zur Zubereitung und Portionierung der Gerichte in der Küche. 

Kurze und kompakte Tipps zum Kostenmanagement in Gastronomie:

  • Rezepte soweit wie möglich zu standardisieren kann enorm dazu beitragen, die derzeit steigenden Kosten für Lebensmittel zu reduzieren.
    • Überschüssiges möglichst einer Zweitverwertung (z.B. übrige Knochen für Brühen) zuzuführen beugt Lebensmittelverschwendung vor und spart weitere Kosten.
    • Weil jeder Euro zählt: Um Schankverluste bei Getränken von durchschnittlich 10 bis 20 % zu vermeiden, deshalb unbedingt auf Dosierhilfen setzen und das Personal dahingehend sensibilisieren (Cocktails nicht nach Augenmaß mixen, sondern streng nach Rezeptur). 
  • Viele Waren aus dem Ausland sind spürbarer teuer geworden. Kürzere Lieferwege sind darum das A und O. Setze vor allem auf regionale bzw. saisonale Produkte.
  • Wenn du kostendeckend arbeiten möchtest, wirst du zwangsläufig nicht darum herumkommen, Beilagenänderungen nur gegen Aufpreis anzubieten. Selbiges gilt auch für Nachbestellungen, bspw. Brot zu bestimmten Vor- und Hauptspeisen. Behalte bei Änderungen aber stets das Gästefeedback im Auge.
  • Fehlmengen und Lebensmittelschwund durch verdorbene Ware reduzieren deine Gewinne. Auch wenn Restaurants als nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen grundsätzlich keine Inventur durchführen müssen, ist diese dennoch ratsam. 
  • Das Bewusstsein für Qualität hat bei Gästen in der Vergangenheit zugenommen. Anstelle auf hochwertige Zutaten zu verzichten, lieber die Portionsgrößen überdenken. Setze bei den Gerichten an, bei denen häufiger halbvolle Teller zurückkommen. 
  • Muss es noch die übergroße Speisekarte mit 20, 30 Gerichten sein? Biete weniger Speisen ein, dafür aber in Top-Qualität. Achte dabei gleich auf eine saubere Kalkulation, um keine “Renner” mit niedrigem Deckungsbeitrag auf die Karte zu schreiben.
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Die Rolle deines Personals

Einsparungen dabei einfach nur von oben herab zu verordnen, führt meist dazu, dass entsprechende Maßnahmen nur punktuell oder nur kurzfristig umgesetzt werden. Nachhaltiges Kostenmanagement ist daher nur so gut wie die Mitarbeiter, die die Maßnahmen letztendlich auch umsetzen. Mit Feedback und Schulungen kannst du sie für die Notwendigkeit sensibilisieren und deine Beschäftigten letztendlich an dem direkt oder indirekt Erfolg beteiligen. 

Kosten senken durch Digitalisierung – Welche Maßnahmen jetzt helfen

Über die Digitalisierung lassen sich Prozesse im Restaurant optimieren und so Kosten einsparen bzw. potenzielle Fehlerquellen reduzieren. Im Idealfall steigt durch den Einsatz digitaler Tools letztendlich auch die Gästezufriedenheit – eine wichtige Voraussetzung, um höhere Preise gegenüber Gästen durchzusetzen

Vor allem drei Tools haben sich bewährt:

Größere Flexibilität mit der digitalen Speisekarte

Die Pflege und das Aktualisieren einer digitalen Speisekarte ist im Vergleich zur klassischen Karte aus Papier deutlich weniger zeit- und kostenintensiv. Etwaige Anpassungen an Gerichten und Preisen in kürzester Zeit umgesetzt und erfordern anders als bei PDF-Dokumenten keinen Austausch von Links. Die digitale Speisekarte erlaubt dir folglich flexibler auf aktuelle Entwicklungen auf dem Markt zu reagieren. 

Um schneller auf die Marktentwicklungen reagieren zu können ist eine digitale Speisekarte ideal.

Ein weiterer Vorteil der Online-Speisekarte liegt in der Verknüpfung mit digitalen Bezahlmethoden. Self-Service am Tisch ermöglicht den Restaurantbetrieb mit geringerem Personalaufwand. Weil Wartezeiten für die Bestellannahme entfallen und es durch die flexibel gestaltete Menügestaltung leicht fällt, Gerichte mit hohen Deckungsbeiträgen gezielter in die Wahrnehmung der Gäste zu rücken, steigt die Wahrscheinlichkeit für Zusatzverkäufe. 

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Entgegen der noch immer weit verbreiteten Annahme, muss Self-Service nicht den klassischen Gast-Kellner-Kontakt ersetzen. Tischbestellungen via QR Code stellen vielmehr eine Ergänzung zum traditionellen Service dar; sozusagen ein verlängerter Arm, wodurch Zusatzbestellungen möglich werden, auch wenn der Kellner gerade außer Reichweite ist. 

Schnell und ohne großen Eigenaufwand zusätzliche Gäste fürs Restaurant gewinnen ist nur eine Stärke eines Online-Reservierungssystems.

Digitales Reservierungssystem – Auslastung effizienter managen

Mit einer besseren Auslastung lässt sich in der Regel auch höherer Umsatz erzielen. Intelligente Reservierungssysteme unterstützen dich auf dem Weg deine vorhandenen Kapazitäten zu maximieren. 

  • Zum einen ist dein Lokal für Gäste online durchgehend buchbar, auch außerhalb der Öffnungszeiten. Übrigens nicht nur über die eigene Restaurant-Webseite. Sondern über einen der reichweitenstärksten Kanäle überhaupt: Google
  • Zum anderen helfen praktische Tools wie der grafische Tischplan dabei deine Lücken in der Auslastung zu erkennen und zu schließen, indem Gästegruppen optimal auf die vorhandenen Tisch und Sitzplätze verteilt werden. 
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Über Incentivierung mittels Coupons, die du über Facebook, Instagram und E-Mail-Marketing mit Gästen teilst, lässt sich die Auslastung in sonst buchungsschwachen Zeiträume steuern. Hierzu tragen auch Angebotszeiten bei, die für Wunschtage und Uhrzeiten im Reservierungs-Tool hinterlegen kannst.

Dienstpläne erstellen und teilen auf Knopfdruck: Digitale Schichtplan-Tools machen Personaleinsatzplanung leichter.

Personal effizienter einsetzen – der digitale Dienstplan macht’s möglich

Der Personaleinsatz ist ein wesentlicher Kostenblock in der Gastronomie. Monetäre Einsparungen sind kaum möglich und sinnvoll, will man als Branche dem Fachkräftemangel mit dem erforderlichen Ernst entgegentreten. Daher bleibt vor allem ein Hebel übrig – eine effiziente Personaleinsatzplanung. 

Vor allem wer Schichten noch auf Papier oder über Excel-Tabellen hin- und herschiebt, hat großen Handlungsbedarf. Denn längst haben digitale Dienstplan-Tools die klassisch analogen Instrumente abgelöst, weil sie…

  • … einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter, einschließlich geplante Urlaube, eingegangene Krankheitsmeldungen und sonstige Abwesenheiten verschaffen 
  • … die Absprachen durch das Festlegen von Verantwortungsbereichen  (z.B. konkrete Räume, Tischgruppen usw.) und Hinterlegen von Anweisungen für Mitarbeiter verbessern und Missverständnisse vermeiden
  • … bequem über E-Mail und WhatsApp mit dem Personal geteilt werden können

Die Investition in Personaleinsatzplanung schafft unterm Strich mehr Planungssicherheit für dein Restaurant, aber auch deine Angestellten. Vor allem dann, wenn du die Dienstplangestaltung frühzeitig anstößt und individuelle Sonderwünsche der Mitarbeiter darin integrierst. Im Umkehrschluss schaffst du so die Grundlage für eine flexible Arbeitszeitgestaltung und bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Fazit  – Auf Kostendruck mit nachhaltiger Preisstrategie reagieren

Der Kostendruck im Gastgewerbe hat in den vergangenen Monaten deutlich zugenommen. Die Treiber sind inflations- und krisenbedingt gestiegene Energie- und Lebensmittelpreise. Vielen Gastronomen bleibt als Konsequenz nichts anderes übrig als Kosten einzusparen und Preise zu erhöhen

Vor allem Preisanpassungen sind heikel, wenn man bei den Verkaufspreisen auf der Speisekarte aufs Bauchgefühl vertraut. Anstatt hier und da zwei bis drei Euro auf Gerichte aufzuschlagen, empfiehlt sich deshalb eine Preisstrategie, die individuell auf jedes Produkt auf der Karte abgestimmt ist. Die Datengrundlage hierfür liegt eine gründliche Speisekartendiagnose mittels Penner-Renner-Analyse

Eine große Hilfe bei der Effizienzsteigerung und Kostenminimierung leistet die Digitalisierung deines Restaurants. Der Wechsel hin zu einem intelligenten Reservierungssystem ist ein schneller Hebel, um ohne große Investitionen mehr Reservierungen zu erhalten und die Auslastung zu verbessern. Zugleich entlasten Automatisierungen bei der Reservierungsannahme und dem Kapazitätsmanagement das Personal. 

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