Deutliche Zeitersparnis, spürbare Personalentlastung und vor allem mehr Reservierungen und Umsatz: Das ist das Versprechen von Online-Reservierungssystemen wie resmio. Doch das digitale Reservierungssystem ist nur so gut wie die Menschen, die damit tagtäglich arbeiten. Welche häufigen Fehler bremsen dein Restaurant unnötig aus? Und wie kannst du diese vermeiden? Antworten mit Beispielen in diesem Beitrag!
(Ein Beitrag von Max Falkenstern)
Bringen wir’s auf den Punkt: Du hast dir ein digitales Reservierungssystem angeschafft, um weniger Arbeit zu haben – nicht mehr! Weniger Zettelwirtschaft, keine Ablenkung durch Telefonate und volle Tische im Gastraum sind das erklärte Ziel.
Die gute Nachricht lautet, dass es oftmals nur eine Sache der Einstellung ist! Oft sind es nur kleine Stellschrauben oder alte Gewohnheiten, die den Unterschied ausmachen zwischen einem reibungslosen Service und vermeidbarem Stress.
In diesem Beitrag werfen wir daher einen Blick auf 7 häufige Fehler, die Gastronomen im Umgang mit ihrem neu angeschafften Reservierungssystem machen. Wir veranschaulichen dabei, wie du sie mit wenigen Klicks behebst und das Maximum für dein Lokal hinauskitzelst!
Fehler #1 – Das „blinde“ System (Lücken durch Walk-ins & Telefon)
Online-Reservierungen landen automatisch in deinem System – soweit logisch. Doch dein digitales Reservierungsbuch ist nur so schlau wie die Daten, mit denen du es fütterst. Trägst du spontane Gäste (Walk-ins) und telefonische Reservierungen nicht ein, arbeitet dein System praktisch „blind“. Es plant mit freien Tischen, die in der Realität womöglich längst besetzt sind.
Warum ein Problem?
- Überbuchungsgefahr: Vor allem an Wochenenden und zu Stoßzeiten kann’s schnell zu Überbuchungen kommen. Du möchtest dein Team und dich sicherlich nicht in Verlegenheit bringen, Gäste mit gültiger Online-Reservierung zurückzuweisen, nur weil die Tische soeben vergeben wurden.
- Kontrollverlust: Ohne klaren Überblick über die tatsächliche Auslastung müssen Servicekräfte im Gastraum physisch prüfen, ob Tische frei sind. Das sorgt für unnötige Laufwege und vermeidbare Wartezeiten.
- Stress im Service: Deine Mitarbeiter müssen im hektischen Tagesgeschäft improvisieren, unzufriedene Gäste beschwichtigen. Das kannst du unmöglich wollen, schon allein aufgrund der angespannten Personalsituation in der Gastro.
Das solltest du unternehmen:
- Walk-ins und telefonische Reservierungen gehören ins System.
- Sorge durch betriebsinterne Schulungen und Prozesse dafür, dass Mitarbeitende die Beweggründe verstehen und versiert im Umgang mit dem digitalen Reservierungssystem sind.
- Bei allen Fragen zum System sowie Online-Schulungsterminen kannst du dich jederzeit an unseren kostenlosen Kundenservice wenden. Wir helfen gerne!
- Du kannst über das Nutzerrechtemanagement in resmio eigene Nutzerkonten für deine Servicekräfte anlegen oder mit einem Konto und sogenannten Aliasen arbeiten, die Mitarbeiter beim Anlegen einer manuellen Reservierung zur Dokumentation erst auswählen müssen.
Fehler #2 – Limits killen deinen Umsatz (eingeschränkte Reservierungs- und Öffnungszeiten)
Manche Gastronomen neigen dazu, dem Reservierungssystem nur einen Bruchteil ihrer Kapazitäten und Zeiten anzuvertrauen. Meist aus Sorge, den Überblick zu verlieren oder Tische für spontane Gäste oder telefonische Buchungen bereitzuhalten. Restaurantbetreiber übersehen dabei häufig, dass sie mit entsprechenden Einschränkungen ihre Restaurantauslastung sabotieren können. Denn wenn der Gast online keine verfügbaren Zeiten vorfindet, geht er im Zweifel zum Mitbewerber gegenüber.
Warum ein Problem?
- Umsatzverluste: Dein Restaurant ist online „ausgebucht“, vor Ort sind aber viele Tische frei? Das kostet Umsatz, denn durch limitierte Kapazitäten kommen viele Gäste gar nicht in dein Lokal. Es entsteht eine Dunkelziffer an ausgesprochenen Absagen.
- Hektik im Betrieb: Scheitern Gäste bei der Online-Reservierung, rufen sie unter Umständen doch an – sorgen damit für organisatorische Mehraufwände im Team, die du mit dem System eigentlich vermeiden wolltest.
Das solltest du unternehmen:
- Volle Kapazität freigeben: Hinterlege deine vollständigen Reservierungszeiten und Kapazitäten für alle Wochentage. Nur so kann das System deine Tischbelegung maximieren. Das geht einfach in deinem resmio-Konto unter
Einstellungen > Reservierungen > Zeiten. - Clevere Taktung statt harter Sperren: Setze auf kurze Reservierungsintervalle (bspw. 15 Minuten), um den Gästestrom zu entzerren und Küche plus Service nicht zu überfordern. Kombiniere diese Einstellung mit einer Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße (etwa 90 Minuten für 2 Personen) – dadurch kannst du Tische schneller wieder verfügbar machen.
- Korrekte Öffnungszeiten sorgen dafür, dass dich Gäste für telefonische Reservierungsanfragen (etwa bei größeren Gruppen) sicher erreichen können. Du findest diese in deinem Restaurantprofil.
Einstellungen > Reservierungen > Fehler #3 – Hektik im Gastraum (kein digitaler Tischplan)
Ein effizientes Management deiner Restaurantauslastung ist ohne Tischplan kaum vorstellbar. „Aber ich kenne mein Lokal doch auswendig“, raunt der Gastronom. Stimmt, aber dein Reservierungssystem arbeitet ohne Tischplan schlichtweg blind. Denn es sieht lediglich die Gesamtanzahl an Sitzplätzen, weiß aber nicht, wie diese in deinem Gastraum verteilt sind. Erst durch die Verknüpfung deiner Kapazitäten mit festen Tischen erhält dein System den Überblick über dein Lokal und kann Reservierungen automatisiert gewinnbringend steuern.
Warum ein Problem?
- Stress beim Gästeempfang: Wenn deine Gäste einfach auf die Gesamtkapazität (und nicht auf passende Tische!) verteilt werden, muss der Service sie händisch am Empfang verteilen. Das führt zu Fehlern, Hektik und durch Laufwege deines Personals auch zu längeren Wartezeiten.
- Du verschenkst Kapazitäten (und damit Umsatz): Ohne hinterlegte Tischkombinationen weiß dein System nicht, dass man Tisch 2 und Tisch 3 zusammenschieben könnte, um eine Gruppe von 8 Personen unterzubringen. Im Worst Case schickt dein Serviceteam Gäste weg, obwohl grundsätzlich Sitzplätze vorhanden wären.
Das solltest du unternehmen:
- Tischplan aktivieren und Räume definieren: Aktiviere den Tischplan in deinem Reservierungssystem unter Einstellungen > Tischplan. Hinterlege Räume und Tische mit vollen Kapazitäten für Reservierungen. So kann resmio für dich Reservierungen automatisch den besten Tischen zuordnen.
- Automatische Tischkombinationen verwenden: Erlaube dem System, automatische Tischkombinationen anhand individueller Einstellungen zu verwenden. Dadurch kannst du Tische räumlich so miteinander verbinden, dass größere Gruppen möglichst miteinander sitzen können.
- Temporäre Sperrungen: Schließe über Ausnahmen ganze Bereiche (wie die Außenterrasse im Winter) von der Verfügbarkeit aus, ohne deine gesamten Restauranteinstellungen über Bord werfen zu müssen.
Fehler #4 – Die „Bestätigungs-Falle“ durch manuelle Freigabe von Reservierungen
Ein Gast meldet sich, du blätterst in deinem Reservierungsbuch und gibst nach Verfügbarkeit eine Zu- oder Absage. Wie viele Minuten am Tag, Stunden in der Woche, Tage im Jahr dafür wohl zusammenkommen?
Du kannst den administrativen Aufwand mit deinem digitalen Reservierungssystem deutlich senken. Doch nur, wenn du aus „alten“ Gewohnheiten und Mustern ausbrichst.
Warum ein Problem?
- Unnötige Zeitaufwände: Zwei bis drei Minuten pro E-Mail und Telefon klingen erst einmal überschaubar. In der Summe kommen über die Woche ein paar Stunden zusammen – kostbare Zeit für standardisierbare Kommunikation, die du dir sparen könntest!
- Keine Planungssicherheit: Wenn Gäste mehrere Stunden auf ihre Reservierungsbestätigung warten müssen, reservieren sie womöglich gar nicht erst und suchen sich nach Alternativen.
- Fehleranfälligkeit: In der Hektik kannst du eine Mail übersehen oder die Reservierung falsch eintragen. Das führt zu ärgerlichen Doppelbuchungen und damit zu zusätzlichem Stress.
Das solltest du unternehmen:
- Aktiviere automatische Reservierungsbestätigungen: Einem perfekt eingestellten System kannst du vertrauen. Es platziert deine Gäste bestmöglich auf den vorhandenen Tischen. Das spart Zeit und entlastet das Personal. Deshalb: Aktiviere automatische Bestätigungen!
- Sicherheitsnetz für No-Shows: Falls du bei größeren Gruppen lieber Vorsicht walten lassen willst, kannst du die Automatik ab einer gewissen Gruppengröße deaktivieren und diese Reservierungen händisch platzieren.
- Individuelle Gäste-Ansprache: Personalisiere deine Gäste-E-Mails in resmio, um auch bei automatisierten Zusagen eine persönliche Note hineinzubringen. Du kannst Gäste bspw. mit ihrem Vornamen in der Betreffszeile und in der Anrede nennen.
Fehler #5 – Die „Spontanitäts-Bremse“ durch lange Vorlaufzeiten
Die minimale Vorlaufzeit in resmio bestimmt, wie kurzfristig Gäste einen Tisch im Voraus reservieren können. Hier zwei, vier oder sogar sechs Stunden einzustellen, um auf „Nummer sicher“ zu gehen, rächt sich meist in einem deutlichen Rückgang deiner Reservierungszahlen! Warum? Weil viele Gäste erfahrungsgemäß spontan nach freien Tischen suchen. Wirst du irrtümlich als nicht verfügbar angezeigt, gehen sie gleich zum Mitbewerber!
Warum ein Problem?
- Verlust von Reservierungen: Gäste mit einem kurzfristigen Reservierungswunsch bleiben außen vor. Ihnen wird ihre Wunschzeit im Widget unter Umständen als „nicht verfügbar“ angezeigt, obwohl es deine tatsächlichen Restaurantkapazitäten hergeben.
- Zusätzlicher Aufwand: Oft rufen diese Gäste an, um zu fragen, ob in deinem Lokal wirklich kein Tisch mehr frei ist. Das bindet deine Servicekräfte ans Telefon und ist mit den richtigen Einstellungen vermeidbar!
Das solltest du unternehmen:
- Vorlaufzeit kürzen: Teste eine niedrige Vorlaufzeit von nur 15 bis 30 Minuten, um deine Restaurantauslastung zu maximieren. Du kannst sie unter Einstellungen > Reservierungen > Zeiten anpassen.
- Synchronisiere dein System mit dem Service: Verwende die iPad-App von resmio und sorge dafür, dass das Gerät für alle Mitarbeitenden immer im Blick ist. So behältst du auch kurzfristige Reservierungen im Auge.
- Mut zur Lücke: Vertraue darauf, dass eine Buchung in 15 Minuten besser ist als ein Tisch, der den ganzen Abend leer bleibt.
Fehler #6 – Deine Gäste finden dein Widget auf der Webseite nicht!
Dein Reservierungssystem ist super eingestellt, aber bei den Online-Buchungen gibt‘s Luft nach oben? Das kann nach unserer Erfahrung daran liegen, dass dein Online-Reservierungswidget auf der Webseite förmlich versteckt wird. Aufbau und Struktur deines Internetauftritts müssen Gäste direkt zur Reservierung führen. Wenn der Gast erst suchen muss, hast du ihn meist schon verloren.
Warum ein Problem?
- Umsatz-Killer: Statistisch gesehen entfallen bis zu 60 % aller Online-Reservierungen auf die Webseite. Wenn dein Widget für Gäste nur schlecht erreichbar ist, kostet dich das am Ende bares Geld.
- Mobiles Chaos: Die meisten Gäste reservieren übers Smartphone. Skaliert Webseite und Widget nicht mit mobilen Endgeräten, bleiben Tische leer.
- Kommunikationswirrwarr: Meist ist der Reservierungsprozess für den Gast undurchsichtig gestaltet – soll ich anrufen, eine E-Mail schreiben oder online reservieren? Wenn du auf deiner Webseite den Buchungsweg nicht transparent kommunizierst, bricht der Gast unter Umständen ab.
- Vertrauensverlust: Mangelhafte Webseiten ohne bestimmte Sicherheitsmerkmale (HTTPS-Verschlüsselung) büßen Sichtbarkeit ein; potenzielle Gäste, die dein Lokal bislang nicht kennen, finden deinen Online-Auftritt größtenteils gar nicht und werden daher auch nicht reservieren können.
Das solltest du unternehmen:
- 3-Punkte-Regel: Platziere einen Link/Button zur Online-Reservierung in deiner Navigation, in der Seitenmitte und in der Fußzeile am Ende. Dadurch können Gäste von praktisch von jedem Punkt deiner Webseite aus ihre Online-Reservierung beginnen.
- Frühjahrsputz: Entferne überflüssige Kontaktformulare und nicht länger genutzte Reservierungswidgets von anderen Anbietern. Kommuniziere klar: „Tische bitte ausschließlich online reservieren.“
- Mobile first: Öffne deine Webseite mit dem Smartphone und überprüfe, ob dein Online-Reservierungskalender einfach zu bedienen ist.
- Der Profi-Check: Falls deine Webseite in die Jahre gekommen ist, lass dir von uns eine moderne, verkaufsstarke Restaurant-Webseite erstellen. Wir kümmern uns auch darum, dass du deine alte Domain weiter verwenden kannst!
Fehler #7 – Chaos im Google-Unternehmensprofil
Die meisten Restaurants haben ein kostenfreies Google-Unternehmensprofil. Falls du bisher nicht dazugehörst, schlage hier gerne nach, warum Google Business für Gastronomen unverzichtbar ist. Doch leider schwankt die Profilqualität immens – mit Konsequenzen auf die Online-Sichtbarkeit und schlussendlich auch auf die Reservierungsquote. Ein ungepflegtes Google-Profil ist wie ein geschlossenes Rollo an der Haupteingangstür deines Restaurants – es schadet deinem Betrieb!
Warum ein Problem?
- Falsche Erwartungen schnüren Probleme: Das Google-Unternehmensprofil ist für neue Gäste häufig der erste Kontaktpunkt mit deinem Restaurant. Veraltete Öffnungszeiten und Speisekarten und falsche Kontaktdaten führen zu frustrierten Gästen, und möglicherweise zu negativen Bewertungen.
- Kein „Tisch reservieren“-Button im Profil: Das vollständigste Profil nützt wenig, wenn Gäste nicht direkt bei dir online einen Tisch buchen können. Der blaue Google-Button ist hierfür essenziell.
- Teurer Partner-Wildwuchs: Oft sind gleich mehrere Buchungsanbieter mit deinem Restaurantprofil auf Google verknüpft. Das Chaos ist damit perfekt, denn die Reservierungen landen jetzt kreuz und quer verteilt in miteinander inkompatiblen Systemen!
- Unsichtbarkeit: Google bevorzugt Profile, die vollständig und aktuell sind. Fehlende Angaben bestraft der Algorithmus mit einem schlechteren Ranking in der lokalen Suche.
Das solltest du unternehmen:
- Google-Link zur Online-Reservierung: Hinterlege in deinem Google-Profil unter „Buchungen“ einen Reservierungslink zu deinem Widget. Wir haben hierfür eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung vorbereitet.
- Datenkonsistenz herstellen: Vervollständige deine Restaurantangaben im Google-Business-Profil, achte dabei primär darauf, dass Name, Adresse und Rufnummer auf Google exakt so stehen wie auf der Webseite. Wir haben einen einfach verständlichen Gastronomie-Leitfaden für Google Business entwickelt.
- Anbieter-Check: Stelle sicher, dass dein Lokal auf Google ausschließlich über einen Buchungspartner reservierbar ist. Andernfalls drohen Doppelbuchungen und damit unzufriedene Gäste. Kündige deshalb nicht länger benötigte Dienstleister oder setze deren Kapazitäten auf 0.
- Kategorien schärfen: Betreibst du ein Hotelrestaurant? Dann benötigt es zwingend ein vom Hotel unabhängiges Google-Business-Profil. Dadurch können Gäste dein Lokal besser finden. Für Hotelrestaurants haben wir einen spezifischen Leitfaden vorbereitet.
Dein Restaurant verdient mehr: Teste resmio 30 Tage kostenlos!
Fazit – Automatisierung benötigt dein Mitwirken!
Der Umgang mit einem Online-Reservierungssystem soll erst einmal gelernt sein. Die richtigen Einstellungen bilden das tragende Fundament.
Dein System kann deine Auslastung nur maximieren, wenn du deine tatsächlichen Reservierungszeiten und Kapazitäten hinterlegst.
Ein Tischplan ist in diesem Kontext unabdingbar. Denn sonst kann dein System deine Gäste nicht optimal auf deine Tische verteilen. So entsteht Frust auf allen Seiten: beim Gast, bei deinen Beschäftigten und bei dir als Restaurantbetreiber, der ins digitale Reservierungssystem investiert hat und nun vermeidbar höhere Aufwände hat.
Vernachlässige dabei keinesfalls deine Online-Kanäle. Wenn dein Restaurant mit einer Webseite und auf Google nicht optimal repräsentiert ist, büßt du zwangsläufig Gäste ein. Über die Platzierung deines Buchungswidgets und eine stringente Kommunikation des Reservierungsprozesses machst du aus Interessenten tatsächliche Restaurantbesucher.
