Was dein Reservierungsbuch 2022 heute leisten muss

Das neue Jahr läutet für etliche Gastronomen den Zeitpunkt für den Kauf eines neuen gedruckten Reservierungsbuchs an. Gehörst du auch dazu? Dann schenke uns bitte eine Minute! Halt dich fest, denn das ideale Reservierungsbuch 2022 ist digital, preiswert und mindestens ebenso praktisch wie das auf Papier. Eine Kostprobe in diesem Beitrag!

Ein Beitrag von Max Falkenstern

Wenn dein Reservierungsbuch 2022 nicht digital ist, läuft etwas schief!

“Wir schreiben das 21. Jahrhundert. Alle Gaststättenbetriebe haben ihre Reservierungsbücher digitalisiert… Alle? Nein! Einige unbeugsame Gastronomen hören nicht auf, erbitterten Widerstand zu leisten. Denn auch mit einem Reservierungsbuch auf Papier geht im Jahr 2022 das Leben seinen gewohnten Gang…”


Vielleicht hast du dich in der ein oder anderen Form in der zugegeben überspitzten Anspielung auf die weltbekannten Asterix-Hefte wiedererkannt. Wenn dem so ist, hat das sicher nachvollziehbare Beweggründe. Das muss nicht immer Bequemlichkeit sein: Vielleicht traust du es dir und deinen Beschäftigten gar nicht zu oder hast in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit digitalen Reservierungsbüchern gemacht.

Auf Grundlage von Erfahrungsberichten konnten wir drei Typen ausfindig machen:

Gastro-Typ #1

Die Arbeit mit einem gedruckten Reservierungsbuch ist dir bestens vertraut; du kennst alle Lücken und Tücken des Systems, bist Meister übers vermeintliche Zettelchaos, das Außenstehende nur mit einem Kopfschütteln quittieren. Über das Telefon managen du und deine Servicekräfte alle Anfragen. Auch wenn Pandemie bedingt in letzter Zeit Gäste und Personal fehlten, kommst du im Großen und Ganzen durch – warum also etwas ändern?

Gastro-Typ #2

Vielleicht hast du sogar schon mal ein digitales Reservierungsbuch ausprobiert, doch die Vorzüge haben sich dir nicht wirklich erschlossen. Geht vermeintlich doch alles einfacher auf Papier. Und wundert’s dich überhaupt, wenn bei Rückfragen niemand ans Telefon geht. Sich niemand ausreichend Zeit nimmt, dich behutsam ins System einzuführen und der dann auch danach als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Unter diesen Umständen dann lieber doch zurück zu Zettel und Stift. 

Gastro-Typ #3

Oder du nutzt das digitale Reservierungsbuch parallel. Nun, weil die zusätzlichen Online-Reservierungen über deine Webseite, Google und andere Internetportale eben doch ganz praktisch sind. Doch das echte Tagesgeschäft spiegelt sich bei dir weiterhin in deinem Reservierungsbuch ab, das sich anfassen, greifen und bekritzeln lässt. Ansonsten loggst du dich allenfalls einmal täglich ein, um deine online Buchungsanfragen zu bestätigen. 


Egal welchem Typ du möglicherweise angehören magst, höre dir zumindest unsere Argumente an, warum es sich für dich als Restaurantbetreiber, deine Mitarbeiter und deine Gäste lohnt, den Weg zum vollständig digitalisierten Reservierungsbuch zu verfolgen.

Los geht’s…

Digitales Reservierungsbuch für Gastronomie
Dein Startbildschirm nach dem Login: Alle (Online-) Reservierungen, Walk-ins und Stornos immer im Auge behalten. Verschiedene Ansichten und Filter erlauben dir, das digitale Reservierungbuch 2022 nach deinen Wünschen anzupassen.

Das digitale Reservierungsbuch ist kein Verlust von Kontrolle, sondern bedeutet Mehrgewinn.

Die wichtigste Botschaft vorweg:

Das digitale Reservierungsbuch nimmt dir nichts weg!

Aber dein Alltag und der deiner Servicekräfte wird durch praktische Komfortfunktionen deutlich entspannter. Lass uns hier aber nicht bloß vage bleiben, sondern unsere These durch konkrete Beispiele anhand unseren hauseigenen digitalen Reservierungssystems untermauern: 

Manuelle Reservierungen und Walk-ins managen war nie leichter

reservierungsbuch kapazitäten managen
Echtzeit-Abfrage deiner Kapazitäten und verfügbarer Tische helfen dabei, deine Auslastung ohne nennenswerten Aufwand zu optimieren.

Ein Online-Reservierungsbuch zu nutzen, bedeutet nicht, dass deine Laufkunden oder telefonischen Reservierungen irgendwo auf einem Blatt Papier verschwinden müssen. Denn manuelle Reservierungen und spontane Walk-ins lassen sich über zwei prominente Schaltflächen direkt in dein digitales Reservierungsbuch einbuchen. Gleich hier offenbaren sich erhebliche Vorteile, die im Tagesgeschäft Zeit und Geld sparen.

  • Wenn der Gast schon einmal bei dir reserviert hat, schlägt dir das System den Kontakt zur Auswahl automatisch beim Anlegen der Tischbuchung vor
  • Reicht der Namen oder ist eine Telefonnummer für das Anlegen einer Reservierung verbindlich? Die Mindeststandards kannst du mit dem digitalen Reservierungsbuch einfacher festsetzen und einhalten
  • Sind um 17 Uhr noch ausreichend Sitzplätze für zwei, drei spontane Gästegruppen vorhanden? Die verfügbaren Kapazitäten zum Wunschtermin und alternative Zeiträume werden sofort eingeblendet
  • Wichtige Anhänge und Notizen zur Reservierung, etwa eine exklusive Speisekarte bei besonderen Veranstaltungen oder Hinweise zum Decken der Tische, unterstützen dein Team bei der Organisation

Dein Aufwand bleibt unterm Strich gering, zugleich steigt die Zeitersparnis, weil das Anlegen von Reservierungen so leicht und effizient von der Hand geht. 

info

Falls du deine Buchungen vorher mit Excel oder einem anderen Software verwaltet hast, kannst du deine Reservierungsdaten bequem ins resmio System importieren (und natürlich auch wieder zurück). Das erleichtert dir den Umstieg enorm!

Plötzlich so viel Übersicht und weniger Arbeitsaufwand

Je länger du mit deinem digitalen Reservierungsbuch arbeitest, desto größeren Nutzen kannst du daraus ziehen. Mit jeder Reservierung gewinnst du auch Einblicke in die Leistung deines Restaurantbetriebs. 

  • Wie viele Tischreservierungen kamen in den vergangenen Tagen zustande?
  • Welche Buchungen entfallen jeweils auf die Frühstücks, Mittags und Abendzeit? 
  • Wie viele Gäste waren im Lokal, wie viele davon Stammgäste?  
  • Über welche Kanäle hast du Buchungen erhalten? 
  • Wie hoch war deine No-Show-Quote, wie die Zahl der Stornos?
Reservierungsueberblick Wochenuebersicht
Wochenansicht

Natürlich lassen sich diese Daten irgendwie auch aus dem gedruckten Reservierungsbuch extrahieren. Aber das ist umständlich und kostet viel Zeit. Das digitale Tischreservierungssystem arbeitet diese Informationen hingegen automatisch in einem einheitlichen, übersichtlichen Layout auf – ohne dass du etwas groß unternehmen musst.

➪ Mit zwei Mausklicks wechselst du von der Übersicht deiner Reservierungen des aktuellen Tages in die umfassendere Wochenansicht oder chronologisch fortlaufende Agenda-Darstellung – dadurch verschaffst du dir freie Sicht über die Auslastung der kommenden Tage.

 

Filterleiste in der Reservierungsübersicht von resmio
Filterleiste in der Reservierungsübersicht

➪ Ist dein Restaurant etwa zur Mittagszeit gut besucht, hilft der praktische Filter in der Schnellzugriffsleiste dabei, ausschließlich Reservierungen in eben jener Zeit einzublenden. Das ist auch praktisch für Mitarbeiter im Schichtdienst.

Suche nach Gästedaten ist spielend leicht
Alle Buchungen über die Echtzeit-Suche „griffbereit“

➪ Und wenn’s mal flott gehen muss, weil du einen Gast am Telefon hast, der seinen Tisch gerne um mehr Personen erweitert wissen würde, bist du über die Suchfunktion mit der Eingabe des Gastnamens, der Telefonnummer, E-Mail oder Buchungscodes in der Lage, die Reservierung augenblicklich anzupassen. Ganz ohne hektisches Blättern oder wildes Gekritzel. 


Weil du jederzeit und dank dem mobilen Reservierungsbuch über App auch auf deinem Smartphone jederzeit den Blick über alle Buchungen behältst, sparst du nicht nur viel Zeit und gewinnst wertvolle Einblicke in deine Restaurant-Performance.

Unsere Erfahrung aus Gesprächen, auch mit zunächst skeptischen Nutzern, hat gezeigt: Die alltägliche Arbeit mit dem digitalen Reservierungsbuch macht allen Beteiligten auch mehr Freude.

Ein Gewinn für alle: Warum deine Mitarbeiter dein neues Reservierungsbuch schätzen lernen werden

Du fragst dich vielleicht: Aber kommen deine Mitarbeiter mit dem digitalen Reservierungsbuch überhaupt zurecht? 

Denn nicht immer sind Restaurantbetreiber direkt ins Tagesgeschäft eingebunden. Stößt das System nicht auf die breite Akzeptanz bei denen Servicekräfte oder werden ggf. intern gesetzte Qualitätsstandards missachtet, kann man auch gleich beim gedruckten Reservierungsbuch bleiben.

Wenn du vergleichbare Zweifel haben solltest, haben wir gute Nachrichten für dich:

Das digitale Reservierungsbuch 2022 gestaltet die Kollaboration so einfach und nie. 

Beschäftigte können im Reservierungsbuch 2022 wahlweise eigene Nutzerkonten (mit eingeschränkten Rechten) erhalten oder mit Aliasnamen arbeiten.

➪ Das beginnt bereits beim Nutzer- und Rechtemanagement. Du kannst für jeden Mitarbeiter ein individuelles Konto anlegen. Als Inhaber hast du Einfluss darauf, auf welche Daten und Funktionen deine Kellner zugreifen können – und welche nicht. Ob neben dem Namen auch zusätzlich die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer beim Anlegen einer manuellen Reservierung durch dein Team sauber eingetragen werden müssen, hast du selbst in der Hand.

info

Wenn du keine zusätzlichen Angestelltenkonten eröffnen möchtet, kannst du einfach Aliasnamen deiner Beschäftigten hinzufügen. Die Aliases stehen dann für Nutzereingaben im Konto zur Auswahl.

➪ Mittels Historie kannst du die Vorgänge für jede Reservierung individuell nachvollziehen; also wann, wie und von wem die Buchung angelegt wurde. Somit stellst du sicher, dass dein soeben neu angeschafftes digitales Reservierungsbuch nicht irrtümlich im Chaos endet.

Du siehst übrigens auch weitere Gastaktivitäten, bspw. ob dem Gast die E-Mail-Bestätigung der Reservierungsanfrage erfolgreich zugestellt und danach auch geöffnet wurde. Im Konfliktfall bist du mit den Angaben in deiner Dokumentation auf der sicheren Seite.

Unsere Erfahrung zeigt, dass es in der Regel überhaupt keiner Kontrollen braucht und sich auch Mitarbeiter ohne technisches Know-how sehr schnell im digitalen Reservierungsbuch zurechtfinden.

➪ Bei der Organisation deines Teams unterstützt die kompakte, klar strukturierten Reservierungsübersicht, allen voran die integrierte Statusleiste. Welche Reservierungen sind bestätigt, welche platziert, bereits abkassiert oder gar storniert? Farbliche Kennzeichnungen und Symbole legen den aktuellen Buchungsstatus für alle Beteiligten offen. Anpassungen am Buchungsstatus sind mit zwei Mausklicks vorgenommen.

Über neue Reservierungsanfragen, Bestellungen und Stornos kannst du dich und weitere Empfänger per E-Mail und (noch schneller) per SMS benachrichtigen lassen. Auch Desktop-Benachrichtigungen kannst du auf Wunsch über dein System aktivieren.

Hilfestellung im Alltag: Alle wichtigen Details zur Tischreservierung wie Notizen und Anhänge sind auch direkt der Buchungsübersicht abgebildet.

➪ Etwaige Anmerkungen vom Gast zur Reservierungen, eigene Notizen, Anhänge an die Buchung wie Veranstaltungspläne als auch (tagesaktuelle) Anweisungen und Hinweise ans gesamte Team sind ebenfalls gut sichtbar und nachvollziehbar abgebildet – das schafft so kein klassisches Reservierungsbuch!


Im Ergebnis entstehen seltener Irritationen und Verunsicherungen bzgl. Arbeitsprozessen, deine Mitarbeiter können sich stärker denn je auf ihre eigentliche Kernaufgabe fokussieren und deinen Gästen einen besseren Service bieten. Für dein Team springt im besten Fall ein lukratives Trinkgeld aus, für dich ein höherer Pro-Kopf-Umsatz durch zufriedene Gäste.

Reservierungserinnerungen für Gäste
Automatische Reservierungsbenachrichtigungen per E-Mail und SMS nehmen dir im Tagesgeschäft viel Arbeit ab.

Zufriedenere Gäste, klingelnde Kassen: Wie das digitale Reservierungsbuch den Gästeservice aufwertet

Auch deine Gäste profitieren schon ab Tag 1 von deinem digitalen Reservierungsbuch.

➪ Voll automatisiert versandte E-Mail-Bestätigungen für Reservierungsanfragen sowie Terminerinnerungen sorgen beispielsweise dafür, dass deine Gäste ihre Tischbuchung nicht einfach vergessen oder rechtzeitig absagen.

➪ Es geht aber noch weiter, denn die meisten Gäste-Emails kannst du individualisieren. Eine freundliche Grußbotschaft, ergänzende Hinweise zum heutigen Tagesangebot, ein Link zur Speisekarte auf deiner Webseite – mit dem digitalen Reservierungsbuch bist du in der Lage, deinen Gästen vor dem Besuch einen tollen Service zu bieten. Damit legst du den Grundstein für eine dauerhafte Kundenbeziehung, die schlussendlich mit einem unvergesslichen Aufenthalt in deinem Restaurant gekrönt wird. 

Antwortfunktion Reservierungsbuch
Schnellantwortoption über dein digitales Reservierungsbuch

➪ Auf Anmerkungen und Wünsche, die vom Gast zur Online-Reservierung angegeben wurden, kannst du direkt aus dem System antworten – kein Telefonat oder das Öffnen eines E-Mail-Programms mehr notwendig! 


Der erwartete Lohn neben einem neuen Stammgast: ein höherer Pro-Kopf-Umsatz, höheres Trinkgeld für deine Mitarbeiter und eine Weiterempfehlung in Form einer positiven Restaurantbewertung.

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Reservierungsbuch 2022 – auch der Preis und Service müssen stimmen!

Die Gastronomie war schon vor Beginn der Corona-Pandemie nicht einfach, doch die Krise hat durch Umsatzrückgänge und Personalmangel die Lage noch verschlimmert. Wenn du vor der Anschaffung eines rein digitalen Reservierungsbuchs besonders auf mögliche Kosten schaust, ist das nur verständlich. 

Daher der allgemeine Rat:

  • Preismodelle mit einem fixen Monats- bzw. Jahresbetrag dürften sicherheitsbewussten Gastronomen am meisten entgegenkommen. 

Wie so oft solltest du auch das Kleingedruckte zu lesen: Bei einigen Anbietern kommt auf jeden vermitteln Gast noch eine kleine Gebühr oben drauf. Das kann sich je nach Betrag und Gruppengröße mitunter schon ab 30 monatlichen Reservierungen nicht mehr für dich rechnen. Bei resmio hingegen gibt es zum Beispiel versteckten Kosten oder Limitierungen (zum Vergleich kannst du unseren interaktiven Tarifrechner verwenden).

Der zweite Punkt ist fast noch wichtiger: ein verlässlicher Service! Vor allem wenn du bisher wenig oder keine Erfahrungen mit einem digitalen Reservierungsbuch gesammelt hast, sind tatsächlich erreichbare Ansprechpartner einfach Gold wert. Wir beantworten in einem Vorgespräch gern alle deine Fragen zu unseren Reservierungs- und Managementsystem. Du erhältst auf Wunsch auch eine kostenlose Einführung samt Schulung. Und wenn du danach noch etwas wissen möchtest, erreichst du uns per E-Mail, Telefon oder Live-Chat. Eben so wie es dir am besten passt!

Personalmangel Banner eBook

Fazit – Das Reservierungsbuch 2022 ist voll digital 

Die Digitalisierung schreitet auch im Gastgewerbe voran. Viele Gastronomen arbeiten bereits mit einem digitalen Reservierungsbuch – aus guten Gründen! Online-Reservierungen sind wichtiger Faktor zweifellos nicht von der Hand zu weisen. Denn welcher Restaurantbetreiber wünscht sich nicht volle Tische? 

Aber das digitale Reservierungsbuch ist mehr. Es geht über die Funktion eines heutzutage notwendigen Vertriebskanals hinaus. Es bedeutet vor allem ein Zugewinn an Zeit, weniger Kleinklein und mehr standardisierte Prozesse im Tagesgeschäft – und letztendlich mehr Spaß für alle am Job. 

Eine übersichtliche, klar strukturierte Reservierungsansicht, Komfortfunktionen zur Zusammenarbeit untereinander und Beiträge zur Gästezufriedenheit wie eine voll automatisierte Terminerinnerung per E-Mail und SMS – all das und mehr muss das Reservierungsbuch im Jahr 2022 leisten.

Ein faires Preismodell ohne Gebühren auf vermittelte Gäste und ein verlässlicher Support, mit Ansprechpartnern, die du bei allen Fragen tatsächlich auch erreichen kannst, sind das i-Tüpfelchen.

Bei resmio wirst du fündig! Interesse geweckt? Teste resmio noch heute kostenlos und unverbindlich. Oder fordere dein individuelles Beratungsgespräch mit unseren Experten an.

Wir freuen uns auf dich!

Nützliche Links

Hinweis zum Umgang mit gendergerechter Sprache: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in unseren Magazinbeiträgen das generische Maskulinum. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter (m/w/d).

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