Mehr Umsatz in der Außengastronomie durch Self-Ordering 

Längere Tage und viel Sonnenschein locken wieder mehr Menschen ins Freie. Cafés und Restaurants mit einer attraktiven Außengastronomie können trotz angespannter Personalsituation von der Nachfrage profitieren, wenn sie auf Self-Ordering über eine Online-Speisekarte mit kontaktloser Bestellmöglichkeit setzen. Wie Tischbestellungen per QR Code funktionieren und wie du das System in deiner Außengastro einrichten kannst, klären wir im nachfolgenden Beitrag.

Umsatz steigern ohne mehr Personal – Self-Ordering per QR Code macht’s möglich

Viele Gastronomen kämpfen derzeit mit Personalmangel. Auch wenn du Voraussetzungen durch (nicht-) monetäre Anreize geschaffen hast, wird noch viel Zeit verstreichen, ehe sich die Mitarbeitersituation in der Gastronomie entspannt. 

Zugleich lebt gerade die Außengastronomie von Geschwindigkeit. Die meisten Gäste nehmen spontan ohne Reservierung Platz. Die Krux liegt darin, einen hohen Durchlauf mit einem Minimum an Personalaufwand zu erzielen.

Dabei ist vor allem in der Außengastro ein durchdachtes Self-Ordering-Konzept mit einer Online-Speisekarte und kontaktloser Bezahlmöglichkeit hilfreich. 

Das Konzept ist so einfach wie effektiv: 

1. Der Gast ruft mit dem eigenen Smartphone über einen QR-Code am Tisch eine digitale Speisekarte auf. Der QR-Code funktioniert dabei geräteunabhängig, d.h. auf Mobiltelefonen der allermeisten Hersteller.
2. Je nach Voreinstellung kann der QR-Code entweder mit einem speziellen Tisch verknüpft sein oder aber universell gelten. In letzterem Fall muss der Gast beim Bestellvorgang selbst eine Tischnummer angeben.
3. Der Gast stöbert durch die Online-Speisekarte, legt Speisen und Getränke in den Warenkorb und bezahlt seine Bestellung direkt über ein Zahlungssystem seiner Wahl, etwa PayPal. 
4. Neue Tischbestellungen landen dabei samt Tischnummer und Angabe der georderten Gerichte direkt in der übersichtlichen Bestellübersicht deines Tischbestellsystems und kommen zusätzlich als Beleg über den Bondrucker raus. 
5. Küche und Service müssen neu eingegangene Bestellungen nur noch bearbeiten und an den Tisch bringen.
6. Wenn du in deinem Biergarten oder anderem Außenbereich auf Thekenverkauf setzt, kannst du Gäste direkt über SMS automatisiert benachrichtigen, dass Ihre Bestellung ab sofort abholbereit ist. 

Vorteile am Self-Ordering-Konzept

Auf Self-Service in der Außengastronomie zu setzen, hat vor allem zwei entscheidende Vorteile:

• Die positiven Effekte liegen insbesondere im Einsparen von Arbeitszeit und der Reduzierung von Laufwegen: Durch Self-Service wird grundsätzlich weniger Personal auf der Außenfläche benötigt.
  • Administrative Tätigkeiten wie die Bestellannahme und das Abkassieren entfallen.
  • Vorhandene Mitarbeiter werden entlastet und gewinnen mehr Zeit für umsatzsteigernde Aufgaben, etwa persönliche Beratung.  

• Gäste schätzen die komfortable Bestell- und Bezahlmöglichkeit, weil diese ohne Wartezeiten auf die Bedienung auskommt.
  • An den Tisch setzen und ohne Zuruf eines Kellners bestellen sowie bezahlen – das schafft eine zwanglose Atmosphäre, die zu mehr Bestellungen animiert.
  • Durch SMS-Benachrichtigungen direkt aufs eigene Smartphone wissen Gäste trotzdem, wann ihre Bestellung abholbereit ist. Kurzum: die Gästezufriedenheit steigt.

Durch eine attraktive Gestaltung der digitalen Speisekarte lässt sich zusätzlich der durchschnittliche Bestellwert pro Tisch / Sitzplatz anheben. Zu buchbare Snacks zum kühlen Bierchen oder Cocktail, die als optional wählbare Extras vom Gast bequem mit einem Fingertippen in den Warenkorb platziert werden, sind hier klassische Beispiele für Zusatzverkäufe.

Self-Service in der Außengastro starten – so geht’s! 

Vollständig auf Self-Service umzustellen, das trauen sich entweder viele Gastronomen nicht zu oder „es passt nicht zum Geschäftsmodell“. Aber muss man gleich in dem Schema „Ganz oder gar nicht“ denken, wenn sich das Konzept schrittweise auf der Außenfläche erproben und optimieren lässt? 

Die Einrichtung eines QR Code getriebenen Tischbestellsystems über resmio ist jedenfalls simpel und lässt sich grob in folgende Schritte herunterbrechen:

1. Speisekarte anlegen: Zunächst pflegst du deine Speisen und Getränke in deine digitale Speisekarte ein – das geht einfach und schnell von der Hand und dauert je nach Umfang deiner Karte meist nicht länger als 15 bis 30 Minuten.
2. Dann legst du die Konditionen für Tischbestellungen fest (etwa akzeptierte Zahlungsarten und Trinkgeld-Annahme) und erstellst deine druckfertigen QR Codes in deinen individuellen Markenfarben sowie mit Firmenlogo und platzierst diese gut sichtbar auf den Tischen.
3. Du kannst einen für alle Tische universellen QR Code erstellen oder aber für jeden Tisch separat – letztere eignen sich für die meisten Szenarien, weil Gäste die Tischnummer nicht mehr eigenhändig angeben müssen. Eingabefehler auf Gastseite sind somit ausgeschlossen, dein Personal verliert keine Zeit durch Rückfragen.
4. Testen, testen, testen – um Pannen bei der Feuertaufe zu vermeiden, solltest du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern überprüfen, ob deine digitale Speisekarte samt Bestellprozess und und alle erstellten QR-Codes ordnungsgemäß funktionieren. Gleichzeitig lernt so auch dein Team das Konzept kennen.
5. Mitarbeiter schulen: Auch wenn das System noch so gut ist, ohne deine Mitarbeiter steht es auf verlorenem Posten. Dein Personal sollte deshalb auf die Bestellabläufe eingestellt sein und die Neuerungen auch adäquat an Gäste kommunizieren können. Denke auch über eine Alternative für jene Gäste nach, die QR-Code-Bestellungen nicht nutzen können oder wollen. 

Online als wichtigen Vertriebskanal begreifen

Die vergangenen Krisenjahre haben bekanntermaßen Spuren in der Gastronomie hinterlassen. Zugleich sehen sich Gastronomen neben Umsatzrückgängen und der Personalsituation mit neuen Herausforderungen wie steigenden Preisen für Energie und Lebensmittel konfrontiert. 

Umso wichtiger wird jetzt neben einer fundierten Preiskalkulation der Ausbau im Online-Vertrieb. Eine verkaufsstarke Restaurant-Webseite, gepflegte Social-Media-Präsenzen und optimiertes Unternehmensprofil bei Google Business sind ein guter Startpunkt – in den verlinkten Beiträgen haben wir zahlreiche Tipps und Tricks vorbereitet.

Zugleich lohnt es sich für verwaltungstechnische Aufgaben, den Einsatz digitaler Tools zu überprüfen. Ein digitales Reservierungssystem unterstützt etwa dabei, automatisch Online-Reservierungen zu generieren, mehr noch

Um ein digitales Reservierungsbuch führt im Jahr 2024 kein Weg herum, helfen praktische Komfortfunktionen tagtäglich Personalaufwände zu reduzieren und Zeit zu sparen. Und zwar gerade dann, wenn ein Großteil deiner Reservierungen übers Telefon oder E-Mail hereinkommen.

Fehlendes technisches Know-how oder die Sorgen darüber, dass die Mitarbeiter mit dem neuen System nicht zurechtkommen, stellen sich erfahrungsgemäß häufig als unbegründet heraus.

Außengastronomie über Sondernutzungserlaubnis betreiben – das ist zu beachten! 

Mit steigenden Temperaturen wächst die Nachfrage bei Gästen nach Restaurants mit Außengastronomie. Lokale mit einem Außenbereich werden dann erfahrungsgemäß stärker von Gästen frequentiert, und das nicht erst seit der Corona-Krise. 

Eine von Straße abgetrennte Terrasse oder gar ein Biergarten zahlen sich aus, sind aber kein Muss um mit beginn der Außensaison mehr Gäste anzulocken. Als Gastronom dürften dir Schankvorgärten ein Begriff sein. Gemeint ist damit die Nutzung öffentlicher Flächen wie den angrenzenden Gehwegen und Parkplätzen zu gastronomischen Zwecken. 

Wenn du Stühle, Tische und Werbetafeln herausstellt, benötigst du eine Sondernutzungserlaubnis. Diese wird gegen eine Gebühr erteilt, viele Städte und Kommunen wie bspw. die Hansestadt Hamburg haben Pandemie bedingt eine Gebührenbefreiung für das gesamte Jahr 2022 beschlossen. Es lohnt sich, entsprechende Informationen bei der Stadt oder Gemeinde einzuholen.

Die Antragstellung erfolgt i.R. formlos bei der zuständigen Straßenbaubehörde. Welche Angaben gemacht werden müssen, solltest du am Besten direkt bei der Institution erfragen. In der Regel musst du…

• … den Zeitraum der geplanten Sondernutzung angeben (Datum von Beginn und Ende)  
• … Art und Zweck der Nutzung öffentlicher Flächen beschreiben (inkl. Angabe von Steh- und Sitzplätzen, ggf. Inventar wie Schirme zur Überdachung oder Heizstrahler)  
• … eine maßstabsgerechten Skizze der Außenbewirtungfläche einreichen, auf das eingesetzte Inventar eingezeichnet ist (Stühle, Tische, etwaige Pflanzkübel, Werbetafeln, Umzäunungen usw.)

Fazit – Self-Ordering für die Außengastro

Milderes Wetter lässt Gastronomen aufatmen, viele machen Frühjahrsputz und bereiten sich auf den Gästeandrang vor. Vor allem Restaurants mit einem Außenbereich profitieren. Gleichzeitig bleibt die Sorge, die grundsätzlich steigende Nachfrage aufgrund der dünnen Personaldecke nicht bedienen zu können.

Wo Mitarbeiter fehlen, ist Self-Ordering über eine Online-Speisekarte mit kontaktloser Bestell- und Bezahloption ein gangbarer Weg. Dabei bestellt der Gast mit dem eigenen Smartphone selbst – ganz ohne Zuruf einer Servicekraft. Das Personal wird so spürbar entlastet und kann sich umsatzsteigernden Tätigkeiten widmen. 

resmio stellt eine kontaktlose Speisekarte mit Tischbestellsystem zur Verfügung, die schnell eingerichtet und einfach zu bedienen ist. Du erhältst druckfertige QR-Codes in den Farben deines Markenauftritts, die du nur noch auf den Tischen anbringen musst. Damit das Konzept aufgeht, solltest du deine Mitarbeiter auf ihre neuen Aufgaben vorbereiten und den neuen Service an Gäste kommunizieren.

Nützliche Links:

• Tischbestellsystem mit QR Code
• Digitales Reservierungsbuch zur Personalentlastung
• Umsatz steigern in der Gastronomie