Kalkulation in der Gastronomie: So findest du den besten Preis

Die Kalkulation von Getränken und Speisen hat in der Gastronomie einen hohen Stellenwert. Eine falsche Preiskalkulation bedeutet oftmals die Pleite für das Restaurant, Café oder die Bar. Wie du deine Preise richtig kalkulierst, damit du Gewinne einfährst, anstatt “auszuhungern”, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Ein Artikel von Patrick Schady

Wozu eine Preiskalkulation machen?

Viele Gastronomen vertrauen nur auf ihr Bauchgefühl, anstatt eine genaue Kalkulation durchzuführen. Die Probleme hierbei sind:

  • Man kann „versteckte“ Kosten leicht übersehen
  • Preise werden zu hoch oder zu niedrig angesetzt
  • Kosten werden nicht gedeckt oder es werden keine bzw. geringe Gewinne erzielt

Als Konsequenz einer fehlerhaften Kosten- und Preiskalkulation droht oftmals die Insolvenz einer Gastronomie. Deshalb ist es immens wichtig, seine Speisekarte mit den optimalen Preisen zu versehen.

Die Gastronomie Kalkulation-Faustregel: Ein Relikt aus vergangenen Zeiten?

Der ein oder andere Gastronom wird sicherlich schon von der allgemeinen Faustregel für die Kalkulation gehört haben:

Verkaufspreis = Warenkosten x3 + Umsatzsteuer

Früher war diese Formel noch ein bewährtes Mittel, heutzutage ist sie nicht mehr zeitgemäß.

Eine weitere gängige Herangehensweise für die Preiskalkulation in der Gastronomie, ist die “Spionage” bei seiner Konkurrenz. Die Preise der Wettbewerber können ein guter Anhaltspunkt sein, um die Preisspanne zu ermitteln bzw. die Preise einzugrenzen. Diese sollten aber auch nicht 1:1 blind übernommen werden.

Eine Ausnahme bilden jedoch die Getränke. Da die Preise der Getränkelieferanten meistens „nicht verhandelbar sind“, kann man sich hier stark nach der Konkurrenz richten.

Die Kalkulation für die Preise der jeweiligen Speisen ist etwas komplexer und folgt einem anderen Kalkulationsschema.

Erfolgreich kalkulieren – So geht´s

Aus welchen Faktoren setzt sich nun der Preis zusammen? Der Betrag auf der Speisekarte setzt sich aus 5 Bestandteilen zusammen:

  • Warenkosten
  • Gemeinkosten
  • Personalkosten
  • Gewinn
  • Umsatzsteuer

Warenkosten

Der erste Schritt der Kalkulation beginnt mit dem Einsatz der benötigten Lebensmittel. Die Warenkosten setzen sich u. a. zusammen aus:

  • Einkaufspreis der gekauften Waren
  • Transport- bzw. Lieferkosten
  • Beschaffung (Warenannahme, Bestellung, Qualitätskontrolle)
  • Lagerung

Die Preise der Beschaffung und Lagerung sind in der Regel überwiegend gleich. Die Preise der Lebensmittel hingegen, variieren stetig. Das kann u.a. an der Inflation liegen, an unterschiedlichen Rabatten der Händler oder an der Qualität der Waren.

Des Weiteren muss man beachten, dass die gekauften Lebensmittel nicht komplett genutzt werden können. Ziel sollte es zudem sein, eine hohe Qualität der Waren und einen so niedrig wie möglichen Händlerpreis zu erzielen.

Gemeinkosten

Der zweite Kostenfaktor bei der Kalkulation besteht aus den Gemeinkosten. Diese setzen sich aus einem variablen und fixen Anteil zusammen. Zu den Gemeinkosten zählen somit u.a. …

  • … Strom, Gas, Wasser
  • … Miete
  • … Müllentsorgung
  • … Werbekosten
  • … Versicherungen

Personalkosten

Die Personalkosten bilden meistens den größten Kostenfaktor bei der Preiskalkulation. Die Kosten für dein Personal setzen sich in der Regel wie folgt zusammen:

Kalkulation Gastronomie: Die Personalkosten

Es ist zudem wichtig, dass du bei der Kalkulation weitsichtig vorgehst. Deine Mitarbeiter werden sicherlich auch mal krank, trotzdem beziehen sie weiter Gehalt bei dir.

Darüber hinaus beträgt die Auslastung deiner Gastronomie nicht den ganzen Tag 100%. Mit Sicherheit wirst du zu Stoßzeiten mehr Mitarbeiter benötigen und diese werden mehr zu tun haben, als vergleichsweise den restlichen Tag.

Für einen groben Überblick kannst du als Faustregel folgende Formel verwenden:

Personalkosten pro Tag berechnen

Damit weißt du, welchen Betrag du im Durchschnitt pro Tag generieren musst, um deine Personalkosten zu decken.

Gewinn

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Gewinne sind in der Gastronomie ein bedeutender Faktor. Du brauchst sie für Investitionen, um einen Puffer für schlechtere Zeiten zu haben und damit sich deine Arbeit auch lohnt. Umso besser deine Leistungen sind und damit auch die Nachfrage, desto höher sollte dein Profit ausfallen.

Umsatzsteuer

Steuern in der Gastro sind ein heikles Thema. In der Regel werden 19% fällig, die du auch auf deiner Speisekarte aufführen und auch einkalkulieren musst. Aufgrund der Corona-Krise wurde die Mehrwertsteuer zeitweise auf 7% gesenkt.

3 Faktoren, die den Preis beeinflussen

Neben den Faktoren wie den Personalkosten oder auch Warenkosten, wird der Preis auch durch andere „weiche“ Faktoren beeinflusst. Zu diesen zählen die …

  • … Zahlungsbereitschaft
  • … Lieferanten
  • … Exklusivität

Die Zahlungsbereitschaft wird größtenteils durch den Standort bestimmt. Die Preise der Lieferanten sind von Faktoren wie Angebot, Nachfrage und der Konkurrenz abhängig. Auch langfristige Beziehungen zu den Lieferanten können dir viel Zeit und somit Personalkosten sparen und für bessere Rabatte sorgen, da du die Prozesse mit dem jeweiligen Lieferanten optimieren kannst.

Die Exklusivität deiner Gastronomie ergibt sich aus dem Image, die Qualität deiner Speisen und dem Ambiente deines Restaurants.

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Welche Kalkulationsmethoden gibt es?

In der Gastronomie gibt es drei gängige Methoden, um den Preis für die Speisekarte zu berechnen. Jede Kalkulationsmethode hat Vor- und Nachteile. Wichtig ist jedoch, dass du am Ende einen Preis kalkulierst, den deine Gäste bereit sind zu zahlen und mit dem du Gewinne generierst.

Einfache Aufschlagskalkulation

Die einfache Aufschlagskalkulation eignet sich besonders für die ersten Schritte in der Gastro. Mit dieser Kalkulation kann man sehr schnell und einfach die Verkaufspreise für Getränke und Speisen berechnen.

Formel einfache Aufschlagskalkulation:

Einfache Aufschlagskalkulation für Restaurants

Der Preis der Gerichte ergibt sich bei dieser Preiskalkulation aus einem durchschnittlichen Wert der Warenkosten und dem Faktor 4.

Um das Ganze anschaulicher zu gestalten, nehmen wir für die Kalkulation das Beispiel Pizza. Die Warenkosten für den Teig, Soße und Belag belaufen sich durchschnittlich insgesamt auf 1,70€. Mit der Formel ergibt sich nun folgender Preis:

6,80€ =1,70€x400%

Im Normalfall würde man den Preis aus ästhetischen oder werbepsychologischen Gründen auf 6,90€ oder 6,95€ setzen. Für ein kleines Restaurant oder eine Pizzeria hat sich die Aufschlagskalkulation als ein bewährtes Mittel bewiesen, da nur wenigere Faktoren den Preis beeinflussen als bei einer großen Gastronomie.

Deckungsbeitragsrechnung

Aufwendiger und genauer ist die Deckungsbeitragskalkulation. Im Prinzip werden dabei alle Kosten genau auf die einzelnen Speisen umgelegt.

Im ersten Schritt werden alle Kosten, die im Gastronomiebetrieb anfallen, berechnet. Hierzu zählen die oben beschriebenen Warenkosten, Personalkosten und Gemeinkosten. Die Warenkosten können dabei direkt auf ein Gericht umgelegt werden, während die weiteren Kosten auf die verschiedenen Speisen umgelegt werden müssen.

Setzt sich zum Beispiel der Gesamtumsatz zu 60% aus Speisen und zu 40% aus Getränken zusammen, muss der Küchenumsatz 60% der Gemeinkosten abdecken.

Beispiel Deckungsbeitrag:

Gemeinkosten im Jahr =100.000€
Durchschnittlicher Küchenumsatz im Jahr =60%

Damit muss der Deckungsbeitrag aus den Speisen 60.000€ betragen. Wandern nun im gesamten Jahr nun 10.000 Speisen zu den Gästen, dann ergibt sich ein durchschnittlicher Deckungsbeitrag von 7€ pro Gericht.

Im nächsten Schritt musst du nur noch die einzelnen Komponenten zusammenfügen und den Endpreis festlegen.

Deckungsbeitragrechnung

Der Endpreis ergibt sich aus der Kostendeckung + Gewinnaufschlag + der Umsatzsteuer.

Mit dieser Kalkulationsmethode generierst du einen gastfreundlicheren Preis und du orientierst dich dabei mehr am Markt. Ein Nachteil ist jedoch, dass diese Methode deutlich zeitaufwendiger ist, da du jeden Kostenfaktor separat berücksichtigen musst.

Mischkalkulation

Im Gegensatz zu den beiden anderen Methoden beruht die Mischkalkulation nicht auf den Warenkosten, sondern auf den Gegebenheiten des Marktes. Hierbei werden geringe Gewinne oder sogar manchmal Verluste in Kauf genommen, die durch hohe Gewinne von anderen Speisen ausgeglichen werden.

In der Mischkalkulation unterscheidet man zwischen drei Artikelarten:

  • Schlüsselartikel
  • Zugartikel
  • Kompensationsartikel

Unter Schlüsselartikel fallen Produkte von hoher Qualität. Meistens werden diese zu einem geringen Preis angeboten, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein Beispiel wäre das allseits bekannte „Wiener Schnitzel“.

Mit sogenannten Zugartikel sollen Gäste gelockt werden. Diese günstigen Artikel erzielen aber kaum Gewinn. Zugartikel können beispielsweise ein reduziertes Mittagsmenü sein.

Kompensationsartikel sollen andere Artikel, die niedrig bepreist sind, wie es der Name schon sagt „kompensieren“. Mit diesen Artikeln fährst du Gewinne ein. Der Aufschlag kann hierbei 300% oder sogar auch 1000% betragen. Zu diesen Artikeln gehören beispielsweise Kaffee, Kuchen und Bier.

wareneinsatzquote-Beispiel

Beispiel Mischkalkulation:

Warenkosten:4,32€
Nettoumsatz:10,05€
(4,32€ / 10,05€)x100 =43%

Anhand der Wareneinsatzquote kann man die Effizienz des Wareneinsatzes messen. Einfacher gesagt: Du kannst mit dieser Formel überprüfen, ob sich eine Speise für dich rentiert. Umso niedriger die Wareneinsatzquote, desto effizienter ist dein Preis.

Fazit – Erfolgreich dank der richtigen Kalkulation

Die Preiskalkulation ist ein wichtiges Mittel in der Gastronomie, um finanziell auf festen Füßen zu stehen. Hierbei gibt es drei gängige Kalkulationsmethoden: die Aufschlagskalkulation, Mischkalkulation und Deckungsbeitragsrechnung. Je nach Art der Gastronomie ist eine Methode geeigneter als die andere.

Darüber hinaus solltest du immer deine Gewinne im Blick behalten. Diese machen dein Restaurant auf Dauer konkurrenzfähig und sichern dich in Krisenzeiten besser ab.

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