Die Wareneingangskontrolle – Alles was du dazu wissen musst

Das Gesetz schreibt sie vor, der gesunde Menschenverstand fordert sie und Kunden gehen selbstverständlich davon aus: Die Wareneingangskontrolle ist wichtig und ist die Basis eines funktionierenden Gastonomiebetriebs. Wir haben das Wichtigste dazu für dich zusammengetragen.

Von Robert Hofmann

Sicher ist die Wareneingangskontrolle nicht der schönste Teil deiner Arbeit. Egal ob du sie selber durchführst, oder jemand anderes damit beauftragt hast: Am Ende musst du dich mit den Dingen auseinandersetzen, wenn etwas nicht stimmt. Unumgänglich ist die Wareneingangskontrolle trotzdem. Wir haben ein paar Dinge gesammelt, die dir die Arbeit erleichtern und auf die du achten musst.

Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle

Jeder Betrieb ist anders und muss aufgrund der Ware, die er bestellt auf unterschiedliche Dinge achten. Die folgenden Schritte sind im Groben die, die jeder bei einer Wareneingangskontrolle durchführen muss.

Bevor du die Ware annimmst:

  1. Ist die Ware an dich adressiert und auch die, die du bestellt hast?
  2. Stimmt die Anzahl der Packstücke, die auf dem Lieferschein stehen?
  3. Kannst du Schäden an der Verpackung beziehungsweise von außen an der Ware erkennen?
  4. Kommt die Lieferung pünktlich bei dir an?

Nachdem du die Ware angenommen hast:

  1. Ist in den Packstücken das, was du bestellt hast?
  2. Findest du Schäden an der Ware?

Wichtig ist, dass du alle Papiere und Dokumente, die für dein Geschäft relevant sind, aufbewahrst. Dadurch wird es nicht nur einfacher, zu prüfen, ob alles stimmt, häufig fordert das Gesetz auch die genaue Dokumentation.

Was musst du bei der Wareneingangskontrolle konkrekt beachten?

Wie bereits erwähnt: Jeder Betrieb ist anders. Daraus ergeben sich auch andere Dinge, auf die du bei einer Wareneingangskontrolle achten musst. Deine Erfahrung ist dabei natürlich nicht zu ersetzen.

  1.  Siehst du Schimmel, Ungeziefer oder stinkt die Ware verdächtig? Viele Mängel kannst du schon erkennen, wenn du alleine deine Sinne zur Kontrolle nutzt.
  2.  Achte auf die Datierung der Produkte. Den Unterschied zwischen Mindesthaltbarkeitsdatum, Verzehrdatum, Abpackdatum und Herstellungsdatum müssen wir vermutlich nicht erklären. Trotzdem ist es wichtig, genau darauf zu gucken: Erkennst du Ungereimtheiten? Schau auf jeden Fall doppelt hin.
  3.  Lagerung beim Transport: Stimmen die Temperaturen im Kühllaster? Miss selbst nach. Und achte auch auf die Kühlkette. Im Zweifelsfall solltest du beharrlich nachfragen. Kannst du feuchte Stellen erkennen? Wirkt die Ladefläche sauber?
  4.  Achte auch auf die Herkunft: du weißt selbst, dass Tomaten nicht gleich Tomaten sind.
  5.  Bei Bio-Produkten musst du ganz genau hinschauen. Es gibt unzählige Siegel, die hohe Qualität versprechen, aber am Ende ganz unterschiedliche Bedeutung haben. Hat der Lieferant ein gültiges Siegel einer Öko-Kontrollstelle? Sind die Bio-Produkte eigens und deutlich gekennzeichnet? Findest du die Code-Nummer der Öko-Prüfstelle, die für deinen Lieferanten verantwortlich ist?

Wie erleichterst du dir die Wareneingangskontrolle?

Ein paar Mittel können dir helfen, die Wareneingangskontrolle etwas weniger anstrengend zu gestalten. Natürlich treffen nicht alle Tipps auf deine Bedürfnisse zu, Anregungen kannst du dir aber trotzdem mitnehmen.

Mobile Scanner

Scanner sind natürlich erst einmal eine Investition, die man sich leisten können muss. Vor allem wenn ein Betrieb aber eine gewisse Größe erreicht und die Menge an Ware gewachsen ist, die täglich frisch geliefert wird und schnell verarbeitet werden muss, lohnt es sich, darüber nachzudenken. Mit mobilen Scannern kannst du schnell und effizient Barcodes checken. So hast du in wenigen Minuten alle objektiven Fakten einer Lieferung schwarz auf weiß und weißt, ob du etwas beanstanden musst oder nicht. Das Wichtigste: Die Zeit, die du beim Zählen der Pakete, dem Checken des Inhalts und dem Abgleichen mit dem Lieferschein sparst, kannst du in die Kontrolle der Lebensmittel stecken – die ist nämlich eigentlich noch sehr viel wichtiger.

Machen externe Dienstleister und Verträge Sinn?

Du kannst deine Wareneingangskontrolle auch von externen Dienstleistern durchführen lassen. Meistens ist das aber Quatsch. Es kostet Geld, das an anderer Stelle besser investiert wäre. Außerdem wissen du oder dein Küchenchef sowieso besser, worauf zu achten ist.
Verträge mit deinen Lieferanten sind auch nur begrenzt zu empfehlen. Erstens gibt es niemanden, der tatsächlich die Qualität, die in Eurem Vertrag garantiert wird, kontrolliert. Zweitens ist es auch rechtlich so, dass die Ausgangskontrolle deines Vertragspartners nicht die Eingangskontrolle ersetzt. Hier gilt die Devise: Vertrauen ist gut, Kontrolle aber besser und vor allem rechtlich geboten.

Dokumentieren, dokumentieren

Wichtig ist für dich auch, dass du alles, was nicht stimmt, dokumentierst. Selbst wenn du die Ware nicht schon vor der Entgegennahme zurückgehen lässt, solltest du Mängel festhalten und dem Lieferanten mitteilen. Als Vermerk auf der Rechnung oder dem Lieferschein etwa. Wenn es im Anschluss zum Streit kommt, bist du so auf der sicheren Seite. Nach der Entgegennahme, also noch vor der eigentlichen Prüfung der Ware, hast du immer noch Gelegenheit, die Lieferung zurückgehen zu lassen. Mach davon Gebrauch! Denn nichts ist so ärgerlich wie mangelhafte Lebensmittel, für die du gezahlt hast. Im besten Fall bemerkst du es rechtzeitig, im schlimmsten Fall bemerken es deine Gäste, wenn sie etwas von schlechter Qualität auf dem Teller finden. Die Wareneingangskontrolle sollte für dich also Routine sein – und ebenso die Sorgfalt, die dazugehört.

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