Die Wareneingangskontrolle – Alles was du dazu wissen musst

Das Gesetz schreibt sie vor, der gesunde Menschenverstand fordert sie und Kunden gehen selbstverständlich davon aus: Die Wareneingangskontrolle ist wichtig und ist die Basis eines funktionierenden Gastonomiebetriebs. Wir haben das Wichtigste dazu für dich zusammengetragen.

Ein Artikel von Patrick Schady

Was versteht man unter einer Wareneingangskontrolle?

Laut dem Wirtschaftslexikon ist die Wareneingangskontrolle ein Verfahren der Qualitätssicherung. Ziel ist es, durch Materialfehler bedingte Störungen zu vermeiden. Grundsätzlich erfolgt die Prüfung der Waren zwischen dem Lieferanten und Abnehmer durch Stichproben vor Ort. 

Gesetzliche Vorgaben zum Wareneingang

Im §377 des Handelsgesetzbuches ist geregelt, dass der Käufer für die Überprüfung der Waren verantwortlich ist. So muss die Wareneingangskontrolle unmittelbar nach dem Erhalt der Waren vollzogen und Mängel unverzüglich geltend gemacht werden

Spätere Reklamationen können nur dann beansprucht werden, wenn sie

  • Vom Verkäufer arglistig verschwiegen werden
  • Wenn der Mangel bei der Untersuchung nicht erkennbar war und
  • Beim rechtzeitigen Eingehen der Beanstandung

Bei einer Beanstandung der Waren kann es je nach vertraglicher Regelung zur Schadenersatzansprüchen kommen. Zumindest besitzt der Abnehmer grundsätzlich Gewährleistungsrechte und kann einwandfreie Waren verlangen.

Wareneingangskontrolle – Schritt für Schritt Anleitung

Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Während in der Gastronomie auf Qualität, Frische und zulässige Temperaturen bei Fleischprodukten geachtet werden muss, liegt der Fokus bspw. im Einzelhandel auf andere Kriterien.

Im Folgenden zeigen wir dir welche Schritte bei der Warenannahme zu beachten sind:

  1. Ist die Ware an dich adressiert und hast du sie auch bestellt?
  2. Stimmen die Anzahl der Packstücke mit dem Lieferschein überein
  3. Sind Schäden an der Verpackung bzw. von außen an der Ware zu erkennen?
  4. Kommt die Lieferung pünktlich bei dir an?

Nachdem du die Ware entgegengenommen hast, solltest du die folgenden zwei Punkte beachten:

  1. Befindet sich in den Packstücken das was du bestellt hast?
  2. Sind Schäden an der Ware enthalten oder ist die Qualität mangelhaft

Zudem ist es wichtig, dass du alle relevanten Dokumente aufbewahrst. Damit erleichterst du dir zum einen die Überprüfung und zum anderen benötigst du diese aus Gründen der Dokumentationspflicht.

Was musst du bei der Wareneingangskontrolle in der Gastronomie konkret beachten

In der Gastronomie hat man überwiegend mit verderblichen Waren zu tun. Deshalb solltest du beim Wareneingang auf folgendes achten:

  1. Schimmelt oder stinkt die Ware?
  2. Ist die Datierung der Produkte in Ordnung?
  3. Überprüfe die Lagerung beim Transport: Stimmen die Temperaturen im Kühllaster und bei den Produkten? Miss selbst nach und achte auf die Kühlkette.
  4. Achte auf die Herkunft der Produkte.
  5. Bei Bio-Produkten musst du ganz genau hinschauen. Viele Bio-Siegel versprechen eine hohe Qualität aber haben am Ende eine ganz unterschiedliche Bedeutung. Anhand der Code-Nummer der Prüfstelle, kannst du die Bio-Qualität überprüfen

So erleichterst du dir die Wareneingangskontrolle

Viele Prozesse im Betrieb lassen sich heutzutage Optimieren. Damit du dir die Wareneingangskontrolle erleichtern kannst, zeigen wir dir zwei Optimierungsmöglichkeiten.

Digitaler Wareneingang – Mobile Scanner

Mit mobilen Scannern kannst du schnell und effizient Barcodes überprüfen. Vor allem wenn dein Betrieb eine gewisse Größe erreicht hat, lohnt sich diese Anschaffung. Mit der eingesparten Zeit kannst du die Kontrolle deiner Lebensmittel verstärken.

Anlieferungszeitfenster optimieren

Vermeide – so weit möglich – Stoßzeiten. Damit gehst du sicher, dass die Lieferung in deinen vorgegebenen Zeitfenster stattfindet. Du sparst dir dadurch viel Wartezeit und kannst deine Zeit für wichtigere Dinge nutzen.

Fazit

Die Wareneingangskontrolle ist einer der wichtigsten Bereiche der Qualitätssicherung. Beanstandungen der eingegangenen Waren sollten unverzüglich und vor Ort geschehen. Unter Umständen kann es passieren, dass im Nachhinein ein Anspruch auf Schadensersatz oder den Ersatz der Ware erlischt. Zudem benötigst du in den meisten Fällen auch ein HACCP-Konzept. Zudem kannst du viele deiner Prozesse in der Gastronomie durch Digitalisierung optimieren. Dadurch sparst du oftmals viel Zeit und Geld.

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