Die Wareneingangskontrolle – Alles was du dazu wissen musst

Gut zu wissen - Der GastroRatgeber

Das Gesetz schreibt sie vor, der gesunde Menschenverstand fordert sie und Kunden gehen selbstverständlich davon aus: Die Wareneingangskontrolle ist die Basis eines funktionierenden Betriebs. Welche Punkte du vor allem bei der Wareneingangsprüfung in der Gastronomie beachten solltest und welche Konsequenzen bei der Nichtbeachtung drohen, klären wir in diesem Leitfaden.

Ein Beitrag von Patrick Schady und Max Falkenstern

Was versteht man unter einer Wareneingangskontrolle?

Die Wareneingangskontrolle ist nach Definition im Wirtschaftslexikon ein Verfahren der Qualitätssicherung. Ziel ist durch Überprüfung von Qualität und Menge der bestellten Ware etwaige Liefer- und Materialfehler zu vermeiden. Somit beugt man Störungen betrieblicher Prozesse und Folgekosten vor. Wareneingangskontrollen dienen daher als Maßnahme zur wirtschaftlichen Absicherung. Zugleich sind Unternehmer von Gesetz wegen angehalten, die Lieferung vor der Warenannahme zu kontrollieren.

Speziell in der Gastronomie nimmt die Wareneingangsprüfung aufgrund der Natur der angelieferten Produkte (verderbliche Lebensmittel) einen sehr hohen Stellenwert ein. Neben Restaurants und Caterer führen auch Logistikdienstleister, Spediteure und Produktionsbetriebe regelmäßig Wareneingangskontrollen vor. Grundsätzlich erfolgt die Prüfung der Waren zwischen dem Lieferanten und Abnehmer durch Stichproben vor Ort.

Gesetzliche Vorgaben zur Wareneingangsprüfung

Die Wareneingangsprüfung folgt gesetzlichen Regelungen. Denn wer bezahlt, darf auch einwandfreie Waren erwarten. Bei nicht ordnungsgemäßer Ware kann sich der Käufer auf sein Gewährleistungsrecht berufen, das einen Rücktritt, Schadensersatz oder eine Minderung vorsieht. Voraussetzung dafür ist die rechtzeitige Mängelanzeige.

Im §377 des Handelsgesetzbuches ist geregelt, dass der Käufer für die Überprüfung der Waren verantwortlich ist. Deshalb muss die Wareneingangskontrolle unmittelbar nach dem Erhalt der Waren vollzogen und die Anzeige von Mängeln unverzüglich erfolgen. Andernfalls verliert der Käufer unter Umständen sein Gewährleistungsrecht. Mehr noch: Nehmen Dritte durch mangelhafte Qualitätprüfung Schaden, kann sich der Abnehmer gegenüber seinen Kunden schadensersatzpflichtig machen.

Vor diesem Hintergrund ist es daher ratsam, die Wareneingangsprüfung gewissenhaft und sorgsam durchzuführen.

Spätere Reklamationen von Mängeln können nur dann beansprucht werden, wenn sie…

  • … vom Verkäufer bzw. dem Lieferanten arglistig verschwiegen wurden
  • … wenn der Mangel bei der Untersuchung nicht erkennbar war und die Schäden unverzüglich nach Entdeckung nachgemeldet werden.

Zur Einhaltung der Rechte des Käufers muss die Absendung der Mängelrüge rechtzeitig erfolgen. Bei einer Beanstandung der Waren kann es je nach vertraglicher Regelung zur Schadenersatzansprüchen kommen. Zumindest besitzt der Abnehmer grundsätzlich Gewährleistungsrechte und kann einwandfreie Waren verlangen.

Wareneingangskontrolle durchführen – Das sind die grundsätzlichen Schritte

Ablauf der Wareneingangskontrolle – Welche Punkte sind zu beachten?

Der Ablauf einer Wareneingangskontrolle ist in Details von Betrieb zu Betrieb verschieden. Während in der Gastronomie auf Frische, Qualität und Temperaturen bei bestimmten Produktkategorien geachtet werden muss, liegt der Fokus bspw. im Textileinzelhandel auf anderen Kriterien. Deshalb greifen viele Unternehmen meist auf ein eigenes Kennzeichensystem mit individuellen Prüfkriterien zurück.

Im Folgenden zeigen wir dir, welche Schritte grundsätzlich bei der Warenannahme zu beachten sind:

  1. Plausibilitätsprüfung anhand von Lieferschein –  Ist die Ware an dich adressiert, hast du sie auch bestellt?
  2. Sichtprüfung (Typ- bzw. Mengenkontrolle) – Stimmen die Anzahl der Produkte (und damit die Menge) sowie georderte Produkttypen mit dem Lieferschein überein?
  3. (Stichprobenartige) Qualitätskontrolle – Sind Schäden an der Verpackung bzw. an der Ware zu erkennen? Bei kühlpflichtigen Lebensmitteln: Kontrolle des Temperaturschreiberausdrucks (alternativ bzw. zusätzlich händische Kontrolle über spezielle Thermometer).
  4. Quittierung sämtlicher Positionen – Festgestellte Abweichungen und Mängel protokollieren und dem Verkäufer / Lieferanten unverzüglich melden.
  5. Erstellen einer Wareneingangsanzeige / Lieferanzeige.

Als Abnehmer bist du in der Dokumentationspflicht. Vor diesem Hintergrund ist eine vollständige Dokumentation im Rahmen der Wareneingangsprüfung unerlässlich. Neben den korrekt gelieferten Positionen müssen darin auch etwaige Abweichungen im Bezug auf Menge und Qualität aufgeführt sein. Der Name des Prüfers sowie Datum und Uhrzeit der Abnahme müssen auf der Quittung ebenfalls aufgeführt sein. Nach Quittierung der Warenannahme erstellst du eine Lieferanzeige.

Wichtiger Hinweis: Nur mit einer lückenlosen Dokumentation aller Prozesse der Warenannahme kannst du in Regressfällen deine Ansprüche nachweisen. Bewahre daher entsprechende Dokumente auf.

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Hinweis: Werden in der Quittung keine Abweichungen angegeben, gilt die Ware rechtlich als vollumfänglich angenommen. Spätere Reklamationen sind dann ausschließlich unter den o.g. Bedingungen möglich.

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Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln – Was Gastronomen wissen müssen

Sich als Gastronom intensiv denn je mit der Lieferantenauswahl zu beschäftigen und eine tadellose Dokumentation sicherzustellen, hat auch noch einen anderen Hintergrund: § 44 Absatz 3 LFGB (Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch)

Demnach sind sogenannte „Lebensmittelunternehmer“ (darunter fallen auch Restaurantbetriebe) gesetzlich verpflichtet, Daten zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln bereitzuhalten und amtlichen Behörden bei Verlangen vorzuzeigen. Die bereitzuhaltenden Daten umfassen u.a. Basisdaten wie Art und Menge der Lebensmittel, Angaben zum Lieferanten, Losnummer und Lieferdatum.

Entsprechende Informationen müssen elektronisch verfügbar sein (Empfehlung seitens BVI: .xlsx oder .csv-Datei) und den Insitutionen auf elektronischem Weg (bspw. per E-Mail) übermitteln werden.

Die Regelungen für die Rückverfolgung von Lebensmitteln wird 2022 stufenweise verschärft. Die wesentliche Änderung betrifft die Datenaufbereitung und Reaktionszeit:

  • Ab dem 1. September 2022 muss durch Lebensmittelunternehmer sichergestellt sein, dass entsprechende Rückverfolgbarkeitsdaten binnen 24 Stunden nach Aufforderung übermittelt werden können. Soweit Gründe für unbillige Härte vorliegen, sind in Einzelfällen auch Ausnahmen möglich.
  • Zum 31. Dezember 2022 müssen die Daten zudem in einem „strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format“ elektronisch übermitteln werden können. Was darunter konkret zu verstehen ist, bleibt zum Stand Juli 2022 aber noch offen.

Hilfestellungen erhalten Unternehmer über das Merkblatt der DEHOGA (für Mitglieder kostenlos).

Ausführliche Informationen zum Thema Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ink. eines ausführlichen Leitfaden mit Vorlagen zum Erstellen von Lieferlisten sind auch auf der Webseite vom BVI abrufbar.

Checkliste für die Wareneingangskontrolle in der Gastronomie – Das ist zu beachten!

In der Gastronomie hast du überwiegend mit verderblicher Ware zu tun. Nicht nur aus Kostengründen, sondern vor allem zum Wohl der Gäste solltest du bei der Wareneingangskontrolle größtmögliche Sorgfalt walten lassen. Bei einer auf mangelhafte Qualitätssicherung zurückgeführten Lebensmittelvergiftung drohen weitreichende Konsequenzen!

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Grad und Intensität der Kontrollmaßnahmen hängen maßgeblich von deinem Lieferanten ab. Bei schlechten Erfahrungen in der Vergangenheit solltest du die Wareneingangsprüfung entsprechend intensivieren oder besser gleich den Verkäufer wechseln.

Verantwortlich für die Warenannahme und Prüfung in Restaurants ist in der Regel der Küchenchef bzw. dessen Stellvertretung.

An dieser Stelle daher eine Checkliste mit wichtigen Kontrollmaßnahmen bei der Wareneinnahme:

  1. Optische Prüfung – Gibt es Beschädigungen an der Verpackung, bspw. Schimmelspuren an der Ware oder gar Anzeichen für Schädlingsbefall? Achte auch auf auffällige Verfärbungen.
  2. Sensorische Prüfung / Frischekontrolle – Ein atypischer Geruch ist ein möglicher Hinweis auf mangelhafte Qualität. Bei Fischen und Meeresfrüchten ist ein intensiver „fischiger Geruch“ ein deutliches Alarmsignal. Verdorbenes Fleisch riecht meist hingegen süßlich.
  3. Datierung der Produkte – Bei verpackten Produkten muss ein ausreichendes Mindesthaltbarkeitsdatum gewährleistet sein. Bei verderblicher Ware ist aufs Verbrauchsdatum zu achten. Ist das überschritten ist, darfst du die Lebensmittel keinesfalls im Restaurant zum Verzehr anbieten!
  4. Kontrolle der Wareneingangstemperatur: Neben der Kühltemperatur im Lieferfahrzeug solltest du auch die Temperatur der angelieferten Lebensmittel überprüfen (Soll-Temperaturtabelle siehe unten).
    1. Bei kühlpflichtigen Waren sind Thermometer mit Einstechfühler zu verwenden, die vor Einsatz gereinigt und desinfiziert sein müssen.
    2. Bei TK-Ware sind Infrarot-Thermometer hilfreich: Durch das Messen der Oberflächentemperatur kannst du mögliche Indikatoren fürs Auftauen erkennen.
    3. Die gemessenen Ist-Temperaturen sind mit den Soll-Angaben aus der Tabelle abzugleichen und in der Wareneingangsliste zusammen mit der Warenbezeichnung, Datum sowie Uhrzeit der Prüfung anzugeben.
    4. Solltest du die Warenannahme aufgrund von Abweichungen ablehnen, ist das ebenfalls zu dokumentieren.
Angelieferte WareSolltemperatur
Frischfleisch
Fleischzubereitungen
Hackfleisch/Faschiertes
≤ +7 °C
≤ +4 °C
≤ +2 °C
Frischfisch,
frische Meeresfrüchte
0 – 2 °C
Frisches Geflügel ≤ +4 °C
Milch und Milchprodukte≤ +8 °C
oder nach
Herstellerangaben
Salate (vorfertigt / roh)≤ +6 °C oder
nach Herstellerangaben
Frische Kartoffelerzeugnisse,
z.B. Pommes frites, Kloßteig
etc.
≤ +4 °C oder
nach Herstellerangaben
Sonstige leichtverderbliche
Lebensmittel, z.B. feine
Backwaren, Feinkostsalate etc.
≤ +7 °C oder
nach Herstellerangaben
Tiefgekühlte Lebensmittel≤ -18 °C,
kurzzeitig
≤ -15 °C
Solltemperaturen Warenanlieferung Lebensmittel – Quelle: JMC Verlag

So erleichterst du dir die Wareneingangsprüfung

Viele Prozesse im Betrieb lassen sich heutzutage optimieren. Um dir die Wareneingangskontrolle zu erleichtern, zeigen wir dir zwei Optimierungsmöglichkeiten.

Digitaler Wareneingang – Mobile Scanner

Mit mobilen Scannern kannst du einfach und effizient Barcodes überprüfen. Vor allem die Soll-Ist-Kontrolle der Lieferung fällt mittels Barcodescannern komfortabler. Wenn dein Betrieb eine gewisse Größe erreicht hat, lohnt sich diese Anschaffung. Die durch den Scannereinsatz eingesparte Zeit kannst du bspw. in die Qualitätskontrolle der Lebensmittel investieren.

Anlieferungszeitfenster optimieren

Vermeide – so weit möglich – Stoßzeiten. Damit gehst du sicher, dass die Lieferung in deinen vorgegebenen Zeitfenster stattfindet. Du sparst dir dadurch viel Wartezeit und kannst deine Zeit für wichtigere Dinge nutzen.

Fazit – Die Wareneingangskontrolle – vor allem in der Gastronomie unverzichtbar

Die Wareneingangskontrolle ist einer der wichtigsten Bereiche der Qualitätssicherung. Beanstandungen der eingegangenen Waren sollten unverzüglich und vor Ort geschehen. Andernfalls ist nicht auszuschließen, dass der Anspruch auf Rücknahme der Ware bzw. einen Schadensersatz erlischt.

Weil die Gastronomie verderbliche Ware verarbeitet und dem Gästewohl verpflichtet ist, kommen Restaurantbetreiber nicht um eine sorgfältige Wareneingangsprüfung herum. Zugleich ist den vielen Fällen ein HACCP-Konzept ratsam. Durch Digitalisierung lassen sich zusätzlich weitere administrative Prozesse wie die Reservierungsverwaltung und das Gästemanagement optimieren. Dadurch sparst du neben Geld auch jede Menge Zeit.

Nützliche Links:

Hinweis zum Umgang mit gendergerechter Sprache: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in unseren Magazinbeiträgen das generische Maskulinum. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter (m/w/d).

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