Buchhaltung in der Gastronomie – Alles auf einem Blick

Kein Gastronom kommt daran vorbei – oder doch? Bei der Buchhaltung in der Gastronomie kann man schnell in das ein oder andere Fettnäpfchen treten. Solche Fehler können sehr teuer werden und zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
Wie du Fehler bei der Buchführung verhindern kannst, ob du verpflichtet bist, Bücher zu führen und was du außerdem beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag
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Ein Artikel von Patrick Schady

Was versteht man unter Buchhaltung?

Die Abteilung im Unternehmen mit den wichtigsten Grundlagen für das innerbetriebliche Rechnungswesen wird als Buchhaltung bezeichnet. Dabei spielen die Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die sog. Buchführung und die Erstellung von Bilanzen eine zentrale Rolle.

Zentrale Aufgaben der Buchhaltung

Im Alltag werden die beiden Begriffe Buchführung und Buchhaltung oft synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht ganz korrekt. Die Buchhaltung ist für die Analyse und Dokumentation alle im Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle verantwortlich. So gehören zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung u.a. die

  • Abschreibungen
  • Einnahmen
  • Umsatzerlöse
  • Aufwendungen (Miete, Waren, Gehälter, etc.)
  • Verbindlichkeiten / Kredite

Bei der Buchführung hingegen werden alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens dokumentiert. Zudem unterscheidet man in der Buchhaltung zwischen zwei Methoden zur Gewinnermittlung:

  • die doppelte Buchführung (Doppik) und
  • die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), eine einfachere Form der Gewinn-und Verlustrechnung (GuV).

Welche Methode angewandt werden muss oder kann, wird durch die Rechtsform und der Grundzüge der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) bestimmt.

Pflicht und Ausnahmen bei der Buchführung

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen (§238 HGB). Somit sind alle juristischen Personen wie beispielsweise eine GmbH und im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende buchführungspflichtig. Ausnahmen für die Buchführungspflicht gibt es für Einzelkaufleute, die

  • in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und
  • Jeweils (nicht mehr als) 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen können.

Kapitalgesellschaften sind i.d.R immer zur Buchführung verpflichtet und müssen zudem eine Eröffnungsbilanz sowie einen Jahresabschluss aufstellen.

Buchhaltung in der Gastronomie

Vorab, spezielle Regelungen für die Gastronomie bei der Buchhaltung sowie Buchführung gibt es per se nicht. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass viele Gastronomen als natürliche Personen agieren und somit nicht wie bei einer juristischen Person bilanzierungspflichtig sind. Zudem liegen in vielen Gastronomiebetrieben die Umsatzerlöse sowie der Jahresüberschuss unter der erforderlichen Grenze. Somit sind viele Gastronomen nicht buchführungspflichtig. Für die Gewinnermittlung für das jeweilige Geschäftsjahr, reicht eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung (bzw. EÜR) aus.

Jedoch gibt es in der Gastronomie zwei wichtige Punkte im Zusammenhang mit der Buchhaltung:

  • Das neue Kassengesetz
  • Aufbewahrungspflicht

Das neue Kassengesetz

Der Aufschrei war groß als 2016 das neue Kassengesetz verabschiedet wurde. Seit Januar 2020 ist es nun für alle Kassenbesitzer verpflichtend. Mit diesem Gesetz soll die Dokumentation verbessert und die Manipulation verhindert werden. Wichtig sind hierbei drei Punkte:

Worauf du bei diesen Punkten im Einzelnen achten musst, erfährst du im Beitrag >>Kassenführung 2020<<.

Die Aufbewahrungspflicht

Wie in jeder anderen Branche besteht auch in der Gastronomie die Pflicht, Unterlagen mehrere Jahre (ca. 6-10) aufzubewahren. So müssen in der Gastro u.a neben den üblichen aufzubewahrenden Dokumenten auch der

  • Wareneingang (Lieferscheine)
  • die Sachentnahmen – vor allem der eigenen Mahlzeiten
  • der Schankverlust

ordnungsgemäß dokumentiert werden. Zudem wird ein hohes Maß an Sorgfalt und Ordnung vorausgesetzt. Größere Ungereimtheiten, Fehler und nicht ordnungsgemäße Dokumentationen können im schlimmsten Fall mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren sanktioniert werden.

Schnelle und unkomplizierte Buchhaltung – Tipps für die Gastro

Wer die Buchhaltung für die eigene Gastronomie selbst in die Hand nimmt, bei dem können sich mitunter Fehler einschleichen. Kein Beinbruch: Mit den folgenden Tipps kannst du die Anzahl der Fehler verringern und jede Menge Zeit sparen.

  • Saubere Erfassung von Bargeldbewegungen

Eine „schlampige“ Erfassung von Bargeldbewegungen führt häufig zu zeitaufwendigen Nachkorrekturen. Fehlende Belege oder falsche Angaben können zudem bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt zu unangenehmen Folgen führen.

  • Kennzeichnung von Korrekturen

Sofern du etwas falsch gemacht hast und es ausbessern willst, ist es wichtig, dass du deine Korrekturen deutlich kennzeichnest und ggf. begründest. Vor allem solltest du bei einem elektronischen Kassenbuch keine Löschungen vornehmen. Korrekturen sollten auch hierbei stets begründet sein, damit das Finanzamt anschließend alles nachvollziehen kann.

  • Genügend Zeit einplanen

Eine sorgfältige Buchhaltung sollte nicht in Eile angegangen werden. Plane für deine regelmäßige Buchhaltung genügend Zeit ein. So passieren dir weniger Fehler und du behältst einen besseren Überblick.

Digitale Buchhaltung in der Gastronomie

Die Buchhaltung für deine Gastro musst du nicht zwangsläufig auf eigener Faust erledigen. Du kannst die komplette Buchführung oder nur einzelne Teile wie die Lohnbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung an Dritte delegieren. Hierbei kannst du auf klassische Steuerkanzleien zurückgreifen, Online-Dienstleister oder eine Buchhaltungssoftware nutzen, die dich dabei unterstützt. Die kostengünstigste Variante ist es, seine Geschäftsvorfälle in Eigenregie zu verwalten, jedoch kann man sich mit externen Lösungen jede Menge Zeit sparen und auf Expertenwissen zurückgreifen.

Fazit – Einfach und schnell zur Buchhaltung in der Gastronomie

Obwohl die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung häufig synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen. Während Aufwendungen, Einnahmen, Verbindlichkeiten und Co. unter die Buchhaltung fallen, werden bei der Buchführung alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens aufgezeichnet.

Viele Gastronomie-Betriebe müssen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) anstatt eines Jahresabschlusses zur Gewinnermittelung aufweisen.

Steuerrelevante Dokumente müssen grundsätzlich mindestens 6-10 Jahre aufbewahrt werden. Die Buchhaltung bzw. Teile davon wie die Lohnbuchhaltung können an externe ausgelagert werden. Neben der Zeitersparnis entstehen jedoch höhere Kosten.

Seit diesem Jahr müssen zudem Kassen mit einer TSE ausgestattet sein. Welche Steuern du in der Gastronomie abführen und in deiner Buchhaltung ausweisen musst, erfährst du im Beitrag >>Steuern in der Gastro<<

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