Function Sheet – So planst du das „perfekte“ Bankett

Ein Bankett zu organisieren gehört zu den Königsdisziplinen der Gastronomie. Ein gut durchdachter Function Sheet sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste.

Worauf es bei der Erstellung eines Service-Ablaufplan ankommt und wie du dir den Veranstaltungsauftrag sichern kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Ein Artikel von Patrick Schady

Was ist ein Function Sheet?

Ein Function Sheet ist eine Art Laufzettel bzw. Ablaufplan, auf dem die genaue Vorgehensweise einer Veranstaltung in der Gastro festgelegt ist. Damit soll zum einen die Organisation zwischen den Abteilungen erleichtert und zum anderen die Absprache mit dem Kunden zusammengefasst werden.

Wozu braucht man ein Ablaufplan?

Umso größer die Veranstaltung ist, desto höher ist der Organisationsaufwand und desto mehr Personen sind daran beteiligt. Der Laufzettel hat für die Gastronomie und Hotellerie deshalb folgende Funktionen:

  • Genauen Ablauf festlegen und planen
  • Schriftliches Festhalten aller relevanten Schritte
  • Dokumentation und Erstellung der Rechnung
  • Koordination der beteiligen Abteilungen verbessern

Wie ist ein Function Sheet aufgebaut?

Bei der Planung einer Veranstaltung muss man unzählige Dinge beachten. Hierbei ist vor allem die Gefahr, etwas (wichtiges) zu vergessen, sehr groß. Der Ablaufplan ist nicht statisch und muss für jedes Event individuell angepasst werden. In der Regel kann man einen Function Sheet in 6-7 Bereiche aufteilen:

  • Kontaktinformationen
  • Ablauf der Veranstaltung
  • Speisen und Getränke
  • Festsaal (Tischform, Menükarten, Dekoration)
  • Personalplan und Aufgabenplanung
  • Benötigtes Equipment
function-sheet-muster
* völlständige Vorlage als Download im Anhang verfügbar

Zudem müssen je nach Bedarf einige Besonderheiten sowie Informationen in den Ablaufplan vermerkt werden. Hierzu zählen beispielsweise …

  • … die Anzahl der Kinder
  • … Allergien, Unverträglichkeiten und vegane/vegetarische Ernährung bei den Gästen
  • … Zahl der mobilitätseingeschränkten Gäste

Damit keine Missverständnisse sowohl beim Kunden als auch bei den Mitarbeitern entstehen, sollte man auf eine übersichtliche Ausgestaltung des Function Sheets achten.

Eine detaillierte Version des Ablaufplans, steht bei uns im Download-Bereich zur Verfügung >>Function Sheet Muster<<

Richtige Bestuhlung im Bankett

Das Erste, was die Gäste beim Bankett wahrnehmen, ist der Festsaal. Neben der Dekoration spielt im Ablaufplan auch die richtige Bestuhlung eine wichtige Rolle. Im Function Sheet wird grundsätzlich die Art der Bestuhlung im Festsaal festgelegt.

Im Folgenden zeigen wir dir, die häufigsten genutzten Bestuhlungsarten für Hochzeitsfeiern, Geburtstage und Co.

Runde Tischform

Vor allem bei Hochzeiten trifft man oftmals auf runde Tische. Je nach Größe der Tische bietet diese Tischform Platz für 6-12 Personen. Bei dieser Form ist vor allem das Servieren von Getränken und Speisen vorteilhaft.

Blumen-Form

Die Zusammensetzung aus mehreren runden Tischen wird als Blumen-Form bezeichnet. Die Form ist ideal für größere Gruppen, zwischen 60-80 Personen. Achte aber darauf, dass die Tische nicht zu nah beieinanderliegen, damit dein Personal und deine Gäste ausreichend Platz haben.

Blumen-Form runde Tische
* Grafischer Tischplan für deine Gastronomie

Kamm- und E-Tafel-Form

Diese Form findet hauptsächlich bei Tagungen, Firmenfeiern und größere Gruppen Anwendung. Die E-Form bietet Platz für ca. 20 Personen, während die Bestuhlung der Kamm-Form für ca. 90-100 Personen Platz bietet.

Kamm-Form Bankett

U-Form

Eine weitere beleibte Form für Hochzeiten, Geburtstage und größere Veranstaltungen ist die U-Form. Diese bietet (je nach Anzahl der Tische) Platz für ca. 60-80 Personen.

U-Form Bankett, Hochzeit und Tagung

Verkaufsgespräch – So sicherst du dir den Veranstaltungsauftrag

Eine große Veranstaltung ist in der Gastro finanziell äußerst lukrativ. Damit du dich jedoch gegen die zahlreichen Konkurrenten durchsetzen kannst, musst du deinen Kunden im Gespräch überzeugen. Das Verkaufsgespräch kann grundsätzlich in 4 Phasen aufgeteilt werden.

#1 Informationsphase

Damit es erst zum Verkaufsgespräch kommt, muss dich der Gast auch finden. Die Suche nach einer geeigneten Gastronomie bzw. Festsaal findet heutzutage hauptsächlich über das Internet statt. Du brauchst deshalb idealerweise…

Beachte hierbei auch, dass „der erste Eindruck zählt“. Die Bilder deiner Webseite und die vorhandenen Informationen sollten einen positiven Eindruck beim Kunden hinterlassen.

#2 Kontaktphase

Nachdem der Gast einen ersten positiven Eindruck von dir gewonnen hat, kommt es zum ersten direkten Kontakt am Telefon, per E-Mail oder persönlich. Wichtig ist hierbei auf eine lockere Gesprächsstimmung zu achten, die Kontaktdaten zu notieren und grundlegende Dinge wie Datum, Personenanzahl sowie den Anlass abzuklären.

#3 Verkaufsgespräch führen

Mit den vorhandenen Infos vom Erstkontakt, weißt du bereits, was dich erwartet. Du kannst schon vorab einen groben Ablaufplan erstellen und ihn mit den Kunden durchgehen.

Im Normalfall liegt in dieser Phase das Hauptaugenmerk auf …

  • … die Erstellung des Menüs und Getränkeauswahl
  • … die Sitzplatzgestaltung und Dekoration
  • … dem zeitlichen Ablauf der Veranstaltung

Die weiteren Punkte, die du mit dem Gast besprechen solltest, findest du alle samt auf unsere Function Sheet Vorlage. Diese kannst du auch als eine Art Checkliste verwenden.

#4 Korrekturen und Abschluss

In der letzten Phase wird die Veranstaltung sowie der Funktion Sheet nochmals überprüft und ggf. mit den jeweiligen Bankettabteilungen, Catering-Service usw. durchgesprochen. Nachdem jede Abteilung sein „ok“ gegeben hat, kontaktierst du nochmals den Kunden und gehst mit ihm den Plan durch.

Ist auch der Kunde mit der Ausführung zufrieden, steht der Vertragsunterzeichnung nichts mehr im Wege.

Fazit – der „perfekte“ Function Sheet

Damit das Bankett ein voller Erfolg wird und deine Gäste zufrieden sind, brauchst du einen gut geplanten Ablaufplan. Der Function Sheet lässt sich in ca. 6-7 Bereiche aufteilen und erleichtert dir die Organisation der Veranstaltung.

Achte zudem darauf, dass der „Laufzettel“ übersichtlich ist und alle relevanten Informationen enthält. So vermeidest du, dass es zu Missverständnissen zwischen dir und dem Gast sowie bei den verschiedenen Abteilungen untereinander kommt.

Eine Vorlage für den Ablaufplan, findest du zum Download bei uns als PDF- oder als Word-Dokument.

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