Ein Bankett zu organisieren gehört zu den Königsdisziplinen der Gastronomie. Ein gut durchdachter Function Sheet sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Worauf es bei der Erstellung eines Service-Ablaufplan ankommt und wie du dir den Veranstaltungsauftrag sichern kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Ein Artikel von Patrick Schady
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Function Sheet?
Ein Function Sheet ist eine Art Laufzettel bzw. Ablaufplan, auf dem die genaue Vorgehensweise einer Veranstaltung in der Gastro festgelegt ist. Damit soll zum einen die Organisation zwischen den Abteilungen erleichtert und zum anderen die Absprache mit dem Kunden zusammengefasst werden.
Wozu braucht man einen Ablaufplan?
Je größer die Veranstaltung ist, desto höher ist der Organisationsaufwand und desto mehr Personen sind daran beteiligt. Der Laufzettel hat für die Gastronomie und Hotellerie deshalb folgende Funktionen:
- Genauen Ablauf festlegen und planen
- Schriftliches Festhalten aller relevanten Schritte
- Dokumentation und Erstellung der Rechnung
- Koordination der beteiligen Abteilungen verbessern
Wie ist ein Function Sheet aufgebaut?
Bei der Planung einer Veranstaltung müssen unzählige Dinge beachtet werden. Hierbei ist vor allem die Gefahr, etwas (wichtiges) zu vergessen, sehr groß. Der Ablaufplan ist nicht statisch und muss für jedes Event individuell angepasst werden.
In der Regel kann man einen Function Sheet in 6-7 Bereiche aufteilen:
- Kontaktinformationen
- Ablauf der Veranstaltung
- Speisen und Getränke
- Festsaal (Tischform, Menükarten, Dekoration)
- Personalplan und Aufgabenplanung
- Benötigtes Equipment
Zudem müssen je nach Bedarf einige Besonderheiten sowie Informationen in den Ablaufplan vermerkt werden.
Hierzu zählen beispielsweise …
- … die Anzahl der Kinder
- … Allergien, Unverträglichkeiten und vegane/vegetarische Ernährung bei den Gästen
- … Zahl der mobilitätseingeschränkten Gäste
Damit keine Missverständnisse sowohl beim Kunden als auch bei den Mitarbeitern entstehen, sollte man auf eine übersichtliche Ausgestaltung des Function Sheets achten.
Richtige Bestuhlung im Bankett
Das Erste, was die Gäste beim Bankett wahrnehmen, ist der Festsaal. Neben der Dekoration spielt im Ablaufplan auch die richtige Bestuhlung eine wichtige Rolle. Im Function Sheet wird grundsätzlich die Art der Bestuhlung im Festsaal festgelegt.
Im Folgenden zeigen wir dir, die häufigsten genutzten Bestuhlungsarten für Hochzeitsfeiern, Geburtstage, Jubiläen, Firmenveranstaltungen und Co.
Runde Tischform
Vor allem bei Hochzeiten trifft man oftmals auf runde Tische. Je nach Größe der Tische bietet diese Tischform Platz für 6-12 Personen. Bei dieser Form ist vor allem das Servieren von Getränken und Speisen vorteilhaft.
Blumen-Form
Die Zusammensetzung aus mehreren runden Tischen wird als Blumen-Form bezeichnet. Die Form ist ideal für größere Gruppen, zwischen 60-80 Personen. Achte aber darauf, dass die Tische nicht zu nah beieinanderliegen, damit dein Personal und deine Gäste ausreichend Platz haben.
Kamm- und E-Tafel-Form
Diese Form findet hauptsächlich bei Tagungen, Firmenfeiern und größere Gruppen Anwendung. Die E-Form bietet Platz für ca. 20 Personen, während die Bestuhlung der Kamm-Form für ca. 90-100 Personen Platz bietet.
U-Form
Eine weitere beleibte Form für Hochzeiten, Geburtstage und größere Veranstaltungen ist die U-Form. Diese bietet (je nach Anzahl der Tische) Platz für ca. 60-80 Personen.
Für mehr Durchblick: das Function Sheet im digitalen Reservierungsbuch
Der beste Ablaufplan nützt nichts, wenn diesen niemand verinnerlicht hat.
Ein digitales Reservierungsbuch ist in diesem Kontext besonders praktisch. Denn der fertige Bankettplan lässt sich mit wenigen Mausklicks an die entsprechende Reservierung im jeweiligen Veranstaltungsraum (etwa deinem Festsaal) koppeln.
Das Serviceteam kann dann jederzeit auf den Function Sheet in digitaler Dateiform zugreifen. Zettelwirtschaft ist damit Geschichte!
Gleichzeitig haben die Mitarbeiter mittels grafischen Tischplan auch die Tischkonfiguration im Blick.
Restaurantinhaber haben zusätzlich über eine prominente Hinweistafel im elektronischen Reservierungsbuch die Möglichkeit, ergänzende Informationen zum Function Sheet zu platzieren.
Verkaufsgespräch – So sicherst du dir den Veranstaltungsauftrag
Eine große Veranstaltung ist in der Gastro finanziell äußerst lukrativ. Damit du dich jedoch gegen die zahlreichen Mitbewerber durchsetzen kannst, musst du deinen Kunden im Gespräch überzeugen.
Das Verkaufsgespräch kann grundsätzlich in 4 Phasen aufgeteilt werden.
#1 Informationsphase
Damit es überhaupt erst zum Verkaufsgespräch kommt, muss der Gast dein Angebot auch finden. Die Suche nach einer geeigneten Gastronomie bzw. Festsaal findet heutzutage hauptsächlich übers Internet statt, genau genommen über die Suchmaschine Google.
Du benötigst deshalb idealerweise …
- … eine moderne Restaurant Webseite
- … ein optimiertes Google Business Profil
- … Reichweite auf Instagram und Facebook
Beachte hierbei auch, dass „der erste Eindruck zählt“. Die Bilder auf deiner Webseite und die vorhandenen Informationen sollten einen positiven Eindruck beim Kunden hinterlassen, Kontaktoptionen aufzeigen sowie Ansprechpartner benennen.
Idealerweise kannst du Referenzen vergangener Veranstaltungen vorzeigen. Aus Marketingperspektive ist es daher ungemein förderlich, wenn du das Bankett in deiner Gastronomie und sonstige Events begleitest, Fotos anfertigst und nach Abschluss zufriedene Kundenstimmen einholst. Alle Angaben lassen sich dann zum Beispiel in einem Flyer oder einer Bankettmappe bündeln und dann als Download freigeben.
#2 Kontaktphase
Nachdem Interessenten einen ersten positiven Eindruck von dir gewonnen haben, kommt es zum ersten direkten Kontakt am Telefon, per E-Mail oder persönlich in deinem Restaurant.
Wichtig ist hierbei auf eine lockere Gesprächsstimmung zu achten, die Kontaktdaten zu notieren und grundlegende Dinge zur Veranstaltung wie Datum, Personenanzahl sowie den Anlass abzuklären.
#3 Verkaufsgespräch führen
Mit den vorhandenen Informationen vom Erstkontakt weißt du bereits, was dich erwartet. Du kannst schon vorab einen groben Ablaufplan erstellen und ihn mit den Kunden durchgehen.
Im Normalfall liegt in dieser Phase das Hauptaugenmerk auf …
- … die Erstellung der Speisekarte und Getränkeauswahl
- … die Sitzplatzgestaltung und Dekoration
- … dem zeitlichen Ablauf der Veranstaltung
Die weiteren Punkte, die du mit dem Gast besprechen solltest, findest du allesamt in unserer Function Sheet Vorlage. Diese kannst du auch als eine Art Checkliste verwenden.
#4 Korrekturen und Abschluss
In der letzten Phase wird die Veranstaltung sowie der Funktion Sheet nochmals überprüft und ggf. mit den jeweiligen Bankettabteilungen, Catering-Service usw. durchgesprochen.
Nachdem jede mitwirkende Abteilung ihr „okay“ gegeben hat, kontaktierst du nochmals den Kunden und gehst mit ihm den finalen Plan durch.
Ist auch der Kunde mit der Ausführung zufrieden, steht der Vertragsunterzeichnung nichts mehr im Wege.
Fazit – der „perfekte“ Function Sheet
Damit das Bankett ein voller Erfolg wird und deine Gäste zufrieden sind, brauchst du einen gut geplanten Ablaufplan. Der Function Sheet lässt sich in ca. 6-7 Bereiche aufteilen und erleichtert dir die Organisation der Veranstaltung.
Achte zudem darauf, dass der „Laufzettel“ übersichtlich ist und alle relevanten Informationen enthält. So vermeidest du, dass es zu Missverständnissen zwischen dir und dem Gast sowie bei den verschiedenen Abteilungen untereinander kommt.
Hilfreich ist, ein Function Sheet mit einem digitalen Reservierungsbuch zu kombinieren. Hier haben alle Mitarbeiter den Ablaufplan samt Bestuhlung und weiteren Details jederzeit im Blick.
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