Ein Bankett zu organisieren, gehört zu den Königsdisziplinen der Gastronomie. Ein gut durchdachtes Function Sheet sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Worauf es bei der Erstellung eines Service-Ablaufplans ankommt und wie du dir den Veranstaltungsauftrag sichern kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Ein Artikel von Patrick Schady, vollständig aktualisiert von Max Falkenstern
Was ist ein Function Sheet?
Ein Function Sheet ist eine Art Laufzettel bzw. Ablaufplan, auf dem die genaue Vorgehensweise einer Veranstaltung in der Gastro festgelegt ist. Damit soll zum einen die Organisation zwischen den Abteilungen erleichtert und zum anderen die Absprache mit dem Kunden zusammengefasst werden.
Nicht zu verwechseln ist das Function Sheet mit der sogenannten Bankettmappe. Sie kommt früher zum Einsatz und verfolgt einen anderen Zweck. Mehr dazu gleich weiter unten.
Bankettmappe und Function Sheet: Wo ist der Unterschied?
Bankettmappe und Function Sheet beziehen sich zwar auf die Veranstaltung, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Während das Function Sheet vor allem dem organisatorischen Zweck dient, hat die Bankettmappe einen rein vertrieblichen Charakter. Es ist ein Verkaufsdokument, das du Interessenten aushändigst und das möglichst alle Fragen zu deinem gastronomischen Veranstaltungsangebot beantwortet.
Eine Bankettemappe umfasst in der Regel folgende Inhalte:
- Kurzporträt der verfügbaren Räume samt max. Kapazitäten
- Menüvorschläge, ggf. Buffetmenü-Konfigurator
- Angebot von Sonderleistungen (Hussenservice, aufwendige Blumendekoration, eigene Tortenbäckerei…)
- ggf. Bestuhlungsbeispiele für diverse Anlässe wie Hochzeiten und Geschäftsessen
- Referenzen
- Preisliste
Idealerweise stellst du die Mappe auf deiner professionellen Restaurant-Webseite zur Ansicht bereit, kombiniert mit einer einfachen Kontaktoption per E-Mail oder einem Formular. Ergänzende Hinweise später im Unterkapitel zur Informationsphase.
Wozu braucht man einen Ablaufplan?
Je größer die Veranstaltung ist, desto höher ist der Organisationsaufwand und desto mehr Personen sind daran beteiligt. Der Laufzettel hat für die Gastronomie und Hotellerie deshalb folgende Funktionen:
- Genauen Ablauf festlegen und planen
- Schriftliches Festhalten aller relevanten Schritte
- Dokumentation und Erstellung der Rechnung
- Koordination der beteiligten Abteilungen verbessern
Wie ist ein Function Sheet aufgebaut?
Die Organisation einer Veranstaltung ist sehr kleinteilig: Vom Eventmanager über die Küche bis hin zum Service und zur Endreinigung müssen viele Gewerke ineinandergreifen. Gleichzeitig ist Timing entscheidend, weil klassische Veranstaltungen unterschiedlich getaktete Programmpunkte haben, die bestimmte Anforderungen wie an Personal und Technik bedingen.
Der Function-Sheet liefert hierfür die notwendige Struktur. Es fasst alle wesentlichen Eckpunkte zum Event für alle Beteiligten zusammen. Für den Kunden bzw. Vertragspartner dient es zudem als Nachweis über die gebuchten Veranstaltungsleistungen.
Der Ablaufplan ist dabei nicht statisch und muss für jedes Event individuell angepasst werden.
In der Regel lässt sich der in Function Sheet in 6–7 Bereiche aufteilen:
- Eckdaten zur Veranstaltung: Datum mit Start- und Enduhrzeit, Anlass, Personenanzahl, gebuchter Raum
- Geplanter Ablauf der Veranstaltung: jedes wichtige Highlight mit Uhrzeit und ggf. Verantwortlichen
- Speisen und Getränke
- Saal und Ausstattung: Tischform, Menükarten, Dekoration, Garderobe und mehr
- Aufgabenverteilung und Personalplan: Die Frage „Wer macht was?“ sollte präzise beantwortet sein
- Benötigte Ausstattung: vom Besteck über das Mobiliar bis hin zur Technik
Gut durchdachte Ablaufpläne berücksichtigen dabei spezifische Besonderheiten, die bei Veranstaltungen relevant sein könnten:
Hierzu zählen beispielsweise:
- Anzahl von Kindern
- Mögliche Allergien bzw. Unverträglichkeiten der Gäste
- Anzahl mobilitätseingeschränkter Gäste (Barrierefreiheit)
Dem Veranstalter helfen diese Angaben maßgeblich bei der Durchführung des Banketts. Die Küche kann etwa Gästen mit konkreten Allergien ein entsprechendes Menü zubereiten. Sind Kinder anwesend, könnte man Hochstühle bereitstellen und für ein altersgerechtes Unterhaltungsprogramm sorgen.
Function Sheet Vorlage: Kostenlos als Excel und PDF
Wir haben eine kostenlose Vorlage eines Function Sheets erstellt, die du wahlweise als Excel- oder PDF-Datei herunterladen kannst.
- Excel-Variante: Passe die Excel-Version an deine betrieblichen Belange an. Sie enthält zwei Tabellenblätter, einmal mit relevanten Angaben zum Ablauf der Veranstaltung und einmal einen Plan für die benötigte Ausstattung (Mobiliar, Geschirr, Besteck, Technik usw.). ⤓ Excel-Vorlage herunterladen
- PDF: Ausdruck für Küche, Bar, Service am Veranstaltungstag. Diese Fassung bekommt außerdem der Kunde zur Bestätigung und dient darüber hinaus als Nachweis über die vereinbarten Leistungen. ⤓ PDF-Vorlage herunterladen
Bestuhlung und Tischformen im Bankett
Das Erste, was die Gäste beim Bankett wahrnehmen, ist der Festsaal. Neben der Dekoration spielt im Ablaufplan auch die richtige Bestuhlung eine wichtige Rolle. Im Function Sheet wird grundsätzlich die Art der Bestuhlung bzw. die Tischanordnung im Festsaal festgelegt.
Im Folgenden zeigen wir dir, die häufigsten genutzten Bestuhlungsarten für Hochzeitsfeiern, Geburtstage, Jubiläen und Firmenveranstaltungen – musterhaft umgesetzt mit dem grafischen Tischplan für die Gastronomie.
Runde Tische (Blumen-Form)
Vor allem bei Hochzeiten ist die Anordnung über runde Tische in Blumen-Form die häufigste Wahl. Jeder Tisch bietet in der Regel Platz für sechs bis zwölf Gäste. Mehere in einem Raum verteilt ergeben die titelgebende Form einer Blume. Am mittigen Tisch sitzt im Regelfall das Brautpaar.
Dieses Bestuhlungskonzept ist ideal für Veranstaltungen von 60 bis 80 Personen.
Achte aber darauf, dass die Tische nicht zu nah beieinanderliegen, damit dein Personal und deine Gäste ungehindert durchkommen.
Kamm-Form und E-Tafel-Form
Beide Formen folgen demselben Prinzip: Von einer Quertafel gehen rechtwinkelig mehrere Tischreihen ab. Die klassische E-Form (auf der Abbildung) ist die kleinere Variante. Sie hat drei Schenkel und bietet rund 20 Gästen Platz. Die Bestuhlung über die Kamm-Form erweitert die Kapazität durch weitere Schenkel auf bis zu 90 bis 100 Personen.
Kamm-Form und E-Tafel-Form kommen als Bestuhlungskonzept häufig bei Firmenfeiern oder Tagungen zum Einsatz.
Ihr größter Vorteil liegt in der großen Quertafel, die für besondere Führungskräfte oder das Brautpaar samt engsten Verwandten und Freunden reserviert wird.
U-Form
Eine weitere beliebte Tischanordnung für Hochzeiten, Geburtstage und größere Veranstaltungen ist die U‑Form. Sie besteht aus einer Quertafel mit zwei Schenkeln an den Außenseiten.
Je nach Anzahl der Tische finden hier circa 60 bis 80 Personen Platz.
Eine Bestuhlung nach U-Form hat durch die offene Mitte zwei Vorteile: Gäste können sich einander besser sehen. Außerdem bietet sie Raum für eine Tanzfläche, ein Buffet oder eine Rede. Der Service profitiert, weil die Bedienung von der Innenseite möglich ist. Gegen die U-Form spricht, dass hier vergleichsweise viel Fläche ungenutzt bleibt.
Lange Tafel
Die durchgehende lange Tafel aus aneinandergereihten Tischen ist eine vergleichsweise platzsparende Tischanordnung.
Sie ist typisch bei Familienfesten, Beerdigungen und Betriebsfesten in schmalen Sälen.
Um Gästen die Kommunikation untereinander und Servicekräften das Ausgeben von Menüs zu erleichtern, sollte die lange Tafel mit maximal 20 bis 30 Gästen besetzt sein. Wenn es der Raum hergibt, sind zwei oder drei kürzere Tafeln meist sinnvoller.
Für mehr Durchblick: das Function Sheet im digitalen Reservierungsbuch
Der beste Ablaufplan nützt nichts, wenn diesen niemand verinnerlicht hat.
Ein digitales Reservierungsbuch ist in diesem Kontext besonders praktisch. Denn der fertige Bankettplan lässt sich mit wenigen Mausklicks an die entsprechende Tischreservierung im jeweiligen Veranstaltungsraum (etwa deinem Festsaal) koppeln. Das Serviceteam kann dann jederzeit auf das Function Sheet in digitaler Dateiform zugreifen – Zettelwirtschaft ist damit Geschichte!
Gleichzeitig haben Beschäftigte durch den grafischen Tischplan auf dem iPad oder im Browser auf jedem beliebten Gerät mit Internetzugang die Tischanordnung im Blick.
Restaurantinhaber haben zusätzlich über eine prominente Hinweistafel die Möglichkeit, ergänzende Informationen zum Function Sheet zu platzieren. Sollte das gesamte Restaurant ausnahmsweise veranstaltungsbedingt für andere Gäste geschlossen sein, kann dies durch einen entsprechenden Widget-Text im Online-Reservierungstool abgebildet werden.
Das Verkaufsgespräch: von der Veranstaltungsanfrage bis zur Buchung
Stimmen Abläufe und Prozesse, sind große Veranstaltungen für Restaurants finanziell sehr attraktiv. Um den Standort mit Leben zu füllen und sich gegen Mitbewerber durchzusetzen, musst du dich mit deinem gastronomischen Angebot auch entsprechend positionieren und deine Interessenten überzeugen.
Das Verkaufsgespräch lässt sich grundsätzlich in vier Phasen aufteilen:
1. Informationsphase
Damit überhaupt ein Verkaufsgespräch entsteht, muss der Gast dein Angebot überhaupt finden. Die Suche nach einer passenden Gastronomie bzw. einem passenden Veranstaltungsort findet heutzutage hauptsächlich online statt, genau genommen über die Suchmaschine und KI-Assistenten von Google. Erfolgreiche Gastronomen adressieren alle relevanten Kontaktpunkte mit Interessenten.
Die nachfolgenden Kanäle sind entscheidend:
- Eine moderne Restaurant Webseite: die perfekte Bühne, dein Lokal als Veranstaltungsort für Feierlichkeiten aller Art zu bewerben. Beschreibe dein Konzept so konkret wie möglich, gerne gegliedert nach Anlass. Die Bankettmappe ist eine wertvolle Stütze dabei, Fragen deiner Interessen zu identifizieren, die du auf der Webseite beantworten solltest.
- Ein gepflegtes Google Business Profil: Es ist für die meisten Gäste der erste Anlaufpunkt. Fotos vom Ambiente und Gerichte, Speisekarte, Kundenrezensionen können entscheiden, ob dein Restaurant weitere Recherchen wert ist oder nicht.
- Instagram und Facebook sind brauchbare Hebel in der Gastronomie, um Nachfrage zu erzeugen. Authentizität ist wichtiger als reine Faktensammlung. Wo möglich, zeige Referenzen von bereits durchgeführten Veranstaltungen oder aufregende Fotos vom vergangenen Bankettbuffet.
Pauschal: Der erste Eindruck zählt! Baue mit hochwertigen Fotos und übersichtlich zusammengestellten Informationen auf deiner Webseite Vertrauen auf. Ermögliche Interessenten dann einen einfachen Weg zur Kontaktaufnahme, idealerweise telefonisch, über E-Mail und/oder Kontaktformular. Ein kurz vorgestellter Ansprechpartner zeigt Kompetenz.
Idealerweise kannst du zudem Referenzen vergangener Veranstaltungen vorzeigen. Aus Marketingperspektive ist es daher ungemein förderlich, wenn du das Bankett in deiner Gastronomie und sonstige Events begleitest, Fotos anfertigst und nach Abschluss zufriedene Kundenstimmen einholst. Alle Angaben lassen sich dann zum Beispiel in einem Flyer und deiner Bankettmappe bündeln und dann als Download freigeben.
2. Kontaktphase
Nachdem Interessenten einen positiven Eindruck von deiner Gastronomie gewonnen haben, kommt’s im Regelfall zum direkten Kontakt am Telefon, oder per E-Mail.
Folgende drei Ansätze sind in der Kontaktphase entscheidend, um zum Abschluss zu kommen:
- Kurze Reaktionszeiten: Wer eine Veranstaltung plant, holt sich meist mehrere Angebote ein. Um den Zuschlag zu erhalten, solltest du dein Reaktionsfenster deshalb so kurz wie möglich halten. Meldest du dich erst nach Tagen, hat der Gast vielleicht schon woanders ein Angebot erhalten – und wird sich innerlich vielleicht gegen dich entscheiden. Prüfe drum regelmäßig deine Postfächer, etwa einmal morgens und nachmittags.
- Die richtigen Fragen stellen: Der konkrete Anlass, die Anzahl der Gäste, Kontaktdaten deines Gegenübers – soweit klar. Aber ebenso entscheidend ist auch das geplante Budget. Dir ist nicht geholfen, wenn du ein Angebot ins Blaue baust, das der Kunde am Ende gar nicht bezahlen kann oder möchte. Eine grobe Preisvorstellung pro Person ist ein Muss.
- Termin fürs Gespräch aufsetzen: Passt alles, solltest du den Interessenten keinesfalls mit „Ich melde mich“ aus dem Gespräch entlassen. Ein offenes Ende ist einer der häufigsten Fehler im Vertrieb. Skizziere stattdessen Vorschläge für den weiteren Ablauf: einen Besichtigungstermin am Tag X um Uhrzeit Y oder einen Rückruf gleich zu Wochenbeginn, um offene Fragen zu klären.
3. Verkaufsgespräch führen
Mit den Kundenangaben zur Veranstaltung solltest du nun in der Lage sein, vorab einen groben Ablaufplan zu erstellen und diesen im Verkaufsgespräch mit den Kunden durchzugehen.
Einen idealen Rahmen hierfür bildet etwa eine Besichtigung der Räumlichkeiten vor Ort. Als Alternative bleibt selbstredend ein Telefonat. Für einen der beiden Fälle solltest du mit dem Kunden bereits beim Erstkontakt einen Termin vereinbart haben.
Alle relevanten Punkte, die du mit dem Interessenten besprechen solltest, hält die kostenlose Function Sheet Vorlage für Gastronomie bereit.
Ein kompakter Gesprächsleitfaden, was du berücksichtigen solltest:
- Menüvorschläge helfen bei Kalkulation: Nicht alle Kunden möchten Speisen- und Getränkeauswahl am Veranstaltungstag bis ins kleinste Detail planen. Wenn du konkrete Empfehlungen vorbereitest, die zum Anlass und Budget passen, sollte der Abschluss leichter fallen. Obendrein behältst du deine Kalkulation besser im Griff.
- Klarheit über Kosten schaffen: Pauschalen pro Gast, Raummiete, Dekoration, Technik, Reinigung – zu den Preisen und im Gegenzug gebotenen Leistungen sollten idealerweise keine Fragen offen bleiben.
- Erwartungen managen: Auch was dein Restaurant nicht leisten oder garantieren kann, solltest du gegenüber dem Gast offen und transparent kommunizieren. Das beugt späteren Enttäuschungen vor, die ggf. in einer negativen Restaurantbewertung münden.
Wenn sich aus dem Gespräch außergewöhnliche Kundenwünsche ergeben, die du nicht ad hoc beantworten kannst, stimme dich am besten vor Angebotserstellung mit Küche, Serviceleitung und weiteren verantwortlichen Bankettabteilungen (ggf. auch Partnern wie Caterern) ab.
4. Angebot und Abschluss
Nach dem Gespräch bzw. der Besichtigung solltest du ein schriftliches Angebot an den Kunden versenden. Es sollte alle beim Termin besprochenen Wünsche berücksichtigen und im Wesentlichen die Leistungen, Preise, Stornofristen und die geplante Teilnehmerzahl abbilden.
Setze idealerweise eine Gültigkeitsfrist fürs Veranstaltungsangebot fest, üblich sind zwei bis vier Wochen. Das schafft Verbindlichkeit für beide Seiten.
Ob du dem Kunden nach der Zusage eine separate Veranstaltungsvereinbarung mit eigenen AGB zur Gegenzeichnung übersendest oder das Angebot zum finalen Vertragsdokument wird, hast du prinzipiell frei in der Hand. Wichtiger ist, dass die Bestätigung durch den Kunden schriftlich erfolgt, idealerweise durch eine Unterschrift. Das spart rückwirkend Ärger und Diskussionen.
Das Function-Sheet zur Veranstaltung solltest du der Anlage zum Angebot bzw. dem finalen Vertrag hinzufügen. Damit wird es Bestandteil der Vereinbarung und du kannst dich bei Unstimmigkeiten auf den freigegebenen Ablaufplan berufen.
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Fazit: Das „perfekte“ Function Sheet
Ein strukturiertes Function Sheet ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Bankett und viele zufriedene Gäste. Denn der Ablaufplan fasst alles Wissenswerte zur geplanten Veranstaltung zusammen, angefangen von dem Anlass über das Bestuhlungskonzept bis hin zu Programpunkten und Verantwortlichkeiten. Kurz: Er macht eine professionelle Bankettorganisation erst möglich.
Damit der „Laufzettel“ seinen Zweck erfüllt, sollte dieser alle relevanten Informationen zum Bankett enthalten. So vermeidest du, dass es zu Missverständnissen zwischen dir und dem Gast sowie bei den verschiedenen Abteilungen untereinander kommt. Unsere kostenlose Function Sheet Vorlage als Excel und PDF ist für die meisten Restaurants ein guter Ausgangspunkt.
Hilfreich ist, das Function Sheet mit einem digitalen Reservierungsbuch zu kombinieren. Du kannst den finalen Ablaufplan hier als Anhang an die Reservierung platzieren. Deine Beschäftigten haben so alle Details immer im Blick.
