Achtung Fettnäpfchen: Kostenkalkulation in der Gastronomie

Wer falsch kalkuliert geht pleite! Zumindest ist eine falsche Kostenkalkulation in der Gastronomie oft der Totengräber für das eigene Lokal. Sind die Kosten zu hoch fressen sie deinen Gewinn komplett auf und du erwirtschaftest Tag ein Tag aus nur Verluste. Kannst du jedoch deine Kosten minimieren, bleibt dir am Monatsende ein großer Teil des Kuchens übrig.

Doch wie funktioniert die Kostenkalkulation in der Gastronomie richtig, so dass sich die eigene Geldbörse füllt, anstatt auszuhungern?

Schaffe dir einen groben Überblick über deine Preise

Der ein oder andere Gastronom wird sicherlich von der allgemeinen Faustformel für die Kalkulation schon gehört haben:

Verkaufspreis = Warenkosten x 3 + Umsatzsteuer

Auf den ersten Blick erscheint die Formel recht simpel und einleuchtend, doch sie ist nicht mehr zeitgemäß. Wer seine Preise nur auf diese Formel stütz, betreibt eine Form von Glücksspiel. Für einen groben Überblick, welchen Preis ein Gericht haben kann, ist diese Formel sicherlich ein legitimes Mittel für den Einstieg in die Kostenkalkulation, mehr aber auch nicht.

So setzt sich der Verkaufspreis bspw. nicht nur aus dem Einkaufspreis der Produkte fest, sondern auch aus den Personalkosten, Reinigungskosten sowie weitere Kostenfaktoren.

Was muss man alles bei der Kostenkalkulation beachten?

Die Liste ist lang, aber sie ist notwendig, wenn du eine effektive und erfolgreiche Kostenkalkulation für deine Produkte betreiben willst.

Folgende Punkte solltest du dabei unbedingt berücksichtigen:

  • Welche Preise bieten deine Konkurrenten im Umkreis an?
  • Welches Image pflegst du? Bist du der Nobeltaliener an der Ecke oder das einfache Gasthaus?
  • An welchem Standort befindest du dich?  Mitten in der Stadt oder im ländlichen Gebiet?
  • Was möchtest du verdienen, bzw. welcher Stück des Kuchens soll dir unterm Strich übrigbleiben?

Du kannst dir hierbei noch weitere Punkte hinzuziehen, doch mit diesen 4 deckst du schon das wichtigste ab.

Der Preis ist heiß?! – Wie setzt sich die Kostenkalkulation in der Gastronomie zusammen?

Weißt du wie sich die Preise bei der Kalkulation zusammensetzten? Wenn ja, bist du schon auf der richtigen Spur. Falls nicht findest du hier die einzelnen Posten aufgeführt:

  1. Warenkosten
  2. Personalkosten
  3. Gemeinkosten
  4. Gewinn
  5. Umsatz-/Mehrwertsteuer

Warenkosten

Unter diesen Posten fallen Kosten für eingekaufte Nahrungsmittel und Getränke sowie die zugehörigen Transport- bzw. Lieferkosten, abzüglich gewährter Rabatte an.

Personalkosten

Neben den Warenkosten wird ein großer Teil der Kosten durch das Personal verursacht. Hierzu zählen nicht nur die Lohn- und Lohnnebenkosten hinzu, sondern auch Kosten u.a. für Weiterbildungen.

Gemeinkosten

Alle im Betrieb entstandenen Kosten, abzüglich den Waren-/Personalkosten, fallen unter dieser Kostenstelle. Die Gemeinkosten setzten sich aus fixen und variablen Kosten zusammen. Unter fixe Kosten fallen stetige Kosten wie Miete, Pacht, Grundsteuer, usw. an. Unter variable Kosten versteht man Kosten wie Strom, Gas, Wasser, etc.

Gewinn(spanne)

Welchen Gewinn möchtest/musst du erzielen? Um dauerhaft konkurrenzfähig zu bleiben und im harten Gastrogeschäft zu überleben, musst du Gewinne erzielen. Je nach Lage und deinen zukünftigen Zielen/Investitionen, wie z.B Ausbau, Renovierungsarbeiten oder angestrebtes Wachstum, brauchst du dementsprechend (Gewinn-)Rücklagen. Zudem möchtest du auch deine tägliche harte Arbeit entsprechend entlohnen.

Wichtig ist hierbei, dass du deinen angestrebten Gewinn anfangs nicht zu hoch ansetzt, da sonst deine Preise zu teuer werden und du so potentielle Kunden abschrecken könntest.

Wenn du dir einen großen Kundenstamm aufgebaut hast und diese mit deinen Leistungen zufrieden sind, kannst du deine Preise kontinuierlich nach oben anpassen.

Umsatz-/Mehrwertsteuer

Oft wird bei der Kostenkalkulation die anzurechnende Umsatzsteuer vergessen. Ein fataler Fehler, wenn man bedenkt, dass der Staat 19% oder 7% erhält.

Wie sich die Steuern genau zusammensetzten und worauf du unbedingt achten musst, erfährst du in diesem Blogbeitrag. 

Kosten und Gewinn im Kalkulationsschema

Um das Ganze buchhalterisch anschaulicher zu gestalten, nehmen wir das Beispiel einer Osteria.

Das Restaurant Osteria verkauft am Tag 120 Pizzen einer Sorte für 5 € pro Stück. Für diese Pizza kauft der Gastronom Zutaten mit folgenden Warenkosten ein:

Die Kostenbestandteile in der Gastro Kostenkalkulation

Zur Lagerung mietet die Pizzeria einen Kühlschrank für je 15€ pro Tag.

Für die Herstellung einer Pizza benötigt ein Pizzabäcker 5min, er hat einen Stundenlohn von 13€ inklusive allen Lohnnebenkosten. Zudem wird für die Herstellung ein Pizzaofen sowie andere Sachmittel benötigt, diese haben eine Abschreibung von 10€/Tag. Die Miete beträgt 18€ am Tag. Zusätzlich zu diesen Herstellungskosten kommen am Tag 50€ Kosten für Buchhaltung, Controlling, Geschäftsführung und Personal (Verwaltungskosten) sowie 30€ Vertriebskosten (Werbemittel wie z.B Flyer, Werbeanzeigen im Internet, usw.).

Die Kostenkalkulation der Osteria sieht also folgendermaßen aus:

Beispiel Kostenkalkulation in der Gastro

Zuzüglich zu den Selbstkosten kommt beim Verkauf die Umsatzsteuer von entweder 7% oder 19% hinzu. Wir gehen davon aus, dass der Gast im Lokal isst und somit ist eine Steuer von 19% fällig. Das macht bei 3,11€ eine Umsatzsteuer von 0,59 Euro. Somit muss die Pizza für 3,70€ angeboten werden, um keinen Verlust zu erzielen. Bei 5€ pro Pizza macht unsere Osteria einen Gewinn (vor Steuern) von 156€ (1,30€ pro Pizza).

Preis / Leistungsverhältnis muss stimmen

Die Kostenkalkulation ist wichtig, damit du buchhalterisch einen Überblick bekommst wie viel du pro Gericht einnehmen musst, um im harten Gastronomiegeschäft zu überleben. Doch du musst dabei noch den Faktor Preis/Leistung berücksichtigen. Kein Gast wird bei dir dauerhaft einen hohen Preis für deine Gerichte zahlen, wenn das „Drumherum“ nicht stimmt.

Wenn deine Preise im Allgemeinen höher sind als bei der Gaststätte nebenan, ist das zunächst kein Problem, wenn deine Leistungen besser sind, als beim Nachbarn.

Hierbei geht es nicht nur um den Geschmack der Speisen, sondern um das Ambiente. Wie man so schön sagt, „das Auge isst mit“. Fühlen sich deine Gäste wohl bei dir, gefällt ihnen dein Restaurant und ist das Essen zufriedenstellend, sind sie auch bereit einen (viel) höheren Preis zu bezahlen.

Ich war noch nie richtig verliebt. Aber ich stelle mir das Gefühl ähnlich vor wie das, was ich habe, wenn ich den Kellner mit meinem Essen kommen sehe“

-Will Ferell, amerikanischer Schauspieler

Sparpotential gezielt nutzen

Das Personal und die Verwaltung sind zwei Kostenpunkte, welche sich nur schwer unter einen Hut bringen lassen. Denn du benötigst Personal in der Regel nicht nur, um deine Kunden zu bedienen und den Service aufrecht zu erhalten, sondern auch um die Reservierungen vorzunehmen und die Tischkalkulation zu erledigen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern bindet dein Personal auch fest an einen bestimmten Bereich.

Vor allem zu Stoßzeiten musst du dich häufig entscheiden. Sollen die Mitarbeiter vor allem die Reservierungen der nächsten Abende übernehmen und somit am Telefon bereitstehen oder gegebenenfalls Reservierungen per E-Mail überprüfen, oder lieber deine Kunden bedienen? Ein Dilemma, welches sich nur durch mehr Personal und somit durch höhere Kosten lösen lässt. Das denkst du zumindest. 

Denn unsere Kostenkalkulation für die Gastronomie zeigt noch eine weitere Lösung auf. Automatisierung heißt das Zauberwort, welches auch aus der modernen Gastronomie nicht mehr wegzudenken ist. Durch eine modern gestaltete Webseite mit einem automatisierten Reservierungstool kannst du einen großen Teil der Arbeiten auslagern und somit deine Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren. Und das bietet deutliche Vorteile für dich. Betrachten wir diese nun einmal genauer und im Detail.

Neue Möglichkeiten nutzen und Kunden anziehen

Stellst du dein Reservierungssystem auf eine Online-Reservierung um, hast du deutlich weniger Probleme. Dadurch kannst du Überbuchungen und Doppelbuchungen vermeiden, die durch Stress bei der Arbeit schnell entstehen können. Zudem mach dieses System eine optimale Auslastung der Tische möglich und steigert somit nachhaltig deinen Gewinn. Dank einer bessere Organisation der Reservierungen kann sich dein Personal nun auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dein Service sollte somit deutlich schneller und effizienter werden, was bei deinen Gästen natürlich für die Qualität deiner Gastronomie als solche spricht.

Je nach Situation deines Restaurants kann es sogar sein, dass du mit weniger Personal als bisher auskommst, wenn ein Teil der Arbeit automatisiert werden kann. Dies kann die Kostenkalkulation nochmals zu deinen Gunsten verändern.

Moderne Lösungen können deutliche Vorteile bieten

Eine Lösung wie resmio kommt dir wie gerufen. Du kannst über resmio nicht nur die passende Webseite für dein Restaurant gestalten und die Reservierungen darüber vornehmen lassen, sondern auch die verschiedenen Faktoren wie die Tischplanung und die Tischanalyse vornehmen. Zudem stehen dir viele nützliche Marketing-Tools zur Verfügung, sodass du dein Restaurant lokal und darüber hinaus bekannt machen kannst. Also warte nicht, bis die Zahlen schlechter werden und langsam aber sicher die Probleme einreißen, sondern sorge durch eine gezielte Automatisierung verschiedener Arbeiten für eine deutlich höhere Profitabilität.

Schließlich gilt es, so viele Tische und Mahlzeiten wie möglich in bester Qualität an den Mann zu bringen. Motiviertes Personal, gute Küche und vor allem ein einfaches Reservierungssystem führen dich zum Erfolg. Dann wird auch die Kostenkalkulation in der Gastronomie auf Dauer für dich zum Kinderspiel werden!

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