Aufteilen oder nicht? Was muss ich rechtlich beachten und muss ich das Trinkgeld überhaupt versteuern? Das Thema Trinkgeld ist in der Gastronomie ein Dauerbrenner. Wir zeigen dir in diesem Artikel, welche Stolperfallen du unbedingt vermeiden musst, damit du nicht den Unmut deiner Mitarbeiter oder der Behörden auf dich ziehst.
Ein Beitrag von Patrick Schady, Max Falkenstern und Nick Semerik
| Hinweis in eigener Sache: Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle übernehmen wir keine Haftung für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen. Sie sollen gastgewerblichen Betrieben als Orientierungshilfe dienen. Der Beitrag kann folglich keine steuerrechtliche Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater ersetzen. |
Trinkgeld in der Gastronomie – Warum du dich als Chef damit befassen solltest
Es gibt zwei Gründe, warum sich Betreiber von Bars, Cafés und Restaurants mit dem Thema Trinkgelder beschäftigen sollten:
- Erstens musst du als Arbeitgeber die juristischen Bestimmungen einhalten. Denn Trinkgelder berühren das Arbeits- und Steuerrecht. Andernfalls drohen hohe Geldbußen von bis zu 25.000 Euro oder ein Steuerstrafverfahren.
- Zweitens handelt es sich bei der Aufteilung der Trinkgelder in der Gastronomie und Hotellerie vor dem Hintergrund der akuten Fachkräftesituation um einen sensiblen Punkt. Keine bzw. unklare Aufteilungsregelungen begünstigten Konflikte und erhöhen in letzter Konsequenz die Mitarbeiterfluktuation.
Ist Trinkgeld steuerfrei? Alle rechtlichen Grundlagen auf einen Blick
Muss Trinkgeld in der Gastronomie versteuert werden? Diese Frage beschäftigt viele (angehende) Restaurantbetreiber. Wie bei vielen anderen Rechtsfragen lautet die Antwort darauf: Kommt darauf an!
Das entscheidende Kriterium in diesem Zusammenhang ist die Rolle des Trinkgeldempfängers, d. h., wer die Trinkgelder erhält. Für Arbeitnehmer und Unternehmen bzw. Selbstständige gelten in Bezug auf das Steuerrecht hier unterschiedliche Regeln.
Trinkgeld an Arbeitnehmer (Servicekräfte, Küche)
Manche Chefs nehmen ihren Mitarbeitern das Trinkgeld ab und stecken es in die eigene Tasche. Das ist ein klarer Gesetzesverstoß (LAG Hamm, Az. 16 Sa 199/14). Denn Trinkgelder gelten als besondere Zuwendung, die Dritte (der Gast) dem Arbeitnehmer (der Servicekraft) zusätzlich aus Dankbarkeit und/oder Zufriedenheit gegenüber der erbrachten Leistung freiwillig zahlen. Im Umkehrschluss steht dem Arbeitnehmer das an ihn persönlich entrichtete Trinkgeld invollem Umfang zu. Es gibt keine Betragsobergrenze! Auch die Zahlungsart (bar / unbar) spielt keine Rolle.
Steuerrechtlich ordnet der Gesetzgeber Trinkgelder demnach als…
- persönliche (direkte Zuwendung an Mitarbeiter) und
- freiwillige Zahlung (d.h. ohne Rechtsanspruch des Mitarbeiters) an,
- die zusätzlich zum geschuldeten Rechnungsbetrag geleistet werden und nicht zum Arbeitslohn gehören.
Die Frage „Muss Trinkgeld in der Gastronomie versteuert werden?“ lässt sich unter den o. g. Voraussetzungen also mit einem klaren Nein beantworten. Weder du noch deine Mitarbeiter müssen Lohnsteuer, Umsatzsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge auf das Trinkgeld entrichten. Der Arbeitgeber darf das Trinkgeld auch explizit nicht mit dem Mindestlohn verrechnen.
Steuerfrei sind Trinkgelder für den Arbeitnehmer übrigens auch, wenn du als Arbeitgeber das Trinkgeld zunächst für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Auszahlung treuhänderisch verwahrst – mit einer Einschränkung. Die Steuerfreiheit entfällt, wenn die so aufbewahrten Trinkgelder am Ende anhand eines eigens festgelegten Verteilungsschlüssels ans Personal weitergereicht werden. Begründet wird die Entscheidung damit, dass der persönliche Bezug zwischen Gast und dem Mitarbeiter nicht mehr gewährleistet ist.
Trinkgeld an Arbeitgeber (Unternehmen, Selbstständige)
Eben haben wir gelernt: Erhalten Angestellte zusätzlich zum Arbeitslohn ein freiwilliges Trinkgeld durch Kunden, ist es grundsätzlich steuerfrei.
Anders sieht es aus, wenn ein Trinkgeld direkt an den Arbeitgeber entrichtet wird, also ans Unternehmen bzw. den Unternehmer in Person. Unternehmer und Selbstständige müssen auf Trinkgelder gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 UstG eine Umsatzsteuer abführen.
Ein Trinkgeld für Arbeitgeber ist demnach nicht steuerfrei, sondern gilt als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme.
Im steuerrechtlichen Kontext werden Trinkgelder an Unternehmen als zusätzliche Betriebseinnahmen gesehen. Sie müssen also in der Buchhaltung fürs Finanzamt und damit in der Kasse ordnungsgemäß festgehalten sowie durch TSE abgesichert werden. Am besten also Eigenbelege für alle Zuwendungen sammeln und die Trinkgelder in der Steuererklärung vermerken. Andernfalls kann das Finanzamt die Höhe schätzen, dann möglicherweise aber zu deinen Ungunsten.
Trinkgeld vs. Bedienungsgeld – Der kleine, aber feine Unterschied
Im Gegensatz zum Trinkgeld handelt es sich beim Bedienungsgeld bzw. Bedienungszuschlag um keine direkte, freiwillige Zuwendung durch den Gast an einen Mitarbeiter. Bedienungsgelder werden in der Regel vom Wirt auf alle Gastronomieleistungen aufgeschlagen und sind deshalb Bestandteil einer Kostenkalkulation.
Der Hinweis auf ein etwaig bereits mit der Bestellung inkludiertes Bedienungsgeld ist häufig auf Speisekarten und Rechnungen abgedruckt. Gemeinhin wird jedoch davon abgeraten, entsprechende Hinweise öffentlichkeitswirksam zu platzieren.
Anspruch auf das bereits eingepreiste Bedienungsgeld hat allein der Gastwirt. Der wiederum gibt einen Anteil praktisch über den Arbeitslohn an seine Keller und das Küchenpersonal weiter.
Wie Kartenzahlung das Trinkgeld steuerlich beeinflusst
Kontaktlose Bezahlmöglichkeiten sind im Alltag fest verankert. Was durch Corona einst als hygienische Notwendigkeit eingeführt worden ist, hat sich heute zu einer beliebten Zahlungsoption entwickelt. Gäste rechnen damit, im Restaurant bequem mit Karte zahlen zu können, was die Bundesregierung mit einer im Koalitionspapier verankerten Kartenzahlungspflicht adressiert.
Neben den typischen EC-Karten-Terminals etablierte sich ein Trend aus den USA. Die Tip-Screens haben ihren Weg geebnet und jetzt kennt mittlerweile nahezu jeder die digitalen Schaltflächen auf dem EC-Gerät: Trinkgeld 5%, 10%, 15%, 20%.
Also entscheidet man sich für den Knopfdruck und nicht das Kleingeld aus dem Portemonnaie. Hier wird’s interessant: Das Trinkgeld landet nunmehr nicht mehr „in der Schürze“ der Servicekraft, sondern auf deinem Unternehmenskonto.
Jetzt stehst du als Restaurantbetreiber, deine Servicekräfte und auch deine Gäste vor möglichen Fragen und Herausforderungen: Landet das Trinkgeld auch wirklich bei den Servicekräften und darf der Chef über das Trinkgeld verfügen?
Bleibt das Trinkgeld per EC-Karte steuerfrei?
Grundsätzlich ja! Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 51 EStG ist nicht an die Zahlungsart gekoppelt, sondern daran, dass das Trinkgeld eine freiwillige, zusätzliche Zuwendung des Gastes an die Servicekraft bleibt. Entscheidend ist, dass dieser Charakter über die Buchhaltung erhalten bleibt – auch wenn das Geld zwischenzeitlich über dein Betriebskonto läuft und als Betriebseinnahme gelten kann.
Das bedeutet in der Praxis: Das Trinkgeld sollte buchhalterisch klar vom Umsatz getrennt und als durchlaufender Posten behandelt werden. Ein durchlaufender Posten bedeutet, dass das empfangene Geld buchstäblich dein Firmenkonto „durchläuft“ und seinen Endpunkt bei der Servicekraft findet. Läuft es nämlich unkommentiert in die regulären Betriebseinnahmen, kann diese Trennung im Zweifel schwer nachzuweisen sein.
Wann das Trinkgeld (womöglich) versteuert werden muss
Ein steuerlich kniffliger Fall: Sobald das Trinkgeld zentral gesammelt und nach einem Verteilungsschlüssel an die Beschäftigten überreicht wird, etwa über ein vom Betrieb verwaltetes Tronc-System, steht der zuvor erwähnte persönliche Bezug zwischen Gast und Servicekraft plötzlich infrage. Genau dieser Aspekt ist jedoch Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Trinkgeldern.
Wichtig: Eine pauschale Einschätzung ist nicht möglich, weshalb hier für eine konkrete steuerliche Ausgestaltung unbedingt ein Experte konsultiert werden sollte.
Lösungsansätze für die Trinkgeldauszahlung
Mittlerweile existieren moderne Lösungen, die bei dieser Herausforderung behilflich sind.
- Kellnerschlüssel bei (TSE-konformen) Kassensystemen: Kellnerschlüssel sind individuelle Kellner-Log-ins, die es ermöglichen, das Trinkgeld direkt dem gemeinten Kollegen zuzuordnen.
- Direkte Barauszahlung zum Schichtende: Nach korrekter Zuweisung über die Kellnerschlüssel oder nach der gerechten Aufteilung über einen Trinkgeldverteilungsschlüssel kann man das Trinkgeld bar an jeden Mitarbeiter zum Schichtende hin, aushändigen.
- Integration in die Lohnabrechnung: Wenn das Trinkgeld am Monatsende über die Lohnabrechnung ausgezahlt werden soll, solltest du klar kennzeichnen, dass es sich um eine steuerfreie Zuwendung handelt.
Trinkgelder in der Kaffeekasse – Welche Regelung gilt hier?
Die allseits bekannte Kaffeekasse oder Trinkgeldkasse, d.h. ein von den Mitarbeitern verwalteter „Pool“, kann diese Hürde ebenfalls umgehen.
Da die Trinkgeldkasse der Belegschaft gehört und ein Zusatz zum bereits ausgezahlten Lohn ist, wird das darin befindliche Geld nicht versteuert. Dies gilt, solange sich die Mitarbeiter auf einen Verteilungsschlüssel einigen können und das System nicht vom Restaurantbetreiber verwaltet werden muss.
Trinkgeld ist steuerfrei, wenn Folgendes vorausgesetzt ist:
- Freiwillig und zusätzlich: Der Gast gibt das Trinkgeld freiwillig zuzüglich zum Rechnungsbetrag – nicht als verpflichtenden Aufschlag.
- Persönliche Zuwendung: Es ist erkennbar als Dank an die Servicekraft gemeint, nicht als allgemeiner Zuschlag an den Betrieb.
- Saubere Trennung in der Buchhaltung: Läuft das Trinkgeld über das Geschäftskonto, wird es klar vom Umsatz getrennt als durchlaufender Posten behandelt und an die Mitarbeiter weitergegeben.
- Eigenständige Trinkgeldkasse: Eine vom Team selbst verwaltete Kasse mit einem unter den Mitarbeitern vereinbarten Verteilungsschlüssel.
Trinkgeld ist steuerpflichtig, wenn:
- Der Inhaber ist auch der Empfänger: Bei der Vereinnahmung durch den Betriebsinhaber (z. B. durch Aushilfe im Service) entfällt die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 51 EStG.
- Bedienungsgeld: Ein verpflichtender Aufschlag für den Service ist keine freiwillige Danksagung des Gastes, sondern Bestandteil des Entgelts – und entsprechend regulär zu versteuern.
- Zentral gesammeltes Trinkgeld: Bei zentral gesammeltem und vom Betrieb verteiltem Trinkgeld – etwa über ein Tronc-System – ist die steuerliche Behandlung nicht pauschal zu beantworten. Hier kommt es auf die konkrete Ausgestaltung an; im Zweifel klärt das die Steuerberatung.
Kellner, Koch, Servicekräfte – Optimale Aufteilung im Gastro-Team
Wer soll nun die Euros vom Trinkgeld bekommen? Der vermeintlich einfachste Weg ist es, dass jede Servicekraft ihr Trinkgeld selbst einstecken darf. Diese Variante erfordert keinen aufwendigen Umverteilungsmechanismus. Zudem strengen sich deine Kellner mehr an, um höhere Trinkgelder zu erhalten.
Doch ist diese Trinkgeldregelung fair? Viele Kellner in der Gastronomie werden dies vermutlich bejahen, das Küchenpersonal hingegen nicht. Denn wie viel Trinkgeld ein Gast gibt, hängt nicht nur vom Service des jeweiligen Kellners ab, sondern auch von der Qualität der Speisen.
Wie sollst du nun mit dem Trinkgeld verfahren, um alle Mitarbeiter zufriedenzustellen? Für eine faire Verteilung bieten sich zwei Lösungen an:
- Du kannst das Trinkgeld unter allen Mitarbeitern gleich verteilen. Idealerweise erfolgt die Aufteilung pro Schicht. So ergeben sich im Nachhinein keine Probleme, wenn eine Servicekraft weniger gearbeitet hat als eine andere.
- Die zweite Variante ist ein Mix aus Selbsterhalt und Verteilung. Deine Kellner dürfen etwa die Hälfte des Trinkgelds behalten und die andere Hälfte wird unter allen anderen gleichmäßig aufgeteilt. Bei diesem System kombinierst du die faire Aufteilung mit dem persönlichen Anreiz jedes Angestellten, möglichst viel mitzunehmen.
Gemeinsam auf eine Trinkgeld-Regelung verständigen
Welches System in deinem Restaurant gilt, darfst du als Chef nicht allein bestimmen. Juristisch gesehen darf jede Servicekraft ihr Trinkgeld behalten, niemand kann sie zur Abgabe zwingen. Doch als Chef kannst du die Trinkgeld-Regelung in deiner Gastronomie wesentlich beeinflussen.
Die optimale Lösung ist es, wenn du dich zusammen mit deinen Mitarbeitern auf eine einvernehmliche Regelung einigen kannst. Setze dich deshalb schon von Anfang an mit deiner Belegschaft zusammen und besprecht den Umgang mit dem Trinkgeld.
Eine verschriftlichte Verfahrensdokumentation, die von allen beteiligten Mitarbeitern unterschrieben wurde, beugt Konflikten vor. Bedenke, dass etwaige Änderungen an der Dokumentation einer erneuten Zustimmung aller bedürfen und in einer Historie sichtbar sein müssen.
Die Verfahrensdokumentation sollte konkrete Aufteilungsregeln für Mitarbeitende (wann und wie wird das gesammelte Trinkgeld ausgezahlt, welcher Verteilungsschlüssel kommt ggf. zum Einsatz usw.) enthalten und im Idealfall mit den Geschäftsprozessen verknüpft sein (wann und wie wird Trinkgeld bspw. in der Kasse registriert).
Mitarbeiter von Anfang an informieren
Die Gastronomie leidet unter Personalmangel. Das kann dazu führen, dass neue Angestellte die bisher funktionierende Trinkgeld-Regelung infrage stellen und dadurch Unmut entsteht. Dieses Problem kannst du lösen, wenn du die bestehende Regelung bereits im Vorstellungsgespräch ansprichst.
Back to Basics: Wie exzellenter Service mehr Trinkgeld einbringt
Unabhängig davon, ob in bar oder per Karte gezahlt wird – die Frage bleibt: Wann sind Gäste überhaupt zu einem großzügigen Trinkgeld bereit? Die wenig verblüffende Antwort liefert eine YouGov-Umfrage aus dem Jahr 2023. Demnach ist für 61 % der Befragten in Deutschland ein überdurchschnittlicher Kundenservice der Hauptgrund für ein gutes Trinkgeld.
Und wie zeichnet sich guter Service konkret aus? Es erscheint trivial, aber es sind Aufmerksamkeit und Wertschätzung. Eine digitale Gästemanagement Software kann Gastronomen hierbei unterstützen, denn sie ermöglicht es dem Serviceteam, bequem Besuchshäufigkeit und etwaige Präferenzen (aus vorherigen Online-Reservierungen) zu kennen.
Beim Restaurantbesuch haben die Beschäftigten über Schlagworte das Gastprofil zur Hand und können darauf proaktiv eingehen.
- Ist der Gast zum dritten Mal da? → Beispiel-Tag: Stammgast
- Hat er besondere kulinarische Vorlieben? → Beispiel-Tag: Vegan
- Gibt es Unverträglichkeiten? → Beispiel-Tag: Nussallergie
Dein Restaurant verdient mehr: Teste resmio 30 Tage kostenlos!
So gibst du jedem am Tisch das Gefühl, nicht länger nur „ein“ Gast, sondern „der“ Gast zu sein – eine Wertschätzung, die den Unterschied in der Trinkgeldkasse widerspiegeln kann.
Fazit – Keine Probleme beim Trinkgeld in der Gastronomie
Für deine Mitarbeiter ist Trinkgeld grundsätzlich steuerfrei. Deine Servicekräfte müssen dich als Chef auch nicht an ihren Trinkgeldern beteiligen, und zwar unabhängig von der Höhe. Denn Trinkgelder stellen eine direkte, freiwillige Zuwendung des Gastes an deine Angestellten dar. Anders ist es beim sogenannten Bedienungsgeld, das der Wirt bereits in seine Leistungen einpreist.
In der Praxis bietet es sich an, eine Trinkgeld-Regelung im Restaurant festzulegen. Dabei bieten sich zwei Möglichkeiten an: Entweder es wird gleichmäßig untereinander verteilt oder der Kellner darf einen Teil behalten und der restliche Teil des Trinkgelds wird aufgeteilt. Zudem solltest du neues Personal schon im Vorstellungsgespräch über deine Trinkgeldregelung informieren. Der transparente Umgang beugt ein toxisches Arbeitsumfeld.
