Kostenkalkulation in der Gastro: Mit Plan zum Erfolg

Die Gastronomie ist ein hartes Geschäft. Egal ob du mit deiner eigenen Bar, deinem Café, einem Restaurant oder auch mit einem Food-Truck deinen Lebensunterhalt bestreiten möchtest, ohne eine umfassende Kalkulation von Kosten und Ausgaben kannst du nicht lange bestehen. Wir zeigen dir, worauf du achten musst und welche Sparmöglichkeiten es für findige Gastronomen gibt.

Die einfache und effektive Kostenkalkulation für die Gastronomie

Wer sich ein wenig mit dem Bereich der Gastronomie beschäftigt, kennt vielleicht die Faust-Formel:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3 + Umsatzsteuer

Diese Formel scheint auf den ersten Blick sehr simpel, bietet aber dennoch einen guten Anhaltspunkt für einen kurzen Überschlag der Kosten. Denn der Verkaufspreis umfasst nicht nur den Einkaufspreis, sondern auch das Personal, die Reinigungskosten, weitere Kostenfaktoren und den von dir erstrebten Gewinn.

Trotzdem ist es zumeist zu kurz gedacht, sich auf diese simple Formel zu verlassen. So gibt es unter anderem den Rechner zur Handelskalkulation, mit welchem du die verschiedenen Fixkosten und die variablen Kosten in deine Kalkulation detailliert einpreisen kannst. Somit sind die Zahlen der Kostenkalkulation nicht nur angemessen, sondern zudem auch verlässlich.

Kosten und Gewinn im Kalkulationsschema

Um deine Kosten genau zu kalkulieren, kannst du ein Kalkulationsschema nutzen. Dieses beruht auf drei grundlegenden Kostenbestandteilen:

  • Herstellungskosten = Materialkosten + Fertigungskosten
  • Selbstkosten = Herstellungskosten + Vertriebs- und Verwaltungskosten
  • Verkaufspreis = Selbstkosten + Gewinn

Die Herstellungskosten sind die Kosten, die bis zur Fertigstellung eines Produktes anfallen. Zusammen mit den allgemeinen Vertriebs- und Verwaltungskosten ergeben sie deine Selbstkosten. Um einen Gewinn zu erzielen, muss der Verkaufspreis langfristig über den Selbstkosten liegen. Zur Verdeutlichung des Kalkulationsschemas werfen wir einen Blick auf die Kostenkalkulation eines Pizza-Imbisses.

Der Pizza-Imbiss verkauf am Tag 120 Pizzen einer Sorte für 5€/Stück. Für diese Pizzen kauft er Zutaten mit folgenden Materialkosten ein:

Die Kostenbestandteile in der Gastro Kostenkalkulation

Zur Lagerung der Zutaten mietet der Pizza-Imbiss einen Kühlschrank für je 15€/Tag. Für die Herstellung einer Pizza benötigt ein Pizzabäcker 5min, er hat einen Stundenlohn von 13€. Zudem wird für die Herstellung ein Pizzaofen benötigt, dieser hat eine Abschreibung von 10€/Tag. Die Miete der Imbissbude beträgt 18€ am Tag. Zusätzlich zu diesen Herstellungskosten kommen am Tag 50€ Kosten für Buchhaltung, Controlling, Geschäftsführung und Personal (Verwaltungskosten) sowie 30€ Vertriebskosten (Werbung und Marketing). Die Kostenkalkulation des Pizza-Imbisses sieht also folgendermaßen aus:

Beispiel Kostenkalkulation in der Gastro

Verkauft der Pizza-Imbiss seine Pizza über den Selbstkosten von 3,11€ macht er einen Gewinn. Bei einem Verkaufspreis von 5€ ist sein Betriebsgewinn also: 120 Pizzen x (5€ – 3,11€) = 226,8€.

Oftmals zeigt eine solche Kostenkalkulation in der Gastronomie jedoch auch, dass es durchaus schwer werden kann, profitabel zu agieren. Das bedeutet, dass entweder der Gewinn erhöht oder die Kosten gesenkt werden müssen. Wir zeigen dir eine Möglichkeit, beide Faktoren miteinander zu kombinieren.

Sparpotential gezielt nutzen

Das Personal und die Verwaltung sind zwei Kostenpunkte, welche sich nur schwer unter einen Hut bringen lassen. Denn du benötigst Personal in der Regel nicht nur, um deine Kunden zu bedienen und den Service aufrecht zu erhalten, sondern auch um die Reservierungen vorzunehmen und die Tischkalkulation zu erledigen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern bindet dein Personal auch fest an einen bestimmten Bereich.

Vor allem zu Stoßzeiten musst du Dich häufig entscheiden. Sollen die Mitarbeiter vor allem die Reservierungen der nächsten Abende übernehmen und somit am Telefon bereitstehen oder gegebenenfalls Reservierungen per E-Mail überprüfen, oder lieber deine Kunden bedienen? Ein Dilemma, welches sich nur durch mehr Personal und somit durch höhere Kosten lösen lässt. Das denkst du zumindest. 

Denn unsere Kostenkalkulation für die Gastronomie zeigt noch eine weitere Lösung auf. Automatisierung heißt das Zauberwort, welches auch aus der modernen Gastronomie nicht mehr wegzudenken ist. Durch eine modern gestaltete Webseite mit einem automatisierten Reservierungstool kannst du einen großen Teil der Arbeiten auslagern und somit deine Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren. Und das bietet deutliche Vorteile für dich. Betrachten wir diese nun einmal genauer und im Detail.

Neue Möglichkeiten nutzen und Kunden anziehen

Stellst du dein Reservierungssystem auf eine Online-Reservierung um, hast du deutlich weniger Probleme. Dadurch kannst du Überbuchungen und Doppelbuchungen vermeiden, die durch Stress bei der Arbeit schnell entstehen können. Zudem mach dieses System eine optimale Auslastung der Tische möglich und steigert somit nachhaltig deinen Gewinn. Dank einer bessere Organisation der Reservierungen kann sich dein Personal nun auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dein Service sollte somit deutlich schneller und effizienter werden, was bei deinen Gästen natürlich für die Qualität deiner Gastronomie als solche spricht.

Je nach Situation deines Restaurants kann es sogar sein, dass du mit weniger Personal als bisher auskommst, wenn ein Teil der Arbeit automatisiert werden kann. Dies kann die Kostenkalkulation nochmals zu deinen Gunsten verändern.

Moderne Lösungen können deutliche Vorteile bieten

Eine Lösung wie resmio kommt dir wie gerufen. Du kannst über resmio nicht nur die passende Webseite für dein Restaurant gestalten und die Reservierungen darüber vornehmen lassen, sondern auch die verschiedenen Faktoren wie die Tischplanung und die Tischanalyse vornehmen. Zudem stehen dir viele nützliche Marketing-Tools zur Verfügung, sodass du dein Restaurant lokal und darüber hinaus bekannt machen kannst. Die Konzentration auf dein Kerngeschäft in Kombination mit der Automatisierung durch resmio bietet dir die Möglichkeit, die Kostenkalkulation für deine Gastronomie deutlich zu deinen Gunsten zu verschieben. Also warte nicht, bis die Zahlen schlechter werden und langsam aber sicher die Probleme einreißen, sondern sorge durch eine gezielte Automatisierung verschiedener Arbeiten für eine deutlich höhere Profitabilität.

Schließlich gilt es, so viele Tische und Mahlzeiten wie möglich in bester Qualität an den Mann zu bringen. Motiviertes Personal, gute Küche und vor allem ein einfaches Reservierungssystem führen dich zum Erfolg. Dann wird auch die Kostenkalkulation in der Gastronomie auf Dauer für dich zum Kinderspiel werden!

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