Anzahlungen einrichten

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Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” hast du die Möglichkeit festzulegen, ob und wenn ja, unter welchen Bedingungen du eine Gebühr für Reservierungen bzw. Stornierungen verlangen möchtest.

Setzt du den Haken bei „Anzahlungen für Reservierungen einschalten”, können Gäste nur einen Tisch reservieren, wenn sie eine Anzahlung leisten. Den konkreten Betrag legst du unter dem nächsten Punkt „Anzahlungsbetrag” fest.

Nachdem du die Höhe des Betrags unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungsbetrag” festgelegt hast, kannst du nochmal unterscheiden, ob du den Betrag pro Reservierung oder pro Gast verlangst. Wähle einfach im Drop-Down-Menü neben dem Anzahlungsbetrag „per booking” oder „per guest” aus. Wählst du „per booking” aus, erhebt das System den angegebenen Betrag pro Reservierung, egal wie groß die Gruppe ist. Hast du dich für die Option „per guest” entschieden, berechnet das System den vorher festgelegten Betrag pro Person. Je größer die Gruppe desto höher also der Anzahlungsbetrag.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungen nur zu diesen Zeiten aktivieren” kannst du festlegen, dass du nicht immer, sondern nur zu definierten Zeiten Anzahlungen verlangst (z.B. während der Stoßzeiten). Wenn du deinen Gästen gestatten möchtest bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ohne Gebühr zu stornieren, kannst du festlegen wie lange vorher sie mindestens stornieren müssen, damit die Anzahlung nicht einbehalten wird. Setze einfach den Haken bei „Stornierungen ohne Gebühren zulassen” und füge dann die gewünschte Anzahl an Tagen ein, die es mindestens als Vorlauf geben muss, um gebührenfrei stornieren zu können.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren” kannst du festlegen, dass du nicht immer, sondern nur zu definierten Tagen/Zeiträumen Anzahlungen verlangst (z.B. zu Weihnachten).

Setze den Haken bei „Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren“ und klicke dann auf „+ Reservierungsdatum hinzufügen“, um den Zeitraum festzulegen, für den zu Anzahlungen verlangen möchtest und klicke anschließend auf „Speichern“. Du kannst anschließend erneut auf den Button klicken, um weitere Zeiträume festzulegen.

Wenn du nicht für alle Gäste, sondern nur für Gruppen ab einer bestimmten Größe Anzahlungen einbehalten möchtest, kannst du auch dies einstellen. Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungen ab einer bestimmten Gruppengröße aktivieren” setzt du einfach einen Haken und fügst die gewünschte Personenzahl ein, ab der du eine Anzahlung wünschst. Dann werden automatisch nur für Reservierungen Anzahlungen verlangt, die mindestens die angegebene Personenzahl betragen.

Die Gäste haben die Möglichkeit per Kreditkarte, Lastschrift oder PayPal zu bezahlen. Hierfür musst du unter „Einstellungen” > „Zahlungsdienste” die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

Für Gäste, die per Telefon reservieren, kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Dein Bankkonto für Anzahlungen” noch deine Kontodaten hinterlegen. Diese Information bekommen die Gäste dann per E-Mail, um die Anzahlung zu leisten.

Auch wenn du die Anzahlung aktiviert hast, kannst du noch telefonische Reservierungen annehmen. Trage die Daten wie gewohnt ein und klicke dann auf weiter. Dann erscheint ein zweites Fenster. 

• In dem Fenster kannst du angeben, ob die Gäste die Anzahlung schon geleistet haben (z. B. wenn sie vor Ort reservieren) oder ob die Anzahlung noch aussteht. 
• Wenn die Zahlung noch aussteht, wird die Reservierung mit dem Status “Unbestätigt” gespeichert. Der Gast bekommt eine E-Mail, in der er die Zahlung entweder online per Button oder per Überweisung bezahlt werden kann.
• Zahlt der Gast online, stellt sich die Reservierung automatisch auf “Bestätigt” um.
• Bei der Überweisung ist das nicht möglich. Kontrolliere regelmäßig dein Konto und ändere dann den Status der Reservierung manuell.

Wenn du in deiner Webapp in der linken Spalte ganz oben auf „Reservierungen” klickst, findest du direkt darunter den Reiter „Anzahlungen”. Wenn du die Anzahlungen aktiviert hast, siehst du hier für welche Reservierungen Anzahlungen eingegangen sind.

• Unter „Typ” siehst du die Zahlmethode, über die der Gast die Anzahlung geleistet hat (z.B. Kreditkarte).
• Daneben wird unter „Betrag & Anzahlungsstatus” angezeigt wie hoch die Anzahlung ist und, ob diese ggf. schon zurück erstattet wurde oder du sie einbehalten hast.
• Die Spalte „Reservierung” zeigt an auf welche Reservierung sich die Anzahlung bezieht.

Über das Symbol oben rechts kannst du die Übersicht der Anzahlungen für einen gewünschten Zeitraum auch als CSV-Datei exportieren.

Du hast die Möglichkeit einen individuellen Text festzulegen, der in deinem Widget erscheint.

Unter  „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Individueller Widget-Text für Anzahlungen” kannst du selbst einen Text verfassen, in welchem du deine Gäste über die Anzahlungsregelung informierst. Dieser Text wird direkt bei der Online-Reservierung im Widget angezeigt.

Klicke auf das Anzahlungssymbol in der entsprechenden Reservierung. Dort kannst du sehen wann und über welche Zahlungsmethode du die Anzahlung erhalten hast. Außerdem kannst du hier auswählen, ob du die Anzahlung „einbehalten”, „verrechnet” oder „zurückgezahlt” hast bzw. kannst du über „Anzahlung zurück überweisen” direkt den Betrag (oder auch nur einen Teil davon) zurückbuchen.