Anzahlungen einrichten

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” hast du die Möglichkeit festzulegen, ob und wenn ja, unter welchen Bedingungen du eine Gebühr für Reservierungen bzw. Stornierungen verlangen möchtest.

Setzt du den Haken bei „Anzahlungen für Reservierungen einschalten”, können Gäste nur einen Tisch reservieren, wenn sie eine Anzahlung leisten. Den konkreten Betrag legst du unter dem nächsten Punkt „Anzahlungsbetrag” fest.

Deine Gäste haben die Möglichkeit, die Anzahlung bequem via Kreditkarte, Lastschrift oder PayPal zu begleichen.

Hierfür musst du ggf. unter „Einstellungen” > „Integration” „Zahlungsdienste” zunächst dein resmio Konto mit einem der verfügbaren Zahlungsdienstleister verknüpfen.

Für Gäste, die per Telefon reservieren, kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Dein Bankkonto für Anzahlungen” noch deine Kontodaten hinterlegen. Diese Information bekommen die Gäste dann per E-Mail, um die Anzahlung zu leisten.

Nachdem du die Höhe des Betrags unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungsbetrag” festgelegt hast, kannst du nochmal unterscheiden, ob du den Betrag pro Reservierung oder pro Gast verlangst.

• Wähle einfach im Drop-Down-Menü neben dem Anzahlungsbetrag „pro Reservierung” oder „pro Gast” aus. Wählst du „pro Reservierung” aus, erhebt das System den angegebenen Betrag pro Reservierung, egal wie groß die Gruppe ist.
• Hast du dich für die Option „pro Gast” entschieden, berechnet das System den vorher festgelegten Betrag pro Person.
• Je größer die Gruppe desto höher also der Anzahlungsbetrag.

Wann die Anzahlung abgebucht wird, kannst du je nach Zahlungsanbieter selbst festlegen.

Zahlungen über den Zahlungsdienstleister Stripe:

Hier hast du die Auswahl. Du kannst unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungs-Möglichkeiten” festlegen, ob die Kreditkartendaten erst mal nur gespeichert werden oder ob sofort abgebucht wird.

• Wenn du bei “Bei Bedarf belasten” auswählst, werden die Daten nur gespeichert. Wenn ein Gast nicht kommt, kannst du das Geld abbuchen. 
• Bei “Sofort abbuchen” wird die Anzahlung beim Anlegen der Reservierung abgebucht. Wenn der Gast erscheint, muss das Geld mit der Rechnung verrechnet oder zurückgebucht werden.

Zahlungen über den Zahlungsdienstleister PayPal:

Das Geld wird sofort beim Anlegen der Reservierung abgebucht. Der Status der Anzahlung ist immer abgebucht.

Wenn die Gäste erscheinen, muss das Geld mit der Rechnung verrechnet oder zurückgebucht werden.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungen nur zu diesen Zeiten aktivieren” kannst du festlegen, dass du nicht immer, sondern nur zu definierten Zeiten Anzahlungen verlangst (z.B. während der Stoßzeiten). Wenn du deinen Gästen gestatten möchtest bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ohne Gebühr zu stornieren, kannst du festlegen wie lange vorher sie mindestens stornieren müssen, damit die Anzahlung nicht einbehalten wird. Setze einfach den Haken bei „Stornierungen ohne Gebühren zulassen” und füge dann die gewünschte Anzahl an Tagen ein, die es mindestens als Vorlauf geben muss, um gebührenfrei stornieren zu können.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren” kannst du festlegen, dass du nicht immer, sondern nur zu definierten Tagen/Zeiträumen Anzahlungen verlangst (z.B. zu Weihnachten).

Setze den Haken bei „Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren“ und klicke dann auf „+ Reservierungsdatum hinzufügen“, um den Zeitraum festzulegen, für den zu Anzahlungen verlangen möchtest und klicke anschließend auf „Speichern“. Du kannst anschließend erneut auf den Button klicken, um weitere Zeiträume festzulegen.

Wenn du nicht für alle Gäste, sondern nur für Gruppen ab einer bestimmten Größe Anzahlungen einbehalten möchtest, kannst du auch dies einstellen.

• Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Anzahlungen ab einer bestimmten Gruppengröße aktivieren” setzt du einfach einen Haken und fügst die gewünschte Personenzahl ein, ab der du eine Anzahlung wünschst.
• Danach werden automatisch nur für Online-Reservierungen eine Anzahlung fällig, wenn die angegebene Gruppengröße umfassen.

Wenn du in deiner Webapp in der linken Spalte ganz oben auf „Reservierungen” klickst, findest du direkt darunter den Reiter „Anzahlungen”. Wenn du die Anzahlungen aktiviert hast, siehst du hier für welche Reservierungen Anzahlungen eingegangen sind.

• Unter „Typ” siehst du die Zahlmethode, über die der Gast die Anzahlung geleistet hat (z.B. Kreditkarte).
• Daneben wird unter „Betrag & Anzahlungsstatus” angezeigt wie hoch die Anzahlung ist und, ob diese ggf. schon zurück erstattet wurde oder du sie einbehalten hast.
• Die Spalte „Reservierung” zeigt an auf welche Reservierung sich die Anzahlung bezieht.

Über das Symbol oben rechts kannst du die Übersicht der Anzahlungen für einen gewünschten Zeitraum auch als CSV-Datei exportieren.

Auch wenn du die Anzahlung aktiviert hast, kannst du noch telefonische Reservierungen annehmen. Trage die Daten wie gewohnt ein und klicke dann auf weiter.

Dann erscheint ein zweites Fenster. 

• In dem Fenster kannst du angeben, ob die Gäste die Anzahlung schon geleistet haben (z. B. wenn sie vor Ort reservieren) oder ob die Anzahlung noch aussteht. 
• Wenn die Zahlung noch aussteht, wird die Reservierung mit dem Status “Unbestätigt” gespeichert. Der Gast bekommt eine E-Mail, in der er die Zahlung entweder online per Button oder per Überweisung bezahlt werden kann.
• Zahlt der Gast online, stellt sich die Reservierung automatisch auf “Bestätigt” um.
• Bei der Überweisung ist das nicht möglich. Kontrolliere regelmäßig dein Konto und ändere dann den Status der Reservierung manuell.

Du hast die Möglichkeit, einen individuellen Text für deine Anzahlungsregelungen festzulegen. Der eingegebene Text wird Gästen im Widget gut sichtbar eingeblendet.

• Unter  „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Individueller Widget-Text für Anzahlungen” kannst du selbst einen Text verfassen, in welchem du deine Gäste über die Anzahlungsregelung informierst.
• Unter  „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” > „Link zur Stornorichtlinie“ kannst du einen Link von deiner Webseite hinterlegen, der erklärt, wie lange im Voraus die Gäste stornieren müssen, um keine Anzahlung leisten zu müssen. Dieser Link erscheint auch in der Bestätigungsemail für den Gast.

Klicke auf das Anzahlungssymbol in der entsprechenden Reservierung. In darauffolgenden Dialogfenster kannst du sehen, wann und über welche Zahlungsmethode du die Anzahlung für die jeweilige Reservierung erhalten hast.

Außerdem kannst du hier auswählen, ob du die Anzahlung „einbehalten”, „verrechnet” oder „zurückgezahlt” hast bzw. kannst du über „Anzahlung zurück überweisen” direkt den Betrag (oder auch nur einen Teil davon) zurückbuchen.

Wenn die Gäste nicht erscheinen oder nicht rechtzeitig genug vorher stornieren, kannst du die Anzahlung über Stripe abbuchen.

Du hast zwei Möglichkeiten, wie du das Geld abbuchen kannst. Einmal wirst du, wenn du den Status änderst, (Storniert oder No-Show) gefragt, ob du das Geld gleich abbuchen möchtest.

Falls du das Geld nicht direkt beim ändern des Status abgebucht hast, kannst du das (innerhalb der 14 Tage) durch das Anklicken des Anzahlungssymbols tun. Es öffnet sich ein zweites Fenster, in dem du dann auf Abbuchen klicken kannst.

Das Kreditkartensymbol bei der Reservierung zeigt dir an, welchen Status die Anzahlung hat. Es gibt Ausstehend, Bestätigt, Fehlgeschlagen, Abgebucht und Erledigt.

• Ausstehend wird bei manuellen Reservierungen angezeigt, wenn der Gast noch das Geld überweisen oder seine Kreditkartendaten hinterlegen muss.
• Bestätigt wird bei Anzahlung über Stripe angezeigt, wenn nur die Kreditkarten Daten gespeichert werden. Das Geld ist noch nicht abgebucht.
• Fehlgeschlagen bedeutet, dass bei der Abbuchung ein Fehler aufgetreten ist und du den Gast kontaktieren musst.
• Abgebucht wird standardmäßig bei Anzahlungen über PayPal angezeigt oder wenn das Geld von Zahlungen über Stripe abgebucht wurde. 
• Erledigt zeigt an, dass das Geld zurücküberwiesen oder verrechnet wurde. Das ist für Anzahlungen über PayPal gedacht, wo das Geld standardmäßig abgebucht wird und zurückgezahlt werden muss, wenn der Gast erscheint.