Anzahlungen einrichten

Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen hast du die Möglichkeit festzulegen, ob und wenn ja, unter welchen Bedingungen du eine Gebühr für Reservierungen bzw. Stornierungen verlangen möchtest.

Setzt du den Schalter auf Anzahlungen für Reservierungen einschalten auf grün, können Gäste je nach von dir definierter Regeln nur dann einen Tisch reservieren, wenn sie …

…  gleich bei der Reservierung eine Anzahlung leisten
… oder ihre Zahlungsdaten für den Fall eines Verstoßes deiner Stornorichtlinien hinterlegen.

Den konkreten Betrag legst du unter dem nächsten Punkt Anzahlungsbetrag fest.

Deine Gäste haben die Möglichkeit, die Anzahlung bequem via Kreditkarte, Lastschrift oder PayPal zu begleichen.

Hierfür musst du ggf. unter Einstellungen > Integration > Zahlungsdienste zunächst dein resmio Konto mit einem der verfügbaren Zahlungsdienstleister verknüpfen.

(Optional) Für Gäste, die per Telefon reservieren, kannst du unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Dein Bankkonto für Anzahlungen noch deine Kontodaten hinterlegen. Diese Information bekommen die Gäste dann per E-Mail, um die Anzahlung zu leisten.

Nachdem du die Höhe des Betrags unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Anzahlungsbetrag festgelegt hast, kannst du noch einmal unterscheiden, ob du den Betrag pro Reservierung oder pro Gast verlangst.

• Wähle einfach im Dropdown-Menü neben dem Anzahlungsbetrag pro Reservierung oder pro Gast aus. Wählst du pro Reservierung aus, erhebt das System den angegebenen Betrag pro Reservierung, egal, wie groß die Gruppe ist.
• Hast du dich für die Option pro Gast entschieden, berechnet das System den vorher festgelegten Betrag pro Person. Je größer die Gruppe, desto höher also der Anzahlungsbetrag / die Ausfallgebühr.

Wann die Anzahlung abgebucht wird, kannst du je nach Zahlungsanbieter selbst festlegen.

• Lege unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Anzahlungs-Möglichkeiten fest, ob die Kreditkartendaten nur gespeichert oder ob der Anzahlungsbetrag sofort abgebucht werden soll.

Um das No-Show-Risiko an wiederholenden stark frequentierten Zeiten wie zum Beispiel am Wochenende zu minimieren, kannst du in deinem resmio entsprechende Vorkehrungen treffen.

So geht’s:

• Wechsel zu Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen
• Scrolle runter bis zum Abschnitt Anzahlungen nur zu diesen Zeiten aktivieren.
• Klicke + Reservierungsdatum hinzufügen und lege entsprechende Wochentage / Uhrzeiten fest
• Achte darauf, dass der Schalter aktiviert ist (grün)

Etwaige Anzahlungszeiten werden für Gäste in deinem Reservierungswidget angezeigt (siehe Abbildung).

Du kannst außerdem (zusätzlich) die Anzahlung nur während eines Wunschdatums aktivieren. Das ist besonders praktisch bei Veranstaltungen wie dem Valentinstag oder an Weihnachten.

Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren kannst du festlegen, dass du nicht immer, sondern nur zu definierten Tagen/Zeiträumen Anzahlungen verlangst (z.B. zu Weihnachten).

• Setze den Haken bei Anzahlung für bestimmte Tage aktivieren
• Klicke dann auf + Reservierungsdatum hinzufügen, um den Zeitraum festzulegen, für den du Anzahlungen verlangen möchtest, und klicke anschließend auf Speichern
• Du kannst anschließend erneut auf den Button klicken, um weitere Zeiträume festzulegen

EMPFOHLEN Wenn du deinen Gästen gestatten möchtest, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ohne Gebühr zu stornieren, kannst du festlegen, wie lange vorher sie mindestens stornieren müssen, damit die Anzahlung nicht einbehalten wird.

• Aktiviere Stornierungen ohne Gebühren zulassen und füge dann die gewünschte Anzahl an Tagen ein, die es mindestens als Vorlauf geben muss, um gebührenfrei stornieren zu können.
• Informiere Gäste zusätzlich mit einem Widget-Text über die Stornobedingungen in deinem Restaurant und platziere einen Link zu deinen Storno-AGB.

Wenn du nicht für alle Gäste, sondern nur für Gruppen ab einer bestimmten Größe Anzahlungen einbehalten möchtest, kannst du auch dies einstellen.

• Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Anzahlungen ab einer bestimmten Gruppengröße aktivieren setzt du einfach einen Haken und fügst die gewünschte Personenzahl ein, ab der du eine Anzahlung wünschst.
• Danach werden automatisch nur für Online-Reservierungen eine Anzahlung fällig, wenn sie die angegebene Gruppengröße umfassen.

Du hast die Möglichkeit, einen individuellen Text für deine Anzahlungsregelungen festzulegen.

Der eingegebene Text wird Gästen im Widget eingeblendet.

1. Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Individueller Widget-Text für Anzahlungen kannst du selbst einen Text verfassen, in welchem du deine Gäste über die Anzahlungsregelung informierst.
2. EMPFOHLEN Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen > Link zur Stornorichtlinie kannst du einen Link zu deinen AGB / Stornorichtlinien hinterlegen. Gäste stimmen diesen aktiv zu, sollten sie eine Reservierung vornehmen. Der Link erscheint neben dem Widget auch in der E-Mail-Benachrichtigung.

Wenn du in deiner Web-App in der linken Spalte ganz oben auf Reservierungen klickst, findest du direkt darunter den Reiter Anzahlungen.

Ist die Anzahlungsfunktion in deinem resmio Konto aktiv, siehst du hier alle Reservierungen mit Anzahlungen.

• Die Spalte Reservierung zeigt an, auf welche Reservierung sich die Anzahlung bezieht. Ein Klick öffnet die jeweilige Tischreservierung.
• Relevant ist vor allem der Anzahlungsstatus, hierzu an anderer Stelle gleich mehr.
• Du siehst ferner den Betrag, den Gastnamen sowie die Zahlungsmethode.

Über das Symbol oben rechts kannst du die Übersicht der Anzahlungen für einen gewünschten Zeitraum auch als CSV-Datei exportieren.

Das Kartensymbol bei der Reservierung zeigt dir an, welchen Status die Anzahlung hat. Es gibt Ausstehend, Bestätigt, Fehlgeschlagen, Abgebucht und Erledigt.

• Ausstehend wird vor allem bei manuellen Reservierungen angezeigt, wo Gäste für eine verbindliche Tischbuchung zunächst die fällige Anzahlungssumme überweisen oder Ihre Kreditkartendaten hinterlegen müssen.
• Bestätigt wird ausschließlich bei der Anzahlung über Stripe angezeigt. Die Kreditkartendaten vom Gast wurden gespeichert. Die Ausfallgebühr kann im Falle eines No-Shows / einer Stornierung erhoben werden.
• Fehlgeschlagen bedeutet, dass bei der Abbuchung ein Fehler aufgetreten ist und du den Gast kontaktieren musst.
• Abgebucht wird standardmäßig bei Anzahlungen über PayPal angezeigt oder wenn das Geld von Zahlungen über Stripe abgebucht wurde.
• Erledigt zeigt an, dass das Geld zurücküberwiesen oder verrechnet wurde. Das ist für Anzahlungen über PayPal gedacht, wo das Geld standardmäßig abgebucht wird und zurückgezahlt werden muss, wenn der Gast erscheint.

Auch wenn du die Anzahlung aktiviert hast, kannst du noch telefonische Reservierungen annehmen.

• Lege über den Button   Neue Reservierung oben rechts eine manuelle Reservierung an.
• Trage die Reservierungsdaten zum Gast wie gewohnt ein und klicke dann auf Weiter.

In dem neuen Fenster kannst du angeben, ob die Gäste die Anzahlung schon geleistet haben (z. B. wenn sie vor Ort reservieren) oder ob die Anzahlung noch aussteht.

Im letzteren Fall wird die Reservierung mit dem Anzahlungsstatus Ausstehend angelegt.

• Solange die Zahlung noch aussteht, wird die Reservierung mit dem Reservierungstatus Unbestätigt gespeichert. Der Gast erhält eine E-Mail mit der Bitte, die Zahlung entweder online per Button oder per Banküberweisung zu begleichen.

• Zahlt der Gast online, stellt sich die Reservierung automatisch auf Bestätigt um. Zugleich wechselt der Anzahlungsstatus auf Abgebucht.
• Bei der Banküberweisung durch den Gast greift kein automatisches System! Kontrolliere regelmäßig dein Konto und ändere dann den Status der Reservierung manuell.

Sofern du die Anzahlung unmittelbar nach einer Online-Reservierung erhoben hast, bist du in der Lage, den bereits eingezogenen Betrag zu erstatten. Du erkennst entsprechende Anzahlungen in deiner Reservierungsübersicht an dem Status Abgebucht.

• Für die weitere Bearbeitung, klicke auf das Anzahlungssymbol in der entsprechenden Reservierung.

In dem darauffolgenden Dialogfenster kannst du sehen, wann und über welche Zahlungsmethode du die Anzahlung für die jeweilige Reservierung erhalten hast.

Außerdem kannst du hier auswählen, ob du die Anzahlung einbehalten, verrechnet oder zurückgezahlt hast bzw. kannst du über Anzahlung zurück überweisen direkt den Betrag (oder auch nur einen Teil davon) erstatten möchtest.

Bei einer Rückerstattung wechselt der Anzahlungsstatus von Abgebucht auf Erledigt.

Wenn die Gäste nicht erscheinen oder gemäß deinen Stornorichtlinien nicht frühzeitig vor dem Reservierungstermin stornieren, kannst du die Ausfallgebühr über Stripe einziehen.

Wenn Gäste Ihre Kreditkarte hinterlegt haben, aber keine Abbuchung stattgefunden hat, ist der Anzahlungsstatus Bestätigt.

Du hast zwei Möglichkeiten, die Ausfallgebühr von der hinterlegten Karte abzubuchen.

1. Zum einen im Dialogfenster, wenn du den Status der Reservierung änderst (auf Storniert oder No-Show).
2. Falls du die Ausfallgebühr nicht direkt mit der Statusänderung abgebucht hast, kannst du das (innerhalb von 14 Tagen) durch das Anklicken des Anzahlungssymbols zur Reservierung tun. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem du dann auf Abbuchen klicken kannst.

Der Anzahlungsstatus ändert sich von Bestätigt auf Abgebucht.