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Gästemanagement
· Wechsel zu resmio geplant? Importiere deine Gästendaten in unser System!
· Nutze die Gästedatenbank, um mehr über deine Kunden zu erfahren und deinen Service zu verbessern.
Gästedatenbank
Du kannst bereits vorhandene Kundendaten in resmio importieren.
Voraussetzung dafür ist, dass die Datensätze digital in tabellarischer Form formartiert sind (.csv). Nachfolgend findest du neben einer Anleitung auch eine bereits vorformartierte Musterdatei zum Download.
Beispiel: Mustertabelle (bereits korrekt formartiert)
| name | phone | street | zip | city | note | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Melanie Musterfrau | musterfrau@beispiel.de | 0123 456789 | Musterstraße 5 | 12345 | Musterstadt | Stammgast, bevorzugt Fensterplatz |
| Max Mustermann | max@beispiel.de | 0987 654321 | Beispielweg 10 | 54321 | Beispieldorf | Allergie gegen Nüsse |
So funktioniert der Gästedatenimport in resmio
Vorbereitung
- Öffne deine Liste mit den Kontakten in Microsoft Excel, Google Tabellen oder in einem anderen Programm zur Tabellenverarbeitung.
- Bitte ausschließlich die unten genannten Spalten verwenden (mindestens „name“ und „email“)
- Die oberen Spalten müssen korrekt in Englisch betitelt sein
- Vor- und Nachnamen bitte in einer Spalte „name“ zusammenführen
- Nur ein Wert pro Zeile (mehrere Rufnummern, Email-Adresse / Gast sind ungültig)
- Bitte auf sonstige Formatierungen verzichten (Fettdruck, Kursivierungen, Schriftarten …) Wenn du eine eigene Tabelle verwendest, bitte achte darauf, dass deine Tabelle richtig formatiert ist!
- Speichere deine Datei unbedingt im Format .csv ab. Andere Dateiformate werden beim Import nicht unterstützt. Unsere Tipps für den Dateiexport:
- Halte den Dateinamen kurz und einfach.
- Bitte auf Kleinschreibung im Dateinamen achten.
- Im Dateinamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten sein (Punkte, Bindestriche, Leerzeichen usw.)
Import der Gästedaten
Sobald du deine Tabelle für den Gästeimport vorbereitet hast, kannst du die Datei in deinem Reservierungssystem hochladen:
- Gehe in deinem resmio Account auf
Gäste und klicke rechts oben auf den Pfeil „⌄“ neben der Schaltfläche Gast hinzufügen. - Im Dialogfenster bitte Import auswählen.
- Nun kannst du deine bestehenden Kontakte hochladen.
- Du erhältst einige Minuten nach dem Upload eine Erfolgs- bzw. Fehlermeldung per Email.
Gäste-Tags sind eine tolle Möglichkeit, um Gäste zu segmentieren, so zum Beispiel nach ihrer Bedeutung (VIP) oder Präferenzen im Bezug auf Sitzplätze, Speisen und Getränke.
- Unter Einstellungen > Gäste > Automatisierung kannst du individuelle Gäste-Tags kreieren, die du dann bei Bedarf deinen Gästen zuordnen kannst.
- Die Zuordnung der Tags ist bei einer manuellen Reservierung als in der Gästedatenbank im jeweiligen Gästeprofil möglich.
Gästen zugeordnete Tags sind für alle Mitarbeiter beispielsweise in der Reservierungsübersicht zu sehen.
Im resmio Konto kannst du in der linken Spalte unter 
Gäste alle gespeicherten Gästedaten einsehen.
- Per Klick auf einen Gast öffnet sich eine Detailansicht mit allen zum Gast gespeicherten Informationen:
- Kontaktdaten
- ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtstag
- Gäste-Tags
- Metriken wie Anzahl Reservierungen, Bestellen und Gutscheinkäufe
- Status über E-Mail-Newsletter-Verifizierung / Feedback-E-Mails
- Über den Button Bearbeiten in der oberen Bildschirmhälfte kannst du die Daten auf Wunsch ändern oder erweitern.
Mit wachsender Gästeanzahl (und Servicekräften) steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass in deiner Gästedatenbank irgendwann Dubletten (doppelte Datensätze) landen.
Du kannst deine Kontakte mit irrtümlich angelegten Duplikaten bereinigen:
- Wähle unter Gäste die gewünschten Datensätze aus, die du in einem zusammenführen möchtest, und klicke oben rechts auf Auswahl bearbeiten > Zusammenführen.
- Wähle im darauffolgenden Fenster aus, welche Angaben zum Gast (Name, E-Mail-Adresse, Telefon) bei der Zusammenführung in einem Datensatz erhalten bleiben sollen.
- Bestätige die Zusammenführung mit Speichern.
Du kannst einen oder mehrere unerwünschte Gäste (bspw. mit hoher Storno- oder No-Show-Quote) von Online-Reservierungen ausschließen.
- Wähle Gäste und suche dir den entsprechenden Gast über das Suchfeld heraus.
- Wähle den Gast bzw. die Gästekartei an, klicke dann oben rechts auf den Button Bearbeiten > Sperren.
Gesperrte Gäste können über die hinterlegte E-Mail-Adresse in deiner Datenbank dann zukünftig nicht länger online reservieren. Stattdessen erhalten sie bei dem Versuch eine Fehlermeldung.
Automatisierung
Mit automatischen Regeln kannst du viele Systemoperationen individueller auf deinen Restaurantbetrieb abstimmen. Auf diese Weise kannst du im Tagesgeschäft viel Zeit sparen, weil sich zuvor händische Aktionen automatisieren lassen.
Die Funktion ist vor allem für erfahrene Anwender interessant!
- Du kannst automatische Regeln unter Einstellungen > Gäste > Automatisierung > Automatische Regeln festlegen, und in diesem Bereich aktivieren und deaktivieren.
Es können mehrere Regeln gleichzeitig aktiv sein.
Automatische Regeln folgen einer einfachen Logik: Ein Auslöser setzt automatisch eine bestimmte Aktion in Kraft, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind.
Einige Ideen für automatische Regeln, die du in deinem Restaurant umsetzen kannst, kannst du nachfolgend einsehen. Wir planen, den Umfang an wählbaren Systemoperationen in Zukunft zu erweitern.
Bei diesem Regelset werden dem Gast auf Basis seiner Besuche / Bestellungen / seines Feedback automatisch ein Gäste-Tag zugeordnet. Der Gäste-Tag ist in der Reservierungsübersicht für dein Personal einsehbar und ermöglicht dann bspw. das einfache Identifizieren von Stammgästen.
Reservierungen
- Auslöser: Buchung wurde aktualisiert
- Bedingung: Anzahl Besuche über 10
- Aktion: Gäste-Tag hinzufügen – VIP
Bestellungen
- Auslöser: Bestellung wurde aktualisiert
- Bedingung: Anzahl Bestellungen über 5
- Aktion: Gäste-Tag hinzufügen – „Top-Besteller“
Feedback
- Auslöser: Feedback hinterlassen
- Bedingung: Feedback allgemein schlecht
- Aktion: Gäste-Tag hinzufügen – „Kritiker“
Du kannst Gästenotizen sowie Notizen direkt zu Reservierungen automatisiert vom System hinzufügen lassen. Entsprechende Notizen können das Servicepersonal im Tagesgeschäft unterstützen.
Reservierungen
- Auslöser: Buchung aktualisiert
- Bedingung: Anzahl Stornierungen über 3
- Aktion: Gästenotiz hinzufügen – Achtung, hohe Stornoquote!
Feedback
- Auslöser: Feedback hinterlassen
- Bedingung: Feedback allgemein positiv
- Aktion: Buchungsnotiz hinzufügen „1x Freibier anbieten“
Unter Umständen kann es hilfreich sein, unerwünschte Gäste von Online-Reservierungen auszuschließen oder Gästedaten automatisiert aus dem System löschen zu lassen.
Gäste sperren
- Auslöser: Buchung wurde aktualisiert
- Bedingung: Anzahl No-Shows über 2
- Aktion: Blockiere Gast (+ ggf. zusätzlich Gäste-Notiz hinzufügen für Hinweis bei Eingabe einer manuellen Tischreservierung übers Telefon)
Gäste aus dem System entfernen
- Auslöser: Buchung wurde aktualisiert
- Bedingung: Erstelldatum der Buchung vor Datum XX.YY.ZZZZ
- Aktion: Lösche Gast
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