Gestione ospiti
- Hai in programma di passare a resmio? Importa i dati dei tuoi ospiti nel nostro sistema!
- Usa il database degli ospiti per scoprire di più sui tuoi ospiti e migliorare il tuo servizio.
Database degli ospiti
Puoi importare in resmio i dati degli ospiti già esistenti.
A tal fine, i record di dati devono essere formattati digitalmente in formato tabellare (.csv). Di seguito trovi le istruzioni e un file di esempio preformattato da scaricare.
Esempio: Tabella modello (già formattata correttamente)
| name | phone | street | zip | city | note | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Maria Rossi | rossi@esempio.it | 0123 456789 | Via Roma 5 | 12345 | Città Esempio | Cliente abituale, preferisce il tavolo vicino alla finestra |
| Mario Esempi | mario@esempio.it | 0987 654321 | Via Milano 10 | 54321 | Paese Esempio | Allergia alle noci |
Ecco come funciona l’importazione dei dati degli ospiti in resmio
Preparazione
- Apri il tuo elenco di contatti in Microsoft Excel, Google Fogli o in un altro programma di elaborazione fogli di calcolo.
- Usa esclusivamente le colonne menzionate di seguito (almeno “name” ed “email”)
- Le colonne superiori devono essere intitolate correttamente in inglese
- Unisci nome e cognome in un’unica colonna “name”
- Inserisci un solo valore per riga (più numeri di telefono o indirizzi e-mail per ospite non sono validi)
- Evita altre formattazioni (grassetto, corsivo, caratteri…). Se usi una tabella personalizzata, assicurati che sia formattata correttamente!
- Salva assolutamente il file in formato .csv. Altri formati di file non sono supportati per l’importazione. I nostri consigli per l’esportazione del file:
- Mantieni il nome del file breve e semplice.
- Assicurati di usare lettere minuscole nel nome del file.
- Il nome del file non deve contenere caratteri speciali (punti, trattini, spazi, ecc.)
Importazione dei dati degli ospiti
Dopo aver preparato la tabella per l’importazione, puoi caricare il file nel tuo sistema di prenotazione:
- Nel tuo account resmio, vai su
Ospiti e fai clic in alto a destra sulla freccia “⌄” accanto al pulsante Aggiungi ospite. - Nella finestra di dialogo, seleziona Importa.
- Ora puoi caricare i tuoi contatti esistenti.
- Riceverai un’e-mail di conferma o di errore pochi minuti dopo il caricamento.
I tag degli ospiti sono un ottimo modo per segmentare gli ospiti, ad esempio in base alla loro importanza (VIP) o alle preferenze relative a posti a sedere, cibi e bevande.
- Alla voce Impostazioni > Ospiti > Automazione puoi creare tag degli ospiti personalizzati da assegnare ai tuoi ospiti in caso di necessità.
- L’assegnazione dei tag è possibile sia in una prenotazione manuale , sia nel rispettivo profilo all’interno del database degli ospiti .
Impostazioni > Ospiti > 
, sia nel rispettivo profilo all’interno del database degli ospiti I tag assegnati agli ospiti sono visibili a tutti i collaboratori, ad esempio nella panoramica delle prenotazioni.
Nel tuo account resmio puoi visualizzare tutti i dati degli ospiti salvati nella colonna a sinistra alla voce 
Ospiti .
- Facendo clic su un ospite si apre una vista dettagliata con tutte le informazioni salvate su di lui:
- Dati di contatto
- Eventuali altri dati personali come la data di nascita
- Tag degli ospiti
- Metriche come il numero di prenotazioni, ordini e acquisti di buoni
- Stato della verifica della newsletter e-mail / e-mail di feedback
- Tramite il pulsante Modifica nella metà superiore dello schermo puoi modificare o estendere i dati, se lo desideri.
Con l’aumentare del numero di ospiti (e del personale di servizio), aumenta anche la probabilità che nel database degli ospiti compaiano dei duplicati (record doppi).
Puoi ripulire i tuoi contatti eliminando i duplicati creati per errore:
- Seleziona alla voce Ospiti i record desiderati che vuoi unire e fai clic in alto a destra su Modifica selezione > Unisci.
- Nella finestra successiva, seleziona quali dettagli dell’ospite (Nome, Indirizzo e-mail, Telefono) desideri mantenere nel record unificato.
- Conferma l’unione con Salva.
Puoi escludere uno o più ospiti indesiderati (ad es. con un tasso elevato di cancellazioni o no-show) dalle prenotazioni online.
- Seleziona Ospiti e cerca l’ospite corrispondente tramite il campo di ricerca.
- Seleziona l’ospite o la sua scheda, quindi fai clic in alto a destra sul pulsante Modifica > Blocca.
In futuro, gli ospiti bloccati non potranno più prenotare online tramite l’indirizzo e-mail registrato nel database. Riceveranno invece un messaggio di errore se ci provano.
Automazione
Con le regole automatiche puoi adattare molte operazioni di sistema in modo più personalizzato alla tua attività di ristorazione. In questo modo puoi risparmiare molto tempo nel lavoro quotidiano, poiché le azioni precedentemente manuali possono essere automatizzate.
Questa funzione è particolarmente interessante per gli utenti esperti!
- Puoi definire le regole automatiche alla voce Impostazioni > Ospiti > Automazione > Regole automatiche, e in quest’area puoi attivarle e disattivarle.
Possono essere attive più regole contemporaneamente.
Le regole automatiche seguono una logica semplice: un attivatore avvia automaticamente una determinata azione quando una o più condizioni sono soddisfatte.
Di seguito puoi trovare alcune idee per le regole automatiche da applicare nel tuo ristorante. In futuro prevediamo di ampliare la gamma di operazioni di sistema selezionabili.
Con questo insieme di regole, un tag viene assegnato automaticamente all’ospite in base alle sue visite, ai suoi ordini o al suo feedback. Il tag dell’ospite è visibile al tuo personale nella panoramica delle prenotazioni e consente, ad esempio, di identificare facilmente i clienti abituali.
Prenotazioni
- Attivatore: La prenotazione è stata aggiornata
- Condizione: Numero di visite superiore a 10
- Azione: Aggiungi tag ospite – VIP
Ordini
- Attivatore: L’ordine è stato aggiornato
- Condizione: Numero di ordini superiore a 5
- Azione: Aggiungi tag ospite – “Ospite top”
Feedback
- Attivatore: Feedback lasciato
- Condizione: Feedback generalmente negativo
- Azione: Aggiungi tag ospite – “Critico”
Puoi fare in modo che il sistema aggiunga automaticamente note sull’ospite e note direttamente sulle prenotazioni. Queste note possono supportare il personale di servizio nel lavoro quotidiano.
Prenotazioni
- Attivatore: Prenotazione aggiornata
- Condizione: Numero di cancellazioni superiore a 3
- Azione: Aggiungi nota ospite – Attenzione, tasso di cancellazione elevato!
Feedback
- Attivatore: Feedback lasciato
- Condizione: Feedback generalmente positivo
- Azione: Aggiungi nota di prenotazione “Offrire 1 birra gratis”
In alcune circostanze può essere utile escludere gli ospiti indesiderati dalle prenotazioni online o fare in modo che i dati degli ospiti vengano eliminati automaticamente dal sistema.
Bloccare gli ospiti
- Attivatore: La prenotazione è stata aggiornata
- Condizione: Numero di no-show superiore a 2
- Azione: Blocca ospite (+ ev. aggiungi anche una nota ospite come promemoria quando si inserisce una prenotazione manuale del tavolo al telefono)
Rimuovere gli ospiti dal sistema
- Attivatore: La prenotazione è stata aggiornata
- Condizione: Data di creazione della prenotazione precedente alla data XX.YY.ZZZZ
- Azione: Elimina ospite
