Telefonassistent – Aktivieren & einrichten


Inhaltsverzeichnis


Schnellstart: Telefonassistenten einrichten

SchrittNr.Anleitung
1Nach der Aktivierung erhälst du eine individuelle Rufnummer für den Telefonassistenten – jederzeit einsehbar in WebApp unter “Telefonassistent” > “Einstellungen”
2Bitte lege für den Fall, dass der Assistent den Anrufer nicht versteht oder ihm weiterhelfen kann, unter “Telefonassistent” > “Einstellungen” die “Eskalationseinstellungen“.

Wähle hier zwischen den drei verfügbaren Optionen:

· Weiterleitung des Anrufers auf eine zweite Telefon-/Handynummer
ODER
· Automatische Ansage einer verfügbaren Zeit, an dem ein Mitarbeiter erreichbar ist
ODER
· Aufzeichnung der Nachricht nach dem Signalton
3Bitte wähle in der Webapp unter unter “Telefonassistent” > “Einstellungen” und der Rubrik “Individiuelle Anpassung” zwischen einer männlichen (James) und weiblichen Stimme (Jane) .
4Lege anschließend in der gleichen Rubrik einen “Begrüßungstext” fest, mit dem der Assistent deine Gäste bei Anrufanhme willkommen heißt.
5Scrolle weiter nach unten zur Rubrik “Zusätzliche Informationen des Telefonassistenten“.

Hinterlege hier standardmäßige Antworten zu gängigen Fragen (Beispiel: “Sind Hunde erlaubt?”), damit der Assistent deinen Gästen optimale Auskünfte geben kann.
Einrichten OHNE RufumleitungEinrichten MIT Rufumleitung
Hinterlege die Rufnummer für den Telefonassistenten öffentlich sichtbar auf deiner Webseite.

ⓘ  Wir empfehlen die Telefonnummer des Assistenten zusätzlich in dem Google-My-Business-Profil deines Restaurants zu hinterlegen, da über Google erfahrungsgemäß die meisten Anrufe eingehen.
Voraussetzung für die Rumumleitung: Eine zweite Telefonnummer (etwa Festnetz oder Mobilfunk). Im Regelfall kannst du diese aus den Vertragsunterlagen deines Providers entnehmen.

Die Einrichtung der Weiterleitung zum Assistenten kann über das Telefon, den Provider oder Router erfolgen.

>> Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Rufweiterleitung

Wenn du den Telefonasssitenten nicht mehr nutzen möchtest, entferne die Rufnummer in allen Profilen. Bitte beachte, dass Änderungen je nach Anbieter u.U. erst zeitverzögert nach einigen Stunden erfolgen können.

Du kannst die Weiterleitung zum Assistenten jederzeit über das Telefon, den Router oder Provider deaktivieren. Eine Abschaltung über die Webapp von resmio ist nicht möglich.

ⓘ  Tipp: Du kannst eine Rufumleitung z.B. erst nach einem Zeitintervall wie 10 Sekunden einstellen. So kannst du bei geringer Auslastung den Anruf selbst entgegennehmen und Kosten sparen. Erfahre mehr

Wie aktiviere ich den Telefonassistenten in der Webapp?

  1. Logge dich mit deinen Zugangsdaten unter https://app.resmio.com/signin ein und klicke auf “Add-ons” (Toolbar links oben) > scrolle bis zum “Telefonassistent” > klicke auf “Details”
  2. Dann öffnet sich ein neues Fenster. Klicke nun auf “Upgrade”
  3. Alternativ kannst du direkt in der linken Navigationsleiste auf “Telefonassistent” > “Einstellungen” upgraden

Was kostet mich der Telefonassistent?

Bei der Aktivierung fällt einmalig eine Einrichtungsgebühr in Höhe von 14,90 Euro (Stand: Februar 2020) an. Daneben bezahlst du jeweils 0,30 Cent pro Anruf, den der Asisstent für dich beantwortet – unabhängig davon, ob eine Reservierung zustande kommt oder nicht.


Wie kann ich meine laufenden Kosten im Blick behalten?

Sobald das Anrufvolumen die Grenze von 75 Euro und 150 Euro monatlich überschreitet, erhältst du automatisch eine E-Mail-Benachrichtung von resmio. Eine Funktion, die es dir ermöglicht, die laufenden Kosten direkt in der Webapp einzusehen, ist bereits in Planung.


Wie richte ich eine Rufumleitung zum Telefonassistenten ein?

Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, eine Weiterleitung zum resmio Telefonassistenten einzurichten. Wie du deine Weiterleitung für diverse Telefonsysteme einrichten kannst, zeigen wir Schritt für Schritt auf einer gesonderten Hilfe-Seite “Rufumleitung einrichten“.


Kann ich den Telefonassistenten auch ohne Rufumleitung nutzen?

Ja, das ist problemlos möglich:

  • Unter “Telefonassistent” > “Einstellungen” siehst du deine Rufnummer, unter der deine Gäste den Assistenten direkt erreichen können.
  • Du kannst diese Rufnummer auf deiner Webseite und anderen Unternehmensprofilen wie z.B. bei Google für dene Gäste hinterlegen.

Bitte beachte, dass sich ggf. aufgrund des Anrufvolumens entsprechende Kosten anfallen können!

Direktwahl

Was passiert, wenn der Anrufer einen Menschen sprechen möchte?

Eskalationseinstellungen für den Telefonassistenten

Für den Fall, dass der Telefonassistent dem Anrufer nicht weiterhelfen kann oder soll, greifen die sogenannten “Eskalationseinstellungen“. Wie der Assistent bei einer Eskalation reagiert, kannst du direkt in deinem resmio Konto konfigurieren.

  1. Logge dich mit deinen Zugangsdaten unter https://app.resmio.com/signin ein
  2. Klicke in der Übersicht von resmio auf den Menüpunkt “Telefonassistent” und dann auf “Einstellungen”.
  3. Unter “Eskalationseinstellungen” findest du drei Optionen, mit denen du das Verhalten des Sprachassistenten individuell und auch in Abhängigkeit von den Öffnungszeiten konfigurieren kannst

ⓘ  Wenn eine Rufumleitung einrichten möchtest, benötigst du eine zweite Geschäftsnummer (du kannst alternativ auch eine Mobilfunknummer hinterlegen). In den meisten DSL- und Telefonverträgen sind mehrere Rufnummern inklusive, die du aus deinen Unterlagen entnehmen oder beim Provider erfragen kannst.


Woher kennt der Telefonassistent meine Reservierungszeiten?

Der Telefonassistent verhält sich identisch zu unserem bewährten Reservierungs-Widget, das du möglicherweise schon auf deiner Webseite eingebunden hast. Die Informationen betreffend den Kapazitäten und Reservierungszeiten (Uhrzeit, kommen dabei direkt aus deinem resmio Konto.

Wie du im Detail deine “Reservierungszeiten” konfigurierst, erfährst du in dem verlinkten Hilfe-Artikel.


Welche Daten erfasst der Telefonassistent?

Der Telefonassistent speichert alle Reservierungsinformationen (Name, Datum, Uhrzeit und Gruppengröße), das Gespräch (als Audiodatei) und ein Transkript in Textform. Dies erfolgt u.a. vor dem Hintergrund der Nachvollziehbarkeit von etwaig eingangenen Reservierungen. Die Audiodatei wird nach drei Monaten automatisiert gelöscht.

Wir empfehlen aus Datenschutzgründen, deine Gäste bei der Begrüßung durch den Assistenten darauf hinzuweisen, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Den Begrüßungstext kannst du nach dem Einloggen in resmio unter “Telefonassistent” > “Einstellungen” in der Spalte “Individuelle Anpassungen” festlegen.


Ich möchte den Telefonassistenten nicht mehr nutzen. Wie lässt sich dieser abstellen?

  1. Sofern konfiguriert, entferne die von dir eingerichtete Rufumleitung zum Telefonassistenten.
  2. Falls du für deine Gäste eine sichtbare Direktwahl zum Telefonassistenten z.B. auf deiner Webseite oder auf Google hinterlegt haben solltest, entferne diese und ersetze sie durch eine reguläre Geschäftsnummer.

    Bitte beachte, dass die Aktualisierung der Rufnummer je nach Anbieter (z.B. Google My Business) unter Umständen einige Stunden Zeit in Anspruch nehmen kann.

Wieso kann ich das Add-on für den Telefonassistenten nicht aktivieren?

  • Der Telefonassistent steht ausschließlich Kunden zur Verfügung, die den PREMIUM- oder ULTIMATE-Tarif nutzen.
  • Wenn du resmio im BASIC-Tarif nutzt oder dich noch in der 30-tägigen Testphase befindest, steht dir der Telefonassistent leider nicht zur Verfügung.

Der Telefonassistent taucht nicht in meiner resmio Webapp auf. Woran liegt das?

Der Telefonassistent steht derzeit nur Kunden an den Standorten Deutschland und der Schweiz zur Verfügung. Wenn dein Restaurant außerhalb der oben aufgeführten Region liegt, wird das Feature in deiner Webapp möglicherweise ausgeblendet.

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