Reservierungen verwalten

Inhaltsverzeichnis

Um das volle Potenzial deines digitalen Reservierungsbuch auszuschöpfen (Zeitersparnis und Personalentlastung), solltest du telefonische Reservierungen sowie eingehende Reservierungen über E-Mail in dein System überführen.

Gut zu wissen: Online-Reservierungen über das Widget auf deiner Webseite und Tischreservierungen über Google landen automatisch in deinem Reservierungssystem.

So geht’s

1. Klicke rechts oben auf  „Neue Reservierung“.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du Reservierung zum gewünschten Datum und Uhrzeit (sofern Kapazität ausreichend) anlegen kannst. Über die Schaltfläche Details > können ferner Anhänge, Notizen und Tags zur Buchung vergeben werden.

Kommen Gäste spontan ohne vorherige telefonische / Online-Reservierung in dein Lokal („Walk-ins“), solltest du diese unbedingt wie folgt in dein digitales Reservierungbuch übertragen.

So geht’s

1. Klicke rechts oben auf die Schaltfläche „Neuer Walk-in”.
2. Passe im darauffolgenden Fenster ggf. die Gruppengröße und Aufenthaltsdauer an. Wenn bekannt, kannst du die Kontaktdaten des Gasts sowie über die Schaltfläche Details > weiterführende Notizen und Tags hinzufügen.

Stammtische, Veranstaltungen… es gibt viele Anlässe für Serienreservierungen. Mit resmio kannst du wiederholende Reservierungen einfach und bequem anlegen. Prinzipiell gehst du dabei erstmal genauso vor als würdest du eine reguläre Reservierung platzieren:

• Klicke oben rechts auf  „Neue Reservierung”.
• Gib im nachfolgenden Fenster alle zur Reservierung relevanten Angaben wie die Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Kontaktdaten ein.
• Klicke dann auf den Button Details >. Setze in der rechten Spalte einen Haken bei „Diese Reservierung wiederholen”.
• Wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (Intervall, Wochentage, Serienende).
• Klicke abschließend unten rechts auf Alle speichern und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch in dein digitales Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir mit der Eingabe von Namen, der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen.

Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder umgehend befüllt – das spart im Alltag viel Zeit.

Über dein System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche zum Kontakt sowie etwaige Stornierungen und No-Shows.

Du kannst bei dem Anlegen einer neuen Reservierung auf Details > klicken und so Reservierung-Tags und Gäste-Tags hinzufügen. Dadurch sehen du und deine Kollegen bereits in der Reservierungsübersicht, welche Bedürfnisse deine Kunden haben und könnt individuell auf sie eingehen.

• Die Reservierungs-Tags hängen an der einzelnen Reservierung und enthalten daher Informationen, die nur für diese spezielle Reservierung wichtig sind. Zum Beispiel, dass der Gast diesmal auf der Terrasse sitzen möchte.
  Du kannst die Reservierungs-Tags unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.

• Die Gäste-Tags erscheinen immer, wenn der Gast reserviert. Hier werden allgemeingültige Informationen gespeichert, wie zum Beispiel Allergien.
  Die Gäste-Tags kannst du unter „Einstellungen” > „Gäste” > „Gäste-Tags” bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.

In deinem Reservierungsbuch kannst über das Filtersymbol  in der rechten oberen Ecke die Ansicht wechseln. Es gibt die Tagesansicht, die Wochenansicht, die Agenda und die Timeline.

Tagesansicht:
Diese Ansicht ist voreingestellt. Dort sind alle anstehenden Reservierungen für den aktuellen Tag zu sehen.

Wochenansicht:
Du kannst alle Reservierungen einer bestimmten Woche auf einmal anzeigen lassen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich für den Schichtplan und die Küchenplanung.

Agenda:
Bei der Agenda werden dir alle zukünftigen Reservierungen nach Datum geordnet untereinander angezeigt. Damit kannst du dir einen Überblick über mehrere Wochen hinweg verschaffen.

Timeline:
In der Timeline werden die Reservierungen eines Tages an einem Zeitstrahl angeordnet. Man kann die Reservierungen per Drag & Drop verschieben und so die Uhrzeit oder den Tisch anpassen. Das hilft dir dabei, deine Auslastung schnell und einfach zu maximieren.
Über das Symbol oben links kannst du in den Vollbildmodus wechseln und verschaffst dir damit einen noch besseren Überblick über deine Tischreservierungen!

resmio ermöglicht es dir eine Übersicht deiner Reservierungen des Tages bzw. der Woche als .PDF- und .CSV-Datei herunterzuladen und ausdrucken.

1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen“ klicken
2. Rechts oben neben der Schaltfläche „Kapazitäten anpassen“ kannst du über das Symbol erweiterte Optionen öffnen.
3. Wähle im darauffolgenden Menü „Individueller Druck“ und konfiguriere im nächsten Fenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Optionale Spalten

Das Datum der Reservierung muss folgendes Format besitzen: YYYY-MM-DD.

Besitzt die zu importierende Datei keine Spalte “status”, so werden die Reservierungen als bestätigt, d. h. “confirmed” angelegt. Ist eine Spalte “status” vorhanden, so müssen die Zellen folgende Werte enthalten: “unconfirmed”, “confirmed”, “arrived”, “seated”, “noshow”, “finished” oder “cancelled”.

3. Klicke als nächstes in deinem resmio Account in der Reservierungsübersicht auf das Filtersymbol und dann auf „Import„.
4. Nun kannst du deine bestehenden Reservierungen hochladen. Dies kann einige Zeit dauern. Du erhältst eine E-Mail mit den Importdetails.

E-Mail: Klicke auf „Verwaltung“ > „Benachrichtigungen“ und wähle dort „+ Empfänger hinzufügen“ aus, um die Daten einzugeben. Du kannst für jede hinterlegte E-Mail individuell festlegen, wofür diese eine Benachrichtigung bekommt.

SMS: Für jede versandte SMS werden 9 ct berechnet. Du kannst aber auch ein maximales Budget eingeben, um einen bestimmten Betrag nicht zu überschreiten. Ist der Betrag erreicht, werden keine SMS-Benachrichtigungen für diesen Monat mehr verschickt. Wir halten dich per E-Mail über die Ausgaben auf dem Laufenden, sodass du die volle Kontrolle hast.

Mit dem Alias kann man sehen, wer wann die Reservierung bearbeitet hat. Mehrere Mitarbeiter können sich über einen Nutzer anmelden und dann in der Alias-Liste ihren Namen auswählen. In den Gastaktivitäten kann man dann sehen, welcher Mitarbeiter eine Änderung vorgenommen hat.
Man kann nachvollziehen, wer Reservierungen

• angelegt,
• bearbeitet,
• storniert,
• und Anzahlungen bearbeitet

hat.
Die Alias-Namen legt man unter „Verwaltung“ > “Nutzer” > “Alias” an. Unten drunter bei “Verwaltung” > “Nutzer” > “Logging” wählst du aus, wofür ein Eintrag bei den Gastaktivitäten angelegt wird.

Wenn Gäste in deinem Lokal online reservieren, nimmt resmio deine Online-Reservierungen in der Standardeinstellung automatisch an. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Reservierungsanfragen erst nach individueller Prüfung durchs Personal freizugeben bzw. zu stornieren.

• Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per E-Mail bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.
• Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über…
  • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtung, die mit der Reservierung gesendet wird.
  • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.

Erst dann erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage. Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen.

Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.
Gruppen, die diese Anzahl überschreiten, musst du dann manuell bestätigen.

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter  „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

• Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, sodass dein System schlussfolgern kann, wie lange die gebuchten Plätze belegt sein werden.
• Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

Diese Funktion ist grundsätzlich optional. Für die Berechnung der Kapazität reicht eine Aufenthaltsdauer aus.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten„
2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 0 Personen, Aufenthaltsdauer 60 Minuten und ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).

Um sich Tische für bestimmte Gästegruppen (z.B. spontane Besucher ohne Reservierung) offen zu halten und / oder die Küche sowie den Service während Auslastungsspitzen zu entlasten, bietet es sich an ein „Stoßzeiten-Limit“ festzulegen.

So geht’s:

• Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ > „Stoßzeiten-Limit“ kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit konfigurieren.

Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten„ findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Es gibt die Mindestzeit, die bestimmt, wie viele Minuten vor der eigentlichen Buchung deine Gäste reservieren müssen.

Und es gibt die maximale Vorlaufzeit, die festlegt, wie viele Tage im Voraus die Gäste reservieren können.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

• Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in deiner Reservierungsübersicht markiert. Voraussetzung dafür ist, dass du bzw. dein Personal etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus als solche gekennzeichnet haben.
• Du kannst unerwünschte Gäste für Online-Reservierungen sperren.
• Zum einen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein„ den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken“ setzen.
  • Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert..
• Zum anderen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Anzahlungen„ festlegen, dass deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, ehe sie einen Tisch verbindlich reservieren können.

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage "Sorry, we are closed on %", der entsprechend der Spracheinstellung im Browser in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt wird.

Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

• Wechsele unter „Einstellungen“> „Reservierungen“ > „Allgemein„ in den Bereich „Widget-Text für geschlossene Tage“ und hinterlege dort deinen Wunschtext.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Reservierungsdetails von deinen Gästen erfragen möchtest (z.B. Anlass), kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren.

• Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein„ unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder“.
• Über den Button „+ Eingabefeld hinzufügen“ kannst du individuelle Felder festlegen.
• Dabei hast du die Wahl zwischen einem Freitextfeld und einer Checkbox.
• Außerdem ist es möglich zu entscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
• Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch ein Wert eingetragen ist.

Du kannst viele E-Mails, die automatisiert über dein System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigung, Bestellbestätigung oder Informationen zu Wartelisteneinträgen, Feedback-Mails) unter „Einstellungen“ > „Gäste“ > „Gäste-E-Mails„ individualisieren.

Folgende Basiselemente kannst du anpassen:

• Kopfzeile
• Anrede
• Nachricht
• Grußworte
• Ein- / Ausblenden von Elementen (Logo, Kontaktdaten, Adresse, Buttons)

Neben dem Text kannst du auch das Farbschema der E-Mail individuell an dein Restaurant anpassen. Klick dafür unter “Einstellungen” > “Gäste” > “Gäste E-Mails” rechts oben auf den Button “Farbeinstellungen”. Es gibt verschiedene Farbdesigns, aus denen du wählen kannst, oder du erstellst dir dein eigenes.

Über dein Reservierungswidget kannst du Gäste auf konkrete Angebote und Veranstaltungen hinweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden.

So funktioniert’s:

• „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Angebotszeiten„
• Klicke auf den Button + Angebotszeiten hinzufügen und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an der der Hinweis erscheinen soll.
• Lege dann den Text fest, den Gäste in deinem Widget sehen sollen. Die Textlänge ist auf maximal 20 Zeichen begrenzt.

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

• Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein„.
• Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten Schritt.

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen (telefonischer) Reservierungen hinterlegen müssen.

• Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen“ kannst du jeweils „Name“, „Telefon“ und „E-Mail“ auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht für Walk-ins und eingehende Online-Reservierungen greifen.

Standardmäßig wird in deinem Reservierungswidget für Gäste als Text für Zeiten, die nicht reserviert sind, der Wert „nicht verfügbar“ angezeigt.

Dieser Text lässt sich über dein System anpassen:

• Wähle unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein„ > „Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen.
• Du kannst optional auch einen Link, eine E-Mail oder eine Telefonnummer hinzufügen, um deine Gäste z. B auf eine Onlinebestellkarte zu leiten, wenn im Restaurant kein Platz ist.

Der vorausgewählte Widget-Text wird automatisch in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt, die in den Browsereinstellungen definiert ist.

Deine Gäste haben bei der Reservierung die Möglichkeit, im Notizfeld Fragen zu stellen. Du kannst auf diese Fragen antworten, indem du auf die Sprechblase neben dem Status auf der rechten Seite klickst. Der Gast erhält dann eine E-Mail mit deiner Nachricht.
Damit die Sprechblasen angezeigt werden, musst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein„ > den Haken bei “Antwortoption für Reservierungen” setzen.

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter„Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”. Damit kannst du für bestimmte Zeiträume deine Kapazität runter- oder komplett auf null setzen.

1. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.
   • Klicke dafür einfach auf das Drop-Down-Menü des entsprechenden Raums und dann anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
   • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
   • Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder das sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
2. Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen. In diesem Fall kannst du deine Kapazität auch höher als normal setzen.

Wenn du für einen ganzen Tag die online Reservierung deaktivieren möchtest, gibt es dafür die Notfallsperrung.
Den Button findest du bei dem Filter Sysmbol oben rechts in deinem Reservierungsbuch.

Einfach den Schieber auf aktiv (Blau) setzen und abspeichern. Deine Gäste erhalten dann die Meldung, dass für diesen Tag keine Reservierungen möglich sind.

Bei zeitlich befristeten Maßnahmen (Feiertage, Renovierungsarbeiten, Betriebsurlaub, Pandemie-bedingte Schließung…)  kannst du dein Restaurant für alle Reservierungen sperren.

• Unter „Einstellungen“ & „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen„ kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
• Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
• Darunter wählst du im Drop-Down Menü „Geschlossen“ aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox „ganztägig“, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.