Reservierungen verwalten


Inhaltsverzeichnis

Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

  • Über das Widget können Gäste selbstständig einen Tag, eine Uhrzeit und die gewünschte Personenzahl auswählen.
  • Nachdem sie die Reservierung abgeschickt haben, wirst du umgehend per SMS und/oder Email benachrichtigt.
  • Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email.
  • Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail.
  • Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Gäste” >„Feedback“ einsehen.
online-reservierung

Wie lege ich eine Reservierung an?

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

  1. Klicke in deinem resmio-Account rechts im Menü auf „Reservierungen“
  2. Rechts oben findest du „Neue Reservierung” > klick
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?

  1. Logge dich bei resmio ein
  2. Klicke auf „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten”

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen. Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall (*) bezieht.

Beispiel: Reservierungsintervall von 30 Minuten | Reservierungszeiten und Kapazität: Montag – Sonntag 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 10) | Es kann im 30-Minuten-Takt reserviert werden (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 Uhr, etc.) und somit stehen alle halbe Stunden 10 Sitzplätze zur Online-Buchung zur Verfügung.

Hinweis zur Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn du eingegeben hast, dass dein Restaurant Mo-So von 10-20 Uhr geöffnet hat, ist es nicht möglich eine Ausnahme für bspw. Mittwoch von 15-20 Uhr einzugeben. Der Mittwoch ist dann doppelt belegt und das funktioniert nicht. Richtig ist: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So 10-20 Uhr; Mi 15-20 Uhr.

Muss ich meine Reservierungen nochmals bestätigen?

Wenn du möchtest, ist das möglich. Hast du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” die Einstellung „automatisch Reservierung bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per SMS/Email benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.

Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, so bekommst du eine Benachrichtigung über die Reservierung und kannst diese über einen Link in der E-Mail bestätigen oder absagen. Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Wie lege ich einen Walk-in an?

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

  1. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

  1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter „Einstellungen“ > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten” ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
  2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
  3. Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten” kannst du deine Einstellungen dann noch feiner anpassen.
  • Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
  • Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

Wie drucke ich meine Agenda?

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
  2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option “Individueller Druck” und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Gehe im Menü auf „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten”
  2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen” kannst du die Mindestgruppengröße und eine Aufenthaltsdauer festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).

Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte immer 1.) das Datum, dann 2.) die Anzahl der Personen, dann 3.) die Aufenthaltsdauer und 4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden, da in Abhängigkeit von der Gruppengröße, die dafür eingestellte Aufenthaltsdauer greift und dabei verfügbare Kapazitäten erneut berechnet werden und sich in diesem Zuge ändern können.

Beachte, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

manuell Reservierung anlegen
falsches anlegen manueller Reservierung

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum z.B. 25.03.2020, die Anzahl der Personen, die reservieren möchte z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend der Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen ggf. 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.

Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da Kapazität von 15 bis 14:00 Uhr vorhanden ist.

Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet, die hinterlegte Kapazität wird überschrieben. Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Tischplan”, ob dein Tischplan aktiv ist.

 

Kann ich während besonders gut besuchter Zeiten (z.B. in der Mittagspause) meine Kapazitäten anpassen?

Hierfür steht dir das Stoßzeiten-Limit zur Verfügung. Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten” > „Stoßzeiten-Limit” kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit einstellen. Dieses überschreibt die Kapazität der Reservierungszeiten und erlaubt es nur dieser hinterlegten Anzahl von Personen, Plätze zu den verfügbaren Zeiten zu reservieren.

Wie viel Vorlaufzeit habe ich für Reservierungen? / Reservierungen kann ich nur mit maximal xy Stunden Vorlauf annehmen, kann ich dies individuell einstellen?

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten” findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen. Bitte beachte, dass es sich um eine Angabe in Stunden handelt und die minimal einstellbare Vorlaufzeit demnach eine Stunde ist. Wenn du also beispielsweise “30” eingibst, beträgt die Vorlaufzeit 30 Stunden und nicht 30 Minuten. Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst. Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.

Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mich vor No-Shows abzusichern?

Zum einen kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken” setzen. So erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine Erinnerung per E-Mail und du läufst weniger Gefahr, dass die Gäste die Reservierung vergessen und nicht erscheinen. Zum anderen kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” festlegen, dass deine Gäste eine bestimmten Betrag anzahlen müssen, wenn sie reservieren.

Welche Information wird an geschlossenen Tagen für meine Gäste angezeigt?

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage immer “Sorry, we are closed on %”. Du kannst den Text aber jederzeit individuell anpassen, indem du unter „Einstellungen” > “Reservierungen” > „Allgemein” den „Widget-Text für geschlossene Tage” änderst.

Habe ich die Möglichkeit weiterführende Informationen von meinen Gästen gleich bei der Reservierung abzufragen?

Gibt es bestimmte Informationen, die du am besten direkt bei der Reservierung von deinen Gästen erfahren möchtest, dann kannst du das unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder” festlegen. Mittels des Buttons „+ Eingabefeld hinzufügen” kannst du individuelle Felder festlegen. Außerdem ist es möglich mittels Checkbox zu unterscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht. Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch etwas eingetragen wird.

Wie lautet der Text der Reservierungsbestätigung an meine Gäste und wie kann ich diesen ändern?

Wie der aktuelle Text in der E-Mail lautet, die als Reservierungsbestätigung verschickt wird, kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” > „Zusätzlicher Text für Reservierungsbestätigungen” nachlesen. Dort kannst du auch den Text ganz einfach abändern, zum Beispiel, wenn du deine Gäste über Besonderheiten informieren möchtest.

Wie kann ich meine Kapazitäten (im Notfall) schnell anpassen bzw. Tische ggf. sperren?

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter „Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren. Klicke dazu einfach auf das Drop Down Menü des entsprechenden Raums und klicke anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest. Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren. Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder, dass sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.

Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapaziäten anpassen. Auch für diesen Fall kannst du den Zeitraum der Änderung festlegen.

Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer, der Zugriff zur Reservierungssoftware hat, bedient werden kann und die Einstellungen dort alle Standardeinstellungen überschreiben.

Wie kann ich das System komplett sperren, wenn, z.B. aufgrund von Urlaub, mein Restaurant geschlossen bleibt?

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Feiertage & Ausnahmen” kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geschlossen hat. Klicke einfach auf den Button “+ Ausnahme hinzufügen” und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest. Darunter wählst du im Drop-Down Menü “Geschlossen” aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox “ganztägig”, damit dein Restaurant 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.

Kann ich Zeiten, zu denen mein Restaurant eigentlich geschlossen ist, ausnahmsweise als geöffnet einstellen ohne gleich die gesamten Reservierungszeiten ändern zu müssen?

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Feiertage & Ausnahmen” kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geöffnet sein soll, auch wenn es normalerweise (laut deinen festgelegten Reservierungszeiten) geschlossen hat. Klicke einfach auf den Button “+ Ausnahme hinzufügen” und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest. Darunter wählst du im Drop-Down Menü “Offen” aus und fügst die gewünschten Uhrzeiten ein. Außerdem musst du noch angeben mit welcher Kapazität dein Restaurant in diesem außerplanmäßigen Zeitraum besetzt werden kann.

Kann ich meine Gäste gleich bei der Reservierung darüber informieren, dass zu bestimmten Zeiten besondere Angebote gelten (z.B. Happy Hour, Live Musik)?

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Angebotszeiten” kannst du Zeiten festlegen, zu denen in deinem Reservierungs-Widget direkt angezeigt wird, dass es besondere Angebote gibt. Klicke einfach auf den Button “+ Besondere Zeiten hinzufügen” und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, zu denen du die Besonderheit einfügen möchtest. Außerdem kannst du den Text festlegen, der zu diesen Zeiten in deinem Widget erscheinen soll. Bitte beachte, dass der Text kürzer als 20 Zeichen sein muss, damit er auch in dein Widget passt.

Du kannst außerdem auch bestimmen, dass du nur für einen bestimmten Zeitraum Angebote anbietest. Nutze hierfür einfach die Datumsangabe und setze den Haken im Kästchen davor. Dann werden die Angebotszeiten nur für den eingetragenen Zeitraum im Widget angezeigt.

Kann ich meinen Gästen gleich bei der Reservierung wichtige Informationen mitteilen (z.B. die maximale Aufenthaltsdauer)?

Wenn du deinen Gästen am besten direkt bei der Reservierung bestimmte Informationen mitteilen möchtest, empfiehlt sich das Feld „Individueller Widget-Text”, welches du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” findest. Sobald du etwas in dieses Feld einträgst, erscheint diese Information direkt im zweiten Schritt bei der Reservierung über das Widget. Somit teilst du diese Info bereits mit, bevor die Reservierung überhaupt vollständig abgeschlossen wurde.

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