Reservierungen verwalten

Inhaltsverzeichnis

• Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?
• Wie lege ich eine Reservierung an?
• Erkennt das System einen Gast, der zum wiederholten Mal reserviert, automatisch?
• Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?
• Muss ich meine Reservierungen nochmals bestätigen?
• Wie lege ich einen Walk-in an?
• Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?
• Wie drucke ich meine Agenda?
• Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?
• Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?
• Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?
• Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?
• Kann ich während besonders gut besuchter Zeiten (z.B. in der Mittagspause) meine Kapazitäten anpassen?
• Wie viel Vorlaufzeit habe ich für Reservierungen? / Reservierungen kann ich nur mit maximal xy Stunden Vorlauf annehmen, kann ich dies individuell einstellen?
• Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mich vor No-Shows abzusichern?
• Welche Information wird an geschlossenen Tagen für meine Gäste angezeigt?
• Habe ich die Möglichkeit weiterführende Informationen von meinen Gästen gleich bei der Reservierung abzufragen?
• Wie lautet der Text der Reservierungsbestätigung an meine Gäste und wie kann ich diesen ändern?/Wie kann ich die E-Mails anpassen, die über das System verschickt werden?
• Wie kann ich meine Kapazitäten (im Notfall) schnell anpassen bzw. Tische ggf. sperren?
• Wie kann ich das System komplett sperren, wenn, z.B. aufgrund von Urlaub, mein Restaurant geschlossen bleibt?
• Kann ich Zeiten, zu denen mein Restaurant eigentlich geschlossen ist, ausnahmsweise als geöffnet einstellen ohne gleich die gesamten Reservierungszeiten ändern zu müssen?
• Kann ich meine Gäste gleich bei der Reservierung darüber informieren, dass zu bestimmten Zeiten besondere Angebote gelten (z.B. Happy Hour, Live Musik)?
• Kann ich meinen Gästen gleich bei der Reservierung wichtige Informationen mitteilen (z.B. die maximale Aufenthaltsdauer)?
• Wie kann ich die Pflichtfelder für manuelle Reservierungen einstellen/ändern?
• Welcher Text wird für nicht verfügbare/ausgebuchte Zeiten angezeigt und wie kann ich diesen ändern?

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

• Über das Widget können Gäste selbstständig einen Tag, eine Uhrzeit und die gewünschte Personenzahl auswählen.
• Nachdem sie die Reservierung abgeschickt haben, wirst du umgehend Email und/oder per SMS benachrichtigt.
• Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email und/oder per SMS.
• Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail und/oder SMS.
• Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Gäste“ >„Feedback“ einsehen.

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

1. Klicke rechts oben auf „Neue Reservierung”
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir, sobald du den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse in die Reservierungsmaske eingibst, automatisch vorgeschlagen. Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag, werden die Felder direkt befüllt.

So kann das System auch mitzählen wie oft der Gast schon bei dir war, oder, ob er vielleicht schon mal ein No-Show war.

Hat sich etwas an den Daten des Besuchers geändert, kannst du über „Gastdetails aktualisieren“ automatisch auch den Eintrag in der Gästedatenbank anpassen, ohne dies manuell tun zu müssen.

Wenn du möchtest, ist das möglich. Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per Email bzw. SMS (optional zubuchbar!) benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.

Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, so bekommst du eine Benachrichtigung über die Reservierung und kannst diese über einen Link in der E-Mail bestätigen oder absagen. Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen. Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

1. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

• Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
• Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option „Individueller Druck“ und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Hinweis: Du kannst auch bereits Filter in der Reservierungsübersicht auswählen bevor du den individuellen Druck auswählst (z.B. den Status der Reservierungen oder, ob du gleich die ganze Agenda oder nur einen Tag ausdrucken möchtest).

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“
2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet, die hinterlegte Kapazität wird überschrieben. Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Tischplan”, ob dein Tischplan aktiv ist.

Hierfür steht dir das Stoßzeiten-Limit zur Verfügung. Unter „Einstellungen” > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ > „Stoßzeiten-Limit” kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit einstellen. Dieses überschreibt die Kapazität der Reservierungszeiten und erlaubt es nur dieser hinterlegten Anzahl von Personen, Plätze zu den verfügbaren Zeiten zu reservieren.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten” findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen. Bitte beachte, dass es sich um eine Angabe in Stunden handelt und die minimal einstellbare Vorlaufzeit demnach eine Stunde ist. Wenn du also beispielsweise “30” eingibst, beträgt die Vorlaufzeit 30 Stunden und nicht 30 Minuten. Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst. Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.

Zum einen kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken” setzen. So erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine Erinnerung per E-Mail und du läufst weniger Gefahr, dass die Gäste die Reservierung vergessen und nicht erscheinen. Zum anderen kannst du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Anzahlungen” festlegen, dass deine Gäste eine bestimmten Betrag anzahlen müssen, wenn sie reservieren.

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage immer “Sorry, we are closed on %”. Du kannst den Text aber jederzeit individuell anpassen, indem du unter „Einstellungen” > “Reservierungen” > „Allgemein” den „Widget-Text für geschlossene Tage” änderst.

Gibt es bestimmte Informationen, die du am besten direkt bei der Reservierung von deinen Gästen erfahren möchtest, dann kannst du das unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder” festlegen. Mittels des Buttons „+ Eingabefeld hinzufügen” kannst du individuelle Felder festlegen. Außerdem ist es möglich mittels Checkbox zu unterscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht. Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch etwas eingetragen wird.

Alle E-Mails, die über das System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigungen, Bestellbestätigungn oder Informationen zu Wartelisteneinträgen) können unter „Einstellungen“ > „Gäste“ > „Gäste-E-Mails“ individualisiert werden.

Bitte beachte, dass die E-Mails, sobald sie individuell angepasst werden, nicht mehr automatisch übersetzt werden. Wenn du die Informationen auf mehreren Sprachen (z.B. auf Deutsch & Englisch) einbinden möchtest, schreibe am besten den Text gleich zweisprachig in die E-Mail.

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter „Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren. Klicke dazu einfach auf das Drop Down Menü des entsprechenden Raums und klicke anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest. Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren. Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder, dass sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.

Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapaziäten anpassen. Auch für diesen Fall kannst du den Zeitraum der Änderung festlegen.

Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer, der Zugriff zur Reservierungssoftware hat, bedient werden kann und die Einstellungen dort alle Standardeinstellungen überschreiben.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen” kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geschlossen hat. Klicke einfach auf den Button “+ Ausnahme hinzufügen” und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest. Darunter wählst du im Drop-Down Menü “Geschlossen” aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox “ganztägig”, damit dein Restaurant 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Feiertage & Ausnahmen” kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geöffnet sein soll, auch wenn es normalerweise (laut deinen festgelegten Reservierungszeiten) geschlossen hat. Klicke einfach auf den Button “+ Ausnahme hinzufügen” und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest. Darunter wählst du im Drop-Down Menü “Offen” aus und fügst die gewünschten Uhrzeiten ein. Außerdem musst du noch angeben mit welcher Kapazität dein Restaurant in diesem außerplanmäßigen Zeitraum besetzt werden kann.

Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Angebotszeiten” kannst du Zeiten festlegen, zu denen in deinem Reservierungs-Widget direkt angezeigt wird, dass es besondere Angebote gibt. Klicke einfach auf den Button “+ Besondere Zeiten hinzufügen” und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, zu denen du die Besonderheit einfügen möchtest. Außerdem kannst du den Text festlegen, der zu diesen Zeiten in deinem Widget erscheinen soll. Bitte beachte, dass der Text kürzer als 20 Zeichen sein muss, damit er auch in dein Widget passt.

Du kannst außerdem auch bestimmen, dass du nur für einen bestimmten Zeitraum Angebote anbietest. Nutze hierfür einfach die Datumsangabe und setze den Haken im Kästchen davor. Dann werden die Angebotszeiten nur für den eingetragenen Zeitraum im Widget angezeigt.

Wenn du deinen Gästen am besten direkt bei der Reservierung bestimmte Informationen mitteilen möchtest, empfiehlt sich das Feld „Individueller Widget-Text”, welches du unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” findest. Sobald du etwas in dieses Feld einträgst, erscheint diese Information direkt im zweiten Schritt bei der Reservierung über das Widget. Somit teilst du diese Info bereits mit, bevor die Reservierung überhaupt vollständig abgeschlossen wurde.

In den Einstellungen kannst du festlegen welche Angaben deine Mitarbeiter bei der manuellen Anlage von neuen Reservierungen eintragen müssen. Unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > „Allgemein” > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen” kannst du jeweils „Name”, „Telefon” und „E-Mail” auswählen. Diese Einstellung betrifft nur die manuellen Reservierungen, die Buchungen über das Widget sind davon nicht betroffen.

Standardmäßig wird im Reservierungswidget als Text für Zeiten, die nicht mehr resrvierbar sind „nicht verfügbar“ angezeigt. Du kannst den Text aber auch abändern, indem du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen auswählst.