Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

  • Über das Widget können Gäste selbstständig einen Tag, eine Uhrzeit und die gewünschte Personenzahl auswählen.
  • Nachdem sie die Reservierung abgeschickt haben, wirst du umgehend per SMS und/oder Email benachrichtigt.
  • Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email.
  • Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail.
  • Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Feedback“ einsehen.
online-reservierung

Wie lege ich eine Reservierung an?

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

  1. Klicke in deinem resmio-Account rechts im Menü auf „Reservierungen“
  2. Rechts oben findest du „Neue Reservierung” > klick
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst
Reservierung anlegen

Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?

Solltest du dein Passwort vergessen haben, kannst du dir ganz einfach unter folgendem Link „Passwort vergessen?“ ein neues Passwort auf deine E-Mailadresse senden lassen.

  1. Logge dich bei resmio ein
  2. Geh auf „Einstellungen” > „Profil”

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen. Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall (*) bezieht.

Beispiel: Reservierungsintervall von 30 Minuten | Reservierungszeiten und Kapazität: Montag – Sonntag 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 10) | Es kann im 30-Minuten-Takt reserviert werden (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 Uhr, etc.) und somit stehen alle halbe Stunden 10 Sitzplätze zur Online-Buchung zur Verfügung.

Hinweis zur Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn du eingegeben hast, dass dein Restaurant Mo-So von 10-20 Uhr geöffnet hat, ist es nicht möglich eine Ausnahme für bspw. Mittwoch von 15-20 Uhr einzugeben. Der Mittwoch ist dann doppelt belegt und das funktioniert nicht. Richtig ist: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So 10-20 Uhr; Mi 15-20 Uhr.

Muss ich meine Reservierungen nochmals bestätigen?

Wenn du möchtest, ist das möglich. Hast du die Einstellung „automatisch Reservierung bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per SMS/Email benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.

Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, so bekommst du eine Benachrichtigung über die Reservierung und kannst diese über einen Link in der E-Mail bestätigen oder absagen. Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Reservierung bestätigen

Wie lege ich einen Walk-in an?

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

  1. Klicke in deinem resmio-Account rechts im Menü auf „Reservierungen“
  2. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst
Walk-ins anlegen

Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

  1. Zunächst stelle dazu deine Öffnungszeiten und Kapazitäten unter „Einstellungen“ und „Profil“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
  2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du eine Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
  3. Unter „Einstellungen“ >„Reservierungen“ > „Reservierungseinstellungen“ >„Erweiterte Einstellungen“ kannst du deine Öffnungszeiten dann noch feiner anpassen.
  • Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
  • Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

Wie drucke ich meine Agenda?

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
  2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option “Individueller Druck” und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.
Agenda drucken

Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Logge dich in der resmio Webapp ein.
  2. Gehe im Menü links zu “Einstellungen” und klicke auf den Menüpunkt “Reservierungen”.
  3. Bei Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße kannst du die Mindestgruppengröße und eine Aufenthaltsdauer festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).
Gruppengröße in Webapp

Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte immer 1.) das Datum, dann 2.) die Anzahl der Personen, dann 3.) die Aufenthaltsdauer und 4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden, da in Abhängigkeit von der Gruppengröße, die dafür eingestellte Aufenthaltsdauer greift und dabei verfügbare Kapazitäten erneut berechnet werden und sich in diesem Zuge ändern können.

Beachte, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

manuell Reservierung anlegen
falsches anlegen manueller Reservierung

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum z.B. 25.03.2020, die Anzahl der Personen, die reservieren möchte z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend der Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen ggf. 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.

Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da Kapazität von 15 bis 14:00 Uhr vorhanden ist.
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