Reservierungsmanagement
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Reservierungen anlegen – So legst du telefonische und E-Mail-Reservierungen an

Manuelle Reservierungen über resmio anlegen

Um das volle Potenzial deines digitalen Reservierungsbuchs auszuschöpfen (Zeitersparnis und Personalentlastung), solltest du telefonische Reservierungen sowie eingehende Reservierungen über E-Mail in dein System überführen.

Gut zu wissen: Online-Reservierungen über das Widget auf deiner Webseite und Tischreservierungen über Google landen automatisch in deinem Reservierungssystem.

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Tipp: Wir empfehlen eindringlich, telefonische Reservierungen und Buchungen aus anderen Quellen (bspw. E-Mail) in dein digitales Reservierungsbuch zu übertragen.

Dadurch vermeidest du Mehraufwände, die durch die Pflege unterschiedlicher Systeme (handschriftlich geführtes Reservierungsbuch) entstehen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf  Neue Reservierung“.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du eine Reservierung zum gewünschten Datum und Uhrzeit (sofern Kapazität ausreichend) anlegen kannst.
    Über die Schaltfläche Details > können ferner Anhänge, Notizen und Tags zur Buchung vergeben werden.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Walk-ins anlegen – Weshalb Gäste ohne Reservierung in dein System gehören

Kommen Gäste spontan ohne vorherige telefonische / Online-Reservierung in dein Lokal („Walk-ins“), solltest du diese unbedingt wie folgt in dein digitales Reservierungsbuch übertragen.

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Tipp: „Walk-ins“ in dein digitales Reservierungsbuch einzutragen, verschafft dir und deinem Personal einen Überblick über deine tatsächliche Auslastung. Damit schaffst du die Basis für alle weiterführenden Optimierungen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf die Schaltfläche „Neuer Walk-in”.
  2. Passe im darauffolgenden Fenster ggf. die Gruppengröße und Aufenthaltsdauer an. Wenn bekannt, kannst du die Kontaktdaten des Gasts sowie über die Schaltfläche Details > weiterführende Notizen und Tags hinzufügen.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Pflichtangaben fürs Personal bei manuellen Reservierungen festlegen

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen (telefonischer) Reservierungen hinterlegen müssen.

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Gut zu wissen: Mehr Pflichtangaben erhöhen den Aufwand für dein Personal. Sie erhöhen aber auch die Datenqualität und ermöglichen es dir bspw. einen besseren Service zu bieten (ohne Namen + Telefonnummer kein Rückruf möglich). Das solltest du abwegen!

Pflichtfelder fürs Personal bei manuellen Reservierungen festlegen
  • Unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Pflichtfelder für manuelle Reservierungen kannst du jeweils Name, Telefon und E-Mail auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht bei Walk-ins und eingehenden Online-Reservierungen greift.

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Serienreservierungen (Stammtisch, Hotelgäste …) einstellen

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Serienreservierung anlegen über resmio - Erster Schritt

Stammtische, Hotelgäste mit gebuchtem Frühstück / Abendessen, Veranstaltungen … es gibt viele Anlässe für Serienreservierungen. Mit resmio kannst du wiederholende Reservierungen einfach und bequem anlegen. Prinzipiell gehst du dabei zunächst genauso vor, als würdest du eine reguläre Reservierung platzieren:

  • Klicke oben rechts auf  Neue Reservierung.
  • Gib im nachfolgenden Fenster alle zur Reservierung relevanten Angaben wie die Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Kontaktdaten ein.
Serienreservierung über resmio anlegen - zweiter Schritt
  • Setze in der rechten Spalte einen Haken bei Diese Reservierung wiederholen.
  • Wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (Intervall, Wochentage, Serienende).
  • Klicke abschließend unten rechts auf Alle speichern und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch in dein digitales Reservierungsbuch eingetragen.
Beispiel für eine Serienreservierung über resmio

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

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Bitte beachte, dass die Serie nach dem Anlegen nicht mehr bearbeitet werden kann! Du kannst jedoch einzelne Reservierungen der Serie anpassen oder aber die komplette Serie stornieren.

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Reservierungen mit wiederkehrenden Gästen

Reservierung mit wiederkehrenden Gästen

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir mit der Eingabe von Namen, der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen.

Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder umgehend befüllt – das spart im Alltag viel Zeit.

Über dein System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche zum Kontakt sowie etwaige Stornierungen und No-Shows.

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Tipp: Haben sich die Kontaktdaten deines Gasts geändert, kannst du über das Anhaken Gastdetails aktualisieren auch den Eintrag in deiner Gästedatenbank anpassen.

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Reservierungs- und Gäste-Tags für eine gute Kundenbindung

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Die Reservierungs- und Gäste-Tags sind ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Gäste Tags in resmio Beispiele

Du kannst beim Anlegen einer neuen Reservierung auf Details > klicken und so Reservierung-Tags und Gäste-Tags hinzufügen. Dadurch sehen Du und Deine Kollegen in der Reservierungsübersicht, welche Bedürfnisse Deine Kunden haben und könnt individuell auf sie eingehen.

  • Reservierungs-Tags hängen an der einzelnen Reservierung und enthalten daher Informationen, die ausschließlich für die konkrete Reservierung relevant sind. Zum Beispiel, dass der Gast den Wunsch geäußert hat, auf der Terrasse zu sitzen.
  • Du kannst Reservierungs-Tags unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
  • Gäste-Tags erscheinen wiederum automatisch, wenn der Gast reserviert. Sie werden für allgemeingültige Angaben zum Gast verwendet, wie zum Beispiel etwaige Allergien oder Präferenzen.
  • Alle Gäste-Tags kannst Du unter Einstellungen > Gäste > Automatisierung bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
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Die Reservierungsansichten

In deinem Reservierungsbuch kannst über das Filtersymbol  in der rechten oberen Ecke die Ansicht wechseln. Es gibt die Tagesansicht, die Wochenansicht, die Agenda und die Timeline.

Tagesansicht:
Diese Ansicht ist voreingestellt. Dort sind alle anstehenden Reservierungen für den aktuellen Tag zu sehen.

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Die Wochen-, Agenda- und Timeline-Ansicht ist ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wochenansicht:
Du kannst alle Reservierungen einer bestimmten Woche auf einmal anzeigen lassen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich für den Schichtplan und die Küchenplanung.

Agenda:
Bei der Agenda werden dir alle zukünftigen Reservierungen nach Datum geordnet untereinander angezeigt. Damit kannst du dir einen Überblick über mehrere Wochen hinweg verschaffen.

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Bitte beachte, dass sich bei hohem Reservierungsaufkommen die Ladezeiten in der Agenda-Übersicht beträchtlich erhöhen können.

Alle Reservierungen im Zeitstrahl innerhalb deines digitalen Reservierungsbuchs sichtbar

Timeline:
In der Timeline werden die Reservierungen eines Tages an einem Zeitstrahl angeordnet. Man kann die Reservierungen per Drag & Drop verschieben und so die Uhrzeit oder den Tisch anpassen. Das hilft dir dabei, deine Auslastung schnell und einfach zu maximieren.
Über das Symbol oben links kannst du in den Vollbildmodus wechseln und verschaffst dir damit einen noch besseren Überblick über deine Tischreservierungen!

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Druck der Agenda / Reservierungsübersicht

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Druck der Reservierungsübersicht in resmio

resmio ermöglicht es dir eine Übersicht deiner Reservierungen des Tages bzw. der Woche als .PDF- und .CSV-Datei herunterzuladen und ausdrucken.

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt Reservierungen klicken
  2. Rechts oben neben der Schaltfläche Kapazitäten anpassen kannst du über das Symbol erweiterte Optionen öffnen.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü „Individueller Druck“ und konfiguriere im nächsten Fenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.
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Gut zu wissen: Für die Zeitstrahlansicht („Timeline“) steht die Druckfunktion nicht zur Verfügung.

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Import von Reservierungen

Du planst einen Anbieterwechsel und hast bereits vor der Nutzung von resmio Reservierungen gesammelt?

Dann kannst du deine Reservierungsdaten ganz einfach in dein resmio Konto importieren. Die Datensätze müssen für den Import in formartierter Tabellenform ( .csv) vorliegen.

Verwende idealerweise unsere Vorlage unten.

  1. Öffne deine Liste mit den Reservierungen in Microsoft Excel, Google Tabellen oder in einem anderen Programm zur Tabellenverarbeitung.
  2. Bitte achte darauf, dass deine Tabelle richtig formatiert ist!
    · Um Reservierungen zu importieren, müssen die Spalten korrekt in Englisch betitelt sein (verwende unsere Vorlage).
    · Die Datei muss mindestens die zwingend notwendigen Spalten (siehe unten) enthalten
    · Bitte auf Kleinschreibung und Leerzeichen achten
    · Der Dateiname darf beim Import keine Bindestriche oder andere Sonderzeichen enthalten
    · Es können ausschließlich CSV-Dateien importiert werden

Hinweise zum Dateinamen: Bitte achte vor dem Import darauf, dass der Dateiname deiner CSV-Datei keine Leerzeichen, Punkte oder andere Sonderzeichen enthält.

Import reservations
    • day (Tag der Reservierung)
    • time (Uhrzeit der Reservierung)
    • number (Anzahl d. Gäste / Gruppengröße)
    • name (Vor- und Nachname eines Gastes)
  • walkin (muss wahlweise den Status true oder false haben)
  • booking number
  • email
  • phone
  • notes
  • comment
  • status

Das Datum der Reservierung (Spalte: day) muss folgendes Format besitzen: YYYY-MM-DD (Beispiel: 2025-09-30)

Besitzt die zu importierende Datei keine Spalte status, so werden die Reservierungen als bestätigt, d. h. confirmed angelegt.

Ist eine Spalte status vorhanden, so müssen die Zellen folgende Werte enthalten:

  • unconfirmed, confirmed, arrived, seated, noshow, finished oder cancelled.

3. Klicke als Nächstes in deinem resmio Account in der Reservierungsübersicht auf das Filtersymbol und dann auf Import.
4. Nun kannst du deine bestehenden Reservierungen hochladen.

5. Je nach Umfang deines Datensatzes kann der Import-Prozess einige Zeit dauern. Du erhältst nach einem erfolgreichen Import deiner Reservierungen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Importdetails (siehe Abbildung oben).

Kapazität und Auslastung steuern
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Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen

  1. Logge dich bei resmio ein.
  2. Klicke auf Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten.

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen.

Mit Kapazität ist konkret die Gesamtkapazität deines Restaurants gemeint, das heißt aller verfügbaren Sitzplätze unabhängig von Tischen und Räumen.

Eine optimale Kapazitätssteuerung ist über den Tischplan möglich.

Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall und eine eventuell eingestellte Aufenthaltsdauer beziehen.

Beispiel Reservierungsintervall:

Intervall Zeitraum Kapazität Verfügbare Zeiten
30 Minuten Mo. – So., 12:00 – 20:00 Uhr 10 pro Zeitslot 12:00, 12:30, 13:00, 13:30, …


Resultat:
Gäste können im 30-Minuten-Takt reserviert (12:00, 12:30, 13:00 Uhr … ), jede halbe Stunde stehen insgesamt 10 Sitzplätze (Kapazität = 10) für Reservierungen zur Verfügung.

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Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn bspw. mittwochs andere Reservierungszeiten gelten, kannst du für diesen Tag eine gesonderte Reservierungszeit hinterlegen. Bitte achte darauf, diesen Tag aus allen anderen Reservierungszeiten herauszunehmen.

Falsch: Mo.–So. 10-20 Uhr | Mi. 15-20 Uhr – doppelte Reservierungszeit für Mittwoch!
Richtig: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So: 10-20 Uhr | Mi. 15-20 Uhr

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Hinweis zur Aufenthaltsdauer: Die Aufenthaltsdauer hat Einfluss auf deine tatsächlichen Kapazitäten.

Wenn im Beispiel die Aufenthaltsdauer auf 60 Minuten eingestellt ist und für 12 Uhr 10 Sitzplätze reserviert werden, sind diese Sitzplätze erst um 13 Uhr wieder frei.

Liegt bei einer festgelegten Aufenthaltsdauer ein Reservierungsintervall dazwischen (hier: 12:30 Uhr), werden zu dem Zeitpunkt nicht automatisch „neue“ Kapazitäten frei.

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Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet und deine unter den Reservierungszeiten hinterlegte Kapazität überschrieben!

Prüfe im Zweifel unter Einstellungen > Tischplan > Basiseinstellungen, ob dein Tischplan aktiv ist („Online-Reservierungen werden automatisch einem Tisch zugeordnet“).

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Bestätigen von Reservierungsanfragen (automatisch / von Hand)

Wenn Gäste in deinem Lokal online reservieren, nimmt resmio deine Online-Reservierungen in der Standardeinstellung automatisch an. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Reservierungsanfragen erst nach individueller Prüfung durchs Personal freizugeben bzw. zu stornieren.

Reservierungsbenachrichtungen über resmio aktivieren
  • EMPFOHLEN Hast du unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Reservierungen automatisch bestätigen gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per E-Mail bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun. Der Vorteil liegt in der Zeitersparnis.
  • Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über …
    • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtigung, die mit der Reservierung gesendet wird (wie du Benachrichtigungen konfigurierst)
    • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.

Erst dann erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

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Bitte beachte: Reservierungen erst „manuell“ bestätigen zu müssen erhöht den Personalaufwand. Zugleich ist der Komfort für Gäste je nach Reaktionszeit durch fehlende Planbarkeit geschmälert.

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Du hast auch die Möglichkeit, nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen. Das ist sinnvoll, wenn du größere Gruppen von der Bestätigung erst einmal persönlich kontaktieren möchtest (etwa zwecks No-Show-Vermeidung).

Wähle dafür Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf. Gruppen, die diese Anzahl überschreiten, musst du dann manuell bestätigen.

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Überbuchungen vermeiden – Maßnahmen und Tipps

Um Überbuchungen und die Überbelastung deines Teams zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen in resmio zu wählen.

Einige Beispiele:

  1. Nutze den Tischplan anstelle einer Gesamtkapazität für dein Lokal, denn dieser spiegelt deine tatsächliche Restaurantkapazität wider.
  2. Du kannst ausgewählte Tische (zeitweise) für Online-Reservierungen sperren und Manuelle Reservierung von gesperrten und besetzten Tischen erlauben aktivieren. Mit dieser Einstellung kannst du Tische als Puffer vorhalten.
  3. Eine höhere Mindest-Vorlaufzeit von 60 bis 90 Minuten verhindert spontane Reservierungen und kann so dein Team entlasten.
  4. Du kannst Widget-Reservierungen für den gleichen Tag nach einer vordefinierten Uhrzeit nicht länger akzeptieren.
  5. Stelle ein, dass Online-Reservierungen von größeren Gruppen (bspw. ab 8 Personen) nicht automatisch bestätigt werden.
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Bitte beachte: Zur Kehrseite der oben genannten Maßnahmen gehört, dass du deine Restaurantauslastung womöglich nicht maximieren kannst.

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Unser Tipp: Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch deine telefonischen Reservierungen sowie Walk-ins ins System überträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

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Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Zusätzliche Aufenthaltsdauern können ab dem PREMIUM-Tarif eingestellt werden.

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Für die Berechnung der Kapazität reicht eine allgemeingültige Aufenthaltsdauer aus.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Gehe im Menü auf Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten
  2. Bei Aufenthaltsdauer bei Reservierungen kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 4 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten und ab 8 Personen, Aufenthaltsdauer 120 Minuten).

Wenn du eine Aufenthaltsdauer für spezifische Gruppengrößen definiert hast, beachte bitte die nachfolgenden Hinweise.

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Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da eine Kapazität von 15 Personen bis 14:00 Uhr vorhanden ist.
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Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte in der Reihenfolge

1.) das Datum,
2.) die Anzahl der Personen,
3.) die Aufenthaltsdauer und
4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden sollten.

Dadurch stellst du sicher, dass die Kapazitäten in Relation zur Aufenthaltsdauer / Gruppengröße korrekt berechnet werden. Bedenke, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

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Solange dein Restaurant nicht vollumfänglich ausgelastet ist, dürfte eine falsche Reihenfolge keine nennenswerten Konsequenzen haben. An stark frequentierten Tagen kannst du deine Auslastung womöglich aber blockieren.

Aufenthaltsdauern nach Gruppengrößen und beim Anlegen telefonischer Reservierungen in resmio

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum, z.B. 25.03.2026, dann die Gruppengröße, z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend den Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.
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Mit Stoßzeit-Limits auf Auslastungsspitzen (bspw. Wochenenden) reagieren

Um sich Tische für bestimmte Gästegruppen (z.B. spontane Besucher ohne Reservierung) offen zu halten und / oder die Küche sowie den Service während Auslastungsspitzen zu entlasten, bietet es sich an ein „Stoßzeiten-Limit“ festzulegen.

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Gut zu wissen: Das Stoßzeiten-Limit überschreibt die Kapazität der sonst geltenden Reservierungszeiten. Du kannst Limits für bestimmte Wochentage und Uhrzeiten festlegen.

So geht’s:

  • Unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten > Stoßzeiten-Limit kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit konfigurieren.

Beispiel:

  • Reservierungsintervall von 30 Minuten, Reservierungszeiten und Kapazität: Mo. – So. 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 50)
  • Stoßzeiten-Limit für Sa. und So. 18-20 Uhr (Kapazität: 25)
  • Resultat: Am Sa. und So. stehen zwischen 18 und 20 Uhr max. 25 Sitzplätze pro Reservierungsintervall (30 Minuten) zur Verfügung, obwohl die Restaurantkapazität an übrigen Zeiten höher liegt (50).
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Hinweis: Das Stoßzeiten-Limit gibt die Kapazität pro Intervall frei. Bei unserem Beispiel werden von 18 bis 20 Uhr jede halbe Stunde 25 Plätze online frei gegeben, sofern in dem Intervall die Sitzplätze nicht schon anderweitig vergeben sind.

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Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen

Unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten findest du gleich an dritter Stelle die Option, eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Es gibt die Mindestzeit, die bestimmt, wie viele Minuten vor der eigentlichen Buchung deine Gäste reservieren müssen.

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Bitte beachte: Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

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Wer kann maximale Vorlaufzeiten verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Über die maximale Vorlaufzeit legst du fest, wie viele Tage im Voraus Gäste in deinem Restaurant reservieren können.

Der Standardwert ist:

365 Tage

Das Setzen einer niedrigen maximalen Vorlaufzeit kann für Restaurants in bestimmten Szenarien sinnvoll sein:

  • Hoher Touristenanteil / Walk-ins: Viele Reservierungen im Voraus können bewirken, dass für entsprechende Kunden keine Kapazitäten mehr zur Verfügung stehen.
  • Probleme mit No-Shows: Wenn Gäste zu lange im Voraus reservieren dürfen, besteht ungeachtet aller Reservierungsbenachrichtigungen das Risiko, dass sie ihre Tischbuchung nicht wahrnehmen.
  • Überraschende Engpässe beim Personal können einem bei langfristigen Reservierungen einen Strich durch die Rechnung machen.

Bitte beachte: Über Google bleibt dein Restaurant ungeachtet deiner Einstellungen im System maximal bis 30 Tage im Voraus buchbar.

Widget Reservierungen Uhrzeit

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

Das kann vor allem an stark frequentierten Tagen sinnvoll sein, wo es kontraproduktiv ist, kurzfristige Tischreservierungen anzunehmen.

So geht’s:

  • Klicke dazu einfach unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden.

Das passiert mit dieser Einstellung:

  • Gibst du hier beispielsweise 19:00 Uhr ein, können Gäste ab 19:00 und danach nicht länger für den gleichen Tag reservieren.
  • Dein Widget zeigt dann für den gleichen Tag keine verfügbaren Zeiten mehr an.
  • Buchungen für zukünftige Tage bleiben natürlich weiterhin möglich.
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Maßnahmen gegen No-Shows (Nichterscheinen von Gästen)

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

  • Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in deiner Reservierungsübersicht markiert.
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Voraussetzung dafür ist, dass du bzw. dein Personal etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus auch als solche gekennzeichnet haben.

  • Ziehe eine No-Show-Gebühr ein: Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen kannst du festlegen, ob und wann deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, wenn sie einen Tisch reservieren wollen.
  • Du kannst unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein den Haken bei der Funktion Reservierungserinnerungen schicken setzen. Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert.
  • Du kannst außerdem unerwünschte Gäste für Online-Reservierungen sperren.
Gäste informieren
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Hinweis an geschlossenen Tagen hinterlegen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Indiviudeller Widget-Text für geschlossene Zeiten im Reservierungswidget von resmio

Standardmäßig hinterlegt ist der Text für geschlossene Tage "Entschuldigung, wir haben am DD.MM.YYYY geschlossen.", der entsprechend der Spracheinstellung im Browser in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt wird.

Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

Individuellen Widget-Text für geschlossene Tage festlegen
  • Wechsele unter Einstellungen> Reservierungen > Allgemein und scrolle runter zum Bereich Widget-Text für geschlossene Tage.
  • Hinterlege dort deinen Wunschtext, vergiss bitte nicht, deine Änderungen zu speichern.
  • Um den mehrsprachig verfügbaren Standardtext wiederherzustellen, entferne einfach deinen personalisierten Widget-Text.
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Bitte beachte: Wenn du einen individuellen Widget-Text einsetzt, wird dieser nicht automatisch andere Sprachen übersetzt.

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Weitere Reservierungsdetails von Gästen erfragen

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Reservierungsdetails von deinen Gästen erfragen möchtest (z.B. Anlass für den Besuch, Zustimmung zu AGB), kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren.

Individuelle Eingabefelder im Reservierungswidget fürs Cross-Selling nutzen
  • Du findest die Funktion unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein unter dem Punkt Individuelle Eingabefelder.
  • Über den Button "+ Eingabefeld hinzufügen" kannst du individuelle Felder festlegen.
  • Dabei hast du die Wahl zwischen einem Freitextfeld und einer Checkbox.
  • Außerdem kannst du entscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
  • Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in diesem Feld auch ein Wert eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Angaben aus individuellen Eingabefeldern sind in deinem Reservierungsbuch in der Buchung als „Gastnotiz“ zu sehen (siehe Abbildung oben).

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Bewerben von Angeboten im Reservierungswidget

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Angebotszeiten Online-Reservierungstool von resmio

Über dein Reservierungswidget kannst du Gäste auf bevorstehende Angebote und Veranstaltungen hinweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden. Auf diese Weise kannst du bspw. Sitzplätze an sonst auslastungschwachen Zeiten eher mit Gästen füllen.

So funktioniert’s:

  • Klicke in resmio auf Einstellungen > Reservierungen > Angebotszeiten.
  • Klicke auf den Button + Angebotszeiten hinzufügen und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen der Hinweis erscheinen soll.
  • Lege einen aussagekräftigen Titel für dein Angebot sowie einen attraktiven Beschreibungstext fest.
  • Lade ggf. ein passendes Bild hoch, das Gäste in deinem Widget sehen sollen.
Angebotszeiten im Widget von resmio einstellen
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Gut zu wissen: Ausführliche Tipps und Hinweise zu den Angebotszeiten haben wir in einem illustrierten Beitrag für dich zusammengetragen.

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Wichtige Hinweise für Gäste vor Reservierung (bspw. maximale Aufenthaltsdauer)

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Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen wie die Aufenthaltsdauer oder etwaige Reservierungsbedingungen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

Individueller Widget-Text für Reservierungshinweise
  • Du findest die Funktion unter Einstellungen > Reservierungen > Online Reservierung > Individueller Widget-Text.
  • Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten von insgesamt drei Schritten.
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Gut zu wissen: Zeilenumbrüche und sonstige Formatierungen sind im Widget-Text nicht möglich.

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Widget-Text für nicht verfügbare / ausgebuchte Zeiten ändern

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn dein Restaurant zu einzelnen Reservierungszeiten ausgebucht sein sollte, wird Gästen in deinem Widget standardmäßig der Text „nicht verfügbar“ angezeigt.

Nicht verfügbare Widget-Zeiten Beispiel

Dieser Text lässt sich über dein System anpassen:

  • Wähle unter Einstellungen > Reservierungen > Online Reservierung > Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten eine andere der vorgegebenen Optionen.
  • Du kannst optional auch einen Link, eine E-Mail oder eine Telefonnummer hinzufügen, um deine Gäste z. B. auf eine Onlinebestellkarte zu leiten, wenn im Restaurant kein Platz ist.
Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten in resmio einstellen
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Gut zu wissen: Der vorausgewählte Widget-Text wird automatisch in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt, die in den Browsereinstellungen definiert ist.

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Auf Fragen von Gästen antworten

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Auf Gästeanfragen übers resmio System antworten

Deine Gäste haben bei der Online-Reservierung die Möglichkeit, im Kommentarfeld Anregungen / Fragen und Wünsche zu übermitteln.

Du kannst auf diese Gastkommentare direkt über dein Reservierungssystem eingehen.

  1. Klicke hierfür auf das  Symbol neben dem Reservierungsstatus auf der rechten Seite deiner Buchungsübersicht.
  2. Der Gast erhält nach der Bestätigung eine E-Mail mit deiner Nachricht.
  3. Beantwortete Gästeanfragen erkennst du in deiner Reservierungsübersicht dann an dem Symbol.

Die Antworten-Funktion ist standardmäßig in deinem resmio Konto aktiviert.

  • Um sie zu deaktivieren, entferne den Haken unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Reservierungsbestätigungen bei Antwortoption für Reservierungen.

Tipp: Du kannst die zuletzt gesendete Nachricht an den Gast sehen, wenn du erneut auf die Sprechblase klickst.

Im Notfall / bei Abwesenheit
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Notfallsperrung von Tischen und Räumen

Kapazität im Restaurant anpassen über resmio mit aktivem Tischplan
Kapazitäten anpassen bei aktiviertem Tischplan

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter Reservierungen) findest du oben rechts einen Button Kapazitäten anpassen. Damit kannst du für bestimmte Zeiträume deine Kapazität heruntersetzen oder komplett auf null stellen.⁣

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Hinweis: Bei einem kleinen Bildschirm findest du den Button Kapazität anpassen unter dem Filtersymbol .

Gesamtkapazität in resmio - telefonische Reservierung

Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.

  • Klicke dafür einfach auf das Dropdown-Menü des entsprechenden Raums und dann anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
  • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
  • Außerdem besteht die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder dass sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
Kapazitäten anpassen ohne aktiven Tischplan
Kapazitäten anpassen ohne aktiven Tischplan

Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen.

In diesem Fall kannst du deine Kapazität auch höher als normal setzen.

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Bitte beachte, dass jeder Nutzer deines Systems (auch „Kellner“) Kapazitäten notfalls anpassen kann. Wir empfehlen, dein Service-Team im Umgang entsprechend zu sensibilisieren.

Notfallsperrung in resmio aktivieren

Wenn du Online-Reservierungen ganztägig schnell deaktivieren möchtest, gibt es dafür die Notfallsperrung.

  • Den gleichnamigen Button hierfür findest du bei dem Filtersymbol oben rechts in deinem Reservierungssystem.
  • Einfach den Schieber auf aktiv (grün) setzen und abspeichern. Auf dem gleichen Weg kannst du die Notfallsperrung aufheben.
  • Deine Gäste erhalten im Widget die Meldung, dass für diesen Tag keine Reservierungen angenommen werden.

 

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System befristet für Reservierungen sperren (bspw. Renovierung, Betriebsurlaub)

Feiertage und Ausnahmen in resmio einstellen

Bei zeitlich befristeten Maßnahmen (Feiertage, Renovierungsarbeiten, Betriebsurlaub …)  kannst du dein Restaurant für alle Reservierungen sperren.

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Hinweis: Um dauerhafte Ruhetage festzulegen (bspw. montags dauerhaft geschlossen), wechsele bitte zu den Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten.

  • Unter Einstellungen & Reservierungen > Feiertage & Ausnahmen kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
  • Klicke einfach auf den Button + Ausnahme hinzufügen und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
  • Darunter wählst du im Dropdown-Menü Geschlossen aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox ganztägig, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Du kannst über den gleichen Weg dein Restaurant ausnahmsweise auch für Reservierungen öffnen. Wähle dafür im Dropdown-Menü „Offen“ und definiere einen konkreten Zeitraum.

Wenn du an einem Tag, an dem du regulär geöffnet hast, die Reservierungszeiten ändern möchtest, musst du die Uhrzeiten sperren, die nicht gebucht werden sollen.

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PIN-Authentifizierung für Online-Reservierungen

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Experimentielle Funktion

Experimentelle Funktionen erlauben im laufenden Betrieb, Kundenfeedback einzuholen. Obgleich sorgfältig getestet, sind etwaige Unannehmlichkeiten nicht auszuschließen. Wir empfehlen, die Auswirkungen nach der Aktivierung experimenteller Features genau zu beobachten.

Aktiviere eine zusätzliche PIN-Authentifizierung für den Gast, die dann bei einer Online-Reservierung notwendig wird.

  • Mit dieser Einstellung muss der Gast nach Eingabe seiner Kontaktangaben im Widget einen zusätzlichen Authentisierungsschritt durchlaufen.
  • Dabei wird dem Gast ein vierstelliger PIN-Code an seine zuvor angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
  • Diesen PIN-Code muss der Gast daraufhin ins Widget eingeben, damit die Online-Reservierung von deinem System angenommen wird.
PIN-Authentifizierung im Reservierungswidget von resmio
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Gut zu wissen: Der PIN-Code lässt sich durch den Gast alle 5 Minuten neu generieren. Der zuvor versendete Code verliert dann seine Gültigkeit.

Die PIN-Authentifizierung ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme gegenüber unerwünschtem Spam. Denn der Gast muss zuvor den Zugriff auf sein Email-Postfach legitimieren.

Ein Nachteil an der PIN-Authentifizierung ist jedoch, dass der Reservierungsprozess mit einer zusätzlichen Hürde für den Gast verbunden ist. Es besteht ein höheres Risiko, dass Gäste ihre Tischreservierung nicht vollständig abschließen.

Du solltest also die Vor- und Nachteile für deinen Restaurantbetrieb entsprechend abwägen.

So aktivierst du die PIN-Authentifizierung für Online-Reservierungen:

  • Bestätige den Regler unter Einstellungen > Reservierungen > Online-Reservierung > PIN-Authentifizierung.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht für telefonische Reservierungen und Walk-ins gelten.

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Gut zu wissen: Mit zusätzlich aktivierter Anzahlungsfunktion wird der Gast erst zum Anzahlungsdialog im Reservierungswidget weitergeleitet, nachdem er sich mit einer PIN legitimiert hat.

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