Reservierungen verwalten

Um das volle Potenzial deines digitalen Reservierungsbuchs auszuschöpfen (Zeitersparnis und Personalentlastung), solltest du telefonische Reservierungen sowie eingehende Reservierungen über E-Mail in dein System überführen.

Gut zu wissen: Online-Reservierungen über das Widget auf deiner Webseite und Tischreservierungen über Google landen automatisch in deinem Reservierungssystem.

So geht’s

1. Klicke rechts oben auf  „Neue Reservierung“.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du eine Reservierung zum gewünschten Datum und Uhrzeit (sofern Kapazität ausreichend) anlegen kannst.
   Über die Schaltfläche Details > können ferner Anhänge, Notizen und Tags zur Buchung vergeben werden.

Kommen Gäste spontan ohne vorherige telefonische / Online-Reservierung in dein Lokal („Walk-ins“), solltest du diese unbedingt wie folgt in dein digitales Reservierungsbuch übertragen.

So geht’s

1. Klicke rechts oben auf die Schaltfläche „Neuer Walk-in”.
2. Passe im darauffolgenden Fenster ggf. die Gruppengröße und Aufenthaltsdauer an. Wenn bekannt, kannst du die Kontaktdaten des Gasts sowie über die Schaltfläche Details > weiterführende Notizen und Tags hinzufügen.

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen (telefonischer) Reservierungen hinterlegen müssen.

• Unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Pflichtfelder für manuelle Reservierungen kannst du jeweils Name, Telefon und E-Mail auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht bei Walk-ins und eingehenden Online-Reservierungen greift.

Stammtische, Hotelgäste mit gebuchtem Frühstück / Abendessen, Veranstaltungen … es gibt viele Anlässe für Serienreservierungen. Mit resmio kannst du wiederholende Reservierungen einfach und bequem anlegen. Prinzipiell gehst du dabei zunächst genauso vor, als würdest du eine reguläre Reservierung platzieren:

• Klicke oben rechts auf  Neue Reservierung.
• Gib im nachfolgenden Fenster alle zur Reservierung relevanten Angaben wie die Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Kontaktdaten ein.

• Setze in der rechten Spalte einen Haken bei Diese Reservierung wiederholen.
• Wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (Intervall, Wochentage, Serienende).
• Klicke abschließend unten rechts auf Alle speichern und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch in dein digitales Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir mit der Eingabe von Namen, der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen.

Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder umgehend befüllt – das spart im Alltag viel Zeit.

Über dein System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche zum Kontakt sowie etwaige Stornierungen und No-Shows.

Du kannst beim Anlegen einer neuen Reservierung auf Details > klicken und so Reservierung-Tags und Gäste-Tags hinzufügen. Dadurch sehen Du und Deine Kollegen in der Reservierungsübersicht, welche Bedürfnisse Deine Kunden haben und könnt individuell auf sie eingehen.

• Reservierungs-Tags hängen an der einzelnen Reservierung und enthalten daher Informationen, die ausschließlich für die konkrete Reservierung relevant sind. Zum Beispiel, dass der Gast den Wunsch geäußert hat, auf der Terrasse zu sitzen.
• Du kannst Reservierungs-Tags unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.

• Gäste-Tags erscheinen wiederum automatisch, wenn der Gast reserviert. Sie werden für allgemeingültige Angaben zum Gast verwendet, wie zum Beispiel etwaige Allergien oder Präferenzen.
• Alle Gäste-Tags kannst Du unter Einstellungen > Gäste > Automatisierung bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.

In deinem Reservierungsbuch kannst über das Filtersymbol  in der rechten oberen Ecke die Ansicht wechseln. Es gibt die Tagesansicht, die Wochenansicht, die Agenda und die Timeline.

Tagesansicht:
Diese Ansicht ist voreingestellt. Dort sind alle anstehenden Reservierungen für den aktuellen Tag zu sehen.

resmio ermöglicht es dir eine Übersicht deiner Reservierungen des Tages bzw. der Woche als .PDF- und .CSV-Datei herunterzuladen und ausdrucken.

1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt Reservierungen klicken
2. Rechts oben neben der Schaltfläche Kapazitäten anpassen kannst du über das Symbol erweiterte Optionen öffnen.
3. Wähle im darauffolgenden Menü „Individueller Druck“ und konfiguriere im nächsten Fenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Du planst einen Anbieterwechsel und hast bereits vor der Nutzung von resmio Reservierungen gesammelt?

Dann kannst du deine Reservierungsdaten ganz einfach in dein resmio Konto importieren. Die Datensätze müssen für den Import in formartierter Tabellenform ( .csv) vorliegen.

Verwende idealerweise unsere Vorlage unten.

1. Öffne deine Liste mit den Reservierungen in Microsoft Excel, Google Tabellen oder in einem anderen Programm zur Tabellenverarbeitung.
2. Bitte achte darauf, dass deine Tabelle richtig formatiert ist!
   · Um Reservierungen zu importieren, müssen die Spalten korrekt in Englisch betitelt sein (verwende unsere Vorlage).
   · Die Datei muss mindestens die zwingend notwendigen Spalten (siehe unten) enthalten
   · Bitte auf Kleinschreibung und Leerzeichen achten
   · Der Dateiname darf beim Import keine Bindestriche oder andere Sonderzeichen enthalten
   · Es können ausschließlich CSV-Dateien importiert werden

Das Datum der Reservierung (Spalte: day) muss folgendes Format besitzen: YYYY-MM-DD (Beispiel: 2025-09-30)

Besitzt die zu importierende Datei keine Spalte status, so werden die Reservierungen als bestätigt, d. h. confirmed angelegt.

Ist eine Spalte status vorhanden, so müssen die Zellen folgende Werte enthalten:

• unconfirmed, confirmed, arrived, seated, noshow, finished oder cancelled.

3. Klicke als Nächstes in deinem resmio Account in der Reservierungsübersicht auf das Filtersymbol und dann auf Import.
4. Nun kannst du deine bestehenden Reservierungen hochladen.

5. Je nach Umfang deines Datensatzes kann der Import-Prozess einige Zeit dauern. Du erhältst nach einem erfolgreichen Import deiner Reservierungen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Importdetails (siehe Abbildung oben).

1. Logge dich bei resmio ein.
2. Klicke auf Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten.

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen.

Mit Kapazität ist konkret die Gesamtkapazität deines Restaurants gemeint, das heißt aller verfügbaren Sitzplätze unabhängig von Tischen und Räumen.

Eine optimale Kapazitätssteuerung ist über den Tischplan möglich.

Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall und eine eventuell eingestellte Aufenthaltsdauer beziehen.

Beispiel Reservierungsintervall:

Resultat: Gäste können im 30-Minuten-Takt reserviert (12:00, 12:30, 13:00 Uhr … ), jede halbe Stunde stehen insgesamt 10 Sitzplätze (Kapazität = 10) für Reservierungen zur Verfügung.

Wenn Gäste in deinem Lokal online reservieren, nimmt resmio deine Online-Reservierungen in der Standardeinstellung automatisch an. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Reservierungsanfragen erst nach individueller Prüfung durchs Personal freizugeben bzw. zu stornieren.

• EMPFOHLEN Hast du unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Reservierungen automatisch bestätigen gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per E-Mail bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun. Der Vorteil liegt in der Zeitersparnis.
• Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über …
  • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtigung, die mit der Reservierung gesendet wird (wie du Benachrichtigungen konfigurierst)
  • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.

Erst dann erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Du hast auch die Möglichkeit, nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen. Das ist sinnvoll, wenn du größere Gruppen von der Bestätigung erst einmal persönlich kontaktieren möchtest (etwa zwecks No-Show-Vermeidung).

Wähle dafür Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf. Gruppen, die diese Anzahl überschreiten, musst du dann manuell bestätigen.

Um Überbuchungen und die Überbelastung deines Teams zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen in resmio zu wählen.

Einige Beispiele:

1. Nutze den Tischplan anstelle einer Gesamtkapazität für dein Lokal, denn dieser spiegelt deine tatsächliche Restaurantkapazität wider.
2. Du kannst ausgewählte Tische (zeitweise) für Online-Reservierungen sperren und Manuelle Reservierung von gesperrten und besetzten Tischen erlauben aktivieren. Mit dieser Einstellung kannst du Tische als Puffer vorhalten.
3. Eine höhere Mindest-Vorlaufzeit von 60 bis 90 Minuten verhindert spontane Reservierungen und kann so dein Team entlasten.
4. Du kannst Widget-Reservierungen für den gleichen Tag nach einer vordefinierten Uhrzeit nicht länger akzeptieren.
5. Stelle ein, dass Online-Reservierungen von größeren Gruppen (bspw. ab 8 Personen) nicht automatisch bestätigt werden.

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Für die Berechnung der Kapazität reicht eine allgemeingültige Aufenthaltsdauer aus.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

1. Gehe im Menü auf Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten
2. Bei Aufenthaltsdauer bei Reservierungen kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 4 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten und ab 8 Personen, Aufenthaltsdauer 120 Minuten).

Wenn du eine Aufenthaltsdauer für spezifische Gruppengrößen definiert hast, beachte bitte die nachfolgenden Hinweise.

Um sich Tische für bestimmte Gästegruppen (z.B. spontane Besucher ohne Reservierung) offen zu halten und / oder die Küche sowie den Service während Auslastungsspitzen zu entlasten, bietet es sich an ein „Stoßzeiten-Limit“ festzulegen.

So geht’s:

• Unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten > Stoßzeiten-Limit kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit konfigurieren.

Unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten findest du gleich an dritter Stelle die Option, eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Es gibt die Mindestzeit, die bestimmt, wie viele Minuten vor der eigentlichen Buchung deine Gäste reservieren müssen.

Über die maximale Vorlaufzeit legst du fest, wie viele Tage im Voraus Gäste in deinem Restaurant reservieren können.

Der Standardwert ist:

365 Tage

Das Setzen einer niedrigen maximalen Vorlaufzeit kann für Restaurants in bestimmten Szenarien sinnvoll sein:

• Hoher Touristenanteil / Walk-ins: Viele Reservierungen im Voraus können bewirken, dass für entsprechende Kunden keine Kapazitäten mehr zur Verfügung stehen.
• Probleme mit No-Shows: Wenn Gäste zu lange im Voraus reservieren dürfen, besteht ungeachtet aller Reservierungsbenachrichtigungen das Risiko, dass sie ihre Tischbuchung nicht wahrnehmen.
• Überraschende Engpässe beim Personal können einem bei langfristigen Reservierungen einen Strich durch die Rechnung machen.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

Das kann vor allem an stark frequentierten Tagen sinnvoll sein, wo es kontraproduktiv ist, kurzfristige Tischreservierungen anzunehmen.

So geht’s:

• Klicke dazu einfach unter Einstellungen > Reservierungen > Reservierungszeiten & Kapazitäten auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden.

Das passiert mit dieser Einstellung:

• Gibst du hier beispielsweise 19:00 Uhr ein, können Gäste ab 19:00 und danach nicht länger für den gleichen Tag reservieren.
• Dein Widget zeigt dann für den gleichen Tag keine verfügbaren Zeiten mehr an.
• Buchungen für zukünftige Tage bleiben natürlich weiterhin möglich.

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

• Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in deiner Reservierungsübersicht markiert.

• Ziehe eine No-Show-Gebühr ein: Unter Einstellungen > Reservierungen > Anzahlungen kannst du festlegen, ob und wann deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, wenn sie einen Tisch reservieren wollen.
• Du kannst unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein den Haken bei der Funktion Reservierungserinnerungen schicken setzen. Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert.
• Du kannst außerdem unerwünschte Gäste für Online-Reservierungen sperren.

Standardmäßig hinterlegt ist der Text für geschlossene Tage "Entschuldigung, wir haben am DD.MM.YYYY geschlossen.", der entsprechend der Spracheinstellung im Browser in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt wird.

Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

• Wechsele unter Einstellungen> Reservierungen > Allgemein und scrolle runter zum Bereich Widget-Text für geschlossene Tage.
• Hinterlege dort deinen Wunschtext, vergiss bitte nicht, deine Änderungen zu speichern.
• Um den mehrsprachig verfügbaren Standardtext wiederherzustellen, entferne einfach deinen personalisierten Widget-Text.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Reservierungsdetails von deinen Gästen erfragen möchtest (z.B. Anlass für den Besuch, Zustimmung zu AGB), kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren.

• Du findest die Funktion unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein unter dem Punkt Individuelle Eingabefelder.
• Über den Button "+ Eingabefeld hinzufügen" kannst du individuelle Felder festlegen.
• Dabei hast du die Wahl zwischen einem Freitextfeld und einer Checkbox.
• Außerdem kannst du entscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
• Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in diesem Feld auch ein Wert eingetragen ist.

Über dein Reservierungswidget kannst du Gäste auf bevorstehende Angebote und Veranstaltungen hinweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden. Auf diese Weise kannst du bspw. Sitzplätze an sonst auslastungschwachen Zeiten eher mit Gästen füllen.

So funktioniert’s:

• Klicke in resmio auf Einstellungen > Reservierungen > Angebotszeiten.
• Klicke auf den Button + Angebotszeiten hinzufügen und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen der Hinweis erscheinen soll.
• Lege einen aussagekräftigen Titel für dein Angebot sowie einen attraktiven Beschreibungstext fest.
• Lade ggf. ein passendes Bild hoch, das Gäste in deinem Widget sehen sollen.

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen wie die Aufenthaltsdauer oder etwaige Reservierungsbedingungen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

• Du findest die Funktion unter Einstellungen > Reservierungen > Online Reservierung > Individueller Widget-Text.
• Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten von insgesamt drei Schritten.

Wenn dein Restaurant zu einzelnen Reservierungszeiten ausgebucht sein sollte, wird Gästen in deinem Widget standardmäßig der Text „nicht verfügbar“ angezeigt.

Dieser Text lässt sich über dein System anpassen:

• Wähle unter Einstellungen > Reservierungen > Online Reservierung > Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten eine andere der vorgegebenen Optionen.
• Du kannst optional auch einen Link, eine E-Mail oder eine Telefonnummer hinzufügen, um deine Gäste z. B. auf eine Onlinebestellkarte zu leiten, wenn im Restaurant kein Platz ist.

Deine Gäste haben bei der Online-Reservierung die Möglichkeit, im Kommentarfeld Anregungen / Fragen und Wünsche zu übermitteln.

Du kannst auf diese Gastkommentare direkt über dein Reservierungssystem eingehen.

1. Klicke hierfür auf das  Symbol neben dem Reservierungsstatus auf der rechten Seite deiner Buchungsübersicht.
2. Der Gast erhält nach der Bestätigung eine E-Mail mit deiner Nachricht.
3. Beantwortete Gästeanfragen erkennst du in deiner Reservierungsübersicht dann an dem Symbol.

Die Antworten-Funktion ist standardmäßig in deinem resmio Konto aktiviert.

• Um sie zu deaktivieren, entferne den Haken unter Einstellungen > Reservierungen > Allgemein > Reservierungsbestätigungen bei Antwortoption für Reservierungen.

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter Reservierungen) findest du oben rechts einen Button Kapazitäten anpassen. Damit kannst du für bestimmte Zeiträume deine Kapazität heruntersetzen oder komplett auf null stellen.⁣

Wenn du Online-Reservierungen ganztägig schnell deaktivieren möchtest, gibt es dafür die Notfallsperrung.

• Den gleichnamigen Button hierfür findest du bei dem Filtersymbol oben rechts in deinem Reservierungssystem.
• Einfach den Schieber auf aktiv (grün) setzen und abspeichern. Auf dem gleichen Weg kannst du die Notfallsperrung aufheben.
• Deine Gäste erhalten im Widget die Meldung, dass für diesen Tag keine Reservierungen angenommen werden.

Bei zeitlich befristeten Maßnahmen (Feiertage, Renovierungsarbeiten, Betriebsurlaub …)  kannst du dein Restaurant für alle Reservierungen sperren.

• Unter Einstellungen & Reservierungen > Feiertage & Ausnahmen kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
• Klicke einfach auf den Button + Ausnahme hinzufügen und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
• Darunter wählst du im Dropdown-Menü Geschlossen aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox ganztägig, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.

Aktiviere eine zusätzliche PIN-Authentifizierung für den Gast, die dann bei einer Online-Reservierung notwendig wird.

• Mit dieser Einstellung muss der Gast nach Eingabe seiner Kontaktangaben im Widget einen zusätzlichen Authentisierungsschritt durchlaufen.
• Dabei wird dem Gast ein vierstelliger PIN-Code an seine zuvor angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
• Diesen PIN-Code muss der Gast daraufhin ins Widget eingeben, damit die Online-Reservierung von deinem System angenommen wird.

Die PIN-Authentifizierung ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme gegenüber unerwünschtem Spam. Denn der Gast muss zuvor den Zugriff auf sein Email-Postfach legitimieren.

Ein Nachteil an der PIN-Authentifizierung ist jedoch, dass der Reservierungsprozess mit einer zusätzlichen Hürde für den Gast verbunden ist. Es besteht ein höheres Risiko, dass Gäste ihre Tischreservierung nicht vollständig abschließen.

Du solltest also die Vor- und Nachteile für deinen Restaurantbetrieb entsprechend abwägen.

So aktivierst du die PIN-Authentifizierung für Online-Reservierungen:

• Bestätige den Regler unter Einstellungen > Reservierungen > Online-Reservierung > PIN-Authentifizierung.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht für telefonische Reservierungen und Walk-ins gelten.