Reservierungen verwalten

Inhaltsverzeichnis

• Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?
• Wie lege ich eine Reservierung an?
• Kann ich direkt Serienreservierungen einstellen (z.B. für Stammtische oder Gäste, die in regelmäßigen Abständen wiederkommen)?
• Erkennt das System einen Gast, der zum wiederholten Mal reserviert, automatisch?
• Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?
• Muss ich meine Reservierungen nochmals bestätigen?
• Wie lege ich einen Walk-in an?
• Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?
• Wie drucke ich meine Agenda?
• Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?
• Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?
• Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?
• Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?
• Kann ich während besonders gut besuchter Zeiten (z.B. in der Mittagspause) meine Kapazitäten anpassen?
• Wie viel Vorlaufzeit habe ich für Reservierungen? / Reservierungen kann ich nur mit maximal xy Stunden Vorlauf annehmen, kann ich dies individuell einstellen?
• Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um mich vor No-Shows abzusichern?
• Welche Information wird an geschlossenen Tagen für meine Gäste angezeigt?
• Habe ich die Möglichkeit weiterführende Informationen von meinen Gästen gleich bei der Reservierung abzufragen?
• Wie lautet der Text der Reservierungsbestätigung an meine Gäste und wie kann ich diesen ändern?/Wie kann ich die E-Mails anpassen, die über das System verschickt werden?
• Wie kann ich meine Kapazitäten (im Notfall) schnell anpassen bzw. Tische ggf. sperren?
• Wie kann ich das System komplett sperren, wenn, z.B. aufgrund von Urlaub, mein Restaurant geschlossen bleibt?
• Kann ich Zeiten, zu denen mein Restaurant eigentlich geschlossen ist, ausnahmsweise als geöffnet einstellen ohne gleich die gesamten Reservierungszeiten ändern zu müssen?
• Kann ich meine Gäste gleich bei der Reservierung darüber informieren, dass zu bestimmten Zeiten besondere Angebote gelten (z.B. Happy Hour, Live Musik)?
• Kann ich meinen Gästen gleich bei der Reservierung wichtige Informationen mitteilen (z.B. die maximale Aufenthaltsdauer)?
• Wie kann ich die Pflichtfelder für manuelle Reservierungen einstellen/ändern?
• Welcher Text wird für nicht verfügbare/ausgebuchte Zeiten angezeigt und wie kann ich diesen ändern?

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

• Über das Widget können Gäste selbstständig deine Kapazitäten einsehen und dann zu ihrer Wunschzeit – sofern es deine Auslastung hergibt – mit der zuvor ausgewählten Gruppengröße bei dir reservieren.
• Nachdem der Gast seine Online-Reservierung abgeschlossen hat, wirst du umgehend per E-Mail und/oder per SMS benachrichtigt.
• Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email und/oder per SMS.
• Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail und/oder SMS.
• Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Gäste“ >„Feedback“ einsehen.

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

1. Klicke rechts oben auf ”Neue Reservierung”
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Ja, das ist möglich. Prinzipiell gehst du dabei erstmal genauso vor als würdest du eine „normale“ neue Reservierung anlegen:

• Du klickst also oben rechts auf „Neue Reservierung” und das Fenster öffnet sich, in das du die Reservierung einfügen kannst.
• In diesem Fenster findest du unten den Button „Details”. Per Klick darauf kommst du auf die zweite Seite dieses Fensters, auf dem du oben rechts die Möglichkeit hast einen Haken bei „Diese Reservierung wiederholen” zu setzen. Setze diese Haken und wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (an welchem Wochentag soll sich die Reservierung wiederholen, in welchem Rhythmus soll die Wiederholung erfolgen und wann soll die Serienreservierung enden).
• Klicke abschließend unten rechts auf „Alle speichern” und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch all in dein Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir, sobald du den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse in die Reservierungsmaske eingibst, automatisch vorgeschlagen. Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder direkt befüllt.

Über das System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche und etwaige No-Shows in der Vergangenheit.

Haben sich die Kontaktdaten des Besuchers geändert, kannst du über „Gastdetails aktualisieren“ automatisch auch den Eintrag in deine Gästedatenbank anpassen – und zwar ohne direkt auf diese zuzugreifen.

Das ist prinzipiell möglich, du hast die Kontrolle darüber!

• Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per Email bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.
• Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über…
  • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtung, die mit der Reservierung gesendet wird.
  • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen.

Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

1. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter  „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

• Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
• Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option „Individueller Druck“ und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Hinweis: Du kannst auch bereits Filter in der Reservierungsübersicht auswählen bevor du den individuellen Druck auswählst (z.B. den Status der Reservierungen oder, ob du gleich die ganze Agenda oder nur einen Tag ausdrucken möchtest).

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“
2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet, die hinterlegte Kapazität wird überschrieben. Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Tischplan“, ob dein Tischplan aktiv ist.

Hierfür steht dir das Stoßzeiten-Limit zur Verfügung.

• Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ > „Stoßzeiten-Limit“ kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit einstellen.
• Das Stoßzeiten-Limit überschreibt dann die Kapazität der sonst geltenden Reservierungszeiten und erlaubt nur zur hinterlegten Anzahl von Personen, Plätze zu den verfügbaren Zeiten zu reservieren.

Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

• Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

• Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in der Reservierungsübersicht markiert und von künftigen Buchungen ausschließen. Voraussetzung dafür ist, dass du und deine Mitarbeiter etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus als solche deklariert haben.
• Zum einen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken“ setzen.
  • Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert..
• Zum anderen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Anzahlungen“ festlegen, dass deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, ehe sie einen Tisch verbindlich reservieren können.

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage „Sorry, we are closed on %“, der entsprechend der Spracheinstellung im Browser übersetzt wird. Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

• Wechsele unter „Einstellungen“> „Reservierungen“ > „Allgemein“ in den Bereich „Widget-Text für geschlossene Tage“ und hinterlege dort deinen Wunschtext.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Details zur Reservierung von deinen Gästen erfragen möchtest, kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren!

• Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder“.
• Über den Button „+ Eingabefeld hinzufügen“ kannst du individuelle Felder festlegen.
• Außerdem ist es möglich mittels Checkbox zu unterscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
• Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch ein Wert eingetragen ist.

Alle E-Mails, die über das System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigungen, Bestellbestätigungn oder Informationen zu Wartelisteneinträgen) können unter „Einstellungen“ > „Gäste“ > „Gäste-E-Mails“ individualisiert werden.

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter „Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”.

1. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.
   • Klicke dazu einfach auf das Drop-Down-Menü des entsprechenden Raums und klicke anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
   • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
   • Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder das sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
2. Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen. Auch für diesen Fall kannst du den Zeitraum der Änderung festlegen.

Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer, der Zugriff zur Reservierungssoftware hat, bedient werden kann und die Einstellungen dort alle Standardeinstellungen überschreiben.

• Unter „Einstellungen“ & „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen“ kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geschlossen hat.
• Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
• Darunter wählst du im Drop-Down Menü „Geschlossen“ aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox „ganztägig“, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.

• Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen“ kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geöffnet sein soll, auch wenn es normalerweise (laut deinen festgelegten Reservierungszeiten) geschlossen hat.
• Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
• Darunter wählst du im Drop-Down-Menü „Offen“ aus und fügst die gewünschten Uhrzeiten ein.
• Außerdem musst du noch angeben mit welcher Kapazität dein Restaurant in diesem außerplanmäßigen Zeitraum belegt werden kann.

Das Reservierungswidget ermöglicht es dir Gäste über bestimmte Angeboten und Veranstaltungen hinzuweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden. So funktioniert’s:

• „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Angebotszeiten“
• Klicke auf den Button „+ Besondere Zeiten hinzufügen“ und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen die Angebote gelten sollen.
• Außerdem kannst du den Text festlegen, der zu diesen Zeiten in deinem Widget erscheinen soll. Die Textlänge ist auf 20 Zeichen begrenzt.

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

• Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“.
• Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten Schritt.

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen von Walk-ins und Reservierungen hinterlegen müssen.

• Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen“ kannst du jeweils „Name“, „Telefon“ und „E-Mail“ auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung nicht für Online-Reservierungen greifen.

Standardmäßig wird im Reservierungswidget als Text für Zeiten, die nicht mehr resrvierbar sind „nicht verfügbar“ angezeigt. Dieser Text lässt sich anpassen:

• Wähle unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen,