Reservierungen verwalten

Inhaltsverzeichnis

• Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?
• Wie lege ich eine Reservierung an?
• Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?
• Muss ich meine Reservierungen nochmals bestätigen?
• Wie lege ich einen Walk-in an?
• Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?
• Wie drucke ich meine Agenda?
• Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?
• Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?
• Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?
• Meine Tische sind alle besetzt, kann ich weitere Gäste auf eine Warteliste setzen, falls Buchungen storniert werden? 
• Kann ich nur Laufkundschaft (Walk-Ins) auf die Warteliste setzen?
• Wie kann ich Gäste von der Warteliste platzieren, sobald ein Tisch frei wird?
• Kann ich Gäste auch wieder von der Warteliste entfernen, wenn sie beispielsweise doch kein Interesse haben? 
• Kann ich auch Gäste für einen Tag in der Zukunft auf die Warteliste setzen oder funktioniert dies nur für den aktuellen Tag? 
• Wie informiere ich die Gäste, die für einen späteren Zeitpunkt auf der Warteliste stehen (keine Walk-Ins), dass die Reservierung letztlich angenommen bzw. abgelehnt wurde? 

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

• Über das Widget können Gäste selbstständig einen Tag, eine Uhrzeit und die gewünschte Personenzahl auswählen.
• Nachdem sie die Reservierung abgeschickt haben, wirst du umgehend per SMS und/oder Email benachrichtigt.
• Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email.
• Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail.
• Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Feedback“ einsehen.

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

1. Klicke in deinem resmio-Account rechts im Menü auf „Reservierungen“
2. Rechts oben findest du „Neue Reservierung” > klick
3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Wenn du möchtest, ist das möglich. Hast du die Einstellung „automatisch Reservierung bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per SMS/Email benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.

Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, so bekommst du eine Benachrichtigung über die Reservierung und kannst diese über einen Link in der E-Mail bestätigen oder absagen. Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

1. Klicke in deinem resmio-Account rechts im Menü auf „Reservierungen“
2. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

1. Zunächst stelle dazu deine Öffnungszeiten und Kapazitäten unter „Einstellungen“ und „Profil“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du eine Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
3. Unter „Einstellungen“ >„Reservierungen“ > „Reservierungseinstellungen“ >„Erweiterte Einstellungen“ kannst du deine Öffnungszeiten dann noch feiner anpassen.

• Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
• Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.

Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option “Individueller Druck” und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

1. Logge dich in der resmio Webapp ein.
2. Gehe im Menü links zu “Einstellungen” und klicke auf den Menüpunkt “Reservierungen”.
3. Bei Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße kannst du die Mindestgruppengröße und eine Aufenthaltsdauer festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).

Sollte dein Restaurant komplett ausgebucht sein, hast du die Möglichkeit Gäste auf deine Warteliste zu setzen und dann später zu platzieren, falls doch ein Tisch frei wird. Klicke hierfür auf den Button “Warteliste” in der dunkelblauen Leiste oben in deiner Webapp. Sobald du auf diesen Button klickst, öffnet sich ein Fenster und du kannst die Daten des Gastes eintragen und anschließend abspeichern. Nachdem du einen Eintrag gemacht hast, siehst du oben rechts – neben dem Button “Warteliste”– immer eine kleine rote Zahl, die die Anzahl der Einträge auf der Warteliste anzeigt.

Grundsätzlich hast du sowohl die Möglichkeit Laufkundschaft/”Walk Ins” auf die Warteliste zu setzen als auch potentielle Reservierungen für einen späteren Zeitpunkt am Tag aufzunehmen. Klicke zunächst auf “Warteliste”: Wenn es sich um einen Walk-In handelt, lässt du die voreingestellte Uhrzeit in der ersten Spalte bestehen. Handelt es sich um eine Reservierung für eine spätere Uhrzeit, trägst du die Zeit ein, zu der der Gast gerne kommen möchte. Sobald du die aktuelle Uhrzeit bestehen lässt (Walk-In), wird automatisch nach dem Abspeichern ein Zähler aktiviert, der angibt wie lange ein Gast bereits wartet. So fällt es dir leichter zu sehen welcher Gast am längsten auf einen Tisch wartet und ggf. als erstes platziert werden sollte.

Sobald du einen Gast von der Warteliste annehmen möchtest, wechselst du einfach wieder mittels des “Warteliste”-Buttons in deine Warteliste. Dort klickst du bei dem Gast, den du platzieren möchtest auf den Haken. Dadurch öffnet sich automatisch die Maske, in der du den Gast in dein Reservierungsbuch eintragen kannst. Falls du einen aktiven Tischplan hast, kannst du hier den Gast direkt einem Tisch zuweisen. Nach dem Abspeichern, wird der Gast automatisch in dein Reservierungsbuch mit dem Status “platziert” eingetragen. Falls ein Gast für eine spätere Uhrzeit auf die Warteliste eingetragen wurde, hast du außerdem die Möglichkeit, gleich einen verfügbaren Zeitabschnitt auszuwählen. Die Zeitabschnitte sind dabei so voreingestellt wie in deinem Reservierungsintervall festgelegt.

Wenn du einen Gast wieder von der Warteliste entfernen möchtest, wechselst du einfach wieder mittels des “Warteliste”-Buttons in deine Warteliste. Dort findest du rechts neben den Angaben zum Gast ein rotes “X”. Klicke auf das “X” und der Gast wird von der Warteliste gelöscht.

Du kannst die Warteliste für jeden beliebigen Tag aufrufen und Gäste dort eintragen. Entweder du wählst in deinem Reservierungsbuch den entsprechenden Tag aus und klickst auf “Warteliste” oder du klickst zuerst auf “Warteliste” und wählst dann den entsprechenden Tag aus. Wenn du dort Eintragungen vornimmst, werden diese gleich für den entsprechenden Tag vorgenommen. Sobald du in deinem Reservierungsbuch den entsprechenden Tag auswählst, siehst du dann auch immer anhand der roten Zahl neben dem “Warteliste”-Button wie viele Gäste schon auf der Warteliste stehen.