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Reservierungen verwalten


Inhaltsverzeichnis

Reservierungsmanagement
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Reservierungen anlegen – So legst du telefonische und E-Mail-Reservierungen an

Um das volle Potenzial deines digitalen Reservierungsbuch auszuschöpfen (Zeitersparnis und Personalentlastung), solltest du telefonische Reservierungen sowie eingehende Reservierungen über E-Mail in dein System überführen.

Gut zu wissen: Online-Reservierungen über das Widget auf deiner Webseite und Tischreservierungen über Google landen automatisch in deinem Reservierungssystem.

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Tipp: Wir empfehlen eindringlich telefonische Reservierungen und Buchungen aus anderen Quellen (bspw. E-Mail) in dein digitales Reservierungsbuch zu übertragen.

Dadurch vermeidest du Mehraufwände, die durch die Pflege unterschiedlicher Systeme (handschriftlich geführtes Reservierungsbuch) entstehen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf  Neue Reservierung“.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du Reservierung zum gewünschten Datum und Uhrzeit (sofern Kapazität ausreichend) anlegen kannst. Über die Schaltfläche Details > können ferner Anhänge, Notizen und Tags zur Buchung vergeben werden.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Walk-ins anlegen – Weshalb Gäste ohne Reservierung in dein System gehören

Kommen Gäste spontan ohne vorherige telefonische / Online-Reservierung in dein Lokal („Walk-ins“), solltest du diese unbedingt wie folgt in dein digitales Reservierungbuch übertragen.

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Tipp: „Walk-ins“ auch in deinem digitalen Reservierungsbuch einzutragen verschafft dir und deinem Personal einen Überblick über deine tatsächliche Auslastung. Damit schaffst du die Basis für alle weiterführenden Optimierungen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf die Schaltfläche „Neuer Walk-in”.
  2. Passe im darauffolgenden Fenster ggf. die Gruppengröße und Aufenthaltsdauer an. Wenn bekannt, kannst du die Kontaktdaten des Gasts sowie über die Schaltfläche Details > weiterführende Notizen und Tags hinzufügen.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Serienreservierungen (bspw. Stammtisch) einstellen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Stammtische, Veranstaltungen… es gibt viele Anlässe für Serienreservierungen. Mit resmio kannst du wiederholende Reservierungen einfach und bequem anlegen. Prinzipiell gehst du dabei erstmal genauso vor als würdest du eine reguläre Reservierung platzieren:

  • Klicke oben rechts auf  „Neue Reservierung”.
  • Gib im nachfolgenden Fenster alle zur Reservierung relevanten Angaben wie die Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Kontaktdaten ein.
  • Klicke dann auf den Button Details >. Setze in der rechten Spalte einen Haken bei „Diese Reservierung wiederholen”.
  • Wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (Intervall, Wochentage, Serienende).
  • Klicke abschließend unten rechts auf Alle speichern und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch in dein digitales Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

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Bitte beachte, dass die Serie nach dem Anlegen nicht mehr bearbeitet werden kann! Du kannst jedoch einzelne Reservierungen der Serie anpassen oder aber die komplette Serie stornieren.

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Reservierungen mit wiederkehrenden Gästen

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir mit der Eingabe von Namen, der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen.

Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder umgehend befüllt – das spart im Alltag viel Zeit.

Über dein System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche zum Kontakt sowie etwaige Stornierungen und No-Shows.

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Tipp: Haben sich die Kontaktdaten deines Gasts geändert, kannst du über das Anhaken „Gastdetails aktualisieren“ auch den Eintrag in deiner Gästedatenbank anpassen.

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Reservierungs- und Gäste-Tags für eine gute Kundenbindung

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Die Reservierungs- und Gäste-Tags sind ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Du kannst bei dem Anlegen einer neuen Reservierung auf Details > klicken und so Reservierung-Tags und Gäste-Tags hinzufügen. Dadurch sehen du und deine Kollegen bereits in der Reservierungsübersicht, welche Bedürfnisse deine Kunden haben und könnt individuell auf sie eingehen.

  • Die Reservierungs-Tags hängen an der einzelnen Reservierung und enthalten daher Informationen, die nur für diese spezielle Reservierung wichtig sind. Zum Beispiel, dass der Gast diesmal auf der Terrasse sitzen möchte.
    Du kannst die Reservierungs-Tags unter „Einstellungen” > „Reservierungen” > Allgemein” bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
  • Die Gäste-Tags erscheinen immer, wenn der Gast reserviert. Hier werden allgemeingültige Informationen gespeichert, wie zum Beispiel Allergien.
    Die Gäste-Tags kannst du unter „Einstellungen” > „Gäste” > „Gäste-Tags” bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
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Die Reservierungsansichten

In deinem Reservierungsbuch kannst über das Filtersymbol  in der rechten oberen Ecke die Ansicht wechseln. Es gibt die Tagesansicht, die Wochenansicht, die Agenda und die Timeline.

Tagesansicht:
Diese Ansicht ist voreingestellt. Dort sind alle anstehenden Reservierungen für den aktuellen Tag zu sehen.

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Die Wochen-, Agenda- und Timeline-Ansicht ist ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wochenansicht:
Du kannst alle Reservierungen einer bestimmten Woche auf einmal anzeigen lassen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich für den Schichtplan und die Küchenplanung.

Agenda:
Bei der Agenda werden dir alle zukünftigen Reservierungen nach Datum geordnet untereinander angezeigt. Damit kannst du dir einen Überblick über mehrere Wochen hinweg verschaffen.

Timeline:
In der Timeline werden die Reservierungen eines Tages an einem Zeitstrahl angeordnet. Man kann die Reservierungen per Drag & Drop verschieben und so die Uhrzeit oder den Tisch anpassen. Das hilft dir dabei, deine Auslastung schnell und einfach zu maximieren.
Über das Symbol oben links kannst du in den Vollbildmodus wechseln und verschaffst dir damit einen noch besseren Überblick über deine Tischreservierungen!

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Druck der Agenda / Reservierungsübersicht

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Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

resmio ermöglicht es dir eine Übersicht deiner Reservierungen des Tages bzw. der Woche als .PDF- und .CSV-Datei herunterzuladen und ausdrucken.

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt Reservierungen“ klicken
  2. Rechts oben neben der Schaltfläche „Kapazitäten anpassen“ kannst du über das Symbol erweiterte Optionen öffnen.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü „Individueller Druck“ und konfiguriere im nächsten Fenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.
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Gut zu wissen: Für die Zeitstrahlansicht („Timeline“) steht die Druckfunktion nicht zur Verfügung.

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Import von Reservierungen

Hast du bereits vor der Nutzung von resmio Reservierungen gesammelt? Dann kannst du diese ganz einfach in unser System importieren. Die Datensätze müssen für den Import in formartierter Tabellenform (.csv) vorliegen. Alternativ nutze einfach unsere Vorlage unten.

  1. Öffne deine Liste mit den Reservierungen in Microsoft Excel, Google Tabellen oder in einem anderen Programm zur Tabellenverarbeitung.
  2. Bitte achte darauf, dass deine Tabelle richtig formatiert ist! Um Reservierungen zu importieren, müssen die Spalten korrekt in Englisch betitelt sein! Bitte auch auf Kleinschreibung und Leerzeichen achten. Zudem können nur CSV-Dateien importiert werden.
Import reservations

Zwingend notwendige Spalten

  • day (Tag der Reservierung)
  • time (Uhrzeit der Reservierung)
  • number (Anzahl d. Gäste / Gruppengröße)
  • name

Optionale Spalten

  • walkin (true / false)
  • booking number
  • email
  • phone
  • notes
  • comment
  • status

Das Datum der Reservierung muss folgendes Format besitzen: YYYY-MM-DD.

Besitzt die zu importierende Datei keine Spalte “status”, so werden die Reservierungen als bestätigt, d. h. “confirmed” angelegt. Ist eine Spalte “status” vorhanden, so müssen die Zellen folgende Werte enthalten: “unconfirmed”, “confirmed”, “arrived”, “seated”, “noshow”, “finished” oder “cancelled”.

3. Klicke als nächstes in deinem resmio Account in der Reservierungsübersicht auf das Filtersymbol und dann auf „Import„.
4. Nun kannst du deine bestehenden Reservierungen hochladen. Dies kann einige Zeit dauern. Du erhältst eine E-Mail mit den Importdetails.

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E-Mail und SMS-Benachrichtungen bei Reservierungen

E-Mail: Klicke auf „Verwaltung” > „Benachrichtigungen” und wähle dort „+ Empfänger hinzufügen” aus, um die Daten einzugeben. Du kannst für jede hinterlegte E-Mail individuell festlegen, wofür diese eine Benachrichtigung bekommt.

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Tipp: Im BASIC-Tarif kann nur ein E-Mail Empfänger hinzugefügt werden. Solltest du Änderungen vornehmen wollen, musst du den bestehenden Empfänger komplett löschen und dann wieder neu hinzufügen

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Bitte beachte, dass du standardmäßig Benachrichtigungen per E-Mail erhältst. Möchtest du auch Benachrichtigungen per SMS erhalten, benötigst du den SMS-Service.

SMS: Für die SMS werden 9 ct berechnet. Du kannst aber auch ein maximales Budget eingeben, um einen bestimmten Betrag nicht zu überschreiten. Ist der Betrag erreicht, werden keine SMS-Benachrichtigungen für diesen Monat mehr verschickt. Wir halten dich per E-Mail über die Ausgaben auf dem Laufenden, so das du die volle Kontrolle hast.

 

Kapazität und Auslastung steuern
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Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen

  1. Logge dich bei resmio ein.
  2. Klicke auf „Einstellungen“ > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten”.

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen. Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall (*) bezieht.

Beispiel:

  • Reservierungsintervall von 30 Minuten
  • Reservierungszeiten und Kapazität: Mo. – So. 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 10)
  • Resultat: Gäste können im 30-Minuten-Takt reserviert (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 Uhr usw.), jede halbe Stunde stehen insgesamt 10 Sitzplätze (Kapazität = 10) für Reservierungen zur Verfügung.
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Hinweis zur Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn du eingegeben hast, dass dein Restaurant Mo-So von 10-20 Uhr geöffnet hat, ist es nicht möglich eine Ausnahme für bspw. Mittwoch von 15-20 Uhr einzugeben. Der Mittwoch wäre dann doppelt belegt.

Richtig ist: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So 10-20 Uhr; Mi 15-20 Uhr.

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Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet und deine unter den „Reservierungszeiten“ hinterlegte Kapazität überschrieben!

Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Tischplan“ > „Basiseinstellungen“, ob dein Tischplan aktiv ist („Online-Reservierungen werden automatisch einem Tisch zugeordnet“).

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Bestätigen von Reservierungsanfragen (automatisch / von Hand)

Wenn Gäste in deinem Lokal online reservieren, nimmt resmio deine Online-Reservierungen in der Standardeinstellung automatisch an. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Reservierungsanfragen erst nach individueller Prüfung durchs Personal freizugeben bzw. zu stornieren.

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Bitte beachte: Reservierungen erst „manuell“ bestätigen zu müssen erhöht den Personalaufwand. Zugleich ist der Komfort für Gäste je nach Reaktionszeit durch fehlende Planbarkeit geschmälert.

  • Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per E-Mail bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.
  • Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über…
    • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtung, die mit der Reservierung gesendet wird.
    • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige. Erst dann erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen.

Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.

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Überbuchungen vermeiden – Maßnahmen und Tipps

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

  1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter  „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
  2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
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Bitte beachte: Stoßzeiten-Limits dürfen nicht höher als die eingestellte Kapazität der Reservierungen sein.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

  • Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, sodass dein System schlussfolgern kann, wie lange die gebuchten Plätze belegt sein werden.
  • Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.
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Unser Tipp: Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

Reservierungszeiten & Kapazitäten
Erweiterte Einstellungen
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Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“
  2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).
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Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da Kapazität von 15 bis 14:00 Uhr vorhanden ist.
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Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte immer 1.) das Datum, dann 2.) die Anzahl der Personen, dann 3.) die Aufenthaltsdauer und 4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden, da in Abhängigkeit von der Gruppengröße, die dafür eingestellte Aufenthaltsdauer greift und dabei verfügbare Kapazitäten erneut berechnet werden und sich in diesem Zuge ändern können.

Beachte, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum z.B. 25.03.2022, die Anzahl der Personen, die reservieren möchte z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend der Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.
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Mit Stoßzeit-Limits auf Auslastungsspitzen (bspw. Wochenenden) reagieren

Um sich Tische für bestimmte Gästegruppen (z.B. spontane Besucher ohne Reservierung) offen zu halten und / oder die Küche sowie den Service während Auslastungsspitzen zu entlasten, bietet es sich an ein „Stoßzeiten-Limit“ festzulegen.

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Gut zu wissen: Das Stoßzeiten-Limit überschreibt die Kapazität der sonst geltenden Reservierungszeiten. Du kannst Limits für bestimmte Wochentage und Uhrzeiten festlegen.

So geht’s:

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ > „Stoßzeiten-Limit“ kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit konfigurieren.

Beispiel:

  • Reservierungsintervall von 30 Minuten, Reservierungszeiten und Kapazität: Mo. – So. 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 50)
  • Stoßzeiten-Limit für Sa. und So. 18-20 Uhr (Kapazität: 25)
  • Resultat: Am Sa. und So. stehen zwischen 18 und 20 Uhr max. 25 Sitzplätze pro Reservierungsintervall (30 Minuten) zur Verfügung, obwohl die Restaurantkapazität an übrigen Zeiten höher liegt (50).
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Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen

Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Es gibt die Mindestzeit, die bestimmt, wie viele Stunden vor der eigentlichen Buchung deine Gäste reservieren müssen.

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Bitte beachte: Die Angabe bei der Mindestzeit wird in Stunden beziffert. Die minimal einstellbare Vorlaufzeit ist demnach eine Stunde. Wenn du also beispielsweise den Wert „30“ eingibst, beträgt die Vorlaufzeit 30 Stunden und nicht 30 Minuten. Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

Und es gibt die maximale Vorlaufzeit, die festlegt, wie viele Tage im Voraus die Gäste reservieren können.

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Bitte beachte: Die maximale Vorlaufzeit ist erst ab Premium nutzbar.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

  • Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.
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Maßnahmen gegen No-Shows (Nichterscheinen von Gästen)

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

  • Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in deiner Reservierungsübersicht markiert. Voraussetzung dafür ist, dass du bzw. dein Personal etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus als solche gekennzeichnet haben.
  • Du kannst unerwünschte Gäste für Online-Reservierungen sperren.
  • Zum einen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken“ setzen.
    • Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert..
  • Zum anderen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Anzahlungen festlegen, dass deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, ehe sie einen Tisch verbindlich reservieren können.
Gäste informieren
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Hinweis an geschlossenen Tagen hinterlegen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem Premium-Tarif verfügbar.

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage "Sorry, we are closed on %", der entsprechend der Spracheinstellung im Browser in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt wird.

Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

  • Wechsele unter „Einstellungen“> „Reservierungen“ > „Allgemein“ in den Bereich „Widget-Text für geschlossene Tage“ und hinterlege dort deinen Wunschtext.
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Bitte beachte: Wenn du einen individuellen Widget-Text einsetzt, wird dieser nicht automatisch andere Sprachen übersetzt.

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Weitere Reservierungsdetails von Gästen erfragen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Reservierungsdetails von deinen Gästen erfragen möchtest (z.B. Anlass), kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren.

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder“.
  • Über den Button „+ Eingabefeld hinzufügen“ kannst du individuelle Felder festlegen.
  • Dabei hast du die Wahl zwischen einem Freitextfeld und einer Checkbox. 
  • Außerdem ist es möglich zu entscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
  • Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch ein Wert eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Angaben aus individuellen Eingabefeldern sind in deinem Reservierungsbuch in der Buchung als „Gastnotiz“ zu sehen (siehe Abbildung oben).

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Reservierungsnachrichten (E-Mails) für Gäste individualisieren

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Du kannst viele E-Mails, die automatisiert über dein System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigung, Bestellbestätigung oder Informationen zu Wartelisteneinträgen, Feedback-Mails) unter Einstellungen“ > „Gäste“ > „Gäste-E-Mails“ individualisieren.

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Bitte beachte: Einmal individualisierte E-Mails werden nicht länger automatisch in andere Sprachen übersetzt. Wenn du Informationen auf mehreren Sprachen (z.B. auf Deutsch & Englisch) einbinden möchtest, hinterlege deine Texte bitte mehrsprachig in der E-Mail.

Folgende Basiselemente kannst du anpassen:

  • Kopfzeile
  • Anrede
  • Nachricht
  • Grußworte
  • Ein- / Ausblenden von Elementen (Logo, Kontaktdaten, Adresse, Buttons)
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Tipp: Du kannst optional einen „individuellen Button“ in Gäste-Emails platzieren, um passende Angebote (bspw. Webseite, Veranstaltungen, Gutscheine, Speisekarte u.v.m.) zu bewerben.

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Bewerben von Angeboten im Reservierungswidget

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Über dein Reservierungswidget kannst du Gäste auf konkrete Angebote und Veranstaltungen hinweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden.

So funktioniert’s:

  • „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Angebotszeiten“
  • Klicke auf den Button + Besondere Zeiten hinzufügen und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an der der Hinweis erscheinen soll.
  • Lege dann den Text fest, den Gäste in deinem Widget sehen sollen. Die Textlänge ist auf maximal 20 Zeichen begrenzt.
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Wichtige Hinweise für Gäste vor Reservierung (bspw. maximale Aufenthaltsdauer)

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“.
  • Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten Schritt.
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Pflichtangaben fürs Personal bei manuellen Reservierungen festlegen

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen (telefonischer) Reservierungen hinterlegen müssen.

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Gut zu wissen: Mehr Pflichtangaben erhöhen den Aufwand für dein Personal. Sie erhöhen aber auch die Datenqualität und ermöglichen es dir bspw. einen besseren Service zu bieten (ohne Namen + Telefonnummer kein Rückruf möglich). Das solltest du abwegen.

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen“ kannst du jeweils „Name“, „Telefon“ und „E-Mail“ auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht für Walk-ins und eingehende Online-Reservierungen greifen.

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Widget-Text für nicht verfügbare / ausgebuchte Zeiten ändern

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Standardmäßig wird in deinem Reservierungswidget für Gäste als Text für Zeiten, die nicht reserviert sind, der Wert nicht verfügbar“ angezeigt.

Dieser Text lässt sich über dein System anpassen:

  • Wähle unter Einstellungen“ > Reservierungen“ > „Allgemein“ > Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen.

Der vorausgewählte Widget-Text wird automatisch in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt, die in den Browsereinstellungen definiert ist.

Im Notfall / bei Abwesenheit
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Notfallsperrung von Tischen und Räumen

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter„Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”.

  1. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.
    • Klicke dafür einfach auf das Drop-Down-Menü des entsprechenden Raums und dann anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
    • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
    • Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder das sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
  2. Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen. Auch für diesen Fall kannst du den Zeitraum der Änderung festlegen.
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Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer mit Zugriff zur Reservierungssoftware bedient werden kann.

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Hinweis: Bei einem kleinen Bildschirm findest du den Button “Kapazität anpassen” unter dem Filtersymbol.

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System befristet für Reservierungen sperren (bspw. Renovierung, Betriebsurlaub)

Bei zeitlich befristeten Maßnahmen (Feiertage, Renovierungsarbeiten, Betriebsurlaub, Pandemie-bedingte Schließung…)  kannst du dein Restaurant für alle Reservierungen sperren.

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Hinweis: Um dauerhafte Ruhetage festzulegen (bspw. montags dauerhaft geschlossen), wechsele bitte in den „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“.

  • Unter „Einstellungen“ & „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen“ kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
  • Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
  • Darunter wählst du im Drop-Down Menü „Geschlossen“ aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox „ganztägig“, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Du kannst über den gleichen Weg dein Restaurant ausnahmsweise auch für Reservierungen öffnen. Wähle dafür im Drop-Down-Menü „Offen“ und definiere einen konkreten Zeitraum.

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