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Reservierungen verwalten

Inhaltsverzeichnis

Reservierungsmanagement
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Reservierungen anlegen – So legst du telefonische und E-Mail-Reservierungen an

Um das volle Potenzial deines digitalen Reservierungsbuchs auszuschöpfen (Zeitersparnis und Personalentlastung), solltest du telefonische Reservierungen sowie eingehende Reservierungen über E-Mail in dein System überführen.

Gut zu wissen: Online-Reservierungen über das Widget auf deiner Webseite und Tischreservierungen über Google landen automatisch in deinem Reservierungssystem.

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Tipp: Wir empfehlen eindringlich telefonische Reservierungen und Buchungen aus anderen Quellen (bspw. E-Mail) in dein digitales Reservierungsbuch zu übertragen.

Dadurch vermeidest du Mehraufwände, die durch die Pflege unterschiedlicher Systeme (handschriftlich geführtes Reservierungsbuch) entstehen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf  Neue Reservierung“.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du Reservierung zum gewünschten Datum und Uhrzeit (sofern Kapazität ausreichend) anlegen kannst. Über die Schaltfläche Details > können ferner Anhänge, Notizen und Tags zur Buchung vergeben werden.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Walk-ins anlegen – Weshalb Gäste ohne Reservierung in dein System gehören

Kommen Gäste spontan ohne vorherige telefonische / Online-Reservierung in dein Lokal („Walk-ins“), solltest du diese unbedingt wie folgt in dein digitales Reservierungbuch übertragen.

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Tipp: „Walk-ins“ auch in deinem digitalen Reservierungsbuch einzutragen verschafft dir und deinem Personal einen Überblick über deine tatsächliche Auslastung. Damit schaffst du die Basis für alle weiterführenden Optimierungen.

So geht’s

  1. Klicke rechts oben auf die Schaltfläche „Neuer Walk-in”.
  2. Passe im darauffolgenden Fenster ggf. die Gruppengröße und Aufenthaltsdauer an. Wenn bekannt, kannst du die Kontaktdaten des Gasts sowie über die Schaltfläche Details > weiterführende Notizen und Tags hinzufügen.
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Mit aktiviertem Tischplan schlägt dir das System einen passenden Tisch zur ausgewählten Gruppengröße vor.

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Serienreservierungen (bspw. Stammtisch) einstellen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Stammtische, Veranstaltungen… es gibt viele Anlässe für Serienreservierungen. Mit resmio kannst du wiederholende Reservierungen einfach und bequem anlegen. Prinzipiell gehst du dabei erstmal genauso vor als würdest du eine reguläre Reservierung platzieren:

  • Klicke oben rechts auf  „Neue Reservierung”.
  • Gib im nachfolgenden Fenster alle zur Reservierung relevanten Angaben wie die Gruppengröße, Aufenthaltsdauer und Kontaktdaten ein.
  • Klicke dann auf den Button Details >. Setze in der rechten Spalte einen Haken bei „Diese Reservierung wiederholen”.
  • Wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (Intervall, Wochentage, Serienende).
  • Klicke abschließend unten rechts auf Alle speichern und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch in dein digitales Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

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Bitte beachte, dass die Serie nach dem Anlegen nicht mehr bearbeitet werden kann! Du kannst jedoch einzelne Reservierungen der Serie anpassen oder aber die komplette Serie stornieren.

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Reservierungen mit wiederkehrenden Gästen

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir mit der Eingabe von Namen, der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen.

Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder umgehend befüllt – das spart im Alltag viel Zeit.

Über dein System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche zum Kontakt sowie etwaige Stornierungen und No-Shows.

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Tipp: Haben sich die Kontaktdaten deines Gasts geändert, kannst du über das Anhaken „Gastdetails aktualisieren“ auch den Eintrag in deiner Gästedatenbank anpassen.

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Reservierungs- und Gäste-Tags für eine gute Kundenbindung

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Die Reservierungs- und Gäste-Tags sind ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Du kannst bei dem Anlegen einer neuen Reservierung auf Details > klicken und so Reservierung-Tags und Gäste-Tags hinzufügen. Dadurch sehen du und deine Kollegen bereits in der Reservierungsübersicht, welche Bedürfnisse deine Kunden haben und könnt individuell auf sie eingehen.

  • Die Reservierungs-Tags hängen an der einzelnen Reservierung und enthalten daher Informationen, die nur für diese spezielle Reservierung wichtig sind. Zum Beispiel, dass der Gast diesmal auf der Terrasse sitzen möchte.
    Du kannst die Reservierungs-Tags unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Allgemein bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
  • Die Gäste-Tags erscheinen immer, wenn der Gast reserviert. Hier werden allgemeingültige Informationen gespeichert, wie zum Beispiel Allergien.
  • Alle Gäste-Tags kannst du unter „Einstellungen“ > „Gäste“ > „Automatisierung bearbeiten und ggf. neue hinzufügen.
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Die Reservierungsansichten

In deinem Reservierungsbuch kannst über das Filtersymbol  in der rechten oberen Ecke die Ansicht wechseln. Es gibt die Tagesansicht, die Wochenansicht, die Agenda und die Timeline.

Tagesansicht:
Diese Ansicht ist voreingestellt. Dort sind alle anstehenden Reservierungen für den aktuellen Tag zu sehen.

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Die Wochen-, Agenda- und Timeline-Ansicht ist ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wochenansicht:
Du kannst alle Reservierungen einer bestimmten Woche auf einmal anzeigen lassen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich für den Schichtplan und die Küchenplanung.

Agenda:
Bei der Agenda werden dir alle zukünftigen Reservierungen nach Datum geordnet untereinander angezeigt. Damit kannst du dir einen Überblick über mehrere Wochen hinweg verschaffen.

Timeline:
In der Timeline werden die Reservierungen eines Tages an einem Zeitstrahl angeordnet. Man kann die Reservierungen per Drag & Drop verschieben und so die Uhrzeit oder den Tisch anpassen. Das hilft dir dabei, deine Auslastung schnell und einfach zu maximieren.
Über das Symbol oben links kannst du in den Vollbildmodus wechseln und verschaffst dir damit einen noch besseren Überblick über deine Tischreservierungen!

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Druck der Agenda / Reservierungsübersicht

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

resmio ermöglicht es dir eine Übersicht deiner Reservierungen des Tages bzw. der Woche als .PDF- und .CSV-Datei herunterzuladen und ausdrucken.

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt Reservierungen“ klicken
  2. Rechts oben neben der Schaltfläche „Kapazitäten anpassen“ kannst du über das Symbol erweiterte Optionen öffnen.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü „Individueller Druck“ und konfiguriere im nächsten Fenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.
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Gut zu wissen: Für die Zeitstrahlansicht („Timeline“) steht die Druckfunktion nicht zur Verfügung.

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Import von Reservierungen

Du planst einen Anbieterwechsel und hast bereits vor der Nutzung von resmio Reservierungen gesammelt?

Dann kannst du deine Reservierungsdaten ganz einfach in dein resmio Konto importieren. Die Datensätze müssen für den Import in formartierter Tabellenform ( .csv) vorliegen.

Verwende idealerweise unsere Vorlage unten.

  1. Öffne deine Liste mit den Reservierungen in Microsoft Excel, Google Tabellen oder in einem anderen Programm zur Tabellenverarbeitung.
  2. Bitte achte darauf, dass deine Tabelle richtig formatiert ist!
    > Um Reservierungen zu importieren, müssen die Spalten korrekt in Englisch betitelt sein (verwende unsere Vorlage).
    > Die Datei muss mindestens die zwingend notwendigen Spalten (siehe unten) enthalten
    >
    Bitte auf Kleinschreibung und Leerzeichen achten.
    > Der Dateiname darf beim Import keine Bindestriche oder andere Sonderzeichen enthalten.
    > Es können ausschließlich CSV-Dateien importiert werden.

Hinweise zum Dateinamen: Bitte achte vor dem Import darauf, dass der Dateiname deiner CSV-Datei keine Leerzeichen, Punkte oder andere Sonderzeichen enthält.

Import reservations
  • day (Tag der Reservierung)
  • time (Uhrzeit der Reservierung)
  • number (Anzahl d. Gäste / Gruppengröße)
  • name
  • walkin (true / false)
  • booking number
  • email
  • phone
  • notes
  • comment
  • status

Das Datum der Reservierung  (Spalte: day) muss folgendes Format besitzen: YYYY-MM-DD (Beispiel: 2024-09-30)

Besitzt die zu importierende Datei keine Spalte “status”, so werden die Reservierungen als bestätigt, d. h. “confirmed” angelegt.

Ist eine Spalte “status” vorhanden, so müssen die Zellen folgende Werte enthalten: “unconfirmed”, “confirmed”, “arrived”, “seated”, “noshow”, “finished” oder “cancelled”.

3. Klicke als Nächstes in deinem resmio Account in der Reservierungsübersicht auf das Filtersymbol und dann auf „Import„.
4. Nun kannst du deine bestehenden Reservierungen hochladen.

Import Reservierungen Email-Benachrichtigungen

Je nach Umfang deines Datensatzes kann dieser Prozess einige Zeit dauern. Du erhältst nach einem erfolgreichen Import deiner Reservierungen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Importdetails (siehe Abbildung oben).

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E-Mail und SMS-Benachrichtigungen bei Reservierungen

E-Mail: Klicke auf Verwaltung“ > „Benachrichtigungen“ und wähle dort „+ Empfänger hinzufügen“ aus, um die Daten einzugeben. Du kannst für jede hinterlegte E-Mail individuell festlegen, wofür diese eine Benachrichtigung bekommt.

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Tipp: Im BASIC-Tarif kann nur ein E-Mail Empfänger hinzugefügt werden. Solltest du Änderungen vornehmen wollen, musst du den bestehenden Empfänger komplett löschen und dann wieder neu hinzufügen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

SMS-Benachrichtigungen sind ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

SMS: Klicke auf Verwaltung“ > „Benachrichtigungen„, wähle dort „+ Empfänger hinzufügen“ aus. Gib im nachfolgenden Dialogfenster eine Rufnummer ein, über die du SMS-Benachrichtigungen erhalten möchtest. Wähle anschließend die gewünschten SMS-Nachrichtentypen aus.

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Für jede versandte SMS werden 0,09 € berechnet.

Du kannst aber auch ein maximales Budget eingeben, um einen bestimmten Betrag nicht zu überschreiten. Ist der Betrag erreicht, werden keine SMS-Benachrichtigungen für diesen Monat mehr verschickt.

Wir halten dich per E-Mail über die Ausgaben auf dem Laufenden, sodass du die volle Kontrolle hast.

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Bitte beachte: SMS-Benachrichtigungen stehen nicht während der 30-tägigen Testphase zur Verfügung.

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Historie für Änderungen an den Reservierungen aktivieren

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Die Alias-Funktion ist ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Mithilfe von Alias können mehrere Servicekräfte ein gemeinsames Konto verwenden. Anstelle Mitarbeiter also über eine individuelle E-Mail-Adresse einzuladen, können sie sich mit einem Nutzer anmelden und dann in der Alias-Liste ihren Namen auswählen

Unter Gastaktivitäten im Reservierungsdialog kann nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter eine Änderung vorgenommen hat. So kannst du identifizieren, wer Reservierungen angelegt, bearbeitet, storniert und Anzahlungen bearbeitet hat. 

  • Die Alias-Namen legt man unter Verwaltung“ > Nutzer > “Alias” an.
  • Unter  “Verwaltung” > Nutzer > “Logging” wählst du schlussendlich aus, für welche Aktivitäten die Eingabe eines Alias verpflichtend sein soll. 
  • Speichere deine Änderung und probiere es am besten gleich mit einer manuellen Testreservierung selbst aus.

Bitte beachte: Nur Nutzer mit Inhaberrechten können die Logging-Einstellungen bearbeiten.

Kapazität und Auslastung steuern
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Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen

  1. Logge dich bei resmio ein.
  2. Klicke auf „Einstellungen“ > „Reservierungen” > Reservierungszeiten & Kapazitäten”.

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen.

Mit Kapazität ist konkret die Gesamtkapazität deines Restaurants gemeint, das heißt aller verfügbaren Sitzplätze unabhängig von Tischen und Räumen. Eine optimale Kapazitätensteuerung ist über den Tischplan möglich.

Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall und eine etwaig eingestellte Aufenthaltsdauer beziehen.

Beispiel Reservierungsintervall:

  • Reservierungsintervall von 30 Minuten
  • Reservierungszeiten und Kapazität: Mo. – So. 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 10)
  • Resultat: Gäste können im 30-Minuten-Takt reserviert (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 Uhr… ), jede halbe Stunde stehen insgesamt 10 Sitzplätze (Kapazität = 10) für Reservierungen zur Verfügung.
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Hinweis zur Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn bspw. Mittwochs andere Reservierungszeiten gelten, kannst du für diesen Tag eine gesonderte Reservierungszeit hinterlegen. Bitte achte darauf, diesen Tag aus allen anderen Reservierungszeiten herauszunehmen.

Falsch: Mo-So 10-20 Uhr; Mi 15-20 Uhr – doppelte Reservierungszeit für Mittwoch!
Richtig: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So: 10-20 Uhr | Mi 15-20 Uhr

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Hinweis zur Aufenthaltsdauer: Die Aufenthaltsdauer hat Einfluss auf deine tatsächlichen Kapazitäten.

Wenn im Beispiel die Aufenthaltsdauer auf 60 Minuten eingestellt ist und für 12 Uhr 10 Sitzplätze reserviert werden, sind diese Sitzplätze erst um 13 Uhr wieder frei.

Liegt bei einer festgelegten Aufenthaltsdauer ein Reservierungsintervall dazwischen (hier: 12:30 Uhr), werden zu dem Zeitpunkt nicht automatisch „neue“ Kapazitäten frei.

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Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet und deine unter den „Reservierungszeiten“ hinterlegte Kapazität überschrieben!

Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen“ > „Tischplan“ > „Basiseinstellungen“, ob dein Tischplan aktiv ist („Online-Reservierungen werden automatisch einem Tisch zugeordnet“).

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Bestätigen von Reservierungsanfragen (automatisch / von Hand)

Wenn Gäste in deinem Lokal online reservieren, nimmt resmio deine Online-Reservierungen in der Standardeinstellung automatisch an. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Reservierungsanfragen erst nach individueller Prüfung durchs Personal freizugeben bzw. zu stornieren.

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Bitte beachte: Reservierungen erst „manuell“ bestätigen zu müssen erhöht den Personalaufwand. Zugleich ist der Komfort für Gäste je nach Reaktionszeit durch fehlende Planbarkeit geschmälert.

  • Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per E-Mail bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.
  • Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über…
    • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtung, die mit der Reservierung gesendet wird.
    • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.

Erst dann erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage. Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen.

Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.
Gruppen, die diese Anzahl überschreiten, musst du dann manuell bestätigen.

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Überbuchungen vermeiden – Maßnahmen und Tipps

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

  1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter  „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Reservierungszeiten & Kapazitätenein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
  2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
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Bitte beachte: Stoßzeiten-Limits dürfen nicht höher als die eingestellte Kapazität der Reservierungen sein.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

  • Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, sodass dein System schlussfolgern kann, wie lange die gebuchten Plätze belegt sein werden.
  • Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.
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Unser Tipp: Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

Reservierungszeiten & Kapazitäten
Stoßzeiten-Limit
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Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen

Diese Funktion ist grundsätzlich optional. Für die Berechnung der Kapazität reicht eine allgemeingültige Aufenthaltsdauer aus.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Reservierungszeiten & Kapazitäten
  2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 0 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten und ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 120 Minuten).
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Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da eine Kapazität von 15 Personen bis 14:00 Uhr vorhanden ist.
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Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte immer 1.) das Datum, dann 2.) die Anzahl der Personen, dann 3.) die Aufenthaltsdauer und 4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden, da in Abhängigkeit von der Gruppengröße, die dafür eingestellte Aufenthaltsdauer greift und dabei verfügbare Kapazitäten erneut berechnet werden und sich in diesem Zuge ändern können.

Beachte, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum z.B. 25.03.2022, die Anzahl der Personen, die reservieren möchte z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend der Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.
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Mit Stoßzeit-Limits auf Auslastungsspitzen (bspw. Wochenenden) reagieren

Um sich Tische für bestimmte Gästegruppen (z.B. spontane Besucher ohne Reservierung) offen zu halten und / oder die Küche sowie den Service während Auslastungsspitzen zu entlasten, bietet es sich an ein „Stoßzeiten-Limit“ festzulegen.

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Gut zu wissen: Das Stoßzeiten-Limit überschreibt die Kapazität der sonst geltenden Reservierungszeiten. Du kannst Limits für bestimmte Wochentage und Uhrzeiten festlegen.

So geht’s:

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ >Reservierungszeiten & Kapazitäten> „Stoßzeiten-Limit“ kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit konfigurieren.

Beispiel:

  • Reservierungsintervall von 30 Minuten, Reservierungszeiten und Kapazität: Mo. – So. 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 50)
  • Stoßzeiten-Limit für Sa. und So. 18-20 Uhr (Kapazität: 25)
  • Resultat: Am Sa. und So. stehen zwischen 18 und 20 Uhr max. 25 Sitzplätze pro Reservierungsintervall (30 Minuten) zur Verfügung, obwohl die Restaurantkapazität an übrigen Zeiten höher liegt (50).
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Hinweis: Das Stoßzeiten-Limit gibt die Kapazität pro Intervall frei. Bei unserem Beispiel werden von 18 bis 20 Uhr jede halbe Stunde 25 Plätze online frei gegeben, sofern in dem Intervall die Sitzplätze nicht schon anderweitig vergeben sind.

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Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen

Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Reservierungszeiten & Kapazitäten findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

Es gibt die Mindestzeit, die bestimmt, wie viele Minuten vor der eigentlichen Buchung deine Gäste reservieren müssen.

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Bitte beachte: Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

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Wer kann maximale Vorlaufzeiten verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Über die maximale Vorlaufzeit legst du fest, wie viele Tage im Voraus Gäste in deinem Restaurant reservieren können. Der Standardwert ist 365 Tage. 

Bitte beachte: Über Google bleibt dein Restaurant ungeachtet deiner Einstellungen im System maximal bis 30 Tage im Voraus buchbar.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.

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Maßnahmen gegen No-Shows (Nichterscheinen von Gästen)

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

  • Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in deiner Reservierungsübersicht markiert.
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Voraussetzung dafür ist, dass du bzw. dein Personal etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus auch als solche gekennzeichnet haben.

  • Du kannst außerdem unerwünschte Gäste für Online-Reservierungen sperren.
  • Du kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Allgemein den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken“ setzen. Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert.
  • Ziehe eine „No-Show-Gebühr“ ein: Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Anzahlungen kannst du festlegen, ob und wann deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, wenn sie einen Tisch reservieren wollen.
Gäste informieren
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Hinweis an geschlossenen Tagen hinterlegen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Indiviudeller Widget-Text für geschlossene Zeiten im Reservierungswidget von resmio

Standardmäßig hinterlegt ist der Text für geschlossene Tage "Entschuldigung, wir haben am DD.MM.YYYY geschlossen.", der entsprechend der Spracheinstellung im Browser in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt wird.

Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

  • Wechsele unter „Einstellungen“> „Reservierungen“ > „Allgemein und scrolle runter zum Bereich „Widget-Text für geschlossene Tage“.
  • Hinterlege dort deinen Wunschtext, vergiss bitte nicht, deine Änderungen zu speichern.
  • Um den mehrsprachig verfügbaren Standardtext wiederherzustellen, entferne einfach deinen personalisierten Widget-Text.
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Bitte beachte: Wenn du einen individuellen Widget-Text einsetzt, wird dieser nicht automatisch andere Sprachen übersetzt.

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Weitere Reservierungsdetails von Gästen erfragen

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Reservierungsdetails von deinen Gästen erfragen möchtest (z.B. Anlass für den Besuch, Zustimmung zu AGB), kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren.

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > Allgemein unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder“.
  • Über den Button "+ Eingabefeld hinzufügen" kannst du individuelle Felder festlegen.
  • Dabei hast du die Wahl zwischen einem Freitextfeld und einer Checkbox.
  • Außerdem kannst du entscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
  • Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in diesem Feld auch ein Wert eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Angaben aus individuellen Eingabefeldern sind in deinem Reservierungsbuch in der Buchung als „Gastnotiz“ zu sehen (siehe Abbildung oben).

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Reservierungsnachrichten (E-Mails) für Gäste individualisieren

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Du kannst viele E-Mails, die automatisiert über dein System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigung, Bestellbestätigung oder Informationen zu Wartelisteneinträgen, Feedback-Mails) unter Einstellungen“ > „E-Mails individualisieren.

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Bitte beachte: Einmal individualisierte E-Mails werden nicht länger automatisch in andere Sprachen übersetzt! Wenn du Informationen in mehreren Sprachen (z.B. auf Deutsch & Englisch) einbinden möchtest, hinterlege deine Texte bitte mehrsprachig in der jeweiligen E-Mail-Vorlage.

Folgende Basiselemente kannst du anpassen:

  • Kopfzeile
  • Anrede
  • Nachricht
  • Grußworte
  • Ein- / Ausblenden von Elementen (Logo, Kontaktdaten, Adresse, Buttons)
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Tipp: Du kannst optional einen „individuellen Button“ in Gäste-Emails platzieren, um passende Angebote (bspw. Webseite, Veranstaltungen, Gutscheine, Speisekarte u.v.m.) zu bewerben.

Neben dem Text kannst du auch das Farbschema der E-Mail individuell an dein Restaurant anpassen. Klick dafür unter “Einstellungen” > “E-Mails” rechts oben auf den Button “Farbeinstellungen”. Es gibt verschiedene Farbdesigns, aus denen du wählen kannst, oder du erstellst dir dein eigenes.

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Tipp: Schick dir eine Test-E-Mail, um zu sehen, ob dir alle Änderungen gefallen. Wundere dich nicht, wenn bei der Bewertungs-E-Mail der Link nicht funktioniert. Bei den Tests werden keine Live-Links verschickt.

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Bewerben von Angeboten im Reservierungswidget

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Angebotszeiten im Online-Reservierungskalender für Restaurants und Gastronomie

Über dein Reservierungswidget kannst du Gäste auf bevorstehende Angebote und Veranstaltungen hinweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden. Auf diese Weise kannst du bspw. Sitzplätze an sonst auslastungschwachen Zeiten eher mit Gästen füllen.

So funktioniert’s:

  • Klicke in resmio auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Angebotszeiten„.
  • Klicke auf den Button + Angebotszeiten hinzufügen und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen der Hinweis erscheinen soll.
  • Lege einen aussagekräftigen Titel für dein Angebot sowie einen attraktiven Beschreibungstext fest.
  • Lade ggf. ein passendes Bild hoch, das Gäste in deinem Widget sehen sollen.
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Gut zu wissen: Ausführliche Tipps und Hinweise zu den Angebotszeiten haben wir in einem illustrierten Beitrag für dich zusammengetragen.

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Wichtige Hinweise für Gäste vor Reservierung (bspw. maximale Aufenthaltsdauer)

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen wie die Aufenthaltsdauer oder etwaige Reservierungsbedingungen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Online Reservierung.
  • Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten von insgesamt drei Schritten.
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Gut zu wissen: Zeilenumbrüche und sonstige Formatierungen sind im Widget-Text nicht möglich.

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Pflichtangaben fürs Personal bei manuellen Reservierungen festlegen

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen (telefonischer) Reservierungen hinterlegen müssen.

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Gut zu wissen: Mehr Pflichtangaben erhöhen den Aufwand für dein Personal. Sie erhöhen aber auch die Datenqualität und ermöglichen es dir bspw. einen besseren Service zu bieten (ohne Namen + Telefonnummer kein Rückruf möglich). Das solltest du abwegen!

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen“ kannst du jeweils „Name“, „Telefon“ und „E-Mail“ auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung explizit nicht für Walk-ins und eingehende Online-Reservierungen greifen.

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Widget-Text für nicht verfügbare / ausgebuchte Zeiten ändern

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Standardmäßig wird in deinem Reservierungswidget für Gäste als Text für Zeiten, die nicht reserviert sind, der Wert nicht verfügbar“ angezeigt.

Dieser Text lässt sich über dein System anpassen:

  • Wähle unter Einstellungen“ > Reservierungen“ > Online Reservierung > Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen.
  • Du kannst optional auch einen Link, eine E-Mail oder eine Telefonnummer hinzufügen, um deine Gäste z. B auf eine Onlinebestellkarte zu leiten, wenn im Restaurant kein Platz ist.
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Gut zu wissen: Der vorausgewählte Widget-Text wird automatisch in die jeweilige Landessprache deiner Gäste übersetzt, die in den Browsereinstellungen definiert ist.

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Auf Fragen von Gästen antworten

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Wer kann diese Funktion verwenden?

Ab dem PREMIUM-Tarif verfügbar.

Deine Gäste haben bei der Online-Reservierung die Möglichkeit, im Kommentarfeld Anregungen / Fragen und Wünsche zu übermitteln.

Du kannst auf diese Gastkommentare direkt über dein Reservierungssystem eingehen. Klicke hierfür aufs Sprechblasen-Symbol neben dem Reservierungsstatus auf der rechten Seite deiner Buchungsübersicht. Der Gast erhält eine E-Mail mit deiner Nachricht.

Diese Funktion ist standardmäßig in deinem resmio Konto aktiviert.

  • Um sie zu deaktivieren, entferne den Haken unter Einstellungen“ > Reservierungen“ > Allgemein > „Reservierungsbestätigungen“ bei „Antwortoption für Reservierungen“.

Tipp: Du kannst die zuletzt gesendete Nachricht an den Gast sehen, wenn du erneut auf die Sprechblase klickst.

Im Notfall / bei Abwesenheit
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Notfallsperrung von Tischen und Räumen

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter„Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”. Damit kannst du für bestimmte Zeiträume deine Kapazität runter- oder komplett auf null setzen.

  1. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.
    • Klicke dafür einfach auf das Drop-Down-Menü des entsprechenden Raums und dann anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
    • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
    • Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder das sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
  2. Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen. In diesem Fall kannst du deine Kapazität auch höher als normal setzen.
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Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer mit Zugriff zur Reservierungssoftware bedient werden kann.

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Hinweis: Bei einem kleinen Bildschirm findest du den Button “Kapazität anpassen” unter dem Filtersymbol.

Wenn du für einen ganzen Tag die online Reservierung deaktivieren möchtest, gibt es dafür die Notfallsperrung.
Den Button findest du bei dem Filter Sysmbol oben rechts in deinem Reservierungsbuch.

Einfach den Schieber auf aktiv (Blau) setzen und abspeichern. Deine Gäste erhalten dann die Meldung, dass für diesen Tag keine Reservierungen möglich sind.

 

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System befristet für Reservierungen sperren (bspw. Renovierung, Betriebsurlaub)

Bei zeitlich befristeten Maßnahmen (Feiertage, Renovierungsarbeiten, Betriebsurlaub, Pandemie-bedingte Schließung…)  kannst du dein Restaurant für alle Reservierungen sperren.

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Hinweis: Um dauerhafte Ruhetage festzulegen (bspw. montags dauerhaft geschlossen), wechsele bitte zu den „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“.

  • Unter „Einstellungen“ & „Reservierungen“ > Feiertage & Ausnahmen kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
  • Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
  • Darunter wählst du im Drop-Down Menü „Geschlossen“ aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox „ganztägig“, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.
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Gut zu wissen: Du kannst über den gleichen Weg dein Restaurant ausnahmsweise auch für Reservierungen öffnen. Wähle dafür im Drop-Down-Menü „Offen“ und definiere einen konkreten Zeitraum.

Wenn du an einem Tag, wo du regulär geöffnet hast, die Reservierungszeiten ändern möchtest, musst du die Uhrzeiten sperren, die nicht gebucht werden sollen.

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