Reservierungen verwalten


Inhaltsverzeichnis

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Wie läuft eine Online-Reservierung bei resmio ab?

Wenn Gäste bei dir reservieren möchten, können sie dies mit resmio z.B. direkt auf deiner Webseite oder deiner Facebook-Seite. Für deine Webseite bindest du am besten prominent das resmio Reservierungsfenster (Widget) ein.

  • Über das Widget können Gäste selbstständig deine Kapazitäten einsehen und dann zu ihrer Wunschzeit – sofern es deine Auslastung hergibt – mit der zuvor ausgewählten Gruppengröße bei dir reservieren.
  • Nachdem der Gast seine Online-Reservierung abgeschlossen hat, wirst du umgehend per E-Mail und/oder per SMS benachrichtigt.
  • Zeitgleich erhalten deine Gäste automatisch eine Bestätigung der Reservierung per Email und/oder per SMS.
  • Die neuen Buchungen findest du dann übersichtlich in deinem Online-Reservierungsbuch. Ist die Option „Reservierungserinnerung schicken“ aktiv, erhalten Gäste zusätzlich einen Tag vor ihrem Besuch eine Erinnerungs-Mail und/oder SMS.
  • Ist die Feedback-Funktion aktiv, erhalten sie nach ihrem Besuch eine Mail mit der Bitte um Feedback, in der sie das Essen und den Service bewerten können. Die Ergebnisse aller Feedbacks kannst du in deinem Account unter „Gäste“ >„Feedback“ einsehen.
online-reservierung
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Wie lege ich eine Reservierung an?

Um eine Reservierung anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:

  1. Klicke rechts oben auf Neue Reservierung”
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst
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Kann ich direkt Serienreservierungen einstellen (z.B. für Stammtische oder Gäste, die in regelmäßigen Abständen wiederkommen)?

Ja, das ist möglich. Prinzipiell gehst du dabei erstmal genauso vor als würdest du eine „normale“ neue Reservierung anlegen:

  • Du klickst also oben rechts auf „Neue Reservierung” und das Fenster öffnet sich, in das du die Reservierung einfügen kannst.
  • In diesem Fenster findest du unten den Button „Details”. Per Klick darauf kommst du auf die zweite Seite dieses Fensters, auf dem du oben rechts die Möglichkeit hast einen Haken bei „Diese Reservierung wiederholen” zu setzen. Setze diese Haken und wähle dann noch die entsprechenden Einstellungen aus (an welchem Wochentag soll sich die Reservierung wiederholen, in welchem Rhythmus soll die Wiederholung erfolgen und wann soll die Serienreservierung enden).
  • Klicke abschließend unten rechts auf „Alle speichern” und die Termine für die Serienreservierungen werden automatisch all in dein Reservierungsbuch eingetragen.

Das Symbol in der Reservierungsübersicht zeigt dir außerdem an, dass es sich um eine Serienreservierung handelt.

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Bitte beachte, dass die Serie nach dem Anlegen nicht mehr bearbeitet werden kann! Du kannst entweder einzelne Reservierungen der Serie anpassen oder die komplette Serie stornieren.

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Erkennt das System einen Gast, der zum wiederholten Mal reserviert, automatisch?

Wenn ein Gast schon mal bei dir reserviert hat und in deiner Gästedatenbank gespeichert ist, wird er dir, sobald du den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse in die Reservierungsmaske eingibst, automatisch vorgeschlagen. Klickst du auf den vorgeschlagenen Gästeeintrag werden die Kontaktfelder direkt befüllt.

Über das System erfährst du auch die Anzahl der bisherigen Besuche und etwaige No-Shows in der Vergangenheit.

Haben sich die Kontaktdaten des Besuchers geändert, kannst du über Gastdetails aktualisieren“ automatisch auch den Eintrag in deine Gästedatenbank anpassen – und zwar ohne direkt auf diese zuzugreifen.

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Wie kann ich meine Reservierungszeiten und Kapazitäten anpassen?

  1. Logge dich bei resmio ein
  2. Klicke auf „Einstellungen“ > „Reservierungen” > „Reservierungszeiten & Kapazitäten”

Hier kannst du deine Reservierungszeiten und Kapazitäten für jeden Wochentag einstellen. Bitte beachte, dass die von dir eingestellte Kapazität sich immer auf das von dir hinterlegte Reservierungsintervall (*) bezieht.

Beispiel: Reservierungsintervall von 30 Minuten | Reservierungszeiten und Kapazität: Montag – Sonntag 12:00 bis 20:00 Uhr (Kapazität 10) | Es kann im 30-Minuten-Takt reserviert werden (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 Uhr, etc.) und somit stehen alle halbe Stunden 10 Sitzplätze zur Online-Buchung zur Verfügung.

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Hinweis zur Vermeidung von Doppelbelegungen: Wenn du eingegeben hast, dass dein Restaurant Mo-So von 10-20 Uhr geöffnet hat, ist es nicht möglich eine Ausnahme für bspw. Mittwoch von 15-20 Uhr einzugeben. Der Mittwoch ist dann doppelt belegt und das funktioniert nicht. Richtig ist: Mo, Di, Do, Fr, Sa, So 10-20 Uhr; Mi 15-20 Uhr.

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Muss ich Reservierungen nochmals bestätigen?

Das ist prinzipiell möglich, du hast die Kontrolle darüber!

  • Hast du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungen automatisch bestätigen“ gewählt, bekommt dein Gast automatisch eine Reservierungsbestätigung. Du wirst per Email bzw. SMS benachrichtigt, musst aber nichts weiter tun.
  • Stellst du die automatische Bestätigung hingegen ab, musst du eingehende Tischreservierungen erst bestätigen oder stornieren. Das geht über…
    • … einen Link in der E-Mail bzw. SMS-Benachrichtung, die mit der Reservierung gesendet wird.
    • … in deiner Reservierungsübersicht über die Statusanzeige.Erst jetzt erhält dein Gast eine Reservierungsbestätigung oder -absage.

Du hast auch die Möglichkeit nur bis zu einer bestimmten Gruppengröße Reservierungen automatisch zu bestätigen.

Wähle dafür „Reservierungen automatisch bestätigen bis zu einer Gruppengröße von“ und gib die Anzahl an Gästen ein, für die maximal automatisch bestätigt werden darf.

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Wie lege ich einen Walk-in an?

Kommen Gäste ohne reserviert zu haben in dein Lokal, kannst du wie folgt vorgehen:

  1. Rechts oben findest du „Neuer Walk-In” > klick
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das du nun die Reservierung einfügen kannst
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Wie kann ich Überbuchungen vermeiden?

Um Überbuchungen zu vermeiden, hilft es, die richtigen Einstellungen zu wählen.

  1. Stelle dazu zunächst deine Reservierungszeiten und Kapazitäten unter  „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ ein. Hier kannst du genau festlegen, wie viele Plätze du online zur Verfügung stellen möchtest.
  2. Bei „Stoßzeiten-Limit“ fügst du ein Limit pro Reservierungsintervall hinzu. Dies überschreibt die Kapazitäten der Reservierungszeiten.
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Bitte beachte: Stoßzeiten-Limits dürfen nicht höher als die eingestellte Kapazität der Reservierungen sein.

Weiter kannst du unter demselben Menüpunkt folgende Einstellungen vornehmen:

  • Stelle ein, was die Aufenthaltsdauer der Gäste sein soll, so dass das System weiß, wie lange die gebuchten Plätze belegt sind.
  • Du kannst auch eine Vorlaufzeit für Reservierungen einstellen, damit du dich auf deine Gäste vorbereiten kannst.
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Unser Tipp: Am besten vermeidest du Überbuchungen, wenn du auch telefonische Reservierungen in dein resmio Online-Reservierungsbuch einträgst. So behältst du einfacher den Überblick.

Reservierungszeiten & Kapazitäten
Erweiterte Einstellungen
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Wie drucke ich meine Agenda?

  1. Nach dem Einloggen im Menü links auf den ersten Menüpunkt „Reservierungen” klicken
  2. Neben „Frühstück, Mittagstisch, Abendessen” findest du ein Symbol mit drei Punkten, das du anklicken kannst.
  3. Wähle im darauffolgenden Menü die Option „Individueller Druck“ und konfiguriere im Folgefenster die Druckansicht nach deinem individuellen Bedarf.

Hinweis: Du kannst auch bereits Filter in der Reservierungsübersicht auswählen bevor du den individuellen Druck auswählst (z.B. den Status der Reservierungen oder, ob du gleich die ganze Agenda oder nur einen Tag ausdrucken möchtest).

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Wie kann ich die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße voreinstellen?

Diese Funktion ist grundsätzlich optional.

Die Aufenthaltsdauer ab einer bestimmten Gruppengröße kann folgendermaßen vordefiniert werden:

  1. Gehe im Menü auf „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“
  2. Bei „Aufenthaltsdauer bei Reservierungen“ kannst du die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße festlegen (z.B. ab 6 Personen, Aufenthaltsdauer 90 Minuten).
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Ich habe die Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße eingestellt. Was sollte ich beim händischen Anlegen einer Reservierung beachten?

Beim händischen Anlegen einer neuen Reservierung sollte immer 1.) das Datum, dann 2.) die Anzahl der Personen, dann 3.) die Aufenthaltsdauer und 4.) zuletzt die Uhrzeit eingestellt werden, da in Abhängigkeit von der Gruppengröße, die dafür eingestellte Aufenthaltsdauer greift und dabei verfügbare Kapazitäten erneut berechnet werden und sich in diesem Zuge ändern können.

Beachte, dass du bei der manuellen Reservierung die Aufenthaltsdauer immer noch individuell anpassen kannst.

Beispiel:

  • Richtig: Wähle zunächst das Datum z.B. 25.03.2020, die Anzahl der Personen, die reservieren möchte z.B. 10 Personen und zum Schluss die Zeit (z.B. 18:00). Die Aufenthaltsdauer wird daraufhin automatisch angepasst. Hier sieht man sofort, ob genügend Plätze zur Verfügung stehen (z.B. 18:00 Uhr, 0 Kapazitäten)
  • Falsch: Wählt man erst die Zeit (z.B. 18:00 Uhr), werden die verfügbaren Plätze angezeigt (z.B. 10). Wird erst im zweiten Schritt das Datum, die Personenzahl angepasst, werden die Kapazitäten mit neuer Aufenthaltsdauer (entsprechend der Einstellungen bei der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße) erneut berechnet und aus den ehemals 10 freien Plätzen stehen ggf. 0 freie Plätze zur Verfügung, da diese 10 Plätze nicht lange genug frei sind.
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Was ist beim Anlegen der Aufenthaltsdauer nach Gruppengröße zu beachten?

  1. Beim Anlegen der Aufenthaltsdauer ist zu berücksichtigen, dass sich die angegebene Aufenthaltsdauer ausgehend von der Reservierungszeit, auf den Zeitraum davor und danach auswirkt. Infolgedessen kann eine sehr lange Aufenthaltsdauer, insbesondere von größeren Gruppen, möglicherweise potentielle Reservierungen blockieren.
  2. Bei großen Gruppen z.B. 15 Personen, kann eine lange Aufenthaltsdauer durchaus sinnvoll sein. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass sich die Buchung für eine große Gruppe mit einer sehr langen Aufenthaltsdauer per se als schwierig erweisen kann, da genügend Kapazität für den benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen müssen.

Beispiel mit folgender Ausgangssituation:

  • Restaurant hat eine Gesamtkapazität von 25. Eine Gruppe ab 15 Personen für 14:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten.
  • Die Kapazität von 15 wird für insgesamt vier Stunden zwischen 14:00 und 18:00 in dem Reservierungswidget geblockt und dabei deine Gesamtkapazität um 15 Plätze verringert.
    • Fall 1: Eine neue Gruppe ab 15 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 240 Minuten. Das heißt: Diese Gruppe benötigt zwischen 13:00-17:00 eine Kapazität von 15.  Zwischen 14:00-17:00 fehlen aufgrund der ersten Gruppe 5 Plätze, somit kann um 13:00 Uhr diese Reservierung nicht angenommen werden.
    • Fall 2: Eine andere Gruppe von 10 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten und eine weitere Gruppe von 5 Personen für 13:00, konfigurierte Aufenthaltsdauer: 60 Minuten. Benötigte Kapazität für beide Gruppen ist 15, zwischen 13:00-14:00 Uhr. Beide Reservierungen können angenommen werden, da Kapazität von 15 bis 14:00 Uhr vorhanden ist.
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Warum wird meine unter „Reservierungszeiten und Kapazitäten” hinterlegte Kapazität nicht richtig berechnet?

Nutzt du den Tischplan? Dann wird die Kapazität anhand der Tischgrößen berechnet, die hinterlegte Kapazität wird überschrieben. Prüfe im Zweifel unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Tischplan“, ob dein Tischplan aktiv ist.

 

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Kann ich während besonders gut besuchter Zeiten (z.B. Mittags) meine Kapazitäten anpassen?

Hierfür steht dir das Stoßzeiten-Limit zur Verfügung.

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ > „Stoßzeiten-Limit“ kannst du für bestimmte Zeiten ein von deinen regulären Kapazitäten abweichendes Limit einstellen.
  • Das Stoßzeiten-Limit überschreibt dann die Kapazität der sonst geltenden Reservierungszeiten und erlaubt nur zur hinterlegten Anzahl von Personen, Plätze zu den verfügbaren Zeiten zu reservieren.
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Wie viel Vorlaufzeit habe ich für Reservierungen, und kann ich diese individuell festlegen?

Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Reservierungszeiten & Kapazitäten“ findest du gleich an dritter Stelle die Option eine Vorlaufzeit für Reservierungen zu hinterlegen.

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Bitte beachte: Alle Angaben werden in Stunden beziffert. Die minimal einstellbare Vorlaufzeit ist demnach eine Stunde. Wenn du also beispielsweise den Wert „30“ eingibst, beträgt die Vorlaufzeit 30 Stunden und nicht 30 Minuten. Das System fügt weitere 15 Minuten hinzu, um Reservierungen zu akzeptieren.

Außerdem kannst du direkt in deinen hinterlegten Reservierungszeiten angeben, dass du Reservierungen für den gleichen Tag nach einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr akzeptierst.

  • Klicke dazu einfach auf deine bereits hinterlegten Zeiten und setze den Haken bei „Widget-Reservierungen für den gleichen Tag sollen nicht nach dieser Uhrzeit akzeptiert werden”.
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Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um gegen No-Shows abzusichern?

Dein Reservierungssystem bietet dir vielfältige Möglichkeiten, um präventiv gegen No-Shows vorzugehen:

  • Gäste, die schon einmal No-Shows waren, werden in der Reservierungsübersicht markiert und von künftigen Buchungen ausschließen. Voraussetzung dafür ist, dass du und deine Mitarbeiter etwaige No-Shows in der Vergangenheit über den Reservierungsstatus als solche deklariert haben.
  • Zum einen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ den Haken bei der Funktion „Reservierungserinnerungen schicken“ setzen.
    • Dadurch erhalten deine Gäste 24 Stunden vor der Reservierung eine E-Mail, die sie an ihre Tischbuchung erinnert..
  • Zum anderen kannst du unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Anzahlungen“ festlegen, dass deine Gäste eine von dir festgesetzte Summe anzahlen müssen, ehe sie einen Tisch verbindlich reservieren können.
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Welche Information wird meinen Gästen im Widget an geschlossenen Tagen angezeigt?

Standardmäßig ist der Text für geschlossene Tage „Sorry, we are closed on %“, der entsprechend der Spracheinstellung im Browser übersetzt wird. Du kannst diesen Text bei Bedarf jedoch anpassen.

  • Wechsele unter „Einstellungen“> „Reservierungen“ > „Allgemein“ in den Bereich „Widget-Text für geschlossene Tage“ und hinterlege dort deinen Wunschtext.
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Habe ich die Möglichkeit weiterführende Informationen von meinen Gästen gleich bei der Reservierung abzufragen?

Wenn du neben Kontaktdaten weitere Details zur Reservierung von deinen Gästen erfragen möchtest, kannst du individuelle Eingabefelder für dein Reservierungswidget definieren!

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ unter dem Punkt „Individuelle Eingabefelder“.
  • Über den Button „+ Eingabefeld hinzufügen“ kannst du individuelle Felder festlegen.
  • Außerdem ist es möglich mittels Checkbox zu unterscheiden, ob es sich bei der Angabe um ein Pflichtfeld handeln soll oder nicht.
  • Wenn du eine Angabe als Pflichtfeld markierst, kann die Reservierung nur abgeschlossen werden, wenn in dieses Feld auch ein Wert eingetragen ist.
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Wie lautet der Text der Reservierungsbestätigung an meine Gäste und wie kann ich diesen ändern? Wie kann ich die E-Mails anpassen, die über das System verschickt werden?

Alle E-Mails, die über das System verschickt werden (z.B. Reservierungsbestätigungen, Bestellbestätigungn oder Informationen zu Wartelisteneinträgen) können unter Einstellungen“ > „Gäste“ > „Gäste-E-Mails“ individualisiert werden.

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Bitte beachte: Einmal individualisierte E-Mails werden nicht länger automatisch in andere Sprachen übersetzt. Wenn du Informationen auf mehreren Sprachen (z.B. auf Deutsch & Englisch) einbinden möchtest, hinterlege die Texte mehrsprachig in die E-Mail.

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Wie kann ich meine Kapazitäten (im Notfall) schnell anpassen bzw. Tische ggf. sperren?

In deinem Reservierungsbuch (ganz oben links unter „Reservierungen”) findest du oben rechts einen Button „Kapazitäten anpassen”.

  1. Hast du den Tischplan mit automatischer Tischzuweisung aktiviert, kannst du über diesen Button ganz einfach Tische oder auch ganze Räume sperren.
    • Klicke dazu einfach auf das Drop-Down-Menü des entsprechenden Raums und klicke anschließend auf die Tische, die du sperren möchtest.
    • Alternativ kannst du auch gleich auf den Schalter neben dem Raum klicken und somit den gesamten Raum sperren.
    • Außerdem hast du die Möglichkeit anzugeben, wie lange die Tische bzw. Räume gesperrt bleiben sollen oder das sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten gesperrt sein sollen.
  2. Hast du keinen Tischplan oder den Tischplan mit manueller Tischzuweisung aktiviert, kannst du hier direkt deine Kapazitäten anpassen. Auch für diesen Fall kannst du den Zeitraum der Änderung festlegen.

Bitte beachte, dass dieser Button im Reservierungsbuch von jedem Nutzer, der Zugriff zur Reservierungssoftware hat, bedient werden kann und die Einstellungen dort alle Standardeinstellungen überschreiben.

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Wie kann ich das System für Reservierungen sperren (z.B. Betriebsurlaub, Schließung usw.)?

  • Unter „Einstellungen“ & „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen“ kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geschlossen hat.
  • Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
  • Darunter wählst du im Drop-Down Menü „Geschlossen“ aus und fügst entweder spezifische Uhrzeiten ein oder setze einen Haken in der Checkbox „ganztägig“, damit dein Restaurant für 24 Stunden als gesperrt eingetragen ist.
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Kann ich Zeiten, an denen mein Restaurant eigentlich geschlossen ist, ausnahmsweise als geöffnet einstellen ohne gleich die Reservierungszeiten ändern zu müssen?

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Feiertage & Ausnahmen“ kannst du genaue Zeiträume festlegen, in denen dein Restaurant geöffnet sein soll, auch wenn es normalerweise (laut deinen festgelegten Reservierungszeiten) geschlossen hat.
  • Klicke einfach auf den Button „+ Ausnahme hinzufügen“ und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
  • Darunter wählst du im Drop-Down-Menü „Offen“ aus und fügst die gewünschten Uhrzeiten ein.
  • Außerdem musst du noch angeben mit welcher Kapazität dein Restaurant in diesem außerplanmäßigen Zeitraum belegt werden kann.
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Wie kann ich Gäste übers Reservierungswidget auf besondere Angebote hinweisen?

Das Reservierungswidget ermöglicht es dir Gäste über bestimmte Angeboten und Veranstaltungen hinzuweisen, etwa Brunch-Zeiten oder eine Happy Hour in den Abendstunden. So funktioniert’s:

  • „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Angebotszeiten“
  • Klicke auf den Button „+ Besondere Zeiten hinzufügen“ und du kannst die Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen die Angebote gelten sollen.
  • Außerdem kannst du den Text festlegen, der zu diesen Zeiten in deinem Widget erscheinen soll. Die Textlänge ist auf 20 Zeichen begrenzt.
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Kann ich meinen Gästen gleich bei der Reservierung wichtige Informationen mitteilen (z.B. die maximale Aufenthaltsdauer)?

Wenn du deinen Gästen vorab zur Online-Reservierung relevante Informationen mitteilen möchtest, kannst du diese unter „Individueller Widget-Text“ hinterlegen.

  • Du findest die Funktion unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“.
  • Deine Notiz an Gäste erscheint in deinem Reservierungswidget unmittelbar nach der Auswahl einer Reservierungszeit, also im zweiten Schritt.
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Wie kann ich Pflichtfelder für manuelle Reservierungen anpassen?

In deinem resmio Konto kannst du festlegen, welche Angaben zum Gast dein Personal beim Anlegen von Walk-ins und Reservierungen hinterlegen müssen.

  • Unter „Einstellungen“ > „Reservierungen“ > „Allgemein“ > „Pflichtfelder für manuelle Reservierungen“ kannst du jeweils „Name“, „Telefon“ und „E-Mail“ auswählen.

Bedenke bitte, dass diese Einstellung nicht für Online-Reservierungen greifen.

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Welcher Text wird für nicht verfügbare / ausgebuchte Zeiten angezeigt und wie kann ich diesen ändern?

Standardmäßig wird im Reservierungswidget als Text für Zeiten, die nicht mehr resrvierbar sind nicht verfügbar“ angezeigt. Dieser Text lässt sich anpassen:

  • Wähle unter Einstellungen“ > Reservierungen“ > „Allgemein“ > Widget-Text für nicht verfügbare Zeiten“ eine andere der vorgegebenen Optionen,

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