fbpx
resmio » Guida » Gestire le prenotazioni

Gestire le prenotazioni


Indice dei contenuti

Gestione delle Prenotazioni
help

Effettuare prenotazioni – Come effettuare prenotazioni telefoniche ed e-mail

Per sfruttare appieno il potenziale del libro di prenotazione digitale (risparmio di tempo e riduzione del personale), dovresti trasferire le prenotazioni telefoniche e quelle in entrata via e-mail al tuo sistema.

Buono a sapersi: le prenotazioni online tramite il widget sul tuo sito web e le prenotazioni dei tavoli tramite Google arrivano automaticamente nel tuo sistema di prenotazione.

info

Un Consiglio: Ti consigliamo vivamente di trasferire le prenotazioni telefoniche e quelle provenienti da altre fonti (ad es. e-mail) nel tuo libro di prenotazione digitale.

In questo modo si evitano i costi aggiuntivi derivanti dalla manutenzione di diversi sistemi (libro di prenotazione tenuto a mano).

Ecco come funziona

  1. Cliccare su    Nuova prenotazione” in alto a destra.
  2. Si aprirà una nuova finestra in cui potrai prenotare per la data e l’ora desiderata (se la capacità è sufficiente). Il pulsante Dettagli > consente inoltre di assegnare allegati, note e tag alla prenotazione.
thumb_up

Con il piano dei tavoli attivato, il sistema ti proporrà un tavolo adatto alla dimensione del gruppo selezionato.

help

Creare walk-in – Perché gli ospiti senza prenotazione appartengono al tuo sistema

Se gli ospiti arrivano spontaneamente nel tuo locale senza una prenotazione telefonica o online (“walk-in”), assicurati di trasferirli nel tuo libro di prenotazione digitale.

info

Un Consiglio: l’inserimento di “Walk-in” nel libro di prenotazione digitale fornisce a te e al tuo staff una panoramica sulla tua reale capacità. In questo modo creerai le basi per tutte le ulteriori ottimizzazioni.

Ecco come funziona

  1. Cliccare su „Nuovo Walk-in”. in alto a destra.
  2. Nella finestra successiva, puoi modificare le dimensioni del gruppo e la durata del soggiorno. Se noti, puoi aggiungere le informazioni di contatto dell’ospite e ulteriori note e tag attraverso il pulsante Dettagli >
thumb_up

Con il piano dei tavoli attivato, il sistema ti proporrà un tavolo adatto alla dimensione del gruppo selezionato.

help

Configura le prenotazioni in serie (es. tavolo principale)

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Tavoli regolari, eventi. . . ci sono molte occasioni per le prenotazioni seriali. Con resmio puoi effettuare prenotazioni ripetute in modo semplice e conveniente. Principalmente, fai la stessa cosa come se stessi effettuando una prenotazione regolare:

  • Cliccare su „Nuova prenotazione”. in alto a destra.
  • Nella finestra sottostante, inserisci tutte le informazioni rilevanti per la prenotazione, come la dimensione del gruppo, la durata del soggiorno e le informazioni di contatto.
  • Clicca sul pulsante Dettagli >. Metti un segno di spunta su “Ripeti questa prenotazione” nella colonna di destra.
  • Poi seleziona le impostazioni appropriate (intervallo, giorni della settimana, fine della serie).
  • Infine, clicca su Salva tutto in basso a destra e le date per le prenotazioni di serie saranno automaticamente inserite nel tuo libro di prenotazione digitale.

L’icona nel riepilogo delle prenotazioni indica anche che si tratta di una prenotazione in serie.

info

Si prega di notare che la serie non può più essere elaborata dopo la creazione! Tuttavia, puoi modificare singole prenotazioni della serie o annullare l’intera serie.

help

Prenotazioni con ospiti che ritornano

Se un ospite ha già effettuato una prenotazione presso di voi ed è memorizzato nel vostro database degli ospiti, vi viene automaticamente suggerito inserendo il suo nome, numero di telefono o indirizzo e-mail.

Cliccando sull’ospite suggerito, i moduli di contatto vengono compilati immediatamente, con un notevole risparmio di tempo nella vita di tutti i giorni.

Il sistema indica anche il numero di visite precedenti del contatto, nonché eventuali cancellazioni e mancate presentazioni.

info

Un consiglio: se i dati di contatto dell’ospite sono cambiati, è possibile aggiornare la scheda nel database degli ospiti selezionando “Aggiorna dati dell’ospite”.

help

Tag di prenotazione e ospiti per un buon rapporto con i clienti

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Le tag per le prenotazioni e gli ospiti sono disponibili nella tariffa PREMIUM.

Quando si crea una nuova prenotazione, è possibile cliccare su Dettagli > e aggiungere tag di prenotazione e tag di ospite. In questo modo, voi e i vostri colleghi potrete vedere già nella panoramica delle prenotazioni quali sono le esigenze dei vostri clienti e potrete rispondere loro individualmente.

  • I tag di prenotazione sono collegati alla singola prenotazione e contengono quindi informazioni importanti solo per quella particolare prenotazione. Ad esempio, che l’ospite desidera sedersi in terrazza questa volta.
    È possibile modificare i tag della prenotazione in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” e aggiungerne dei nuovi, se necessario
  • I tag degli ospiti appaiono sempre quando l’ospite effettua una prenotazione. Qui vengono memorizzate informazioni generali, come ad esempio le allergie.È possibile modificare le etichette degli ospiti in “Impostazioni” > “Ospiti” > “Etichette ospiti” e aggiungerne delle nuove, se necessario.
help

Le visualizzazioni delle prenotazioni

Nel libro delle prenotazioni, è possibile cambiare la visualizzazione utilizzando il simbolo del filtro nell’angolo in alto a destra. Esiste la vista giorno, la vista settimana, l’agenda e la timeline.

Vista giorno:
È la visualizzazione predefinita. Mostra tutte le prenotazioni in sospeso per il giorno corrente.

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

La visualizzazione settimanale, dell’agenda e della cronologia è disponibile nella tariffa PREMIUM.

Visualizzazione della settimana:
È possibile visualizzare tutte le prenotazioni di una settimana specifica in una sola volta. Questa vista è particolarmente utile per il piano dei turni e la pianificazione della cucina.

Agenda:
Nell’agenda, tutte le prenotazioni future sono visualizzate una sotto l’altra, ordinate per data. In questo modo è possibile avere una panoramica su più settimane.

Timeline:
Nella cronologia, le prenotazioni di un giorno sono disposte su una linea temporale. È possibile spostare le prenotazioni con il drag & drop e quindi regolare l’orario o il tavolo. Questo vi aiuta a massimizzare l’occupazione in modo semplice e veloce.

È possibile passare alla modalità a schermo ntero tramite l’icona nell’angolo in alto a sinistra, per avere una panoramica ancora migliore delle prenotazioni dei tavoli!

help

Stampa dell’agenda / Riepilogo delle prenotazioni

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

resmio consente di scaricare e stampare una panoramica delle prenotazioni del giorno o della settimana come file .PDF e .CSV.

  1. NDopo aver effettuato il login, cliccate sulla prima opzione del menu Prenotazioni” nel menu a sinistra.
  2. Nell’angolo in alto a destra, accanto al pulsante “Personalizza capacità” è possibile aprire le opzioni avanzate facendo clic sull’icona
  3. Nel menu seguente, selezionare “Stampa Personalizzata” e configurare la visualizzazione di stampa in base alle proprie esigenze individuali nella finestra successiva.
info

Buono a sapersi: La funzione di stampa non è disponibile per la visualizzazione della timeline.

help

Importazione di prenotazioni

Avete già raccolto prenotazioni prima di utilizzare resmio? Allora potete importarle facilmente nel nostro sistema. I dati devono essere disponibili in una tabella formattata (.csv) per l’importazione. In alternativa, è sufficiente utilizzare il nostro esemplare sottostante.

  1. Aprite l’elenco delle prenotazioni in Microsoft Excel, Google Spreadsheets o un altro programma di fogli di calcolo.
  2. Assicuratevi che la tabella sia formattata correttamente! Per importare le prenotazioni, le colonne devono essere intitolate correttamente in inglese! Prestare attenzione anche alle lettere minuscole e agli spazi. Inoltre, è possibile importare solo file CSV.
Import reservations

Colonne obbligatorie

  • day (giorno della prenotazione)
  • time (ora della prenotazione)
  • number (numero di ospiti / dimensione del gruppo)
  • name

Colonne opzionali

  • walkin (true / false)
  • booking number
  • email
  • phone
  • notes
  • comment
  • status

A data della prenotazione deve essere nel seguente formato: AAAA-MM-GG.

Se il file da importare non ha una colonna “status”, le prenotazioni vengono create come “confirmed”. Se è presente una colonna “status”, le celle devono contenere i seguenti valori: “unconfirmed”, “confirmed”, “arrived”, “seated”, “noshow”, “finished” o “cancelled”.

3. Successivamente, cliccate sul simbolo del filtro nel vostro account resmio nella panoramica delle prenotazioni e poi su “Importa”.
4. ra potete caricare le prenotazioni esistenti. Questa operazione potrebbe richiedere un po’ di tempo. Riceverete un’e-mail con i dettagli dell’importazione.

Un consiglio: Assicurarsi che il nome del file CSV non contenga spazi, punti o altri caratteri speciali.

help

Notifiche via e-mail e SMS in caso di prenotazione

E-Mail: Cliccare su “Account della stuttura” > “Notifiche” e selezionare “e selezionare “+ Aggiungi destinatario” per inserire i dati. È possibile definire individualmente per ogni e-mail depositata il motivo per cui riceve una notifica.

info

Un consiglio: Nella tariffa BASIC è possibile aggiungere un solo destinatario di e-mail. Se si desidera apportare modifiche, è necessario cancellare completamente il destinatario esistente e aggiungerne uno nuovo.

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Le notifiche via SMS sono disponibili a partire dalla tariffa PREMIUM.

SMS: Per ogni SMS inviato vi verranno addebitati 9 ct. Tuttavia, è possibile inserire un budget massimo per non superare un certo importo. Una volta raggiunto l’importo, non verranno più inviate notifiche via SMS per quel mese. Ti terremo informato sulle spese via e-mail, in modo che tu possa avere il pieno controllo.

info

Offerta per i nuovi clienti: Durante i primi dieci giorni della fase di prova di 30 giorni della nostra tariffa ULTIMATE, gli SMS sono gratuiti. Dopo i dieci giorni, l’invio di SMS viene automaticamente disattivato fino al termine della fase di prova e al passaggio alla tariffa PREMIUM o ULTIMATE.

info

Attenzione: per impostazione predefinita, le notifiche vengono inviate via e-mail. Se si desidera ricevere le notifiche anche via SMS, è necessario il servizio SMS (da PREMIUM).

help

Attivare la cronologia delle modifiche alle prenotazioni

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

La funzione Alias e disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

L’alias consente di vedere chi ha elaborato la prenotazione e quando. Diversi dipendenti possono accedere tramite un utente e poi selezionare il loro nome nell’elenco degli alias. Nelle attività degli ospiti è possibile vedere quale dipendente ha effettuato una modifica.

È possibile vedere chi ha

  • creato,
  • modificato,
  • e cancellato,

le prenotazioni.

Inoltre e possibile tenere traccia di chi ha modificato i depositi.

I nomi degli alias vengono creati in “Account della struttura” > “Utenti” > “Alias“. In fondo, in “Account della struttura” > “Utenti” > “Registrazione“, è possibile selezionare il motivo per cui viene creata una voce nelle attività degli ospiti.

Si noti, che solo gli utenti con diritti di proprietario possono modificare le impostazioni di registrazione.

Gestire la capacità e l’utilizzo
help

Personalizzare i tempi di prenotazione e le capacità

  1. Accedere a resmio.
  2. Cliccare su “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione”.

Qui è possibile impostare gli orari e le capacità di prenotazione per ogni giorno della settimana. Si noti che la capacità impostata si riferisce sempre all’intervallo di prenotazione (*) inserito.

Esempio:

  • Intervallo di prenotazione di 30 minuti
  • Orari di prenotazione e capacità: lun. – dom. dalle 12:00 alle 20:00 (capacità 10)
  • Risultato: gli ospiti possono effettuare prenotazioni ogni 30 minuti (12:00, 12:30, 13:00, 13:30 ecc.), ogni mezz’ora sono disponibili per la prenotazione un totale di 10 posti (capacità = 10).
info

Avviso per evitare la doppia occupazione: Se, ad esempio, il mercoledì si applicano altri orari di prenotazione, è possibile memorizzare un secondo orario di prenotazione. Tuttavia, assicurarsi di rimuovere questo giorno dal primo orario di prenotazione.

Sbagliato: lun-dom 10.00-20.00; mer 15.00-20.00. > Così il mercoledì è presente due volte
Corretto: lun, mar, gio, ven, sab, dom 10.00-20.00; mer 15.00-20.00.

info

Avviso sulla durata del soggiorno: la durata del soggiorno è sempre inclusa nel calcolo della capacità. Se, nel nostro esempio, la durata del soggiorno è impostata su 60 minuti e alle 12 sono prenotati 10 posti, all’una ci saranno nuovi posti disponibili.

Se alle 12 sono prenotati solo 5 posti, alle 12.30 c’è una capacità libera di 5 posti e all’una una capacità libera di 10 posti.

help

Perché la mia capacità memorizzata in “Tempi e capacità di prenotazione” non viene calcolata correttamente?

tate utilizzando il piano dei tavoli? In tal caso, la capacità viene calcolata in base alle dimensioni dei tavoli e la capacità memorizzata in “Orari di prenotazione” viene sovrascritta!

In caso di dubbio, verificate in   “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Organizzazione dei tavoli” > “Elementi di base” se il piano tavolo è attivo (“Le prenotazioni online vengono assegnate automaticamente a un tavolo”).

help

Conferma delle richieste di prenotazione (automaticamente / manualmente)

Quando gli ospiti prenotano online nel vostro ristorante, resmio accetta automaticamente le prenotazioni online per impostazione predefinita. In alcune circostanze può essere utile rilasciare o annullare le richieste di prenotazione solo dopo un controllo individuale da parte del personale.

info

Attenzione: la necessità di confermare le prenotazioni “manualmente” aumenta i costi del personale. Allo stesso tempo, a secondo dei tempi di risposta, il comfort per gli ospiti si riduce a causa della mancanza di pianificazione.

  • Se avete selezionato “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Conferma automaticamente le prenotazioni”, il vostro ospite riceverà automaticamente una conferma della prenotazione. Sarete avvisati tramite e-mail o SMS, ma non dovrete fare altro.
  • Se si disattiva la conferma automatica, tuttavia, è necessario confermare o annullare le prenotazioni dei tavoli in arrivo. Ciò avviene tramite…
    • … un link nella notifica via e-mail o SMS inviata con la prenotazione.
    • … nella panoramica delle prenotazioni attraverso la visualizzazione dello stato.

Solo allora il vostro ospite riceverà la conferma o la cancellazione della prenotazione. È inoltre possibile confermare automaticamente le prenotazioni fino a una determinata dimensione del gruppo.

A tal fine, selezionare “Conferma automaticamente le prenotazioni fino a una dimensione del gruppo di” e inserire il numero massimo di ospiti per cui è consentita la conferma automatica.
I gruppi che superano questo numero devono essere confermati manualmente.

help

Evitare l’overbooking – Misure e suggerimenti

Per evitare l’overbooking, è utile scegliere le impostazioni giuste.

  1. Per prima cosa impostate gli orari e le capacità di prenotazione in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione”. Qui è possibile specificare esattamente il numero di posti che si desidera rendere disponibili online.
  2. Con “Interruzione delle ore di punta” si aggiunge un limite per ogni intervallo di prenotazione. Questo sovrascrive le capacità degli orari di prenotazione.
info

Attenzione: i limiti delle ore di punta non devono essere superiori alla capacità impostata delle prenotazioni.

Nella stessa rubrica del menu è possibile effettuare le seguenti impostazioni:

  • Impostare la durata del soggiorno degli ospiti, in modo che il sistema possa dedurre per quanto tempo i posti prenotati saranno occupati.
  • È inoltre possibile impostare un tempo di anticipo per le prenotazioni, in modo da potersi preparare per gli ospiti.
info

Un consiglio: Il modo migliore per evitare l’overbooking è quello di inserire anche le prenotazioni telefoniche nel libro delle prenotazioni online di resmio. In questo modo è più facile tenerne tracci

help

Imposta la durata del soggiorno in base alla dimensione del gruppo

Questa funzione è praticamente opzionale. Per il calcolo della capacità è sufficiente una durata del soggiorno.

La durata del soggiorno a partire da una certa dimensione del gruppo può essere predefinita come segue:

  1. Andare su “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” nel menu.
  2. Alla sezione “Intervalli tempo della prenotazione” è possibile definire la durata del soggiorno in base alle dimensioni del gruppo (ad esempio, da 0 persone, durata del soggiorno 60 minuti e da 6 persone, durata del soggiorno 90 minuti).
help

Cosa bisogna considerare quando si sceglie la durata del soggiorno in base alle dimensioni del gruppo?

  1. Quando si crea la durata del soggiorno, è importante considerare che la durata del soggiorno specificata, in base all’orario di prenotazione, influisce sul periodo precedente e successivo. Di conseguenza, una durata del soggiorno molto lunga, soprattutto per i gruppi più numerosi, può bloccare potenziali prenotazioni.
  2. Per gruppi numerosi, ad esempio 15 persone, un soggiorno lungo può avere senso. Tuttavia, occorre considerare che la prenotazione per un gruppo numeroso con una durata di soggiorno molto lunga di per sé può risultare difficile, poiché deve essere disponibile una capacità sufficiente per il periodo richiesto.

Esempio con la seguente situazione iniziale:

  • Il ristorante ha una capacità totale di 25. Un gruppo di 15 o più persone per le 14:00, durata del soggiorno configurata: 240 minuti.
  • La capacità di 15 persone viene bloccata per un totale di quattro ore tra le 14:00 e le 18:00 nel widget di prenotazione, riducendo la capacità totale di 15 posti.
    • Caso 1: Un nuovo gruppo di 15 o più persone per le 13:00, durata del soggiorno configurata: 240 minuti. Ciò significa: questo gruppo ha bisogno di una capacità di 15 persone tra le 13:00 e le 17:00. Tra le 14:00 e le 17:00 mancano 5 posti a causa del primo gruppo, quindi alle 13:00 questa prenotazione non può essere accettata.
    • Caso 2: Un altro gruppo di 10 persone per le 13:00, durata del soggiorno configurata: 60 minuti e un altro gruppo di 5 persone per le 13:00, durata del soggiorno configurata: 60 minuti. La capacità richiesta per entrambi i gruppi è di 15 persone, tra le 13:00 e le 14:00. Entrambe le prenotazioni possono essere accettate in quanto c’è una capienza di 15 persone fino alle 14:00.
help

Ho impostato la durata del soggiorno in base alle dimensioni del gruppo. Cosa devo considerare quando creo una prenotazione manualmente?

Quando si crea una nuova prenotazione manualmente, si deve sempre impostare 1.) la data, poi 2.) il numero di persone, poi 3.) la durata del soggiorno e 4.) infine l’ora, poiché la durata del soggiorno impostata per questo si applica in base alle dimensioni del gruppo e le capacità disponibili vengono ricalcolate e possono cambiare durante il processo.

Si noti che è comunque possibile regolare la durata del soggiorno individualmente quando si effettua una prenotazione manuale.

Esempio:

  • Corretto: selezionare prima la data, ad esempio 25.03.2022, il numero di persone che si desidera prenotare, ad esempio 10 persone, e infine l’ora (ad esempio 18:00). La durata del soggiorno viene poi regolata automaticamente. Qui è possibile vedere immediatamente se ci sono abbastanza posti disponibili (ad es. 18:00, 0 capacità).
  • Sbagliato: se si seleziona prima l’ora (ad es. 18:00), vengono visualizzati i posti disponibili (ad es. 10). Se la data e il numero di persone vengono modificati solo nella seconda tappa, le capacità vengono ricalcolate con una nuova durata del soggiorno (in base alle impostazioni per la durata del soggiorno in base alle dimensioni del gruppo) e sono disponibili 0 posti liberi dai precedenti 10 posti liberi perché questi 10 posti non sono liberi per un periodo sufficiente.
help

Reagire ai picchi di lavoro durante gli orari di punta con i limiti che puoi impostare nell’account (ad es. fine settimana)

Per tenere aperti i tavoli per determinati gruppi di ospiti (ad esempio, visitatori spontanei senza prenotazione) e/o per alleggerire la cucina e il servizio nei periodi di punta, è consigliabile stabilire un “Limite delle ore di punta”.

info

Buono a sapersi: Il limite dell’ora di punta annulla la capacità degli orari di prenotazione normalmente applicabili. È possibile impostare limiti per giorni della settimana e orari specifici.

Ecco come funziona:

  • In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” > “Limiti delle ore di punta” è possibile configurare un limite per determinati orari che si differenza dalle capacità abituali.

Esempio:

  • Intervallo di prenotazione di 30 minuti, orari di prenotazione e capacità: lun. – dom. dalle 12:00 alle 20:00 (capacità 50).
  • Limite dell’ora di punta per sabato e domenica dalle 18:00 alle 20:00 (capacità: 25).
  • Risultato: il sabato e la domenica tra le 18.00 e le 20.00 sono disponibili al massimo 25 posti per intervallo di prenotazione (30 minuti), anche se la capacità del ristorante è maggiore negli altri orari (50).
info

Avviso: Il limite delle ore di punta rilascia la capacità per ogni intervallo, indipendentemente dalla durata del soggiorno.
Nel nostro esempio, vengono liberati 25 posti online ogni mezz’ora dalle 18.00 alle 20.00, anche se non dovrebbe esserci più capacità a causa della durata del soggiorno.

help

Imposta il tempo di scadenza per le prenotazioni

In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” si trova al terzo posto l’opzione per impostare un tempo di anticipo per le prenotazioni.

Esiste un tempo minimo che determina quanti minuti prima della prenotazione concreta gli ospiti devono prenotare.

info

Da notare: il sistema aggiunge altri 15 minuti per accettare le prenotazioni.

E c’è il tempo massimo in anticipo, che determina il numero di giorni di anticipo con cui gli ospiti possono prenotare.

info

Da notare: l’orario massimo può essere utilizzato solo a partire da Premium.

È anche possibile specificare direttamente negli orari di prenotazione salvati che non si accettano più prenotazioni per lo stesso giorno dopo una certa ora.

A tale scopo, è sufficiente cliccare sugli orari già memorizzati e spuntare la casella “Le prenotazioni widget per lo stesso giorno non dovrebbero essere accettate dopo questo periodo”.

help

Misure contro la mancata presentazione (mancata presentazione degli ospiti)

Il sistema di prenotazione offre una serie di opzioni per evitare i no-show:

  • Gli ospiti che non si sono presentati vengono segnalati nella panoramica delle prenotazioni. Il prerequisito è che voi o il vostro personale abbiate contrassegnato come tali i no-show in passato attraverso lo stato della prenotazione.
  • È possibile bloccare gli ospiti indesiderati per le prenotazioni online.
  • In primo luogo, potete selezionare la funzione “Invia promemoria di prenotazione” in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale”.
    • In questo modo i vostri ospiti riceveranno un’e-mail 24 ore prima della prenotazione per ricordargli la loro prenotazione del tavolo.
  • D’altra parte, in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Depositi” potete specificare che i vostri ospiti devono pagare una somma da voi stabilita prima di poter effettuare una prenotazione legittima per un tavolo.
Informare i clienti
help

Segnala nei giorni di chiusura

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Per impostazione predefinita, il testo per i giorni di chiusura è
"Sorry, we are closed on %", che viene tradotto nella rispettiva lingua nazionale dei vostri ospiti in base all’impostazione della lingua nel browser.

Tuttavia, se necessario, è possibile modificare questo testo.

  • Andate in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” alla sezione “Testo del widget personalizzato per i giorni di chiusura” e inserite il testo desiderato.
info

Attenzione: Se si inserisce il testo di un widget individuale, questo non verrà automaticamente tradotto in altre lingue.

help

Richiedi ulteriori dettagli della prenotazione da parte degli ospiti

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Se, oltre ai dati di contatto, desiderate richiedere ai vostri ospiti ulteriori dettagli sulla prenotazione (ad es. occasione), potete definire campi di inserimento individuali per il vostro widget di prenotazione.

  • Questa funzione si trova in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” alla voce “Campi widget personalizzati”.
  • È possibile definire i singoli campi tramite il pulsante “+ Aggiungi campo di input”.
  • Si può scegliere tra un campo di testo libero e una casella di controllo.
  • È inoltre possibile decidere se si tratta di un campo obbligatorio o meno.
  • Se si contrassegna una casella come campo obbligatorio, la prenotazione può essere completata solo se si inserisce un valore anche in questa casella.
info

Buono a sapersi: Le informazioni contenute nei singoli campi di inserimento possono essere visualizzate nel libro delle prenotazioni come “nota dell’ospite” (vedi immagine sopra).

help

Personalizzare i messaggi di prenotazione (e-mail) per gli ospiti

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

È possibile personalizzare molte delle e-mail che vengono inviate automaticamente tramite il sistema (ad es. conferma della prenotazione, conferma dell’ordine o informazioni sulle iscrizioni alla lista d’attesa, e-mail di feedback) in “Impostazioni” > “Ospiti” > “E-mail destinati agli ospiti”.

info

Attenzione: una volta personalizzate, le e-mail non saranno più tradotte automaticamente in altre lingue. Se desiderate inserire informazioni in più lingue (ad es. tedesco e inglese), vi preghiamo di inserire il testo in più lingue nell’e-mail.

È possibile personalizzare i seguenti elementi di base:

  • Titolo
  • Saluto
  • Messaggio
  • Saluti
  • Mostrare/nascondere elementi (logo, dati di contatto, indirizzo, pulsanti)
info

Un consiglio: è possibile inserire un “pulsante individuale” nelle e-mail degli ospiti per pubblicizzare offerte adeguate (ad es. sito web, eventi, buoni, menu, ecc.).

Oltre al testo, è possibile personalizzare la combinazione di colori dell’e-mail per adattarla al proprio ristorante. Per farlo, cliccate sul pulsante “Impostazioni colore” in alto a destra sotto “Impostazioni” > “Email“. È possibile scegliere tra vari schemi di colori o crearne uno proprio.

info

Un consiglio: inviate un’e-mail di prova per verificare se tutte le modifiche sono di vostro gradimento. Non sorprendetevi se il link di valutazione nell’e-mail non funziona. Durante i test non vengono inviati link reali.

help

Richiedere offerte nel widget di prenotazione

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Potete utilizzare il vostro widget di prenotazione per informare gli ospiti su offerte ed eventi specifici, come gli orari del brunch o un happy hour serale.

Ecco come funziona:

  • “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari promozionali”.
  • Cliccando sul pulsante+ Aggiungi orari promozionali è possibile selezionare i giorni e gli orari in cui deve apparire l’avviso.
  • Poi definite il testo desiderato che gli ospiti vedranno nel vostro widget. La lunghezza del testo è limitata a un massimo di 20 caratteri.
help

Informazioni importanti per gli ospiti prima della prenotazione (ad es. durata massima del soggiorno)

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Se desiderate fornire ai vostri ospiti informazioni rilevanti prima della prenotazione online, potete farlo nella sezione “Widget personalizzato”.

  • Questa funzione si trova in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale”.
  • La nota per gli ospiti viene visualizzata nel widget di prenotazione subito dopo la selezione dell’orario di prenotazione, ossia nella seconda fase.
help

Impostare le informazioni obbligatorie per il personale in caso di prenotazioni manuali

Nel vostro account resmio potete definire quali informazioni sull’ospite il vostro personale deve inserire quando crea le prenotazioni (telefoniche).

info

Buono a sapersi: Un maggior numero di informazioni obbligatorie aumenta l’impegno del personale. Tuttavia, aumentano anche la qualità dei dati e consentono di offrire un servizio migliore (senza nome + numero di telefono non è possibile richiamare). Si consiglia di considerare questo aspetto.

  • In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Campi obbligatori per le prenotazioni manuali” è possibile selezionare “Nome”, “Telefono” e “E-mail”.

Si prega di notare che queste impostazioni non si applicano esplicitamente ai walk-in e alle prenotazioni online in arrivo.

help

Modificare il testo del widget per gli orari non disponibili / prenotati

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

Per impostazione predefinita, il valore “non disponibile” viene visualizzato nel widget di prenotazione per gli ospiti come testo per gli orari non prenotati.

Questo testo può essere personalizzato tramite il vostro sistema:

  • In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Testo widget per gli orari non disponibili”, selezionate un’altra delle opzioni predefinite.
  • È inoltre possibile aggiungere facoltativamente un link, un’e-mail o un numero di telefono per indirizzare gli ospiti a una scheda d’ordine online, ad esempio, se non c’è posto nel ristorante.

Il testo del widget preselezionato viene tradotto automaticamente nella lingua degli ospiti, definita nelle impostazioni del browser.

help

Rispondere alle domande degli ospiti

perm_identity
Chi può utilizzare questa funzione?

Disponibile a partire dalla tariffa PREMIUM.

I vostri ospiti hanno la possibilità di porre domande nel campo delle note quando effettuano una prenotazione. È possibile rispondere a queste domande facendo clic sulla bolla vocale accanto allo stato sul lato destro. L’ospite riceverà un’e-mail con il vostro messaggio.
Per visualizzare le bolle vocali, è necessario spuntare la casella “Opzione di risposta per le prenotazioni” in Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Conferme di prenotazione“.

Consiglio: È possibile visualizzare l’ultimo messaggio inviato cliccando nuovamente sulla bolla vocale.

In caso di emergenza / assenza
help

Blocco d’emergenza di tavoli e stanze

Nel libro delle prenotazioni (n alto a sinistra sotto “Prenotazioni”) troverete il pulsante “Regola la capienza” in alto a destra. Con questo pulsante è possibile ridurre la capacità per determinati periodi di tempo o azzerarla completamente.

  1. Se avete attivato il piano dei tavoli con assegnazione automatica dei tavoli, potete facilmente bloccare i tavoli o intere sale utilizzando questo pulsante.
    • Per farlo, è sufficiente cliccare sul menu a tendina della sala corrispondente e poi sui tavoli che si desidera bloccare.
    • In alternativa, è possibile cliccare sul pulsante accanto alla sala per bloccare l’intera sala.
    • È inoltre possibile specificare per quanto tempo i tavoli o le sale devono rimanere bloccati o devono essere bloccati regolarmente a determinati orari.
  2. Se non hai un piano tavoli o non hai attivato un piano tavoli con assegnazione manuale dei tavoli, puoi regolare direttamente le tue capacità qui. In questo caso, si può anche impostare una capacità superiore al normale.
info

Attenzione: questo pulsante nel libro delle prenotazioni può essere utilizzato da qualsiasi utente che abbia accesso al software di prenotazione.

info

Nota: se lo schermo è piccolo, il pulsante “Regola capacità” si trova sotto il simbolo del filtro.

Se si desidera disattivare la prenotazione online per un giorno intero, esiste un blocco di emergenza.
Il pulsante si trova accanto al simbolo del filtro nell’angolo in alto a destra del libro di prenotazione.

È sufficiente impostare il cursore su attivo (blu) e salvare. I vostri ospiti riceveranno un messaggio che indica che non è possibile effettuare prenotazioni per questo giorno.

help

Blocco temporaneo del sistema per le prenotazioni (ad es. rinnovo, ferie)

In caso di misure temporanee (giorni festivi, lavori di ristrutturazione, ferie aziendali, chiusura per pandemia…) è possibile bloccare il ristorante per tutte le prenotazioni.

info

Nota: per impostare giorni di chiusura permanenti (ad esempio, chiusura permanente il lunedì), accedere a “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione”.

  • In “Impostazioni” & “Prenotazioni” > Vacanze ed eccezioni kpotete definire i periodi esatti in cui il vostro ristorante è chiuso.
  • Kasta cliccare sul pulsante “+ Aggiungi eccezione” e definire il periodo utilizzando il calendario.
  • Sotto, selezionate “Chiuso” dal menu a tendina e aggiungete orari specifici o spuntate la casella “Tutto il giorno” per indicare che il vostro ristorante è chiuso per 24 ore.
info

Buono a sapersi: È possibile utilizzare lo stesso metodo anche per aprire il ristorante per le prenotazioni. Per farlo, selezionate “Aperto” nel menu a discesa e definite un periodo specifico.

Se si desidera modificare gli orari di prenotazione in un giorno di apertura regolare, è necessario bloccare gli orari che non devono essere prenotati.

Questi argomenti potrebbero essere di vostro interesse

expand_less