Gestire le prenotazioni

Stai pianificando di cambiare fornitore e hai già raccolto delle prenotazioni prima di utilizzare resmio?

In questo caso, puoi importare facilmente i dati delle tue prenotazioni nel tuo account resmio. Per l’importazione, i record di dati devono essere in un formato di tabella formattato ( .csv).

L’ideale sarebbe utilizzare il nostro modello qui sotto.

1. Apri il tuo elenco di prenotazioni in Microsoft Excel, Google Fogli o in un altro programma di elaborazione fogli di calcolo.
2. Assicurati che la tua tabella sia formattata correttamente!
   1. Per importare le prenotazioni, le colonne devono avere i titoli corretti in inglese (utilizza il nostro modello).
   2. Il file deve contenere almeno le colonne obbligatorie (vedi sotto)
   3. Presta attenzione alle lettere minuscole e agli spazi
   4. Il nome del file non deve contenere trattini o altri karakteri speciali durante l’importazione
   5. Possono essere importati esclusivamente file CSV

• Il formato della data della prenotazione (colonna: day) deve essere il seguente: YYYY-MM-DD (Esempio: 2025-09-30)
• walkin (deve avere lo stato true o false)
• Se il file da importare non contiene la colonna status, le prenotazioni verranno create come confermate, ossia confirmed
• Se è presente la colonna status, le celle devono contenere i seguenti valori:
  • unconfirmed, confirmed, arrived, seated, noshow, finished o cancelled.

3. Successivamente, nel tuo account resmio, clicca sul simbolo del filtro nella panoramica delle prenotazioni e poi su Importa.
4. Ora puoi caricare le tue prenotazioni esistenti.

5. A seconda delle dimensioni del tuo set di dati, il processo di importazione potrebbe richiedere del tempo. Dopo un importazione andata a buon fine delle tue prenotazioni, riceverai automaticamente una notifica via e-mail con i dettagli dell’importazione (vedi l’immagine sopra).

Per sfruttare al massimo il potenziale del tuo registro delle prenotazioni digitale (risparmio di tempo e riduzione del carico di lavoro del personale), dovresti inserire nel sistema sia le prenotazioni telefoniche sia quelle in arrivo via e-mail.

Buono a sapersi: Le prenotazioni online tramite il widget sul tuo sito web e le prenotazioni dei tavoli tramite Google arrivano automaticamente nel tuo sistema di prenotazione.

Ecco come fare

1. Clicca in alto a destra su “Nuova prenotazione”.
2. Si aprirà una nuova finestra in cui potrai creare una prenotazione per la data e l’orario desiderati (purché la capacità sia sufficiente).
   Tramite il pulsante Dettagli > è inoltre possibile assegnare allegati, note e tag alla prenotazione.

Se gli ospiti arrivano spontaneamente nel tuo locale senza una precedente prenotazione telefonica o online (“walk-in”), dovresti assolutamente inserirli nel tuo registro delle prenotazioni digitale come segue.

Ecco come fare

1. Clicca sul pulsante in alto a destra „Nuovo walk-in”.
2. Nella finestra successiva, adatta se necessario la dimensione del gruppo e la durata del soggiorno. Se noti, puoi aggiungere i dati di contatto dell’ospite e, tramite il pulsante Dettagli >, inserire ulteriori note e tag.

Nel tuo account resmio puoi stabilire quali dati dell’ospite devono essere inseriti dal tuo personale durante la creazione di prenotazioni (telefoniche).

• In Impostazioni > Prenotazioni > Generale > Campi obbligatori per prenotazioni manuali puoi selezionare di volta in volta Nome, Telefono e E-mail.

Tieni presente che questa impostazione non si applica esplicitamente ai walk-in e alle prenotazioni online in arrivo.

Tavoli fissi, ospiti dell’hotel con colazione/cena prenotata, eventi… ci sono molte occasioni per le prenotazioni ricorrenti. Con resmio puoi creare prenotazioni ripetitive in modo semplice e comodo. In linea di massima, procedi inizialmente come faresti per inserire una normale prenotazione:

• Clicca in alto a destra su Nuova prenotazione.
• Inserisci nella finestra successiva tutti i dati rilevanti per la prenotazione, come la dimensione del gruppo, la durata del soggiorno e i dati di contatto.

• Nella colonna di destra, spunta la casella Ripeti questa prenotazione.
• Seleziona quindi le impostazioni corrispondenti (intervallo, giorni della settimana, fine della serie).
• Infine, clicca in basso a destra su Salva tutto e le date per le prenotazioni ricorrenti verranno inserite automaticamente nel tuo registro delle prenotazioni digitale.

Il simbolo nella panoramica delle prenotazioni ti mostra inoltre che si tratta di una prenotazione ricorrente.

Se un ospite ha già prenotato da te ed è salvato nel tuo database degli ospiti, ti verrà suggerito automaticamente non appena inserirai il nome, il numero di telefono o l’indirizzo e-mail.

Cliccando sulla voce dell’ospite suggerita, i campi di contatto verranno compilati immediatamente, facendoti risparmiare molto tempo nella gestione quotidiana.

Attraverso il tuo sistema, potrai anche conoscere il numero di visite precedenti associate al contatto, nonché eventuali cancellazioni e no-show.

Durante la creazione di una nuova prenotazione, puoi cliccare su Dettagli > e aggiungere tag della prenotazione e tag dell’ospite.

In questo modo, tu e il tuo team potrete vedere nella panoramica delle prenotazioni quali sono le esigenze e i desideri dei vostri ospiti, potendo così soddisfarli in modo personalizzato.

• I tag della prenotazione sono legati alla singola prenotazione e contengono quindi informazioni rilevanti esclusivamente per quella specifica prenotazione. Ad esempio, il fatto che l’ospite abbia espresso il desiderio di sedersi in terrazza.
• Puoi modificare i tag della prenotazione in Impostazioni > Prenotazioni > Generale e, se necessario, aggiungerne di nuovi.

• I tag dell’ospite, invece, compaiono automaticamente quando l’ospite prenota. Vengono utilizzati per informazioni generali sull’ospite, come eventuali allergie o preferenze.
• Puoi modificare tutti i tag dell’ospite in Impostazioni > Ospiti > Automazione e, se necessario, aggiungerne di nuovi.

Durante la prenotazione online, i tuoi ospiti hanno la possibilidade di inviare suggerimenti, domande e desideri nel campo dei commenti.

Puoi rispondere a questi commenti degli ospiti direttamente tramite il tuo sistema di prenotazione.

1. Per farlo, clicca sull’icona accanto allo stato della prenotazione sul lato destro della panoramica delle prenotazioni.
2. Dopo la conferma, l’ospite riceverà un’e-mail con il tuo messaggio.
3. Potrai quindi riconoscere le richieste degli ospiti a cui è stata data risposta nella panoramica delle prenotazioni grazie all’icona .

La funzione di risposta è attivata di default nel tuo account resmio.

• Per disattivarla, rimuovi la spunta in Impostazioni > Prenotazioni > Generale > Conferme di prenotazione alla voce Opzione di risposta per le prenotazioni.

Nel tuo registro delle prenotazioni puoi cambiare la visualizzazione tramite il simbolo del filtro nell’angolo in alto a destra. Sono disponibili la visualizzazione giornaliera, la visualizzazione settimanale, l’agenda e la timeline.

Visualizzazione giornaliera:
Questa visualizzazione è preimpostata. Lì si possono vedere tutte le prenotazioni in arrivo per il giorno corrente.

resmio ti consente di scaricare e stampare una panoramica delle tue prenotazioni del giorno o della settimana in formato .PDF e .CSV.

1. Dopo aver effettuato l’accesso, clicca sulla prima voce di menu Prenotazioni nel menu a sinistra
2. In alto a destra, accanto al pulsante Modifica capacità, puoi aprire le opzioni avanzate tramite l’icona .
3. Nel menu successivo seleziona “Stampa personalizzata” e, nella finestra che si apre, configura la visualizzazione di stampa in base alle tue esigenze individuali.

1. Effettua l’accesso a resmio.
2. Clicca su Impostazioni > Prenotazioni > Orari di prenotazione e capacità.

Qui puoi impostare i tuoi orari di prenotazione e le capacità per ogni giorno della settimana.

Per capacità si intende nello specifico la capacità totale del tuo ristorante, ossia tutti i posti a sedere disponibili indipendentemente da tavoli e sale.

Una gestione ottimale della capacità è possibile tramite il gestore dei tavoli.

Tieni presente che la capacità impostata si riferisce sempre all’intervallo di prenotazione inserito e a un’eventuale durata del soggiorno configurata.

Esempio di intervallo di prenotazione:

Risultato: gli ospiti possono prenotare a intervalli di 30 minuti (ore 12:00, 12:30, 13:00…); ogni mezz’ora è disponibile un totale di 10 posti a sedere (capacità = 10) per le prenotazioni.

Quando gli ospiti prenotano online nel tuo locale, resmio accetta le prenotazioni online automaticamente come impostazione predefinita. In alcune circostanze, può essere utile approvare o cancellare le richieste di prenotazione solo dopo una verifica individuale da parte del personale.

• CONSIGLIATO Se in Impostazioni > Prenotazioni > Generale > Conferma automaticamente le prenotazioni hai selezionato questa opzione, il tuo ospite riceverà automaticamente una conferma di prenotazione. Riceverai una notifica via e-mail o SMS, ma non dovrai fare nulla. Il vantaggio risiede nel risparmio di tempo.
• Se invece disattivi la conferma automatica, dovrai prima confermare o cancellare le prenotazioni dei tavoli in arrivo. Puoi farlo tramite…
  • … un link nella notifica via e-mail o SMS inviata con la prenotazione (scopri come configurare le notifiche)
  • … nella tua panoramica delle prenotazioni tramite l’indicatore di stato.

Solo a quel punto il tuo ospite riceverà una conferma o un rifiuto della prenotazione.

Hai anche la possibilità di confermare automaticamente le prenotazioni solo fino a una determinata dimensione del gruppo. Questo è utile se desideri contattare personalmente i gruppi più grandi prima di confermare (ad esempio, per evitare i no-show).

A tale scopo, seleziona Conferma automaticamente le prenotazioni fino a una dimensione del gruppo di e inserisci il numero massimo di ospiti per cui è consentita la conferma automatica. I gruppi che superano questo numero dovranno poi essere confermati manualmente.

Per evitare l’overbooking e il sovraccarico del tuo team, è utile scegliere le impostazioni corrette in resmio.

Alcuni esempi:

1. Utilizza il gestore dei tavoli invece di una capacità totale per il tuo locale, poiché riflette la tua effettiva capacità del ristorante.
2. Puedes bloccare (temporaneamente) i tavoli selezionati per le prenotazioni online e attivare Consenti la prenotazione manuale di tavoli bloccati e occupati. Con questa impostazione puoi mantenere dei tavoli come cuscinetto.
3. Un tempo minimo di preavviso più elevato da 60 a 90 minuti impedisce le prenotazioni spontanee e può quindi alleggerire il lavoro del tuo team.
4. Puoi scegliere di non accettare più le prenotazioni dal widget per lo stesso giorno dopo un orario predefinito.
5. Imposta il sistema in modo che le prenotazioni online di gruppi più grandi (ad es. da 8 persone in su) non vengano confermate automaticamente.

Questa funzione è fondamentalmente opzionale.

Per il calcolo della capacità è sufficiente una durata del soggiorno generalmente valida.

La durata del soggiorno a partire da una determinata dimensione del gruppo può essere predefinita come segue:

1. Nel menu, vai su Impostazioni > Prenotazioni > Orari di prenotazione e capacità
2. In Durata del soggiorno per le prenotazioni puoi stabilire la durata del soggiorno in base alla dimensione del gruppo (ad es. a partire da 4 persone, durata del soggiorno 90 minuti e da 8 persone, durata del soggiorno 120 minuti).

Se hai definito una durata del soggiorno per dimensioni specifiche del gruppo, ti invitiamo a osservare le seguenti note.

Per tenere liberi i tavoli per determinati gruppi di ospiti (ad es. visitatori spontanei senza prenotazione) e/o per alleggerire la cucina e il servizio durante i picchi di affluenza, è consigliabile stabilire un “limite per le ore di punta“.

Ecco come fare:

• In Impostazioni > Prenotazioni > Orari di prenotazione e capacità > Limite per le ore di punta puoi configurare un limite diverso dalle tue capacità regolari per determinati orari.

In Impostazioni > Prenotazioni > Orari di prenotazione e capacità trovi subito al terzo posto l’opzione per inserire un tempo di preavviso per le prenotazioni.

Esiste il tempo minimo, che determina quanti minuti prima dell’effettiva prenotazione i tuoi ospiti devono prenotare.

Tramite il tempo massimo di preavviso stabilisci con quanti giorni di anticipo gli ospiti possono prenotare nel tuo ristorante.

Il valore predefinito è:

365 giorni

L’impostazione di un tempo massimo di preavviso ridotto può essere utile per i ristoranti in determinati scenari:

• Elevata quota di turisti / walk-in: molte prenotazioni con largo anticipo possono far sì che non vi siano più capacità disponibili per i clienti spontanei.
• Problemi con i no-show: se si consente agli ospiti di prenotare con troppo anticipo, esiste il rischio, nonostante tutte le notifiche di prenotazione, che non si presentino per la prenotazione del tavolo.
• Carenze improvvise di personale possono compromettere la gestione delle prenotazioni a lungo termine.

Inoltre, puoi specificare direttamente nei tuoi orari di prenotazione salvati che non accetti più prenotazioni per lo stesso giorno dopo un certo orario.

Questo può essere utile soprattutto nei giorni ad alta affluenza, in cui è controproducente accettare prenotazioni di tavoli all’ultimo minuto.

Ecco come fare:

• Basta cliccare in Impostazioni > Prenotazioni > Orari di prenotazione e capacità sui tuoi orari già salvati e spuntare la casella Le prenotazioni del widget per lo stesso giorno non devono essere accettate dopo questo orario.

Cosa succede con questa impostazione:

• Se inserisci ad esempio le ore 19:00, gli ospiti non potranno più prenotare per lo stesso giorno a partire dalle 19:00 e successivamente.
• Il tuo widget non mostrerà più orari disponibili per lo stesso giorno.
• Le prenotazioni per i giorni futuri rimarranno ovviamente possibili.

Il tuo sistema di prenotazione ti offre svariate possibilità per agire preventivamente contro i no-show:

• Gli ospiti che sono già stati registrati come no-show verranno contrassegnati nella tua panoramica delle prenotazioni.

• Riscuoti una penale per i no-show: in Impostazioni > Prenotazioni > Acconto puoi stabilire se e quando i tuoi ospiti devono versare una caparra da te stabilita per poter prenotare un tavolo.
• In Impostazioni > Prenotazioni > Generale puoi spuntare la casella per la função Invia promemoria di prenotazione. In questo modo, i tuoi ospiti riceveranno un’e-mail 24 ore prima della prenotazione per ricordargli la prenotazione del tavolo.
• Inoltre, puoi bloccare gli ospiti indesiderati per le prenotazioni online.

Nel tuo elenco delle prenotazioni (in alto a sinistra sotto Prenotazioni) trovi in alto a destra un pulsante per le Impostazioni. Cliccaci sopra e seleziona nel riquadro di dialogo l’opzione Modifica capacità. In questo modo puoi ridurre la tua capacità per determinati periodi di tempo o azzerarla completamente.⁣

Se desideri disattivare rapidamente le prenotazioni online ganztägig, è disponibile il blocco di emergenza.

• Trovi il pulsante omonimo vicino al simbolo del filtro in alto a destra nel tuo sistema di prenotazione.
• Einfach den Schieber auf aktiv (grün) setzen und abspeichern. Auf dem gleichen Weg kannst du die Notfallsperrung aufheben.
• I tuoi ospiti riceveranno nel widget il messaggio che per quel giorno non si accettano prenotazioni.

In caso di misure temporanee (giorni festivi, lavori di ristrutturazione, ferie aziendali…), puoi bloccare il tuo ristorante per tutte le prenotazioni.

• In Impostazioni & Prenotazioni > Giorni festivi ed eccezioni puoi stabilire i periodi esatti di chiusura del tuo ristorante.
• Clicca semplicemente sul pulsante + Aggiungi eccezione e stabilisci il periodo di tempo tramite il calendario.
• Sotto di esso, seleziona Chiuso nel menu a discesa e inserisci orari specifici oppure spunta la casella tutto il giorno, in modo che il tuo ristorante risulti bloccato per 24 ore.
• Inserisci un testo speciale per informare gli ospiti nel widget di prenotazione sul motivo esatto della chiusura.

Attiva un’autenticazione aggiuntiva tramite PIN per l’ospite, che diventerà necessaria al momento di una prenotazione online.

• Con questa impostazione, l’ospite deve completare una fase di autenticazione aggiuntiva dopo aver inserito i propri dati di contatto nel widget.
• Verrà quindi inviato all’ospite un codice PIN a quattro cifre all’indirizzo e-mail precedentemente indicato.
• L’ospite dovrà poi inserire questo codice PIN nel widget affinché la prenotazione online venga accettata dal tuo sistema.

L’autenticazione tramite PIN è una misura di sicurezza aggiuntiva contro lo spam desiderato. Poiché l’ospite deve prima legittimare l’accesso alla propria casella di posta elettronica.

Uno svantaggio dell’autenticazione tramite PIN, tuttavia, è che il processo di prenotazione comporta un ostacolo aggiuntivo per l’ospite. C’è un rischio maggiore che gli ospiti non completino interamente la prenotazione del tavolo.

Dovresti quindi valutare attentamente i pro e i contro per la gestione del tuo ristorante.

Ecco come attivare l’autenticazione tramite PIN per le prenotazioni online:

• Attiva il cursore in Impostazioni > Prenotazioni > Prenotazioni online > Autenticazione tramite PIN.

Tieni presente che questa impostazione non si applica esplicitamente alle prenotazioni telefoniche e ai walk-in.