Gestire le prenotazioni

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Per sfruttare appieno il potenziale del libro di prenotazione digitale (risparmio di tempo e riduzione del personale), dovresti trasferire le prenotazioni telefoniche e quelle in entrata via e-mail al tuo sistema.

Buono a sapersi: le prenotazioni online tramite il widget sul tuo sito web e le prenotazioni dei tavoli tramite Google arrivano automaticamente nel tuo sistema di prenotazione.

Ecco come funziona

1. Cliccare su    “Nuova prenotazione” in alto a destra.
2. Si aprirà una nuova finestra in cui potrai prenotare per la data e l’ora desiderata (se la capacità è sufficiente). Il pulsante Dettagli > consente inoltre di assegnare allegati, note e tag alla prenotazione.

Se gli ospiti arrivano spontaneamente nel tuo locale senza una prenotazione telefonica o online (“walk-in”), assicurati di trasferirli nel tuo libro di prenotazione digitale.

Ecco come funziona

1. Cliccare su „Nuovo Walk-in”. in alto a destra.
2. Nella finestra successiva, puoi modificare le dimensioni del gruppo e la durata del soggiorno. Se noti, puoi aggiungere le informazioni di contatto dell’ospite e ulteriori note e tag attraverso il pulsante Dettagli >

Tavoli regolari, eventi. . . ci sono molte occasioni per le prenotazioni seriali. Con resmio puoi effettuare prenotazioni ripetute in modo semplice e conveniente. Principalmente, fai la stessa cosa come se stessi effettuando una prenotazione regolare:

• Cliccare su „Nuova prenotazione”. in alto a destra.
• Nella finestra sottostante, inserisci tutte le informazioni rilevanti per la prenotazione, come la dimensione del gruppo, la durata del soggiorno e le informazioni di contatto.
• Clicca sul pulsante Dettagli >. Metti un segno di spunta su “Ripeti questa prenotazione” nella colonna di destra.
• Poi seleziona le impostazioni appropriate (intervallo, giorni della settimana, fine della serie).
• Infine, clicca su Salva tutto in basso a destra e le date per le prenotazioni di serie saranno automaticamente inserite nel tuo libro di prenotazione digitale.

L’icona nel riepilogo delle prenotazioni indica anche che si tratta di una prenotazione in serie.

Se un ospite ha già effettuato una prenotazione presso di voi ed è memorizzato nel vostro database degli ospiti, vi viene automaticamente suggerito inserendo il suo nome, numero di telefono o indirizzo e-mail.

Cliccando sull’ospite suggerito, i moduli di contatto vengono compilati immediatamente, con un notevole risparmio di tempo nella vita di tutti i giorni.

Il sistema indica anche il numero di visite precedenti del contatto, nonché eventuali cancellazioni e mancate presentazioni.

Quando si crea una nuova prenotazione, è possibile cliccare su Dettagli > e aggiungere tag di prenotazione e tag di ospite. In questo modo, voi e i vostri colleghi potrete vedere già nella panoramica delle prenotazioni quali sono le esigenze dei vostri clienti e potrete rispondere loro individualmente.

• I tag di prenotazione sono collegati alla singola prenotazione e contengono quindi informazioni importanti solo per quella particolare prenotazione. Ad esempio, che l’ospite desidera sedersi in terrazza questa volta.
  È possibile modificare i tag della prenotazione in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” e aggiungerne dei nuovi, se necessario

• I tag degli ospiti appaiono sempre quando l’ospite effettua una prenotazione. Qui vengono memorizzate informazioni generali, come ad esempio le allergie.È possibile modificare le etichette degli ospiti in “Impostazioni” > “Ospiti” > “Etichette ospiti” e aggiungerne delle nuove, se necessario.

Nel libro delle prenotazioni, è possibile cambiare la visualizzazione utilizzando il simbolo del filtro nell’angolo in alto a destra. Esiste la vista giorno, la vista settimana, l’agenda e la timeline.

Vista giorno:
È la visualizzazione predefinita. Mostra tutte le prenotazioni in sospeso per il giorno corrente.

Visualizzazione della settimana:
È possibile visualizzare tutte le prenotazioni di una settimana specifica in una sola volta. Questa vista è particolarmente utile per il piano dei turni e la pianificazione della cucina.

Agenda:
Nell’agenda, tutte le prenotazioni future sono visualizzate una sotto l’altra, ordinate per data. In questo modo è possibile avere una panoramica su più settimane.

Timeline:
Nella cronologia, le prenotazioni di un giorno sono disposte su una linea temporale. È possibile spostare le prenotazioni con il drag & drop e quindi regolare l’orario o il tavolo. Questo vi aiuta a massimizzare l’occupazione in modo semplice e veloce.

È possibile passare alla modalità a schermo ntero tramite l’icona nell’angolo in alto a sinistra, per avere una panoramica ancora migliore delle prenotazioni dei tavoli!

resmio consente di scaricare e stampare una panoramica delle prenotazioni del giorno o della settimana come file .PDF e .CSV.

1. NDopo aver effettuato il login, cliccate sulla prima opzione del menu “ Prenotazioni” nel menu a sinistra.
2. Nell’angolo in alto a destra, accanto al pulsante “Personalizza capacità” è possibile aprire le opzioni avanzate facendo clic sull’icona
3. Nel menu seguente, selezionare “Stampa Personalizzata” e configurare la visualizzazione di stampa in base alle proprie esigenze individuali nella finestra successiva.

Colonne opzionali

A data della prenotazione deve essere nel seguente formato: AAAA-MM-GG.

Se il file da importare non ha una colonna “status”, le prenotazioni vengono create come “confirmed”. Se è presente una colonna “status”, le celle devono contenere i seguenti valori: “unconfirmed”, “confirmed”, “arrived”, “seated”, “noshow”, “finished” o “cancelled”.

3. Successivamente, cliccate sul simbolo del filtro nel vostro account resmio nella panoramica delle prenotazioni e poi su “Importa”.
4. ra potete caricare le prenotazioni esistenti. Questa operazione potrebbe richiedere un po’ di tempo. Riceverete un’e-mail con i dettagli dell’importazione.

E-Mail: Cliccare su “Account della stuttura” > “Notifiche” e selezionare “e selezionare “+ Aggiungi destinatario” per inserire i dati. È possibile definire individualmente per ogni e-mail depositata il motivo per cui riceve una notifica.

SMS: Per ogni SMS inviato vi verranno addebitati 9 ct. Tuttavia, è possibile inserire un budget massimo per non superare un certo importo. Una volta raggiunto l’importo, non verranno più inviate notifiche via SMS per quel mese. Ti terremo informato sulle spese via e-mail, in modo che tu possa avere il pieno controllo.

L’alias consente di vedere chi ha elaborato la prenotazione e quando. Diversi dipendenti possono accedere tramite un utente e poi selezionare il loro nome nell’elenco degli alias. Nelle attività degli ospiti è possibile vedere quale dipendente ha effettuato una modifica.

È possibile vedere chi ha

• creato,
• modificato,
• e cancellato,

le prenotazioni.

Inoltre e possibile tenere traccia di chi ha modificato i depositi.

I nomi degli alias vengono creati in “Account della struttura” > “Utenti” > “Alias“. In fondo, in “Account della struttura” > “Utenti” > “Registrazione“, è possibile selezionare il motivo per cui viene creata una voce nelle attività degli ospiti.

Quando gli ospiti prenotano online nel vostro ristorante, resmio accetta automaticamente le prenotazioni online per impostazione predefinita. In alcune circostanze può essere utile rilasciare o annullare le richieste di prenotazione solo dopo un controllo individuale da parte del personale.

• Se avete selezionato “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Conferma automaticamente le prenotazioni”, il vostro ospite riceverà automaticamente una conferma della prenotazione. Sarete avvisati tramite e-mail o SMS, ma non dovrete fare altro.
• Se si disattiva la conferma automatica, tuttavia, è necessario confermare o annullare le prenotazioni dei tavoli in arrivo. Ciò avviene tramite…
  • … un link nella notifica via e-mail o SMS inviata con la prenotazione.
  • … nella panoramica delle prenotazioni attraverso la visualizzazione dello stato.

Solo allora il vostro ospite riceverà la conferma o la cancellazione della prenotazione. È inoltre possibile confermare automaticamente le prenotazioni fino a una determinata dimensione del gruppo.

A tal fine, selezionare “Conferma automaticamente le prenotazioni fino a una dimensione del gruppo di” e inserire il numero massimo di ospiti per cui è consentita la conferma automatica.
I gruppi che superano questo numero devono essere confermati manualmente.

Per evitare l’overbooking, è utile scegliere le impostazioni giuste.

1. Per prima cosa impostate gli orari e le capacità di prenotazione in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione”. Qui è possibile specificare esattamente il numero di posti che si desidera rendere disponibili online.
2. Con “Interruzione delle ore di punta” si aggiunge un limite per ogni intervallo di prenotazione. Questo sovrascrive le capacità degli orari di prenotazione.

Nella stessa rubrica del menu è possibile effettuare le seguenti impostazioni:

• Impostare la durata del soggiorno degli ospiti, in modo che il sistema possa dedurre per quanto tempo i posti prenotati saranno occupati.
• È inoltre possibile impostare un tempo di anticipo per le prenotazioni, in modo da potersi preparare per gli ospiti.

Questa funzione è praticamente opzionale. Per il calcolo della capacità è sufficiente una durata del soggiorno.

La durata del soggiorno a partire da una certa dimensione del gruppo può essere predefinita come segue:

1. Andare su “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” nel menu.
2. Alla sezione “Intervalli tempo della prenotazione” è possibile definire la durata del soggiorno in base alle dimensioni del gruppo (ad esempio, da 0 persone, durata del soggiorno 60 minuti e da 6 persone, durata del soggiorno 90 minuti).

Per tenere aperti i tavoli per determinati gruppi di ospiti (ad esempio, visitatori spontanei senza prenotazione) e/o per alleggerire la cucina e il servizio nei periodi di punta, è consigliabile stabilire un “Limite delle ore di punta”.

Ecco come funziona:

• In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” > “Limiti delle ore di punta” è possibile configurare un limite per determinati orari che si differenza dalle capacità abituali.
  

In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari e capacità di prenotazione” si trova al terzo posto l’opzione per impostare un tempo di anticipo per le prenotazioni.

Esiste un tempo minimo che determina quanti minuti prima della prenotazione concreta gli ospiti devono prenotare.

E c’è il tempo massimo in anticipo, che determina il numero di giorni di anticipo con cui gli ospiti possono prenotare.

È anche possibile specificare direttamente negli orari di prenotazione salvati che non si accettano più prenotazioni per lo stesso giorno dopo una certa ora.

A tale scopo, è sufficiente cliccare sugli orari già memorizzati e spuntare la casella “Le prenotazioni widget per lo stesso giorno non dovrebbero essere accettate dopo questo periodo”.

Il sistema di prenotazione offre una serie di opzioni per evitare i no-show:

• Gli ospiti che non si sono presentati vengono segnalati nella panoramica delle prenotazioni. Il prerequisito è che voi o il vostro personale abbiate contrassegnato come tali i no-show in passato attraverso lo stato della prenotazione.
• È possibile bloccare gli ospiti indesiderati per le prenotazioni online.
• In primo luogo, potete selezionare la funzione “Invia promemoria di prenotazione” in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale”.
  • In questo modo i vostri ospiti riceveranno un’e-mail 24 ore prima della prenotazione per ricordargli la loro prenotazione del tavolo.
• D’altra parte, in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Depositi” potete specificare che i vostri ospiti devono pagare una somma da voi stabilita prima di poter effettuare una prenotazione legittima per un tavolo.

Per impostazione predefinita, il testo per i giorni di chiusura è
"Sorry, we are closed on %", che viene tradotto nella rispettiva lingua nazionale dei vostri ospiti in base all’impostazione della lingua nel browser.

Tuttavia, se necessario, è possibile modificare questo testo.

• Andate in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” alla sezione “Testo del widget personalizzato per i giorni di chiusura” e inserite il testo desiderato.
  

Se, oltre ai dati di contatto, desiderate richiedere ai vostri ospiti ulteriori dettagli sulla prenotazione (ad es. occasione), potete definire campi di inserimento individuali per il vostro widget di prenotazione.

• Questa funzione si trova in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” alla voce “Campi widget personalizzati”.
• È possibile definire i singoli campi tramite il pulsante “+ Aggiungi campo di input”.
• Si può scegliere tra un campo di testo libero e una casella di controllo.
• È inoltre possibile decidere se si tratta di un campo obbligatorio o meno.
• Se si contrassegna una casella come campo obbligatorio, la prenotazione può essere completata solo se si inserisce un valore anche in questa casella.

È possibile personalizzare molte delle e-mail che vengono inviate automaticamente tramite il sistema (ad es. conferma della prenotazione, conferma dell’ordine o informazioni sulle iscrizioni alla lista d’attesa, e-mail di feedback) in “Impostazioni” > “Ospiti” > “E-mail destinati agli ospiti”.

È possibile personalizzare i seguenti elementi di base:

• Titolo
• Saluto
• Messaggio
• Saluti
• Mostrare/nascondere elementi (logo, dati di contatto, indirizzo, pulsanti)

Oltre al testo, è possibile personalizzare la combinazione di colori dell’e-mail per adattarla al proprio ristorante. Per farlo, cliccate sul pulsante “Impostazioni colore” in alto a destra sotto “Impostazioni” > “Email“. È possibile scegliere tra vari schemi di colori o crearne uno proprio.

Potete utilizzare il vostro widget di prenotazione per informare gli ospiti su offerte ed eventi specifici, come gli orari del brunch o un happy hour serale.

Ecco come funziona:

• “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Orari promozionali”.
• Cliccando sul pulsante+ Aggiungi orari promozionali è possibile selezionare i giorni e gli orari in cui deve apparire l’avviso.
• Poi definite il testo desiderato che gli ospiti vedranno nel vostro widget. La lunghezza del testo è limitata a un massimo di 20 caratteri.

Se desiderate fornire ai vostri ospiti informazioni rilevanti prima della prenotazione online, potete farlo nella sezione “Widget personalizzato”.

• Questa funzione si trova in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale”.
• La nota per gli ospiti viene visualizzata nel widget di prenotazione subito dopo la selezione dell’orario di prenotazione, ossia nella seconda fase.

Nel vostro account resmio potete definire quali informazioni sull’ospite il vostro personale deve inserire quando crea le prenotazioni (telefoniche).

• In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Campi obbligatori per le prenotazioni manuali” è possibile selezionare “Nome”, “Telefono” e “E-mail”.

Si prega di notare che queste impostazioni non si applicano esplicitamente ai walk-in e alle prenotazioni online in arrivo.

Per impostazione predefinita, il valore “non disponibile” viene visualizzato nel widget di prenotazione per gli ospiti come testo per gli orari non prenotati.

Questo testo può essere personalizzato tramite il vostro sistema:

• In “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Testo widget per gli orari non disponibili”, selezionate un’altra delle opzioni predefinite.
• È inoltre possibile aggiungere facoltativamente un link, un’e-mail o un numero di telefono per indirizzare gli ospiti a una scheda d’ordine online, ad esempio, se non c’è posto nel ristorante.

Il testo del widget preselezionato viene tradotto automaticamente nella lingua degli ospiti, definita nelle impostazioni del browser.

I vostri ospiti hanno la possibilità di porre domande nel campo delle note quando effettuano una prenotazione. È possibile rispondere a queste domande facendo clic sulla bolla vocale accanto allo stato sul lato destro. L’ospite riceverà un’e-mail con il vostro messaggio.
Per visualizzare le bolle vocali, è necessario spuntare la casella “Opzione di risposta per le prenotazioni” in “Impostazioni” > “Prenotazioni” > “Generale” > “Conferme di prenotazione“.

Nel libro delle prenotazioni (n alto a sinistra sotto “Prenotazioni”) troverete il pulsante “Regola la capienza” in alto a destra. Con questo pulsante è possibile ridurre la capacità per determinati periodi di tempo o azzerarla completamente.

1. Se avete attivato il piano dei tavoli con assegnazione automatica dei tavoli, potete facilmente bloccare i tavoli o intere sale utilizzando questo pulsante.
   • Per farlo, è sufficiente cliccare sul menu a tendina della sala corrispondente e poi sui tavoli che si desidera bloccare.
   • In alternativa, è possibile cliccare sul pulsante accanto alla sala per bloccare l’intera sala.
   • È inoltre possibile specificare per quanto tempo i tavoli o le sale devono rimanere bloccati o devono essere bloccati regolarmente a determinati orari.
2. Se non hai un piano tavoli o non hai attivato un piano tavoli con assegnazione manuale dei tavoli, puoi regolare direttamente le tue capacità qui. In questo caso, si può anche impostare una capacità superiore al normale.

Se si desidera disattivare la prenotazione online per un giorno intero, esiste un blocco di emergenza.
Il pulsante si trova accanto al simbolo del filtro nell’angolo in alto a destra del libro di prenotazione.

È sufficiente impostare il cursore su attivo (blu) e salvare. I vostri ospiti riceveranno un messaggio che indica che non è possibile effettuare prenotazioni per questo giorno.

In caso di misure temporanee (giorni festivi, lavori di ristrutturazione, ferie aziendali, chiusura per pandemia…) è possibile bloccare il ristorante per tutte le prenotazioni.

• In “Impostazioni” & “Prenotazioni” > “Vacanze ed eccezioni“ kpotete definire i periodi esatti in cui il vostro ristorante è chiuso.
• Kasta cliccare sul pulsante “+ Aggiungi eccezione” e definire il periodo utilizzando il calendario.
• Sotto, selezionate “Chiuso” dal menu a tendina e aggiungete orari specifici o spuntate la casella “Tutto il giorno” per indicare che il vostro ristorante è chiuso per 24 ore.