Configurare gli acconti

In Impostazioni > Prenotazioni > Acconto puoi stabilire se e a quali condizioni richiedere un acconto per le prenotazioni o una penale di cancellazione.

Se attivi l’interruttore su Attiva acconti per le prenotazioni, gli ospiti possono prenotare un tavolo online solo se…

• effettuano un acconto direttamente al momento della prenotazione…
• o inseriscono i loro dati di pagamento nel caso in cui violino le tue condizioni di cancellazione.

Puoi definire tu stesso l’esatto importo dell’acconto.

I tuoi ospiti hanno la possibilità di pagare comodamente l’acconto tramite carta di credito, addebito diretto o PayPal.

A tale scopo, se necessario, devi prima collegare il tuo account resmio a uno dei fornitori di servizi di pagamento disponibili in Impostazioni > Integrazione > Servizi di pagamento .

Dopo aver stabilito l’importo in Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Importo dell’acconto, puoi ulteriormente differenziare se richiedere l’importo per prenotazione o per ospite.

• Seleziona semplicemente per prenotazione o per ospite nel menu a discesa accanto all’importo dell’acconto. Se selezioni per prenotazione, il sistema addebita l’importo indicato per ogni prenotazione, indipendentemente dalla dimensione del gruppo.
• Se hai scelto l’opzione per ospite, il sistema calcola l’importo prestabilito per persona. Più grande è il gruppo, maggiore sarà l’importo dell’acconto o la penale di cancellazione.

Puoi stabilire tu stesso quando addebitare l’acconto a seconda del fornitore di servizi di pagamento.

• Stabilisci in Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Opzioni di acconto se i dati della carta di credito devono essere solo memorizzati o se l’importo dell’acconto deve essere addebitato immediatamente.

Per minimizzare il rischio di no-show nei periodi di forte affluenza ricorrenti, come ad esempio il fine settimana, puoi prendere le dovute precauzioni nel tuo resmio.

Ecco come fare:

• Passa a Impostazioni > Prenotazioni > Acconto
• Scorri verso il basso fino alla sezione Attiva acconti solo in questi orari.
• Clicca su + Aggiungi data della prenotazione e stabilisci i giorni della settimana e gli orari corrispondenti
• Assicurati che l’interruttore sia attivato (verde)

Gli eventuali orari per gli acconti vengono mostrati agli ospiti nel tuo widget di prenotazione (vedi figura).

Inoltre, puoi (in aggiunta) attivare l’acconto solo durante una data specifica. Questo è particolarmente utile per eventi come San Valentino o Natale.

In Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Attiva acconto per giorni specifici puoi stabilire di non richiedere acconti sempre, ma solo in giorni o periodi definiti (ad es. a Natale).

• Spunta la casella Attiva acconto per giorni specifici
• Clicca quindi su + Aggiungi data della prenotazione per definire il periodo per il quale desideri richiedere gli acconti, e poi clicca su Salva
• Successivamente puoi cliccare di nuovo sul pulsante per definire altri periodi

CONSIGLIATO Se vuoi consentire ai tuoi ospiti di cancellare senza penali fino a un certo momento, puoi stabilire quanto tempo prima devono cancellare al minimo affinché l’acconto non venga trattenuto.

• Attiva Consenti cancellazioni gratuite e inserisci il numero di giorni desiderato di preavviso minimo necessario per poter cancellare gratuitamente.
• Informa inoltre gli ospiti con un testo del widget sulle condizioni di cancellazione del tuo ristorante e inserisci un link ai tuoi termini e condizioni di cancellazione.

Se desideri richiedere acconti non per tutti gli ospiti, ma solo per gruppi a partire da una certa dimensione, puoi impostarlo facilmente.

• In Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Attiva acconti a partire da una determinata dimensione del gruppo seleziona semplicemente la casella e inserisci il numero di persone desiderato a partire dal quale richiedere un acconto.
• In seguito, un acconto sarà richiesto automaticamente solo per le prenotazioni online che raggiungono o superano la dimensione del gruppo indicata.

Hai la possibilità di definire un testo personalizzato per le tue regole di acconto.

Il testo inserito verrà mostrato agli ospiti nel widget.

1. In Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Testo personalizzato del widget per gli acconti puoi scrivere tu stesso un testo in cui informi i tuoi ospiti sulle regole dell’acconto.
2. CONSIGLIATO In Impostazioni > Prenotazioni > Acconto > Link alla politica di cancellazione puoi inserire un link ai tuoi termini e condizioni / politiche di cancellazione. Gli ospiti li accettano attivamente quando effettuano una prenotazione. Il link appare sia accanto al widget che nella notifica via e-mail.

Se nella tua web-app clicchi su Prenotazioni in alto nella colonna sinistra, troverai direttamente sotto la scheda Acconto.

Se la funzione acconti è attiva nel tuo account resmio, vedrai qui tutte le prenotazioni con acconti.

• La colonna Prenotazione mostra a quale prenotazione si riferisce l’acconto. Un clic apre la rispettiva prenotazione del tavolo.
• Rilevante è soprattutto lo Stato dell’acconto, di cui parleremo tra poco.
• Vedi inoltre l’importo, il nome dell’ospite e il metodo di pagamento.

Cliccando sull’icona nell’angolo in alto a destra, è possibile esportare il riepilogo dei versamenti relativi al giorno selezionato in un file CSV.

L’icona della carta accanto alla prenotazione ti mostra lo stato dell’acconto. Ci sono: In attesa, Confermato, Fallito, Addebitato e Completato.

• In attesa viene mostrato soprattutto nelle prenotazioni manuali, in cui gli ospiti devono prima trasferire la somma dell’acconto dovuta o inserire i dati della carta di credito per una prenotazione del tavolo vincolante.
• Confermato viene mostrato esclusivamente per gli acconti tramite Stripe. I dati della carta di credito dell’ospite sono stati salvati. La penale di cancellazione può essere riscossa in caso di no-show o cancellazione.
• Fallito significa che si è verificato un errore durante l’addebito e devi contattare l’ospite.
• Addebitato viene mostrato per impostazione predefinita per gli acconti tramite PayPal o quando il denaro è stato addebitato da pagamenti tramite Stripe.
• Completato indica che il denaro è stato rimborsato o compensato. Questo è pensato per gli acconti tramite PayPal, dove il denaro viene addebitato come impostazione predefinita e deve essere rimborsato se l’ospite si presenta.

Anche se hai attivato l’acconto, puoi comunque accettare prenotazioni telefoniche.

• Crea una prenotazione manuale tramite il pulsante Nuova prenotazione in alto a destra.
• Inserisci i dati della prenotazione dell’ospite como di consueto e clicca su Avanti.

Nella nuova finestra puoi indicare se gli ospiti hanno già versato l’acconto (ad es. se prenotano in loco) o se l’acconto è ancora in attesa.

In quest’ultimo caso, la prenotazione viene creata con lo stato dell’acconto In attesa angelegt.

• Finché il pagamento è ancora in attesa, la prenotazione viene salvata con lo stato della prenotazione Non confermata. L’ospite riceve un’e-mail con la richiesta di saldare il pagamento online tramite pulsante o via bonifico bancario.

• Se l’ospite paga online, la prenotazione passa automaticamente a Confermata. Allo stesso tempo, lo stato dell’acconto passa a Addebitato.
• In caso di bonifico bancario da parte dell’ospite, non interviene alcun sistema automatico! Controlla regolarmente il tuo conto e modifica lo stato della prenotazione manualmente.

Se hai riscosso l’acconto subito dopo una prenotazione online, puoi rimborsare l’importo già incassato. Riconosci questi acconti nella tua panoramica delle prenotazioni dallo stato Addebitato.

• Per l’ulteriore elaborazione, clicca sull’icona dell’acconto nella rispettiva prenotazione.

Nella finestra di dialogo successiva puoi vedere quando e tramite quale metodo di pagamento hai ricevuto l’acconto per la rispettiva prenotazione.

Inoltre, qui puoi selezionare se hai trattenuto, compensato o rimborsato l’acconto in loco all’ospite.

Tramite Rimborsa acconto è possibile rimborsare l’importo totale o parziale. In questo caso viene eseguito un rimborso automatico.

In caso di rimborso, lo stato dell’acconto passa da Addebitato a Completato.

Se gli ospiti non si presentano o non cancellano in tempo utile prima della data della prenotazione in conformità alle tue politiche di cancellazione, puoi riscuotere la penale di cancellazione tramite Stripe.

Se gli ospiti hanno inserito la loro carta di credito ma non è avvenuto alcun addebito, lo stato dell’acconto è Confermato.

Hai due opzioni per addebitare la penale di cancellazione dalla carta memorizzata.

1. In primo luogo, nella finestra di dialogo quando modifichi lo stato della prenotazione (in Cancellata o No-show).
2. Se non hai addebitato la penale di cancellazione direttamente al momento del cambio di stato, puoi farlo (entro 14 giorni) cliccando sull’icona dell’acconto della prenotazione. Si aprirà una nuova finestra di dialogo in cui potrai cliccare su Addebita.

Lo stato dell’acconto cambia da Confermato a Addebitato.