Betriebsprüfung in der Gastronomie – Alles auf einem Blick

Die Betriebsprüfung ist das Schreckgespenst der Gastronomie. Wenn der Steuerprüfer vom Finanzamt vor der Tür steht und tiefe Einblicke in die Bücher deines Betriebs verlangt, läuft es den ein oder anderen schaurig den Rücken runter.
Was dich bei einer Betriebsprüfung erwarten, wie der Ablauf ist und welche Fehler du vermeiden solltest erfährst du in diesem Beitrag.

Ein Artikel von Patrick Schady

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung überprüft das Finanzamt, ob die Buchführung deines Unternehmens Fehler aufweist.  Im Vorfeld der Prüfung stellst du oder dein Steuerberater den Steuerprüfern einen Datenträger mit allen Buchungen, Jahresabschlüssen (JAB) usw. zur Verfügung.

Wie oft erwartet dich eine Betriebsprüfung?

Grundsätzlich findet in Abständen zwischen 3 bis 5 Jahren eine Betriebsprüfung statt. Die Gastronomie gilt jedoch als Risikobranche. Deshalb mussten Gastronomen zwischenzeitlich sogar jedes Jahr mit einer Betriebsprüfung rechnen. Die Gefahr eine Prüfung steht deswegen immer vor deiner Tür.

Werden Betriebsprüfungen angekündigt?

Die Frage kann im Normalfall mit „Ja“ beantwortet werden. Die Finanzbehörde kündigt immer anhand von Kontrollmitteilungen eine Betriebsprüfung an. Der Termin zur Prüfung wird vom Finanzamt festgelegt. In der Regel hast du eine Vorlaufzeit von 2-4 Wochen.

Unangekündigte Prüfungen durch das Finanzamt können dich bei

  • … Steuerfahndungen
  • … eine Umsatzsteuernachschau
  • … Ungereimtheiten und Verstöße in der Vergangenheit

treffen. Sofern du noch nie im Fokus deines Finanzamtes standst und auch keine ungewöhnlichen „Geldbewegungen“ in deinem Restaurant stattfinden, musst du auch keine unangekündigten Kontrollen befürchten.

Gründe für eine Prüfung

Die meisten Betriebsprüfungen finden zufällig statt. Die Wahrscheinlichkeit einer Steuerprüfung steigt jedoch bei „Auffälligkeiten“. Zu diesen zählen die folgenden Faktoren:

  • Unregelmäßiger Zahlung von Steuern
  • Hohe Entnahmen
  • Rechtsformänderungen
  • Vergangene Auffälligkeiten
  • Jahrelange Verluste
  • Starke Umsatz- und Gewinnschwankungen

Ablauf der Betriebsprüfung in der Gastronomie

Der Steuerprüfer verwendet für die Prüfung eine spezielle Prüfungssoftware die IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis). Kontrolliert werden vor allem:

  • Das Kassenbuch
  • Verträge und Bewirtungsbelege
  • Gewinne
  • Einlagen und Entnahmen
  • Kassen und Kassensysteme

Prinzipiell kontrolliert der Prüfer alles was mit deiner Kasse zu tun hat. Deshalb gilt die Devise: Geh so sorgfältig wie möglich mit deinem Kassenbuch vor. Dokumentier alle Änderungen, damit du nicht den Überblick verlierst.

Achte auch darauf, dass du bei der Steuerprüfung allen relevanten Dokumenten parat hast. Zum Abschluss wird ein Prüfungsbericht mit dem Ergebnis erstellt.

Welche Richtwerte liegen im Rahmen?

Eine Frage die man sich in der Gastronomie immer stellt ist, welche durchschnittlichen Richtwerte darf oder soll man nicht überschreiten, damit es keine Schwierigkeiten bei der Betriebsprüfung gibt. In der Regel sollten die…

  • … Einnahmen aus den Getränken nicht mehr als 35% betragen
  • Der Wareneinsatz unter 25% liegen
  • Der Schwund nicht höher als 3% sein

Das sind jedoch nur Richtwerte. Ein Schwund von 5% zieht nicht sofort Problemen mit den Behörden auf sich. Solange die Werte im Rahmen bleiben und alles ordnungsgemäß dokumentiert worden ist, hat man nichts zu befürchten.

Was muss dokumentiert werden?

Als Gastronom bist du grundsätzlich verpflichtet alles zu dokumentieren. Steuerpflichtige Dokumente und Eintragungen müssen zudem i.d.R. 6-10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem solltest du auch nicht vergessen Veränderungen wie …

  • Rabatte
  • Sonderaktionen
  • Preisänderungen
  • Verlust/Schwund
  • Lagerverwaltung
  • Bewirtung der eigenen Mitarbeiter in der Gastro

… ordnungsgemäß im Kassensystem bzw. Kassenbuch festzuhalten.  

Zudem ist das Finanzamt befugt eine Schätzung durchzuführen, wenn die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen nicht ermittelt werden können (§162 Abs. 1 AO). Gibt es also Ungereimtheiten oder nicht nachvollziehbare Eintragungen in deiner Buchführung, kann das zu teuren Steuernachzahlungen für dein Restaurant führen.  

Fazit– So meisterst du die Betriebsprüfung

Sofern du deine Buchführung und alle Veränderungen ordnungsgemäß führst, hast du als Gastronom nichts zu befürchten, wenn der Prüfer vor deiner Gastro steht. Eine Betriebsprüfung passiert in den meisten Fällen nicht aus heiterem Himmel. Das Finanzamt kündigt generell ein Besuch des Prüfers an. Ausnahmen bilden hierbei die …

  • nicht ordnungsgemäße Buchführung
  • Auffälligkeiten beim Umsatz und den Einnahmen
  • Verstöße in der Vergangenheit

Können die Finanzbehörden deine Dokumentationen in der Gastro nicht nachvollziehen, sind sie befugt eine Schätzung durchzuführen. Hierbei gibt es interne Schätzungsmethoden sowie Richtwerte. Als Konsequenz erwartet dich eine Hinzuschätzung mit saftigen Steuernachzahlungen sowie Bußgelder bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen.

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