Der Personalplan

Die Grundeinstellungen für den Dienstplan stellst du unter Verwaltung > Personalplanung ein.

Als Erstes kannst du die verschiedenen Schichten einstellen, die es in deinem Restaurant gibt.

Klicke dafür auf + Neue Schicht hinzufügen. Dann kannst du der Schicht einen Namen geben und die Arbeitszeit festlegen.

Mit dem Bereich sind verschiedene Arbeitsorte, wie zum Beispiel die Küche oder der Service, gemeint. Unter Verwaltung > Personalplan >+ Neuen Bereich hinzufügen kannst du alle Einsatzorte definieren.

Du kannst jedem Bereich auch Tische zuweisen und so deinen Service aufteilen.

Für eine bessere Übersicht kannst du den einzelnen Bereichen auch Farben zuweisen. So kann man beim Dienstplan auf einen Blick sehen, wo der Mitarbeiter eingeteilt ist.

Wenn du auf Verwaltung > Personalplan > + Tätigkeit hinzufügen klickst, kannst du die Jobpositionen für dein Restaurant festlegen. 

Diese Tätigkeiten weißt du dann in deiner Angestellten-Datei den Mitarbeitern zu.

Unter Personalplanung > Angestellte > + Neuen Angestellten hinzufügen kannst du eine Liste mit allen deinen Mitarbeitern erstellen.

In dieser Übersicht werden alle Informationen wie die Adresse, die Arbeitsstunden und der Urlaubsanspruch eingetragen. Dort kannst du dann auch sehen, wie viele Urlaubstage die einzelnen Mitarbeiter genommen haben oder wie oft Krankheitstage eingetragen wurden.

Unter Personalplanung > Abwesenheiten kannst du genau festhalten, wann wer Urlaub nimmt und wer krankgeschrieben ist.

Um eine Abwesenheit einzutragen, wähle das Datum in der Zeile des entsprechenden Mitarbeiters aus und klicke auf das Kästchen. Dann öffnet sich ein Pop-up, in dem du den Grund und die Dauer für die Abwesenheit einstellen kannst. 

Die eingestellte Abwesenheit kannst du dann auch in der Übersicht im Dashboard sehen.

Du kannst einen eingetragenen Urlaub bearbeiten, wenn das nötig ist. Gehe dafür mit der Maus über den Eintrag, den du anpassen möchtest. Dann erscheint ein Stift- Symbol über der Abwesenheit, durch das Anklicken öffnet sich das Pop-up, in dem man die Einstellungen anpassen kann.

Man kann die Liste mit allen Abwesenheit auch an die Mitarbeiter schicken. Klicke dafür rechts oben auf den Button teilen. Du kannst den Plan entweder per Whatsapp oder per E-Mail versenden.

Um den Plan zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den Pfeil neben Teilen.

Wenn du die Abwesenheiten öffnest, siehst du automatisch den aktuellen Monat. Du kannst oben links die Ansicht auf wöchentlich ändern.

Im Reiter links unter Personalplanung > Dienstplan hast du links deine Angestellten nach Beruf aufgeteilt und rechts die einzelnen Wochentage, wo du die Schichten verteilen kannst.

Klick auf den gewünschten Tag, um eine Schicht anzulegen. Es öffnet sich dann ein Pop-up-Fenster, wo du eine der voreingestellten Schichten auswählen kannst oder eine individuelle Zeit einstellen.

Nachdem du eine Schicht ausgewählt hast, hast du auch die Möglichkeit, dem Mitarbeiter einen Bereich zuzuteilen.

Wenn ein Bereich zugeteilt wird, erscheint die Schicht in der Farbe des Bereichs. Das kann für eine bessere Übersicht sorgen.

Du kannst angelegte Schichten bearbeiten. Wenn du sie bearbeiten möchtest, gehe mit der Maus über die Schicht, dann kannst du auf den Stift klicken. Dann gelangst du in den Bearbeitungsmodus zu bekommen.

Du kannst deinen aktuellen Personalplan selbstredend auch mit deinen Angestellten teilen.

So geht’s:

• Wechsel in die Übersicht unter Personalplanung > Dienstplan
• Wähle über die Datumsansicht den gewünschten Zeitraum
• Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Teilen

Du kannst den Plan wahlweise als Bilddatei über WhatsApp oder per E-Mail teilen.

Um den Plan zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den kleinen Pfeil „⌄“ neben der Schaltfläche Teilen.

Wenn du den Dienstplan öffnest, siehst du automatisch die aktuelle Woche. Du kannst oben links die Ansicht ändern. Es gibt auch eine monatliche Übersicht und eine tägliche Ansicht.

Das Dashboard findest du unter Personalplanung > Dashboard.

Im Dashboard hast du einen Überblick darüber, welche Mitarbeiter für heute eingeteilt sind und welche abwesend sind. Außerdem kannst du sehen, ob ein Mitarbeiter Geburtstag hat.

Im Dashboard kannst du auch den Jahresabschluss machen.

Dabei siehst du, wie viele Urlaubstage genommen wurden. Wenn es noch offene Tage gibt, kannst du entscheiden, ob sie ins nächste Jahr übertragen werden oder nicht.