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Der Personalplan

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Wer kann diese Funktion verwenden

Ab dem PREMIUM-Tarif und dem Add-on „Personalplan“ verfügbar.

Inhaltsverzeichnis

In Zukunft: Wir arbeiten an einer Arbeitszeiterfassung für unseren Personalplan. Um keine Updates zu verpassen, abonniere unseren E-Mail-Newsletter.

Erste Schritte
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Schichten

Die Grundeinstellungen für den Dienstplan stellst du unter “Verwaltung” >Personalplanung ein. Als erstes kannst du die verschiedenen Schichten einstellen, die es in deinem Restaurant gibt.

Klicke dafür auf  “+ Neue Schicht” hinzufügen. Dann kannst du der Schicht einen Namen geben und die Arbeitszeit festlegen.

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Bereiche

Mit Bereich sind verschiedene Arbeitsorte wie zum Beispiel die Küche oder der Service gemeint. Unter “Verwaltung” >Personalplan> “+ Neuen Bereich hinzufügen” kannst du alle Einsatzorte definieren.

Du kannst jedem Bereich auch Tische zuweisen und so deinen Service aufteilen.

Für eine bessere Übersicht kannst du den einzelnen Bereichen auch Farben zuweisen. So kann man beim Dienstplan auf einen Blick sehen, wo der Mitarbeiter eingeteilt ist.

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Tätigkeiten

Wenn du auf “Verwaltung” >Personalplan> + Tätigkeit hinzufügen” klickst, kannst du die Jobpositionen für dein Restaurant festlegen. 

Diese Tätigkeiten weißt du dann in deiner Angestellten-Datei den Mitarbeitern zu.

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Angestellte anlegen

Unter Personalplanung” > “Angestellte” > “+ Neuen Angestellten hinzufügen”, kannst du eine Liste mit allen deinen Mitarbeitern erstellen. 

In dieser Übersicht werden alle Informationen wie die Adresse, die Arbeitsstunden und der Urlaubsanspruch eingetragen. Dort kannst du dann auch sehen, wie viele Urlaubstage die einzelnen Mitarbeiter genommen haben oder wie oft Krankheitstage eingetragen wurden.

Abwesenheiten verwalten
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Abwesenheit anlegen

Unter Personalplanung” > „Abwesenheitenkannst du genau festhalten, wann wer Urlaub nimmt und wer krankgeschrieben ist.

Um eine Abwesenheit einzutragen, wähle das Datum in der Zeile des entsprechenden Mitarbeiters aus und klicke auf das Kästchen.
Dann öffnet sich ein Pop-up, in dem du den Grund und die Dauer für die Abwesenheit einstellen kannst.  Die eingestellte Abwesenheit kannst du dann auch in der Übersicht im Dashboard sehen.

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Abwesenheit bearbeiten

Du kannst einen eingetragenen Urlaub bearbeiten, wenn das nötig ist. Gehe dafür mit der Maus über den Eintrag, den du anpassen möchtest. Dann erscheint ein Stift- Symbol über der Abwesenheit, durch das Anklicken öffnet sich das Pop-up, in dem man die Einstellungen anpassen kann.

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Urlaubsplan teilen

Man kann die Liste mit allen Abwesenheit auch an die Mitarbeiter schicken. Klicke dafür rechts oben auf den Button teilen. Du kannst den Plan entweder per Whatsapp oder per E-Mail versenden.

Um den Plan zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den Pfeil neben Teilen.

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Ansicht ändern

Wenn du die Abwesenheiten öffnest, siehst du automatisch den aktuellen Monat. Du kannst oben links die Ansicht auf wöchentlich ändern.

Der Diesntplan
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Schichten anlegen

Im Reiter links unter   „Personalplan“ > „Dienstplan“ hast du links deine Angestellen nach Beruf aufgeteilt und rechts die einzelnen Wochentage, wo du die Schichten verteilen kannst.
Klick auf den gewünschten Tag, um eine Schicht anzulegen. Es öffnet sich dann ein Pop-up Fenster, wo du eine der voreingestellten Schichten auswählen kannst oder eine individuelle Zeit einstellen.
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Bereiche zuteilen

Nachdem du eine Schicht ausgewählt hast, hast du auch die Möglichkeit, dem Mitarbeiter einen Bereich zuzuteilen. Wenn ein Bereich zugeteilt wird, erscheint die Schicht in der Farbe des Bereichs. Das kann für eine bessere Übersicht sorgen.
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Schichten wiederholen

Du kannst auch Schichten wiederholen, wähle dafür die Wochentage und den Zeitraum aus. Beim Wiederholen wird dieselbe Schicht (Uhrzeit und Bereich) für die anderen Tage kopiert.

Mit dem Button “kopieren” rechts oben kannst du den gesamten Schichtplan kopieren und in die nächste Woche einfügen.

Hinweis: Wenn du Schichten wiederholst, kontrolliere alle Einstellungen genau, bevor du es speicherst. Man kann die angelegten Schichten anschließend nur einzeln bearbeiten.

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Schichten bearbeiten

Du kannst angelegte Schichten bearbeiten. Wenn du sie bearbeiten möchtest, gehe mit der Maus über die Schicht, dann kannst du auf den Stift klicken. Dann gelangst du in den Bearbeitungsmodus zu bekommen.

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Plan teilen

Du kannst den Plan auch mit allen deinen Mitarbeitern teilen. Klicke dafür rechts oben auf den Button teilen. Du kannst den Plan entweder per Whatsapp oder per E-Mail versenden.

Um den Plan zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den Pfeil neben Teilen.

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Ansicht ändern

Wenn du den Dienstplan öffnest, siehst du automatisch die aktuelle Woche. Du kannst oben links die Ansicht ändern. Es gibt auch eine monatliche Übersicht und eine tägliche Ansicht.

Das Dashboard
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Übersicht

Das Dashboard findest du unter  „Personalplanung“ > „Dashboard„.

Im Dashboard hast du einen Überblick darüber, welche Mitarbeiter für heute eingeteilt sind und welche abwesend sind. Außerdem kannst du sehen, ob ein Mitarbeiter Geburtstag hat. 

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Jahresabschluss

Im Dashboard kannst du auch den Jahresabschluss machen.

Dabei siehst du, wie viele Urlaubstage genommen wurden. Wenn es noch offene Tage gibt, kannst du entscheiden, ob sie ins nächste Jahr übertragen werden oder nicht.

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