Personalplan einrichten

Alle Grundeinstellungen für den Dienstplan stellst du unter Verwaltung > Personalplanung ein.

Als Erstes legst du Schichten fest, die es in deinem Restaurant gibt. Viele Betriebe setzen auf ein 3-Schicht-System mit Früh-, Mittag-, und Abendschicht. Wenn dein Lokal jedoch nur abends geöffnet ist, wirst du höchstwahrscheinlich nur eine benötigen.

1. Klicke dafür auf + Neue Schicht hinzufügen.
2. Vergib einen aussagekräftigen Namen für die jeweilige Schicht und lege Anfangs- sowie Endzeit der Schicht fest.
3. Speichere deine neue Schicht.

Mit dem Bereich sind konkrete Arbeitsorte gemeint. Beispiele hierfür sind Küche, Bar und Service. Unter Verwaltung > Personalplan >+ Neuen Bereich hinzufügen kannst du Einsatzorte definieren und wieder entfernen.

Jedem Bereich können konkrete Tische zugewiesen werden (Tischplan in resmio vorausgesetzt). Das ermöglicht es dir später, Beschäftigte konkreten Tätigkeitsorten zuzuweisen – sinnvoll bei größeren Restaurants und/oder spezifischen Räumlichkeiten bei Veranstaltungen.

Ferner kannst du für bessere Übersicht den einzelnen Bereichen Farben zuweisen. So lässt sich im Personalplan auf den ersten Blick sehen, wo deine Mitarbeitende eingeteilt sind.

In jedem Restaurant arbeiten Menschen in verschiedenen Tätigkeitsfeldern, etwa in der Restaurantleitung, als Bartender, Koch, Spülkraft oder Servicekraft.

1. Wenn du auf Verwaltung > Personalplan >  + Tätigkeit hinzufügen klickst, kannst du einzelne Tätigkeiten für dein Restaurant mit einer kurzen Beschreibung (optional) festlegen.
2. Diese Tätigkeiten weist du dann in der Angestellten-Kartei deinem jeweiligen Mitarbeiter zu.
3. Zwecks besseren Übersicht wird der Personaleinsatzplan später entsprechend den Tätigkeitsbereichen gruppiert.

Um mit der Personaleinsatzplanung zu beginnen, musst du zuvor deine Mitarbeiter samt ihrer Stammdaten hinzufügen.

In der linken Seitenleiste unter Personalplanung > Angestellte > + Neuen Angestellten hinzufügen  kannst du eine Liste mit allen deinen Mitarbeitern erstellen.

• In dieser Übersicht sind alle personenbezogenen Daten wie die Privatanschrift, das Geburtsdatum, die Versicherungs- und Steuernummer, die geleisteten Arbeitsstunden und der Urlaubsanspruch eingetragen.
• In der Kartei legst du auch den Tätigkeitsbereich fest (bspw. Service), den du zuvor in den Basiseinstellungen definiert hast.
• Die Angestelltenkartei gibt auch Auskunft darüber, wie viele Urlaubstage die einzelnen Mitarbeiter genommen haben oder wie oft Krankheitstage eingetragen wurden.

Unter Personalplanung > Abwesenheiten kannst du Urlaubs- und Krankheitszeiten deiner Beschäftigten festhalten.

1. Um eine Abwesenheit einzutragen, wähle das Datum in der Zeile des entsprechenden Mitarbeiters aus und klicke auf das Kästchen.
2. Im Dialogfenster legst du nun den Grund und die Dauer für die Abwesenheit fest.
3. Speichere die Abwesenheit mit dem Klick auf den entsprechenden Button.

Alle zukünftigen Abwesenheiten kannst du dann auch in der Übersicht im Dashboard sehen.

Du kannst eingetragene Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheitstage ganz einfach bearbeiten, wenn das nötig ist.

1. Gehe dafür mit der Maus über den Eintrag, den du anpassen möchtest.
2. Dann erscheint ein Stift- Symbol über der Abwesenheit. Durch das Anklicken öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man die Einstellungen anpassen kann.

Du kannst die Liste mit allen Abwesenheiten selbstredend auch mit deinem Team teilen.

Klicke dafür rechts oben auf den Button Teilen. Du kannst den Dienstplan als Bilddatei entweder per WhatsApp oder per E-Mail versenden.

Um die aktuelle Ansicht zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den Pfeil neben dem Button Teilen.

Wenn du die Abwesenheiten öffnest, siehst du automatisch den aktuellen Monat. Du kannst oben links die Ansicht auf wöchentlich ändern.

Im Reiter links unter Personalplanung > Dienstplan hast du links deine Angestellten nach Beruf aufgeteilt und rechts die einzelnen Wochentage, wo du die Schichten verteilen kannst.

Klick auf den gewünschten Tag, um eine Schicht anzulegen. Es öffnet sich dann ein Pop-up-Fenster, wo du eine der voreingestellten Schichten auswählen kannst oder eine individuelle Zeit einstellen.

Nachdem du eine Schicht ausgewählt hast, hast du auch die Möglichkeit, dem Mitarbeiter einen Bereich zuzuteilen.

Wenn ein Bereich zugeteilt wird, erscheint die Schicht in der Farbe des Bereichs. Das kann für eine bessere Übersicht sorgen.

Du kannst auch Wochenschichten mit wenigen Mausklicks duplizieren.

Wähle hier zunächst den gewünschten Zeitraum (etwa eine konkrete Kalenderwoche) aus.

Mit dem Button Kopieren rechts oben kannst du die gesamte Schichtplanauswahl in die Zwischenablage deines Browsers kopieren und anschließend über Einfügen in deinem Wunschzeitraum übertragen. Das kann die nächste Woche sein, oder auch irgendwann später.

Alternativ lässt sich jede beliebige Schicht auch als Serie anlegen.

Du kannst bereits angelegte Schichten deiner Beschäftigten jederzeit bearbeiten.

Um eine konkrete Schicht zu editieren, gehe mit der Maus über die Schicht und klicke dann aufs Stift-Symbol. Du landest im Bearbeitungsmodus und kannst nun die gewünschten Änderungen vornehmen.

Du kannst deinen aktuellen Personalplan selbstredend auch mit deinen Angestellten teilen.

So geht’s:

• Wechsel in die Übersicht unter Personalplanung > Dienstplan
• Wähle über die Datumsansicht den gewünschten Zeitraum
• Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Teilen

Du kannst den Plan wahlweise als Bilddatei über WhatsApp oder per E-Mail teilen.

Um den Plan zu exportieren oder auszudrucken, klicke auf den kleinen Pfeil „⌄“ neben der Schaltfläche Teilen.

Standardmäßig ist im Personalplan (Dienstplan wie auch der Abwesenheitskalender) von resmio die Wochenansicht vorausgewählt.

Du kannst über die Pfeile oben links jederzeit zwischen der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ansicht wechseln. Der Wechsel ist vor allem dann relevant, wenn du die Schicht bzw. die Abwesenheiten teilen möchtest.

Deine gewählte Ansicht wird bis zum Ende der Sitzungsdauer gespeichert und springt danach wieder auf die Wochenansicht (etwa beim Aktualisieren des Bildschirmfensters).

Das Dashboard findest du unter Personalplanung > Dashboard.

Im Dashboard hast du einen kompakten Überblick darüber, welche Angestellten für den heutigen Tag eingeteilt und welche abwesend sind. Außerdem informiert dich das System über aktuelle und bevorstehende Geburtstage deiner Mitarbeitenden.

Übers Dashboard in deinem Personalplan kannst du auch den Jahresabschluss machen. Die entsprechende Funktion erreichst du über den gleichnamigen Button oben rechts.

Das heißt in der Praxis:

• Das System prüft, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter noch nicht genommen hat (z. B. 7 Tage Resturlaub im Jahr 2026).
• Durch den Jahresabschluss geht eventuell vorhandener Resturlaub deiner Beschäftigten nicht verloren, sondern kann ins darauffolgende Jahr übertragen werden.
• Dadurch bleibt der korrekte Urlaubsstand im System erhalten, die Urlaubsplanung baut im Folgejahr auf den korrekten Daten auf.

Bitte beachte, dass einmal durchgeführte Jahresabschlüsse unwiderruflich sind.