Gästedaten erfassen in Zeiten von Corona: Warum du auf die digitale Lösung setzen solltest!

Restaurantinhabern steht das Wasser bis zum Hals, denn die Erlaubnis auf Wiedereröffnung der Gastronomiebetriebe lässt weiterhin auf sich warten. Und auch wenn bislang unklar ist, wann es endlich soweit ist, ratsam ist es dennoch notwendige Vorbereitungen zu treffen. Ein wichtiger Bestandteil davon wird erneut die Erfassung von Kontaktdaten der Gäste sein. Worauf du hierbei achten solltest und wie die digitale Lösung dein Tagesgeschäft erleichtern kann, erfährst du im folgenden. 

Wozu dient die Kontaktdatenerfassung? 

Die Gästedatenerfassung ist eine Maßnahme zur Bekämpfung der Covid-19 Pandemie. Als Teil des Hygienekonzepts für die Gastronomie sollen hierbei Krankheitsherde möglichst schnell erkannt und Infektionsketten mittels der Nachverfolgungen von Kontaktpersonen durchbrochen werden. Nicht von der Hand zu weisen, ist ebenso die Entlastung sowie Unterstützung der Gesundheitsämter, welche eine personelle Unterbesetzung in der Vergangenheit beklagten. 

Essentielle Grundüberlegungen vor der Einführung der Gästedatenerfassung im Betrieb 

Schon nach der ersten Corona-Welle mussten die Gastronomiebetriebe sich mit der Gästeregistrierung vertraut machen und den organisatorischen Aufwand selbst in die Hand nehmen. Doch bevor man bei der nächsten Wiedereröffnung direkt durchstartet, lohnt sich die Abwägung zwischen Papieroption und digitalen Tools für die Gästeregistrierung. Folgende Überlegungen können bei der Wahl helfen: 

  • Welche Form der Datenerfassung passt zu meinem Restaurant bzw. Kundenstamm? Eine junge Zielgruppe wird sich problemlos mit einer digitalen Kontaktdatenerfassung anfreunden können, wohingegen ein älteres Klientel möglicherweise Unterstützung braucht und dies zeitaufwendig sein könnte.
  • Welche Lösung lässt sich einfach in das Tagesgeschäft integrieren und dauerhaft managen?
  • Wie kann ich das Personal und Gäste bestmöglich vor der Infektionsgefahr schützen?
  • Wie lässt sich der administrative Aufwand so klein wie nur möglich halten?
  • Welche Kosten kommen auf mich zu?
  • Welche Lösung gewährleistet eine reibungslose Gästedatenerfassung, ohne das Tagesgeschäft wesentlich zu stören oder dass die Qualität des Kundenservices darunter leidet?
  • Wie gestalte ich die Gästedatenerfassung für Gäste und Personal möglichst einfach, verständlich und transparent?
  • Wie kann ich die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bestmöglich gewährleisten?

Datenschutz steht an vorderster Stelle – darauf musst du unbedingt achten!

Weil die Gästedatenerfassung sensible personenbezogene Daten sichert, gilt es einige gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Nutzung, Speicherung, Aufbewahrung und Löschung zu beachten. Das Wichtigste in Kürze:

  1. Die Speicherung der Daten darf nicht länger erfolgen als die gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflicht. Einige Bundesländer fordern die Gästedaten für 14 Tage, entsprechend der aktuell bekannten Inkubationszeit zu speichern, andere Bundesländer verlangen eine Aufbewahrung von vier Wochen. Digitale Daten dürfen nach Löschung nicht wieder hergestellt werden können. Also das verschieben der Daten in den Papierkorb reicht an dieser Stelle nicht aus!
    Daten in Papierform sind ordnungsgemäß zu entsorgen. Ein absolutes No-Go ist es Papiere einfach in eine Papiertonne zu werfen, denn so besteht die Gefahr, dass ein Dritter sich die Daten wieder beschafften könnte und diese rechtswidrig nutzt. Am besten man schreddert die Dokumente oder entsorgt sie in einer Datenschutztonne.
  2. Die Verwendung der Daten für Zwecke, die nicht erwähnt werden, ist untersagt. Zwar ist die Verführung groß, jedoch dürfen die Kontaktdaten beispielsweise nicht für den Newsletterversand oder andere etwaige Marketing- und für Werbemaßnahmen genutzt werden. Hierfür wäre ein ausdrücklicher Hinweis und die Zustimmung der Gäste notwendig. Auch die Herausgabe an die Polizei für Ermittlungen ist nur mit einer gerichtlichen Prüfung und unter strengen Voraussetzungen gestattet. 
  3. Auf keinen Fall dürfen Unbefugte Zugriff auf die Daten bekommen. So ist von großen Papierlisten abzusehen, die jedem Besucher Einblick in die Gästedaten von anderen Besuchern geben. Auch gilt es die Daten ordnungsgemäß aufzubewahren, sodass ebenfalls nur berechtigte Einsicht erlangen.  
  4. Wenn es darum geht, welche Daten erfasst werden dürfen, so gibt es hierbei bundeslandabhängige Unterschiede. Allemal sollten nicht mehr als die benötigten Daten erfasst werden und eine Rechtsgrundlage dafür vorhanden sein. Meistens beschränkt sich die Erfassung der Daten auf Name, Telefonnummer oder Adresse, das Datum und den Zeitraum des Restaurantaufenthaltes.
  5. Es ist klar und unmissverständlich darüber zu informieren, für welchen Zweck, wie lange und unter welchen Bedingungen die Speicherung und Verwendung der Daten erfolgt. Empfehlenswert ist es ein Informationsblatt für die Gäste zur Verfügung zu stellen oder die Datenschutzhinweise bei einer digitaler Kontaktdatenerfassung kenntlich zu machen. 

Umgang mit falschen Kontaktangaben 

Sind Gastronomen verpflichtet Kontaktangaben auf Richtigkeit zu überprüfen? Jein, Gastronomen sind lediglich aufgefordert eine Plausibilitätskontrolle der Daten durchzuführen. Das heißt, dass die kontrollierende Servicekraft sich bemühen soll, offensichtliche Falschangaben wie “Donald Trump” oder “Micky Maus” zu hinterfragen, dies allerdings ohne einen Ausweis zu verlangen. Für die Überprüfung und Sanktionierung sind Ordnungsbehörden zuständig. Zur Erleichterung der Inhaber, drohen den Gastronomen bei fehlerhaften Angaben keine Bußgelder. Diese sind vom Gast selbst zu entrichten und können je nach Bundesland zwischen 50 € und 1000 € betragen.

Die Kontaktdatenerfassung über Gästelisten auf Papier – eine gute Idee?

In der Vergangenheit entschieden sich viele Restaurants Gästelisten auf Papier zu führen und die ausgefüllten Papierschnipsel in Ordnern abzuheften. Geht man der Frage nach, weshalb viele Restaurantinhaber sich für die analoge Form der Kontaktdatenerfassung ausgesprochen haben, lässt sich nur mutmaßen, dass entweder der Zeitfaktor, der Mangel an Know-how und passender Tools zum damaligen Zeitpunkt oder Skepsis gegenüber digitalen Lösungen eine maßgebliche Rolle spielten. Fleißig wurden dann tausende Zettel gedruckt, Stifte permanent desinfiziert, handschriftliche Angaben entziffert, Papier gehortet – der chaotischen Zettelwirtschaft stand fast nichts mehr im Weg. Ob bei dieser Vorgehensweise der Gastronom einen Überblick behalten und zuverlässig behördlichen Anfragen nachgehen kann, bleibt fraglich. Der Mehraufwand für Personal und die eher wenig umweltfreundliche Methode wird dabei auf jeden Fall in Kauf genommen. 

Was aber tatsächlich eine sehr große Herausforderung darstellt, ist die Gewährleistung von Datenschutzrichtlinien. So gibt es einige Restaurants, die lange Listen führen oder offene Körbe mit Zetteln am Eingang sammeln, sodass im schlimmsten Fall sensible Daten auch vom Nebentisch oder Passanten einsehbar sind. Fehleranfällig ist auch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sowie die rechtskonforme Löschung der personenbezogenen Daten. Heißt, wer die Gästeregistrierung in Papierform führt, der sollte folgendermaßen vorgehen:

  • Das Personal ist für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und zu schulen.
  • Die Archivierung ist gut zu strukturieren und der Zugriff bei Anfragen auf Kontaktdaten jederzeit zu gewährleisten. 
  • Die rechtzeitige und ordnungsgemäße Beseitigung der Daten ist strengstens zu überwachen. Andernfalls, drohen Datenschutzverstöße und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen. 

Die digitale Kontaktdatenerfassung eine bessere Lösung?

Damit sich Gastronomen besser auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren können und der Mehraufwand für die Gästeerfassung aufs Kleinste minimiert wird, bietet sich ein digitales Tool an. Spätestens seit Mai 2020 gibt es dafür eine Reihe von Apps, Software und browserbasierten Optionen – auch größtenteils kostenlos. Aber wie genau funktioniert die digitale Lösung der Kontaktdatenerfassung? Die meisten Anbieter haben die Gästeregistrierung folgendermaßen gelöst: 

  1. Der Restaurantbesucher scannt mit Zuhilfenahme seines eigenen Smartphones einen QR-Code, der entweder am Eingang auf einem Plakat oder am Tisch auf einem Aufsteller abgebildet ist. 
  2. Über den QR-Code gelangt der Nutzer zu einem Formular inkl. Datenschutzbestimmungen, (die auf den Verwendungszweck der Daten hinweisen) das die benötigten Daten abfragt. 
  3. Sind die Daten einmal eingetragen und die Datenschutzverordnung bestätigt, ist der Gast binnen weniger Minuten kontaktlos und somit sicher “eingecheckt”
  4. Kontaktdaten und Check-In-Zeiten werden im Regelfall automatisch in eine Datenbank für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist überführt.
Gast Demo Self-Check-In
Beispiel: Gast-Check-In via QR Code

Bei der Einsichtnahme der Daten gibt es noch kleine Unterschiede in Abhängigkeit vom Tool selbst: Dabei gibt es Tools, die die Einsicht ausschließlich dem Personal gestattet, manche Anbieter verschlüsseln sogar die Kontaktdaten für das Servicepersonal und geben ausschließlich befugten Ämtern oder Behörden einen Einblick. Für das Personal ergibt sich lediglich ein geringer Aufwand, falls das Gesundheitsamt aufgrund einer Infektion Kontaktdaten erfragt. Dieser umfasst den Download oder Export von jenem Datensatz und dessen Weiterleitung

Übrigens beinhalten einige Tools ebenfalls eine Check-Out- und für den nächsten Besuch eine optionale Erinnerungsfunktion mit automatisierter Vorausfüllung des Formulars. Manche Apps leiten den Gast nach der Registrierung direkt zu einer digitalen Speisekarte weiter, über die Kunden im Anschluss kontaktlos bestellen können.

Zusammengefasst meistert der digitale Self-Check-In viele Herausforderungen und hat den Vorteil, dass der Gast selbständig sich registriert und dabei keine Ausdrucke, Desinfektionen von Stiften oder Sammlungen von Ordnern abverlangt. Personal und Gäste sind aufgrund der kontaktlosen Registrierung besser geschützt. Und insbesondere in Kombination mit einer Online-Reservierungsoption ist eine schnelle sowie einfache Erfassung von Kontaktdaten, einschließlich einer datenschutzkonformen Speicherung und Löschung, gewährleistet. Einziges Manko: Bei der digitalen Kontaktdatenerfassung ist die Plausibilitätsprüfung nur bei unverschlüsselten Datenbanken möglich. 

Kann lediglich die Gastronomie die digitale Lösung zur Registrierung von Besuchern nutzen?

Nicht unbedingt. Generell kommt es natürlich auf den Anbieter der Check-In Lösung an. Dennoch gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt, die sich universell einsetzen lassen. 

Auch wenn sich resmio auf die Gastronomiebranche spezialisiert hat, haben wir eine praktische digitale Gästeregistrierung entwickelt, die sich beispielsweise auch für Veranstaltungen, Friseurbesuche, den Einzelhandel oder Fitnessstudios eignet. Ganz einfach und rechtskonform lassen sich Gästedaten kontaktlos über das Smartphone und einen QR Code festhalten. 

Gästeregistrierung Formular
Digitale Gästeregistrierung von resmio

Fazit: Sag tschüss zur Papierlösung

Gastronomen haben gemäß des Infektionsschutzgesetzes und zur Eindämmung der Corona-Pandemie eine Dokumentationspflicht: Kontaktdaten sind von Restaurantbesuchern zu erfassen und bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist zu verwalten. Die papierorientierte Lösung stellt Gastronomiebetriebe dabei vor Herausforderungen wie dem zusätzlichen Aufwand Formulare zu verteilen, einzusammeln und auch zu lagern. Dabei ist es nicht ganz einfach den Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden. Denn dies verlangt ein gewisses Maß an Organisation und Struktur ab. Ein moderner Ansatz wie die digitale Kontaktdatenerfassung ermöglicht die komplett kontaktfreie und schnelle Erfassung sowie Verwaltung der Daten nach den Datenschutzrichtlinien und stellt den Schutz von Gästen und Personal sicher.

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