Businessplan in der Gastronomie – dein erster Schritt zur Restauranteröffnung

Du planst eine Existenzgründung in der Gastronomie? Dann kommst du nicht drumrum, einen Businessplan zu erstellen. Ob für Finanzierung bei der Bank oder zur eigenen Kontrolle: Ohne einen ausgeklügelten Geschäftsplan wirst du in der Gastronomie keinen langfristigen Erfolg haben. In diesem Beitrag erfährst du, was bei einer Businessplanerstellung wichtig ist, damit du erfolgreich ein Restaurant, eine Bar oder ein Café eröffnen kannst.

Ein Beitrag von Max Falkenstern, 2026 zuletzt vollständig aktualisiert

Wozu einen Businessplan für die Gastronomie erstellen?

Die Erstellung eines Businessplans für die Existenzgründung in der Gastronomie ist meist als formeller Sicherheitsnachweis für die Bank oder andere Investoren essenziell. Es liegt auf der Hand, dass potenzielle Geldgeber zunächst abschätzen wollen, ob sich ihr Investment in absehbarer Zukunft auszahlt oder nicht.

Ein sauber konzipierter Businessplan ist dafür zwar keine Erfolgsgarantie, stellt jedoch die strategischen Weichen für das weitere Handeln. Als Gastronom hast du durch einen Businessplan konkret fünf Vorteile:

1. Ein klares Konzept vor Augen: Du definierst in deinem Businessplan schwarz auf weiß, wofür dein Restaurant steht und wodurch du dich klar von Mitbewerbern abgrenzt. Deine Gedanken hier ganz konkret zu verschriftlichen, hilft dir rückblickend bei der späteren Strategieweiterentwicklung weiter.
2. Eine volle operative Übersicht: Du planst nicht nur ein Menü, sondern skizzierst auch die Abläufe in deinem zukünftigen Lokal – vom Wareneinkauf bis zur digitalen Tischbelegung deiner Kapazitäten.
3. Einen Zeitplan: Du strukturierst alle kritischen Phasen bis zur Restauranteröffnung und darüber hinaus. Dabei geht’s weniger um konkrete Termine (hier holt einen die Realität rasant ein), sondern mehr um einen grundsätzlichen Fahrplan.
4. Finanzielle Sicherheit: Wie viele Gäste brauchst du im Tagesdurchschnitt, um den Kopf über Wasser zu halten? Wie kalkulierst du potenzielle Risiken wie Leerstände und No-Shows sicher ein? Bestehen Rücklagen, und wenn ja, in welcher Höhe? Überzeugende Antworten und ein Plan B für den Fall der Fälle sichern deine unternehmerische Zukunft!
5. Skalierbarkeit durch Digitalisierung: Ein moderner Businessplan beweist, dass du verstanden hast, wie du durch automatisiertes Reservierungsmanagement, Personalkosten sparen und den Umsatz erhöhen kannst.

Studien legen nahe: Einen detaillierten Businessplan zu erstellen, steigert deine Erfolgschancen fundamental.

Aus einer vagen Vision für ein Restaurant entsteht im besten Fall ein griffiges Positionspapier, das dir in den ersten Wochen und Monaten deiner Selbstständigkeit in der Gastronomie hilft.

Was ein Businessplan nicht ist: die Vorhersage der Zukunft

Kritiker argumentieren, ein Businessplan sei in der Praxis oftmals gar nicht belastbar. Viele Junggastronomen würden etliche Wochen in ein oftmals 50-seitiges Papier investieren, das letztendlich nur auf vagen Annahmen und eigenen Hoffnungen basiert. Die Gefahr einer Restaurantpleite sei damit trotz bester Absichten gewissermaßen vorprogrammiert.

Eine Empfehlung ist daher, möglichst wenig Zeit in theoretische Marktstudien zu investieren und stattdessen, wie in der modernen Software-Entwicklung üblich, rasch vom Planen ins Testen zu kommen.

Die Prämisse dabei lautet, so früh wie möglich zu identifizieren, ob das eigene Gastro-Konzept den sogenannten Proof of Concept leistet – also den Beweis, dass die Idee auf dem Markt funktioniert. Diesen Beweis sollen letztendlich zahlende Gäste vor Ort liefern.

Zur Wahrheit gehört: Schnelle Iterationen wie bei digitalen Produkten stoßen in bereits wettbewerbsintensiven, etablierten und stark regulierten Märkten wie der Gastronomie schnell an Grenzen.

Einige Gründe, warum das so ist:

• Hohe Fixkosten: Eine Küche, die Belüftung und die Konzession kosten oft sechsstellige Beträge, bevor der erste Gast den Laden betritt. Einfach mal ein Konzept testen ist angesichts der Vorleistungen extrem kostspielig und damit riskant.
• Geringe Nachjustierungsfähigkeit: Wenn du merkst, dass dein Konzept „Veganer Burger“ nicht funktioniert, kannst du nicht über Nacht ein „Fine Dining Restaurant“ daraus machen, ohne das gesamte Interior, die Küche, Prozesse und Personal über Bord zu werfen.
• Regulatorik: Behörden (Gesundheitsamt, Bauamt) verlangen oft detaillierte Pläne, bevor dein Betrieb überhaupt an den Start gehen kann.

Die Kritik am Businessplan ist also zwar gerechtfertigt, macht diesen im Endeffekt jedoch nicht überflüssig. Entscheidend ist eine Mischung aus beiden Ansätzen. Vorausschauende Planung im Businessplan einerseits, aber auch der Wille und ausreichend Mittel, nach Gründung nachjustieren zu können.

Halte dir bitte vor Augen, dass auch der beste Plan keine Vorhersage der Zukunft ist. Das setzt zum einen die Bereitschaft voraus, sich auf veränderte Marktbedingungen konsequent einzustellen.

Zudem sollte der Fokus darin liegen, seine betriebswirtschaftlichen Hausaufgaben zu machen. Du musst wissen, wie viele Schnitzel oder Pizzen du pro Monat verkaufen musst (und wie du die Gäste hierfür bekommst, etwa über eine smarte Reservierungssoftware), noch bevor du einen Pachtvertrag unterschreibst.

Von der Idee zur Restauranteröffnung – das musst du wissen

Vor deinem allerersten Gast in deinem neu eröffneten Restaurant, musst du zunächst bürokratische und organisatorische Hürden meistern. Die Existenzgründung in der Gastronomie geht mit zahlreichen behördlichen Auflagen einher, die du unbedingt kennen musst. Und zwar nicht nur, weil bei Verstößen empfindliche Strafen drohen, sondern insbesondere zum Wohle deiner Gäste.

Sobald du alkoholische Getränke in Deutschland ausschenkst, benötigst du etwa eine sogenannte Gaststättenerlaubnis (Konzession). Dabei musst du folgende Unterlagen deinem zuständigen Gewerbeamt vorlegen:

• Amtliches Führungszeugnis
• Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
• Fachliche Eignung (Gaststättenunterrichtung durch die IHK)
• Bescheinigung des Gesundheitsamts (Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz)
• HACCP-Konzept: Ein System zur Sicherstellung der Hygienequalität.

Das sind selbstredend nicht alle Vorschriften im Kontext der Gastronomie. Damit die Gründung von Anfang an auf sauberen Füßen steht, sollten Junggastronomen ihren Restaurantbetrieb digitalisieren. Dabei sind Themen wie der Datenschutz (DSGVO) bei der Erfassung von Gästedaten relevant, aber auch die Barrierefreiheit von Online-Dienstleistungen auf deiner Webseite.

Businessplan erstellen – Was gehört alles rein?

Ein Businessplan für ein Restaurant besteht klassischerweise aus zehn Kernpunkten und umfasst circa 20 bis 30 Seiten. Je nach Lage und Konzept können es auch weniger oder mehr Seiten sein, ein Café ist in der Regel nicht so komplex wie zum Beispiel eine Event-Gastronomie. Folglich lässt sich keine allgemeingültige Empfehlung geben.

Wichtiger als die Quantität ist jedoch ohnehin der Inhalt deines Businessplans. Es hilft, Gedanken zu sortieren und kostspielige Fehler (etwa durch fehlende Kostenkalkulation) zu vermeiden.

Die 10 essenziellen Bausteine deines Gastro-Businessplans:

1. Angebot und Zielgruppe: Welche Gäste möchtest du konkret ansprechen? Wie sieht dein gastronomisches Angebot im Detail aus – und warum?
2. Markt und Konkurrenz: Wie differenzierst du dich deinen Mitbewerbern gegenüber? Eine profunde Digitalisierung kann hier ein Teil der Antwort sein.
3. Ziele: Umsatz- und Auslastungsziele für die nächsten ein, drei, fünf Jahre. Wo willst du mit deinem Restaurant in Zukunft stehen?
4. Strategie: Dein Alleinstellungsmerkmal (USP), das durchs Restaurantkonzept definiert ist, und dein operativer Fokus.
5. Marketing und Vertrieb: Ohne geeignete Maßnahmen hast du keine Gäste! Bedenke, dass du dein Restaurant auf Google und Social Media eintragen solltest. Eine verkaufsstarke Restaurant-Webseite mit einem modernen Online-Reservierungstool ist Pflicht.
6. Rechtliche Rahmenbedingungen und Steuern: Konzessionen, Mehrwertsteuersatz auf Speisen und Getränke, Mindestlohn, Datenschutz und viele weitere Rechtsthemen fordern deine Aufmerksamkeit.
7. Betriebliche Organisation und Team: Wer macht Küche, wer Service, wer die Restaurantleitung? (Digitale) Prozesse und Dienstplangestaltung sollten hier bereits mitgedacht werden.
8. Finanzen und Kalkulation: Cashflow, Investitionen, Preisgestaltung, Rückstellungen und No-Show-Prävention. Deine Zahlen entscheiden letztendlich über Erfolg und Scheitern. Arbeite hier besonders gründlich.
9. SWOT-Analyse: Stärken, Schwächen, Chancen sowie Risiken deiner Unternehmung.
10. Executive Summary: Die Zusammenfassung deines Strategiepapiers, die Investoren von deinem Restaurantkonzept überzeugen muss.

Je nach Businessplan-Vorlage kann sich die Reihenfolge leicht verändern. Ein Maßstab zur Vorbereitung ist das sogenannte Business Model Canvas (siehe IHK). Es bietet dir eine visuelle Vorlage für die Erstellung eines Businessplans auf einer einzigen Seite, noch bevor du in die detaillierte Ausgestaltung gehst. Es deckt dabei Felder wie Leistungen, Zielgruppen, benötigte Ressourcen, Vertrieb und Marketing, Kosten, Einnahmen und Umsätze sowie Geschäftsbeziehungen ab.

Angebot und Zielgruppe deiner Gastronomie – wer ist dein Gast?

Das Fundament deiner Gründung ist deine Geschäftsidee. Grundsätzlich nimmst du diesen Punkt bei der Businessplanerstellung als Erstes in Angriff. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage: Wofür steht dein Restaurant?

Welche Vision verfolgst du für deine Gastronomie? Möchtest du als Nobelitaliener mit einem erlesenen Speiseangebot ein Nischenpublikum begeistern, oder geht’s eher in Richtung bodenständige Gasthausküche für jedermann?

Dein kulinarisches Angebot hat großen Einfluss auf die Speisekartengestaltung, aber auch aufs Ambiente, die ideale Personalbesetzung und die Auswahl geeigneter digitaler Tools zur Vermarktung. Es bestimmt letztendlich die Kosten und damit auch die Preise, die du sauber kalkulieren musst!

Die Zielgruppe: Kenne deine Gäste

Im Zuge deiner Konzeptentwicklung musst du dich zwangsläufig damit auseinandersetzen, welche Zielgruppe du erreichen willst. Alter und Einkommen sind dabei nur zwei Faktoren. Junggastronomen sind gut damit beraten, sogenannte „Gast Personas“ zu erstellen. Die enthalten diverse demografische und persönliche Merkmale der zukünftigen Wunsch-Gästegruppen, die dein Lokal später besuchen soll.

• Der Business-Gast: Sucht Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und eine einfache Online-Reservierung für Geschäftsessen.
• Junge Foodies: Suchen das Besondere, teilen Bilder auf Instagram und lassen sich durch digitale Marketing-Aktionen anlocken.
• Touristen: Möchten gerne regionale Spezialitäten in ortstypischem Ambiente erleben, schätzen aber einen Service, der ihre Sprache spricht.

Entsprechende Personas helfen dir auch bei der Standortauswahl. Ein Lokal in Ballungsräumen und ohne A- oder B-Lage sowie Online-Marketing-Investitionen wird es schwer haben, ausreichend Touristen anzuziehen. Junge Foodies wiederum sind selten im ländlichen Umland anzutreffen.

Das Persona-Modell ist keine exakte Wissenschaft. Wo Wunsch auf Realität trifft, sind Abweichungen möglich. Aber es hilft, das Gästegruppenverständnis schärfen zu können.

Datengestützte Zielgruppenanalyse statt Bauchgefühl

Ein entscheidender Fehler vieler Gründer ist es, die Zielgruppe nur theoretisch festzulegen. Ein moderner Businessplan sollte aufzeigen, wie du die Wünsche deiner Gäste messbar machst.

Wer seine Zielgruppe kennt, weiß genau, wann er welchen Tisch wie belegen muss.

Hier spielt die Digitalisierung ihre Stärken aus: Mit einer digitalen Gästemanagement Software sammelst du von Tag 1 an wertvolle Informationen über Vorlieben, Wünsche oder die Besuchshäufigkeit deiner Gäste. Dieses Wissen ermöglicht es dir, Marketing-Aktionen zielgenau zu steuern, statt auf teure Streuverluste zu setzen.

Marktsituation und Mitbewerber

Im nächsten Schritt der Businessplanerstellung beschäftigen wir uns mit der Marktsituation und Nachfrage in deinem Einzugsgebiet. Ein auf dem Papier exzellentes Konzept ist zum Scheitern verurteilt, wenn dir potenzielle Gäste in unmittelbarer Nähe zu deinem Restaurant fehlen. Hierbei spielen auch zukünftige Standortweiterentwicklungen eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Ferner ist ein griffiges Alleinstellungsmerkmal relevant, um sich beim kulinarischen Angebot und der Vermarktung gegenüber Mitbewerbern zu differenzieren.

Die 4 Säulen deiner Marktanalyse:

1. Standortanalyse: Wer lebt und arbeitet in deinem Stadtviertel? Gibt es ausreichend Laufkundschaft? Wie steht’s um die Parkplatzsituation? Sind öffentliche Verkehrsmittel in der Nähe (Bushaltestelle, U-Bahn etc.)?
2. Wettbewerbssituation: Sind Restaurants mit vergleichbarem Konzept fußläufig zu dir gut erreichbar? Checke ihre Stärken und Schwächen, insbesondere wie sie digital aufgestellt sind. Welchen Eindruck machen Google-Profil und Webseite? Was sagen die Gäste in den Rezensionen?
3. Abgrenzung zur Konkurrenz: Warum sollten Gäste dein Lokal anderen vorziehen? Speisen, Ambiente, Komfort durch digitale Buchungssysteme und attraktive Kundenbindungsprogramme? Der Einsatz moderner Technik kann dir hier einen wirtschaftlichen Vorsprung bringen.
4. Markteintrittsbarrieren: Hohe Mieten, eine semi-gute Lage, anspruchsvolle Gäste, Personalmangel – potenzielle Risiken sind nicht nur zu benennen, sondern ggf. auch schon mit Lösungen wie Prozessautomatisierung zu skizzieren.

Businessplan – Welche Ziele hat deine Gastronomie?

Eine wichtige Frage bei der Erstellung des Businessplans ist, wohin die Reise mit deiner Geschäftsidee hin soll. Vor diesem Hintergrund sollte dein Businessplan deine kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele aufzeigen. Neben reinen Metriken („Was möchtest du wie messen?“) sollte dein Konzept die Zielentwicklung möglichst kontinuierlich sowie realistisch abbilden.

Dir ist nicht geholfen, wenn du einfach irgendwelche Ziele definierst und dann am Ende nicht am Ball bleibst.

Mögliche Ziele für deinen Geschäftsplan:

• Umsatzziele und Margenziele: Du solltest zumindest für das erste, dritte und fünfte Jahr klare finanzielle Ziele definieren, an denen du deinen betriebswirtschaftlichen Erfolg später messen willst.
• Entwicklung der Marktposition: Lässt sich rückblickend vor allem digital gut beziffern, etwa durch Anzahl deiner Reservierungen, Fans auf Facebook und Instagram, positive Gästebewertungen auf Google und so weiter.
• Gästegewinnung und Kundenbindung: Setze dir konkrete Ziele für die Neukundenakquise sowie eine Quote von wiederkehrenden Stammgästen. Letztere sind für die Restaurantprofitabilität besonders wertvoll, da höherer Durchschnittsbon und geringere Preissensibilität.

Erfolgsstrategie: Dein Weg zum rentablen Restaurant

Das Fundament einer effektiven Strategie ist eine umfassende Markt- und Wettbewerbsanalyse. Aber die allein bringt dir keine vollen Tische. Entscheidend ist der Kundennutzen: Was zeichnet dein Restaurant aus? Warum sollten Gäste gerade zu dir kommen? Was bietest du an, das andere nicht haben?

Mit Antworten auf diese Fragen kommst du deinem Alleinstellungsmerkmal näher, dem sogenannten Unique Selling Point (kurz: USP). Ein Kundennutzen lässt sich prinzipiell über den Preis, die herausragende Qualität von Küche und Service und das besondere Ambiente definieren. Im Allgemeinen gibt es hierzu drei Strategien, die im Businessplan üblich sind:

Kostenführerschaft: Effizienz als Gewinnbringer

Eine risikante Strategie, ist es, sich (ausschließlich) über den Preis zu positionieren. Etwaige Konkurrenten durch niedrigere Preise zu unterbieten, mag kurzfristig sonst leere Tische füllen. Doch preissensible Kunden werden eher selten zu treuen Stammgästen; ihre Wankelmütigkeit kann dich insbesondere in Krisenzeiten schnell selbst in existenzielle Nöte bringen.

• Moderne Variante von Kostenführerschaft: Statt „billig einzukaufen“ oder beim Personal zu knausern, sollten Restaurants insbesondere auf schlanke Prozesse setzen. Wer unter anderem seine Reservierungen automatisiert und über die Auslastung über den grafischen Tischplan digital steuert, spart Zeit und senkt die Fixkosten.

Nischenstrategie setzt auf Spezialisierung statt Masse

Burgergrills gibt’s schon seit Jahren wie Sand am Meer. Dann versuchten mutige Gründer ihr Glück und „erfanden“ das Konzept mit den Smashed Burgern ganz einfach „neu“. Zugegeben, auch solche Läden sind inzwischen im kulinarischen Mainstream angekommen und folglich längst keine Nische mehr. Aber das Prinzip sollte klar sein: Den Mutigen gehört die Welt.

• Wie Nischenstrategie in der Gastro heutzutage richtig geht: Nischen brauchen Sichtbarkeit. Viele Gäste sind Neuem gegenüber per se erst einmal skeptisch. Solltest du mit deinem Lokal also eine Nische besetzen wollen, muss dein Businessplan überzeugend darlegen, wie du gezielt neue Gruppen erschließt. Übers Online-Marketing verpacktes Storytelling und E-Mail-Marketing für höhere Kundenbindung sind hier vorstellbar.

Differenzierungsstrategie: Einzigartigkeit ist Trumpf

Pizza und Pasta machen alle? Dann könntest du bewusst einen Nobelitaliener am Standort eröffnen, der sich durch außergewöhnliche Speisen aus Bella Italia und einen persönlichen Service nach alter Schule definiert. Entscheidend ist auch bei der Differenzierungsstrategie, den Mehrwert für den Gast nachvollziehbar zu kommunizieren.

• Der moderne Hebel: Guter Service beginnt nicht erst im Restaurant. Ein komfortabler Reservierungsprozess ohne Wartezeiten und eine persönliche Begrüßung des Gasts (weil du Namen, Wünsche und Besuchsfrequenz aus dem System entnehmen kannst) sind ebenfalls starke USPs.

Marketing: Wie willst du Gäste gewinnen?

Im Regelfall strömen Gäste nicht auf Knopfdruck ins Restaurant, nur weil am Eingang der Aushang „Neueröffnung“ hängt. Ein überzeugender Businessplan enthält also klare Ideen für ein Marketingkonzept, das Neukundengeschäft und Kundenbindung vereint.

Eine Grundlage zur Entwicklung einer Marketingstrategie für dein Lokal bilden die sogenannten 4P’s.

1. Produktpolitik (Product): Was macht dein gastronomisches Angebot einzigartig? Welche Erlebnisse verkaufst du möglicherweise über den Tellerrand hinaus? Das könnten Themenabende, aber auch Events wie Tastings und Kochkurse sein.
2. Preispolitik (Price): Wie positionierst du dein Lokal preislich gegenüber Mitbewerbern? Nutzt du womöglich zeitbeschränkte Angebote wie eine Happy Hour, um die Auslastung gezielt zu steuern?
3. Kommunikationspolitik (Promotion): Wie erfahren Gäste von deinem Restaurant? Klassische Werbung über Flyer, Pressearbeit (PR), aber auch eigene Kanäle wie Google, Instagram und Facebook spielen hier eine wichtige Rolle.
4. Distributionspolitik (Place): Wie kommt der Gast an deine Dienstleistung? Für Restaurants ist die Sache eindeutig, natürlich vor Ort am physischen Standort. Denke hier aber auch mit, ob du nicht zusätzlich ein Take-away-Angebot oder einen Lieferservice anbieten möchtest.

Neue Gäste zur Restauranteröffnung anzuziehen, ist das eine. Eine wesentlich schwierigere Aufgabe besteht darin, Stammgäste zu gewinnen. Kundenbindung ist für einen langfristigen unternehmerischen Erfolg unabdingbar. Studien stellen explizit heraus, dass treue Gäste den Umsatz nachweislich fördern. Junggastronomen sollten deshalb digital früh die Weichen dafür stellen, um Gästebindung zu ermöglichen.

Ein Reservierungstool ermöglicht es etwa, datenschutzkonform Kontaktdaten zu erhalten, um Gäste später über eine E-Mail-Marketing-Software gezielt anzusprechen.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Steuern im Businessplan

Recht und Steuern sind nicht nur in der Gastronomie ein unliebsames Thema. Bei der Erstellung des Businessplans führt jedoch kein Weg an einer Auseinandersetzung vorbei. Um später teure Fehler zu vermeiden oder Gäste und deine Beschäftigten gar zu gefährden, musst du durch das Bürokratiedickicht und deinen Restaurantbetrieb rechtlich auf ein stabiles Fundament stellen.

Wir skizzieren nachfolgend ohne Anspruch auf Vollständigkeit, worauf’s ankommt:

Die Wahl der Rechtsform

Wenn du ein Restaurant gründest, musst du dich für eine Rechtsform entscheiden. Sie beeinflusst unter anderem die Haftung, deine Steuern sowie das Startkapital. In der Gastronomie sind die nachfolgenden Formen die gängigsten:

• Einzelunternehmung: Einfache und schnelle Form für eine Unternehmensgründung, du haftest jedoch mit deinem privaten Vermögen!
• GmbH (haftungsgeschränkt): Ein höheres Stammkapital und eine strengere Buchführung. Im Unterschied zur Einzelunternehmung ist das Risiko auf das Gesellschaftsvermögen reduziert.
• GbR: Ideal, wenn du mit einem Partner gründest, allerdings mit Haftungsrisiken verbunden.

Konzessionen und Pflichten

In Deutschland kannst du nicht einfach mal so ein Lokal eröffnen. Es gibt behördliche Auflagen, die du erfüllen musst:

• Gaststättenerlaubnis (Konzession): Erforderlich, sobald Alkohol ausgeschenkt wird.
• Hygieneschulungen und HACCP: Der Nachweis, dass du und dein Team die Standards der Lebensmittelsicherheit beherrschen.
• GEMA und Rundfunkbeitrag: Wenn du Musik in deinen Gasträumen spielst.

Steuern und digitale Compliance

Hier dreht sich die Spreu vom Weizen. Dein Businessplan sollte aufzeigen, dass du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) kennst. Fehlendes Grundlagenwissen kann sich später besonders rächen. Als Inhaber kannst du dich nicht darauf berufen, keine Kenntnis über entsprechende Vorgänge zu haben.

• Kassenführung (TSE): Dein Kassensystem muss den gesetzlichen Anforderungen (Technische Sicherheitseinrichtung) entsprechen.
• Mehrwertsteuer: Je nach Art deiner Gastronomie und umgesetzten Speisen/Getränken kann es hier Unterschiede geben.
• Mindestlohn und Lohnnebenkosten: Der gesetzliche Mindestlohn ist die Basis deiner Kalkulation. Wer hier zu knapp plant und zukünftige Entwicklungen nicht berücksichtigt, dessen Margen werden schnell aufgefressen.
• DSGVO im Gästemanagement: Sobald du Reservierungen annimmst, verarbeitest du personenbezogene Daten.
• Barrierefreiheit digitaler Leistungen: Eine Webseite muss unter Umständen entsprechende Auflagen erfüllen, wenn du bspw. einen Online-Shop oder Buchungstools angebunden hast.

Personalmanagement im Restaurant: Wie organisierst du dein Team?

Der Erfolg deiner Gastronomie hängt am Ende vom Faktor Mensch ab. In deinem Businessplan gehst du konkret darauf ein, welcher Kopf bzw. welche Köpfe hinter dem Restaurantkonzept stehen. Das heißt, welche Qualifikationen du/ihr mitbringt und welche Aufgaben ihr später übernehmen werdet. Es skizziert aber auch Maßnahmen der Personalplanung für die ersten Jahre nach der Gründung.

Das Gründerprofil: Wer übernimmt das Ruder?

Potenzielle Geldgeber investieren nicht nur in die Idee, sondern in erster Linie in Menschen. Beschreibe daher kurz und prägnant:

• Werdegang: Was qualifiziert dich, ein Restaurant zu eröffnen und zu führen? Fundierte Kenntnisse aus der Gastronomie, Betriebswirtschaft und Marketing sind hier Gold wert.
• Rollenverteilung: In den seltensten Fällen wirst du Küche, Service und Buchhaltung alleine machen können. Skizziere hier, die einzelnen Verantwortungsbereiche deines Teams.

Personalplanung: Wer wird wann gebraucht?

Hier ist eine realistische Einordnung für die ersten Jahre hilfreich. Du solltest einschätzen können, wie viele Vollzeit- und Teilzeitkräfte sowie Minijobber du in Küche und Service benötigst, um dein Lokal betreiben zu können. Deine späteren Öffnungszeiten geben hier die Taktung vor.

Beachte, dass die Mitarbeitergewinnung in der Gastronomie aufgrund verschiedener Faktoren sehr herausfordernd sein kann. Auf diese Ausgangslage und darauf, wie du die Fluktuation in deinem Betrieb geringhalten möchtest, solltest du im Businessplan Antworten parat haben.

Finanzplan erstellen: Mit Kalkulation zur erfolgreichen Gründung

Wenn die Vision das Herz ist, dann ist der Finanzplan das Hirn deines Businessplans. Beides ist wichtig, doch am Ende entscheiden nackte Zahlen, ob dein Restaurantbetrieb wirtschaftlich funktioniert oder nicht. Ein starres Muster existiert nicht, aber du solltest bei der Businessplanerstellung in deinem Finanzierungsplan zumindest fünf folgende Eckpunkte abdecken:

1. Kapitalbedarf: Wie viel Stammkapital bringst du bis zur Eröffnung ein?
2. Investitionsplan: Welche Ausstattung benötigst du für dein Restaurant und was wird dich das kosten? Lege nicht nur den Fokus auf die Restauranteinrichtung, sondern auch auf Hardware (Beispiel: Kassensystem), digitale Tools und Marketinginstrumente (Stichwort: Restaurant-Webseite).
3. Liquiditätsplan: Wie stellst du sicher, dass du offene Positionen wie Verträge, Lizenzen, Personalkosten und so weiter tragen kannst? Liquiditätsreserven für mindestens drei, besser sechs Monate sind empfehlenswert.
4. Rentabilität: Zeithorizont, bis du mit deinem Lokal schwarze Zahlen schreibst. Investoren haben wir i.R. die Personalkostenquote im Auge, die in der Gastronomie besonders hoch ist. Dein Ertragsplan sollte das berücksichtigen.
5. Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): eine Gegenüberstellung deiner jährlichen Erlöse und Kosten. Eine saubere Unterscheidung zwischen Fixkosten (wie Miete) und variablen Kosten (Wareneinsatz, Energie) hat aufgrund der marktwirtschaftlichen Situation einen großen Stellenwert.

Kapitelbedarf: Bitte realistisch berechnen statt schönrechnen!

Der Kapitalbedarf in der Gastronomie ist besonders am Anfang sehr hoch. Ersetzt sich unter anderem zusammen aus:

• Gründungskosten: Beratungen, Schulungen, Genehmigungen, Marketing – die Positionen sind vielfältig.
• Anfangsinvestitionen: Kautionen, Umbau, Mobiliar, Geräte und digitale Infrastruktur gehen ins Geld.
• Laufende Kosten: Warenlager, Personal, Lizenzen und Puffer für die Anlaufphase.

Wer ein modernes Restaurant eröffnen möchte, muss mit niedrigen bis mittleren sechsstelligen Investitionssummen rechnen. Umsichtige Gastronomen sollten zusätzlich unbedingt ca. 20 % Puffer als Sicherheit einplanen, um bei ungeplanten Kosten wie Reparaturen sofort in finanzielle Schieflage zu geraten.

Finanzierungswege für deine Gastro

Dein Businessplan muss aufzeigen, wie du die Finanzierung stemmen möchtest. Rechne damit, einen erheblichen Anteil aus Eigenkapital beizusteuern. 20 bis 30 % sind hier ein guter Ausgangspunkt. Banken sind aufgrund überdurchschnittlicher Ausfallraten unter Umständen zögerlich, Kredite für die Restaurantfinanzierung bereitzustellen.

Es gibt weitere Wege:

• Brauereidarlehen: Sie sind oft verknüpft mit langfristigen und/oder unvorteilhaften Abnahmekonditionen. Entsprechende Verträge musst du besonders gut prüfen und gegenrechnen, ob’s für dich lohnt.
• Öffentliche Fördermittel: Kredite der KfW oder regionale Gründungszuschüsse sind als Anschubfinanzierung praktisch.
• Crowdfunding: Für besonders innovative Konzepte ein durchaus geeigneter Weg, erfordert aber einen starken Pitch plus Gegenwert für Community. In der Gastro bislang wenig verbreitet.

SWOT-Analyse – Kenne deine Stärken und Schwächen

SWOT kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Gefahren (Threats). Diese Methode hat sich über die vergangenen Jahrzehnte etabliert, um die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Unternehmung kurz und kompakt einzuschätzen.

Die SWOT-Analyse lässt sich in vier einfachen Schritten durchführen:

1. Konkurrenz, Trends, Branche und Kunden analysieren
2. Identifizierung der Stärken und Schwächen
3. Chancen und Risiken von Punkt 1 und 2 ableiten
4. Maßnahmen zu den Chancen und Risiken entwickeln

Vor allem Banken und andere Geldgeber legen auf diese Analyse besonders großen Wert. Gehe hierbei deshalb in deinem Businessplan sehr sorgfältig und detailliert vor. 

Praxis-Beispiel: SWOT-Analyse für ein neues Restaurant

Stärken	Schwächen
Einzigartiger USP mit hyperregionaler Küche im Einzugsgebiet	Hohe Anfangsverschuldung durch Kredite
Erfahrenes Gründerteam (10+ Jahre Gastro-Erfahrung und Marketingsspezialisierung)	Fehlende Bekanntheit am Standort
Digitale Vorreiterrolle (im Umkreis eines der wenigen Restaurants mit direkter Online-Buchbarkeit über Google + Webseite)	Kleines Team führt zu höherer personeller Belastung
Chancen	Gefahren
Hohe Nachfrage nach nachhaltiger Gastronomie	Tendenziell steigende Warenkosten
Aufbau einer Stammgäste-Datenbank für E-Mail-Marketing (Kundenbindung)	Personalmangel in der Region
Schnelle Neukundenakquise durch gezielte Online-Werbeanzeigen	Denkbare Umsatzausfälle durch No-Shows

Executive Summary – Der (fast) wichtigste Punkt im Businessplan

Die Executive Summary gehört am Anfang des Businessplans, wird jedoch erst am Ende verfasst. Dieser Punkt ist eine kompakte Zusammenfassung deines kompletten Geschäftsplans.

Banken und andere Geldgeber lesen zuallererst die Summary und entscheiden dann, ob sie den restlichen Businessplan begutachten. Deshalb sollte deine Executive Summary einen kurzen und prägnanten Überblick über deine Geschäftsidee und dein Unternehmen liefern.

Die Zusammenfassung ist maximal zwei Seiten lang und beinhaltet folgende Punkte:

• Vorstellung deines Teams
• Deine Geschäftsidee
• Marktanalyse
• Finanzierung
• Chancen und Risiken deiner Geschäftsidee

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Fazit – Geschäftsidee erfolgreich in der Gastronomie umsetzen

Ein durchdachter Businessplan ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Gründung in der Gastronomie. Bei einer Restaurantgründung ist der Businessplan meist circa 20 bis 30 Seiten stark, komplexere Konzepte brauchen mehr.

Neben der Finanzierung ist der Geschäftsplan auch für die eigene Zielkontrolle wichtig. Trotz aller Sorgfalt muss sich der Plan am Ende der Realität stellen. Gründer müssen einen langen Atem haben und ausreichend finanzielle Mittel einplanen, um die schwierige Anfangsphase zu überstehen. Zugleich ist es ratsam, sein Konzept immer wieder an den Gästeerwartungen messen zu lassen. Nur wer attraktiv bleibt, kann nachhaltig gegenüber Mitbewerbern bestehen.

Für die Businessplanerstellung können Junggastronomen spezialisierte Beratungsinstitute und Agenturen um Hilfe bitten. Die Kosten hierfür können grundsätzlich von der Steuer abgesetzt sowie von staatlichen Förderprogrammen eingeholt werden.

Was du zudem noch bei einer Gründung in der Gastronomie beachten musst, erfährst du im Beitrag „Checkliste Restauranteröffnung“.