Configurer le planning du personnel

Vous définissez tous les paramètres de base pour le planning de l’équipe sous Compte d’établissement > Planification du personnel.

En premier lieu, vous définissez les shifts qui existent dans votre restaurant. De nombreux établissements misent sur un système à 3 shifts avec une équipe du matin, du midi et du soir. Toutefois, si votre restaurant n’est ouvert que le soir, vous n’en aurez très probablement besoin que d’un seul.

1. Cliquez pour cela sur ajouter un + Nouveau shift.
2. Attribuez un nom explicite à chaque shift et définissez l’heure de début ainsi que l’heure de fin du shift.
3. Enregistrez votre nouveau shift.

Par zone, on entend des lieux de travail concrets. Par exemple : la cuisine, le bar et le service. Sous Compte d’établissement > Planification du personnel >+ Ajouter une nouvelle zone vous pouvez définir et supprimer des lieux d’intervention.

Des tables concrètes peuvent être assignées à chaque zone (à condition d’utiliser le plan de table dans resmio). Cela vous permet par la suite d’affecter les employés à des lieux d’activité précis – très utile pour les grands restaurants et/ou les salles spécifiques lors d’événements.

De plus, pour une meilleure vue d’ensemble, vous pouvez attribuer des couleurs à chaque zone. Ainsi, vous voyez du premier coup d’œil dans le planning du personnel où vos collaborateurs sont affectés.

Dans chaque restaurant, des personnes travaillent dans différents domaines d’activité, comme la direction, barman, cuisinier, plongeur ou serveur.

1. Si vous cliquez sur Compte d’établissement > Planification du personnel > + Ajouter une activité, vous pouvez définir des activités individuelles pour votre restaurant avec une courte description (facultatif).
2. Vous assignez ensuite ces activités à vos collaborateurs respectifs dans le fichier des employés.
3. Pour une meilleure vue d’ensemble, le planning du personnel sera ensuite regroupé selon les domaines d’activité.

Pour commencer la planification du personnel, vous devez d’abord ajouter vos employés avec leurs données de base.

Dans la barre latérale gauche sous Planification du personnel > Employés > + Ajouter un nouvel employé vous pouvez créer une liste avec tous vos collaborateurs.

• Dans cet aperçu, toutes les données personnelles telles que l’adresse privée, la date de naissance, le numéro d’assurance et d’identification fiscale, les heures de travail effectuées et les droits aux congés sont enregistrées.
• Dans le fichier, vous définissez également le domaine d’activité (par ex. le service), que vous avez défini au préalable dans les paramètres de base.
• Le fichier des employés indique également combien de jours de congé chaque collaborateur a pris ou combien de jours de maladie ont été enregistrés.

Sous Planification du personnel > Absences vous pouvez enregistrer les périodes de congé et de maladie de vos employés.

1. Pour enregistrer une absence, sélectionnez la date dans la ligne du collaborateur concerné et cliquez sur la case.
2. Dans la boîte de dialogue, vous définissez maintenant le motif et la durée de l’absence.
3. Enregistrez l’absence en cliquant sur le bouton correspondant.

Vous pouvez ensuite voir toutes les absences futures dans la vue d’ensemble du Dashboard.

Vous pouvez facilement modifier les absences enregistrées comme les congés ou les jours de maladie si nécessaire.

1. Pour ce faire, passez la souris sur l’entrée que vous souhaitez adapter.
2. Un symbole de crayon apparaît alors au-dessus de l’absence. En cliquant dessus, une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pouvez adapter les paramètres.

Vous pouvez bien entendu partager la liste de toutes les absences avec votre équipe.

Cliquez en haut à droite sur le bouton Partager. Vous pouvez envoyer le planning sous forme de fichier image soit par WhatsApp soit par e-mail.

Pour exporter ou imprimer la vue actuelle, cliquez sur la flèche à côté du bouton Partager.

Lorsque vous ouvrez les absences, vous voyez automatiquement le mois en cours. Vous pouvez modifier l’affichage en haut à gauche pour passer à une vue hebdomadaire.

Dans l’onglet de gauche sous Planification du personnel > Planning des shifts vous avez à gauche vos employés répartis par profession et à droite les jours de la semaine où vous pouvez distribuer les shifts.

Cliquez sur le jour souhaité pour créer un shift. Une fenêtre pop-up s’ouvre alors, où vous pouvez sélectionner l’un des shifts prédéfinis ou configurer un horaire individuel.

Après avoir sélectionné un shift, vous avez également la possibilité d’attribuer une zone au collaborateur.

Lorsqu’une zone est attribuée, le shift apparaît dans la couleur de la zone. Cela permet une meilleure vue d’ensemble.

Vous pouvez également dupliquer les shifts hebdomadaires en quelques clics.

Sélectionnez d’abord la période souhaitée (par exemple une semaine calendaire précise).

Avec le bouton Copier en haut à droite, vous pouvez copier toute la sélection du planning dans le presse-papiers de votre navigateur, puis la transférer via Coller dans la période de votre choix. Cela peut être la semaine suivante, ou plus tard.

Alternativement, n’importe quel shift peut également être créé sous forme de série.

Vous pouvez modifier les shifts déjà créés de vos employés à tout moment.

Pour éditer un shift précis, passez la souris sur le shift et cliquez sur le symbole du crayon. Vous accédez au mode d’édition et pouvez maintenant effectuer les modifications souhaitées.

Vous pouvez bien entendu partager votre planning actuel avec vos employés.

Voici comment faire :

• Passez à l’aperçu sous Planification du personnel > Planning des shifts
• Sélectionnez la période souhaitée via la vue par date
• Cliquez en haut à droite sur le bouton Partager

Vous pouvez partager le planning au choix sous forme de fichier image via WhatsApp ou par e-mail.

Pour exporter ou imprimer le planning, cliquez sur la petite flèche « ⌄ » à côté du bouton Partager.

Par défaut, la vue hebdomadaire est présélectionnée dans le plan de personnel (planning des shifts ainsi que le calendrier des absences) de resmio.

Grâce aux flèches en haut à gauche, vous pouvez basculer à tout moment entre la vue journalière, hebdomadaire et mensuelle. Le changement est particulièrement utile si vous souhaitez partager le shift ou les absences.

La vue sélectionnée est enregistrée jusqu’à la fin de la session et repasse ensuite à la vue hebdomadaire (par exemple lors de l’actualisation de la fenêtre de l’écran).

Vous trouverez le Dashboard sous Planification du personnel > Dashboard.

Dans le Dashboard, vous avez un aperçu compact des employés qui sont affectés pour la journée et de ceux qui sont absents. Le système vous informe également des anniversaires actuels et à venir de vos collaborateurs.

Via le Dashboard dans votre plan de personnel, vous pouvez également effectuer la clôture annuelle. Vous accédez à la fonction correspondante via le bouton du même nom en haut à droite.

En pratique, cela signifie :

• Le système vérifie combien de congés un employé n’a pas encore pris (par exemple 7 jours de congés restants en 2026).
• Grâce à la clôture annuelle, les éventuels congés restants de vos employés ne sont pas perdus, mais peuvent être reportés sur l’année suivante.
• Le solde exact des congés est ainsi conservé dans le système, la planification des congés de l’année suivante se base sur les données correctes.

Veuillez noter que les clôtures annuelles, une fois effectuées, sont irrévocables.