Gérer les réservations

Vous changez de fournisseur et avez déjà collecté des réservations avant d’utiliser resmio ?

Vous pouvez alors facilement importer vos données de réservation dans votre compte resmio. Pour l’importation, les fichiers de données doivent être présentés sous forme de tableau formaté ( .csv).

Idéalement, utilisez notre modèle ci-dessous.

1. Ouvrez votre liste de réservations dans Microsoft Excel, Google Sheets ou un autre tableur.
2. Veillez à ce que votre tableau soit correctement formaté !
   1. Pour importer des réservations, les colonnes doivent être correctement intitulées en anglais (utilisez notre modèle).
   2. Le fichier doit contenir au moins les colonnes obligatoires (voir ci-dessous).
   3. Respectez les minuscules et les espaces.
   4. Le nom du fichier ne doit pas contenir de traits d’union ou d’autres caractères spéciaux lors de l’importation.
   5. Seuls les fichiers CSV peuvent être importés.

• La date de la réservation (colonne : day) doit être au format suivant : AAAA-MM-JJ (exemple : 2025-09-30)
• walkin (doit avoir le statut true ou false)
• Si le fichier à importer ne contient aucune colonne status, les réservations seront créées comme confirmées, c’est-à-dire confirmed.
• Si une colonne status est présente, les cellules doivent contenir l’une des valeurs suivantes :
  • unconfirmed, confirmed, arrived, seated, noshow, finished ou cancelled.

3. Cliquez ensuite sur l’icône de filtre dans l’aperçu des réservations de votre compte resmio, puis sur Import.
4. Vous pouvez maintenant télécharger vos réservations existantes.

5. Selon la taille de votre fichier, le processus d’importation peut prendre un certain temps. Après une importation réussie de vos réservations, vous recevrez automatiquement une notification par e-mail contenant les détails de l’importation (voir l’illustration ci-dessus).

Pour exploiter pleinement votre cahier de réservation numérique (gain de temps et allègement de la charge de travail de l’équipe), vous devez transférer les réservations téléphoniques et les réservations par e-mail entrantes dans votre système.

Bon à savoir : Les réservations en ligne via le widget de votre site web et les réservations de tables via Google arrivent automatiquement dans votre système de réservation.

Procédure

1. Cliquez en haut à droite sur « Nouvelle réservation ».
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez créer une réservation à la date et à l’heure souhaitées (si la capacité est suffisante).
   Le bouton Détails > vous permet également d’ajouter des pièces jointes, des notes et des tags à la réservation.

Si des clients viennent spontanément dans votre établissement sans réservation préalable par téléphone ou en ligne (« walk-ins »), vous devez absolument les enregistrer dans votre cahier de réservation numérique comme suit.

Procédure

1. Cliquez sur le bouton „Nouveau client sans réservation”.
2. Dans la fenêtre suivante, ajustez si nécessaire la taille du groupe et la durée du séjour. Si vous les connaissez, vous pouvez ajouter les coordonnées du client ainsi que des notes et des tags complémentaires via le bouton Détails >.

Dans votre compte resmio, vous pouvez définir les informations clients que votre équipe doit obligatoirement renseigner lors de la création de réservations (par téléphone).

• Sous Paramètres > Réservations > Général > Champs obligatoires pour les réservations manuelles, vous pouvez sélectionner respectivement Nom, Téléphone et E-mail.

Veuillez noter que ce paramètre ne s’applique explicitement not aux walk-ins ni aux réservations en ligne entrantes.

Tables d’habitués, clients d’hôtel ayant réservé le petit-déjeuner ou le dîner, événements… les occasions de créer des réservations récurrentes sont nombreuses. Avec resmio, vous pouvez planifier des réservations répétitives facilement. Le processus initial est identique à celui d’une réservation classique :

• Cliquez en haut à droite sur Nouvelle réservation.
• Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez toutes les informations relatives à la réservation, telles que la taille du groupe, la durée du séjour et les coordonnées.

• Dans la colonne de droite, cochez la case Répéter cette réservation.
• Sélectionnez ensuite les paramètres correspondants (intervalle, jours de la semaine, fin de la récurrence).
• Cliquez enfin en bas à droite sur Tout enregistrer et les dates des réservations récurrentes seront automatiquement ajoutées à votre cahier de réservation numérique.

L’icône dans l’aperçu des réservations indique également qu’il s’agit d’une réservation récurrente.

Si un client a déjà réservé chez vous et qu’il est enregistré dans votre base de données clients, il vous sera automatiquement suggéré dès que vous saisirez son nom, son numéro de téléphone ou son adresse e-mail.

En clicking sur la fiche client suggérée, les champs de contact sont immédiatement remplis, ce qui fait gagner beaucoup de temps au quotidien.

Votre système vous indique également le nombre de visites passées associées à ce contact, ainsi que les éventuelles annulations et no-shows.

Lors de la création d’une nouvelle réservation, vous pouvez cliquer sur Détails > pour ajouter des tags de réservation et des tags de client.

Ainsi, vous et votre équipe voyez dans l’aperçu des réservations les besoins et les souhaits de vos clients, ce qui vous permet de leur proposer un accueil personnalisé.

• Les tags de réservation sont associés à une seule réservation et contiennent donc des informations exclusivement pertinentes pour celle-ci. Par exemple, le fait que le client ait exprimé le souhait de s’asseoir en terrasse.
• Vous pouvez modifier les tags de réservation et éventuellement en ajouter de nouveaux sous Paramètres > Réservations > Général.

• Les tags de client apparaissent quant à eux automatiquement lorsque le client réserve. Ils sont utilisés pour des informations générales sur le client, comme d’éventuelles allergies ou préférences.
• Vous pouvez modifier tous les tags de client et éventuellement en ajouter de nouveaux sous Paramètres > Clients > Automatisation.

Lors de la réservation en ligne, vos clients ont la possibilité de transmettre des suggestions, des questions ou des souhaits dans le champ de commentaire.

Vous pouvez répondre à ces commentaires clients directement depuis votre système de réservation.

1. Pour ce faire, cliquez sur l’icône située à côté du statut de la réservation sur le côté droit de votre aperçu des réservations.
2. Après confirmation, le client reçoit un e-mail contenant votre message.
3. Dans votre aperçu des réservations, vous reconnaîtrez les demandes clients traitées grâce à l’icône .

La fonction de réponse est activée par défaut dans votre compte resmio.

• Pour la désactiver, décochez la case sous Paramètres > Réservations > Général > Confirmations de réservation au niveau de l’option Option de réponse pour les réservations.

Dans votre cahier de réservation, vous pouvez changer de vue en utilisant l’icône de filtre dans le coin supérieur droit. Les vues disponibles sont : vue quotidienne, vue hebdomadaire, agenda et timeline.

Vue quotidienne :
Cette vue est configurée par défaut. Elle affiche toutes les réservations à venir pour la journée en cours.

resmio vous permet de télécharger un aperçu de vos réservations du jour ou de la semaine sous forme de fichier .PDF ou .CSV et de l’imprimer.

1. Après vous être connecté, cliquez sur le premier élément de menu à gauche : Réservations
2. En haut à droite, à côté du bouton Ajuster les capacités, vous pouvez ouvrir les options avancées via l’icône .
3. Sélectionnez « Impression personnalisée » dans le menu qui s’affiche, puis configurez la vue d’impression selon vos besoins spécifiques dans la fenêtre suivante.

1. Connectez-vous à resmio.
2. Cliquez sur Paramètres > Réservations > Horaires de réservation & capacités.

Ici, vous pouvez configurer vos horaires de réservation et vos capacités pour chaque jour de la semaine.

Par capacité, on entend concrètement la capacité totale de votre restaurant, c’est-à-dire l’ensemble des places assises disponibles, indépendamment des tables et des salles.

Une gestion optimale des capacités est possible via le plan de table.

Veuillez noter que la capacité que vous configurez se réfère toujours à l’intervalle de réservation défini et à une éventuelle durée de séjour enregistrée.

Exemple d’intervalle de réservation :

Résultat : Les clients peuvent réserver toutes les 30 minutes (12:00, 12:30, 13:00…), et toutes les demi-heures, un total de 10 places assises (capacité = 10) est disponible pour les réservations.

Lorsque les clients réservent en ligne dans votre établissement, resmio accepte par défaut les réservations en ligne de manière automatique. Dans certains cas, il peut être judicieux de ne valider ou d’annuler les demandes de réservation qu’après un examen individuel par l’équipe.

• RECOMMANDÉ Si vous avez sélectionné Confirmer automatiquement les réservations sous Paramètres > Réservations > Général, votre client reçoit automatiquement une confirmation de réservation. Vous êtes averti par e-mail ou SMS, mais vous n’avez rien d’autre à faire. L’avantage réside dans le gain de temps.
• En revanche, si vous désactivez la confirmation automatique, vous devez d’abord confirmer ou annuler les réservations de tables entrantes. Cela peut se faire via…
  • … un lien dans la notification par e-mail ou SMS envoyée avec la réservation (découvrez comment configurer les notifications)
  • … l’affichage du statut dans votre aperçu des réservations.

Ce n’est qu’à ce moment-là que votre client reçoit une confirmation ou un refus de réservation.

Vous avez également la possibilité de ne confirmer automatiquement les réservations que jusqu’à une taille de groupe spécifique. Cela est utile si vous souhaitez d’abord contacter personnellement les grands groupes avant de confirmer (par exemple, pour éviter les no-shows).

Pour cela, sélectionnez Confirmer automatiquement les réservations jusqu’à une taille de groupe de et saisissez le nombre maximum de clients pour lequel la confirmation automatique est autorisée. Vous devrez alors confirmer manuellement les groupes qui dépassent ce nombre.

Pour éviter les surréservations et la surcharge de votre équipe, il est utile de choisir les bons paramètres dans resmio.

Quelques exemples :

1. Utilisez le plan de table au lieu d’une capacité globale pour votre établissement, car il reflète votre capacité réelle de restaurant.
2. Vous pouvez bloquer (temporairement) certaines tables pour les réservations en ligne et activer Autoriser la réservation manuelle de tables bloquées et occupées. Ce paramètre vous permet de conserver des tables comme tampons.
3. Un délai minimum de préavis plus élevé (de 60 à 90 minutes) empêche les réservations spontanées et peut ainsi soulager votre équipe.
4. Vous pouvez bloquer les réservations via le widget pour le jour même après une heure prédéfinie.
5. Configurez le système pour que les réservations en ligne de grands groupes (par exemple, à partir de 8 personnes) ne soient pas automatiquement confirmées.

Cette fonction est globalement facultative.

Pour le calcul de la capacité, une durée de séjour générale suffit.

La durée du séjour à partir d’une certaine taille de groupe peut être prédéfinie comme suit :

1. Allez dans le menu sous Paramètres > Réservations > Horaires de réservation & capacités
2. Dans la section Durée du séjour pour les réservations, vous pouvez définir la durée du séjour selon la taille du groupe (par exemple, à partir de 4 personnes : durée de 90 minutes ; à partir de 8 personnes : durée de 120 minutes).

Si vous avez défini une durée de séjour pour des tailles de groupes spécifiques, veuillez tenir compte des remarques suivantes.

Pour réserver des tables à certains groupes de clients (par exemple, les visiteurs spontanés sans réservation) et/ou pour soulager la cuisine ainsi que le service pendant les pics d’affluence, il est conseillé de définir une « limite d’heures de pointe ».

Procédure :

• Sous Paramètres > Réservations > Horaires de réservation & capacities > Limite d’heures de pointe, vous pouvez configurer une limite différente de vos capacités habituelles pour des périodes données.

Sous Paramètres > Réservations > Horaires de réservation & capacités, vous trouverez en troisième position l’option permettant de définir un délai de préavis pour les réservations.

Il existe le temps minimum qui détermine combien de minutes à l’avance vos clients doivent réserver avant l’heure réelle de la réservation.

Le délai maximum de préavis vous permet de définir combien de jours à l’avance les clients peuvent réserver dans votre restaurant.

La valeur par défaut est :

365 jours

Définir un délai de préavis maximum court peut être judicieux pour les restaurants dans certains cas :

• Forte proportion de touristes / walk-ins : Un grand nombre de réservations à l’avance peut saturer les capacités au détriment de ces clients.
• Problèmes de no-shows : Si les clients sont autorisés à réserver trop longtemps à l’avance, le risque existe qu’ils n’honorent pas leur réservation de table, malgré toutes les notifications de rappel.
• Des pénuries imprévues de personnel peuvent perturber les réservations à long terme.

De plus, vous pouvez indiquer directement dans vos horaires de réservation enregistrés que vous n’acceptez plus les réservations pour le jour même après une certaine heure.

Cela peut être particulièrement utile les jours de forte affluence, lorsqu’il est contre-productif d’accepter des réservations de table de dernière minute.

Procédure :

• Pour ce faire, cliquez simplement sous Paramètres > Réservations > Horaires de réservation & capacités sur vos horaires déjà enregistrés et cochez la case Les réservations via le widget pour le jour même ne doivent pas être acceptées après cette heure.

Voici ce qui se passe avec ce paramètre :

• Si vous saisissez par exemple 19h00, les clients ne pourront plus réserver pour le jour même à partir de 19h00.
• Votre widget n’affichera alors plus d’heures disponibles pour le jour même.
• Les réservations pour les jours futurs restent bien entendu possibles.

Votre système de réservation vous offre de nombreuses possibilités pour lutter préventivement contre les no-shows :

• Les clients ayant déjà fait l’objet d’un no-show sont signalés dans votre aperçu des réservations.

• Prélevez des frais de no-show : Sous Paramètres > Réservations > Acomptes, vous pouvez déterminer si et quand vos clients doivent verser un acompte du montant de votre choix pour réserver une table.
• Vous pouvez cocher la fonction Envoyer des rappels de réservation sous Paramètres > Réservations > Général. Vos clients recevront ainsi un e-mail 24 heures avant la réservation pour leur rappeler leur table.
• Vous pouvez également bloquer les clients indésirables pour les réservations en ligne.

Dans votre liste de réservations (tout en haut à gauche sous Réservations), vous trouverez un bouton pour les Paramètres en haut à droite. Cliquez dessus, puis sélectionnez l’option Ajuster les capacités dans la boîte de dialogue. Cela vous permet de réduire votre capacité ou de la mettre complètement à zéro pour des périodes données.⁣

Si vous n’avez pas de plan de table ou si vous avez activé le plan de table avec attribution manuelle, vous pouvez ajuster vos capacités directement ici.

Dans ce cas, vous pouvez également configurer une capacité plus élevée que d’habitude.

Si vous souhaitez désactiver rapidement les réservations en ligne pour toute la journée, vous pouvez utiliser le blocage d’urgence.

• Vous trouverez le bouton correspondant au niveau de l’icône de filtre en haut à droite de votre système de réservation.
• Il vous suffit d’activer le curseur (vert) et d’enregistrer. Vous pouvez lever le blocage d’urgence de la même manière.
• Vos clients recevront un message dans le widget indiquant qu’aucune réservation n’est acceptée pour ce jour.

En cas de fermetures temporaires (jours fériés, travaux de rénovation, congés annuels…), vous pouvez bloquer votre restaurant pour toutes les réservations.

• Sous Paramètres & Réservations > Jours fériés & exceptions kannst du genaue Zeiträume festlegen, an denen dein Restaurant geschlossen hat.
• Cliquez simplement sur le bouton + Ajouter une exception und lege mittels des Kalenders den Zeitraum fest.
• En dessous, sélectionnez Fermé dans le menu déroulant et indiquez des heures spécifiques, ou cochez la case toute la journée pour que votre restaurant soit enregistré comme bloqué pendant 24 heures.
• Saisissez un texte spécial pour informer les clients de la raison exacte de la fermeture dans votre widget de réservation.

Activez une authentification par code PIN supplémentaire pour le client, qui devient alors nécessaire lors d’une réservation en ligne.

• Avec ce paramètre, le client doit passer par une étape d’authentification supplémentaire après avoir saisi ses coordonnées dans le widget.
• Un code PIN à quatre chiffres est alors envoyé au client à l’adresse e-mail qu’il a indiquée.
• Le client doit ensuite saisir ce code PIN dans le widget pour que la réservation en ligne soit acceptée par votre système.

L’authentification par code PIN est une mesure de sécurité supplémentaire contre le spam indésirable. En effet, le client doit au préalable justifier de son accès à sa boîte e-mail.

Cependant, l’inconvénient de l’authentification par code PIN est que le processus de réservation s’accompagne d’un obstacle supplémentaire pour le client. Le risque est plus grand que les clients ne finalisent pas complètement leur réservation de table.

Vous devez donc peser le pour et le contre pour le fonctionnement de votre restaurant.

Voici comment activer l’authentification par code PIN pour les réservations en ligne :

• Activez le curseur sous Paramètres > Réservations > Réservations en ligne > Authentification par code PIN.

Veuillez noter que ce paramètre ne s’applique explicitement pas aux réservations téléphoniques ni aux walk-ins.