Configurer les acomptes

Sous Paramètres > Réservations > Acomptes, vous pouvez définir si et sous quelles conditions vous souhaitez facturer un acompte pour les réservations ou des frais d’annulation.

Si vous activez le curseur Activer les acomptes pour les réservations, les clients ne pourront réserver une table en ligne que si …

• ils versent un acompte directement lors de la réservation …
• ou s’ils renseignent leurs coordonnées de paiement au cas où ils ne respecteraient pas vos conditions d’annulation.

Vous pouvez définir vous-même le montant précis de l’acompte.

Vos clients ont la possibilité de régler l’acompte facilement par carte de crédit, prélèvement bancaire ou PayPal.

Pour cela, vous devez d’abord associer votre compte resmio à l’un des prestataires de paiement disponibles sous Paramètres > Intégrations > Prestataires de paiement.

Après avoir configuré le montant sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Montant de l’acompte, vous pouvez choisir si vous exigez ce montant par réservation ou par client.

• Sélectionnez simplement par réservation ou par client dans le menu déroulant à côté du montant de l’acompte. Si vous choisissez par réservation, le système applique le montant indiqué pour l’ensemble de la réservation, quelle que soit la taille du groupe.
• Si vous optez pour l’option par client, le système calcule le montant prédéfini par personne. Plus le groupe est grand, plus le montant de l’acompte / des frais d’annulation sera élevé.

Vous pouvez définir vous-même le moment du prélèvement selon le fournisseur de paiement choisi.

• Déterminez sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Options d’acompte si les données de carte de crédit doivent être uniquement enregistrées ou si le montant doit être prélevé immédiatement.

Pour minimiser le risque de no-show pendant les périodes de forte affluence récurrentes, comme le week-end, vous pouvez configurer des règles spécifiques dans resmio.

Voici comment faire :

• Allez dans Paramètres > Réservations > Acomptes
• Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Activer les acomptes uniquement à ces horaires.
• Cliquez sur + Ajouter eine date de réservation et définissez les jours de la semaine / horaires correspondants
• Assurez-vous que le bouton est activé (vert)

Les périodes d’acompte configurées s’affichent pour les clients dans votre widget de réservation (voir image).

Vous pouvez également activer l’acompte uniquement pour des dates spécifiques. Cela s’avère particulièrement pratique pour des événements comme la Saint-Valentin ou Noël.

Sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Activer l’acompte pour des jours spécifiques, vous pouvez configurer le système pour exiger un acompte uniquement à des dates définies (par ex. pour Noël).

• Cochez la case Activer l’acompte pour des jours spécifiques
• Cliquez ensuite sur + Ajouter une date de réservation pour définir la période concernée, puis cliquez sur Enregistrer
• Vous pouvez ensuite cliquer à nouveau sur le bouton pour définir d’autres périodes

RECOMMANDÉ Si vous souhaitez autoriser vos clients à annuler sans frais jusqu’à un certain moment, vous pouvez définir le délai d’annulation minimal requis pour que l’acompte ne soit pas conservé.

• Activez l’option Autoriser les annulations sans frais et indiquez le nombre de jours de préavis requis pour annuler gratuitement.
• Informiez également vos clients de vos conditions d’annulation grâce à un texte dans le widget et insérez un lien vers vos conditions générales d’annulation.

Si vous souhaitez exiger un acompte uniquement pour les groupes à partir d’une certaine taille, vous pouvez configurer ce paramètre.

• Cochez la case sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Activer les acomptes à partir d’une certaine taille de groupe et indiquez le nombre de personnes requis.
• Dès lors, un acompte sera automatiquement exigé pour les réservations en ligne uniquement si elles atteignent la taille de groupe indiquée.

Vous avez la possibilité de rédiger un texte personnalisé pour vos règles d’acompte.

Le texte saisi s’affichera pour les clients dans le widget.

1. Sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Texte personnalisé du widget pour les acomptes, vous pouvez rédiger un texte informant vos clients de vos modalités d’acompte.
2. RECOMMANDÉ Renseignez un lien vers vos CGV / conditions d’annulation sous Paramètres > Réservations > Acomptes > Lien vers la politique d’annulation, vous pouvez ajouter un lien vers vos CGV / conditions d’annulation. Les clients les acceptent activement lors de leur réservation. Le lien apparaît dans le widget ainsi que dans la notification par e-mail.

Lorsque vous cliquez sur Réservations tout en haut de la colonne de gauche dans votre application web, vous trouverez l’onglet Acomptes juste en dessous.

Si la fonction d’acompte est active sur votre compte resmio, toutes les réservations avec acompte s’affichent ici.

• La colonne Réservation indique la réservation à laquelle l’acompte est associé. Un clic permet d’ouvrir la réservation de table correspondante.
• Le statut de l’acompte est particulièrement important, nous y reviendrons en détail ci-dessous.
• Vous y voyez également le montant, le nom du client ainsi que le mode de paiement.

En cliquant sur l’icône située dans le coin supérieur droit, vous pouvez exporter le récapitulatif des acomptes pour le jour sélectionné sous forme de fichier CSV.

L’icône de carte associée à la réservation indique le statut de l’acompte. Les statuts possibles sont : En attente, Confirmé, Échoué, Prélevé et Terminé.

• En attente s’affiche principalement pour les réservations manuelles, lorsque les clients doivent d’abord transférer le montant de l’acompte ou renseigner leurs données de carte bancaire pour confirmer leur réservation.
• Confirmé s’affiche exclusivement pour les acomptes via Stripe. Les données de carte de crédit du client ont été enregistrées. Les frais d’annulation pourront être prélevés en cas de no-show ou d’annulation tardive.
• Échoué signifie qu’une erreur est survenue lors du prélèvement et que vous devez contacter le client.
• Prévelé s’affiche par défaut pour les acomptes via PayPal ou lorsque les fonds ont été débités via Stripe.
• Terminé indique que l’argent a été remboursé ou déduit. Ce statut s’applique aux acomptes via PayPal, pour lesquels les fonds sont débités par défaut et doivent être restitués si le client se présente.

Même si la fonction d’acompte est active, vous pouvez tout à fait continuer à accepter des réservations par téléphone.

• Créez une réservation manuelle en cliquant sur le bouton Nouvelle réservation en haut à droite.
• Renseignez les informations du client comme d’habitude et cliquez sur Suivant.

Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez indiquer si les clients ont déjà versé l’acompte (par ex. s’ils réservent sur place) ou si l’acompte est encore en attente.

Dans ce dernier cas, la réservation est créée avec le statut d’acompte En attente angelegt.

• Tant que le paiement est en attente, la réservation est enregistrée avec le statut Non confirmée. Le client reçoit un e-mail l’invitant à régler la somme soit en ligne via un bouton dédié, soit par virement bancaire.

• Si le client paie en ligne, la réservation passe automatiquement au statut Confirmée. Parallèlement, le statut de l’acompte passe à Prévelé.
• En cas de virement bancaire par le client, aucun système automatisé n’intervient ! Contrôlez régulièrement votre compte bancaire et modifiez ensuite le statut de la réservation manuellement.

Si vous avez prélevé l’acompte immédiatement après une réservation en ligne, vous pouvez rembourser le montant perçu. Vous identifiez ces acomptes dans votre aperçu des réservations grâce au statut Prévelé.

• Pour procéder, cliquez sur l’icône d’acompte dans la réservation concernée.

La boîte de dialogue suivante affiche la date et le mode de paiement utilisés pour l’acompte de la réservation correspondante.

Vous pouvez également y indiquer si vous avez conservé, déduit ou remboursé sur place l’acompte au client.

L’option Rembourser l’acompte permet d’effectuer un remboursement total ou partiel automatique.

Lors du remboursement, le statut passe de Prévelé à Terminé.

Si les clients ne se présentent pas ou n’annulent pas suffisamment à l’avance conformément à votre politique d’annulation, vous pouvez prélever les frais d’annulation via Stripe.

Lorsque les clients ont enregistré leur carte bancaire sans qu’aucun débit n’ait eu lieu, le statut de l’acompte est Confirmé.

Vous disposez de deux méthodes pour débiter les frais d’annulation de la carte enregistrée.

1. Soit directement dans la boîte de dialogue lorsque vous modifiez le statut de la réservation (sur Annulée ou No-show).
2. Si vous n’avez pas prélevé les frais d’annulation lors du changement de statut, vous pouvez le faire (sous 14 jours) en cliquant sur l’icône d’acompte de la réservation. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pouvez cliquer sur Débiter.

Le statut de l’acompte passe de Confirmé à Prévelé.